Динамичное улучшение процессов документирования в ООО «Газпром трансгаз Саратов»

Компания-заказчик

ООО «Газпром трансгаз Саратов» транспортирует природный газ по магистральным газопроводам с месторождений Центральной Азии, Западной Сибири в центральные районы России, на Северный Кавказ, в страны Европы, а также участвует в поставках по важнейшим экспортным направлениям:
«Голубому» и «Турецкому» потокам, в Республику Узбекистан через газотранспортную систему Республики Казахстан. Коллектив компании обеспечивает надежную эксплуатацию более 7 тысяч км газопроводов, 25 компрессорных цехов и 226 газораспределительных станций.

Общество ведет свою производственную деятельность на территории трех субъектов Российской Федерации: Саратовской, Тамбовской и Пензенской областей. Организация насчитывает 21 филиал в 14 муниципальных образованиях. Данные структуры обеспечивают бесперебойную транспортировку газа, ремонт, наладку, диагностику, восстановление основных фондов, комплектацию материально-технических ресурсов, эксплуатацию технологической и специальной техники, систем связи, профессиональную подготовку кадров, а также реализацию социальной политики общества.

Компания-исполнитель

IT-компания «Современные технологии» была основана в марте 2000 года в Саратове. Сегодня СТЕРХ — один из крупнейших интеграторов региона, предоставляющий полный спектр профессиональных услуг по проектированию, созданию и сопровождению корпоративных информационных комплексов. За эти годы специалистами компании — а их сегодня более ста — реализованы сотни IT-проектов разного масштаба и сложности. Накоплен огромный опыт поставок и интеграции сетевого оборудования, программного обеспечения, оргтехники и печатного оборудования для предприятий государственного управления, финансов, нефтегазового комплекса, электроэнергетики, образования и науки и многих других отраслей.

С 2006 года СТЕРХ сотрудничает с компанией Directum, и за это время:

• реализовано более 45 успешных знаковых проектов внедрения;
• обеспечено качественное сопровождение клиентов крупнейших и стратегических отраслей нашей страны;
• заработано доверие вендора в проектах крупных заказчиков.

Цели и задачи проекта

ООО «Газпром трансгаз Саратов» начал сотрудничество с Directum в 2020 году. В первую очередь компания провела автоматизацию процессов на основе шаблонных решений «Делопроизводство» и «Договоры» для дочерних обществ Газпрома. С помощью специалистов регионального партнера ООО «Современные технологии» эти решения активно настраивались и адаптировались под запросы организации, включая требования высшего руководства.

По выбору платформы были поставлены задачи:

• выбрать платформу для работы с импортонезависимым ПО;
• обеспечить согласно директивам ПАО и поручениям руководства общества взаимодействие по обмену электронными документами с контрагентами;
• сократить рутинные операции обработки документов, доверив их в будущем интеллектуальными инструментам платформы;
• выбрать динамично развивающуюся платформу, автоматизирующую как можно больше бизнес-процессов;
• платформа должна быть легко кастомизируемой и иметь инструменты для реализации большинства пожеланий руководства и владельцев процессов.

Система DirectumRX идеально подходила под реализацию поставленных задач и было принято решение о сотрудничестве.

Используемые решения и подходы

После первоначального внедрения и настройки Делопроизводства  на базе Directum RX ООО «Газпром трансгаз Саратов» было принято решение о непрерывном развитии системы и ежегодном подключении нового функционала для охвата всех возможных процессов.

На текущий момент в организации пользуются решениями Делопроизводство, Договоры, Финансовый архив и обмен с контрагентами, Projects, Ario, Совещания.

История проекта

Основные вехи

Хронологическое развитие Directum RX в ООО «Газпром трансгаз Саратов»:

В 2020 году была запущена платформа RX с настроенным Делопроизводством и переносом данных.

Внедрение блока Делопроизводство оказалось самым сложным этапом развития системы. Полное изменение концепции работы с документами, включая процессы создания, регистрации, согласования документов, максимальный отказ от бумажного документооборота, неприятие сотрудников указанных изменений. Кроме того, внедрение осложнялось чередой локдаунов, связанных с распространением коронавирусной инфекции, что полностью перевело работу с командой внедрения в дистанционный формат. Тем не менее командой проекта были в кратчайшие сроки разработаны и согласованы проектные решения, что позволило выйти раньше на этапы опытной и промышленной эксплуатации и, в свою очередь, обеспечить стабильную административную деятельности организации в период дистанционной работы.

В 2021 году был внедрен модуль «Договоры» с настроенным обменом данными.

 Внедрение блока Договоры, которое позволило значительно сократить сроки согласования и регистрации договорных документов, аккумулировать данные процессы в рамках одного комплекса, создало условия для формирования необходимой отчетности, а самое главное – повысило прозрачность процессов и обеспечило контроль за деятельностью подразделений, являющихся кураторами договоров. В рамках блока было реализовано ведение данных для построения отчета по бенефициарам, являющимся частью корпоративной отчетности.

В 2022 году общество перешло на новую версию платформы (первым в структуре ПАО «Газпром»), настроило обмен с контрагентами с использованием ИИ (сервисов Ario). 

Интеллектуальная обработка информации автоматизировала распределение поступающей ПУД по кураторам договоров. Это минимизировало ошибки, связанные с человеческим фактором, и ускорило обработку входящей документации), и внедрила Финансовый архив, обеспечив надежный документооборот с контрагентами и автоматизацию обработки документов.

В 2023 году перенесена работа компонентов системы на импортонезависимую платформу с переходом на новую версию. 

Настроена работа в Проектном документообороте. Проект охватил автоматизацию процессов, связанных с наиболее значимыми и сложными видами проектов: инвестиционные проекты и проектно-изыскательные работы. В результате внедрения организация получила комфортную рабочую среду по всему циклу управления проектов, обеспечивается контроль исполнительской дисциплины, визуализация стадий реализации проекта.

2024 год: произведен переход на новую версию системы. Настроена работа в модуле Совещания. 

Управление совещаниями стало следующим шагом развития системы. Имеющийся опыт внедрения, слаженная работа проектной команды: заказчика и исполнителя позволила сократить весь этап реализации от разработки и согласования проектных решений до начала промышленной эксплуатации до 4 месяцев. Учитывая имеющиеся особенности и подходы работы в обществе при организации совещаний, команда внедрения доработала имеющееся коробочное решение. По формированию карточек совещаний и введен дополнительный вид протоколов оперативных совещаний, учитывающий все нюансы формирования заданий, отчетов, согласования и пр. Результатом стало повышение качества работы пользователей за счет использования шаблонных решений, автоматическое формирование проектов поручений и отчетов о ходе исполнения.

Устойчивое развитие и нацеленность на инновации

В рамках внедрения всех блоков СЭД проводились масштабные и локальные обучения ключевых пользователей системы. Для основных потоков и видов документов разработаны пошаговые инструкции и записаны видеоуроки, для которых создан отдельный каталог на интранет-сайте общества. Командой внедрения и технической поддержки постоянно оказывается методическая и практическая помощь пользователям.

В ходе развития СЭД менялось и отношение пользователей: от неприятия в начале эксплуатации до заинтересованности и вовлеченности в развитие на текущий момент. В данный процесс включены все категории сотрудников - высшее руководство, линейные руководители, а также иные работники активно участвуют в формировании предложений для дальнейшего улучшения системы.

Развитие функциональности системы осуществляется в течение всех 5 лет с момента внедрения. За время эксплуатации системы компанией исполнителем (ООО «Стерх») было реализовано более 320 доработок по запросам заказчика. Кроме того, постоянно обеспечивается улучшение процессов квалифицированными специалистами ИТ-подразделения общества.

Адаптация под бизнес-процессы и доработки

Отметим некоторые крупные доработки, отсутствующие на момент их реализации в платформе:

• Ограничение кругов согласования документов до 2-х (на простые документы), 4-х (на сложные и объемные). Данная настройка обеспечивает: общее сокращение времени на согласование (нет возможности многократного возврата), более детальную проверку проекта документа на 1 этапе (знание согласующих, что количество этапов ограничено).
• Установка штампа подписи на документ в определенное в шаблоне место с динамичным позиционированием, что обеспечило соблюдение требований ГОСТ в части визуализации подписи документа.
• Настройка автоматическое удаление тел документов, содержащих персональные данные, автоматическим формированием акта (требования Роскомнадзора).
• Визуализация факсимильной подписи: возможность выбора вида подписи инициатором или руководителем на этапе подписания с целью минимизации исходящих писем на бумажных носителях (при этом соблюдаются все требования к обеспечению безопасности подписания УКЭП в системе).
• Разработка индивидуального интерфейса для руководителя с дальнейшим тиражированием для всех топ-менеджеров (более удобное отображение информации для ускорения работы в СЭД).
• Формирование признака «подчиненное поручение» доработанное затем в признак «на исполнении / выполнено» (что обеспечило дополнительный контроль и удобство отслеживания в реальном времени работу с подчиненным поручением без дополнительных действий на открытие дерева задач).
• Ограничение права пользователей (инициаторов) на изменения версий документа в момент процесса согласования (только по факту доработки).
• Корректировка срока поручения (без прекращения и дополнительных запросов).
• Возможность создания дополнительной задачи на рассмотрение входящего документа другому руководителю при уже имеющихся задачах.
• Формирование реквизита "исходящий номер" в бланке без нарушения целостности документа, подписанного УКЭП (после подписания), что обеспечило корректную работу с исходящими письмами, подписанными УКЭП, с соблюдением всех правил и требований, в т.ч. ГОСТ  Р 34.10-2012  «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи», ГОСТ 7.07.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.»

Кроме того, по неоднократным запросам общества вендором уже в последующих коробочных версиях была реализована возможность выдачи бессрочных поручений (для документов, имеющих длящееся выполнение без конкретного срока), а также установление строгого доступа (для ограничения прав на отдельные вложения карточек документов).

Результаты

Результаты внедрения и многолетнего развития системы можно увидеть в общих цифрах статистики использования системы:

• созданы более 1,3 млн документов и более 11 млн заданий;
• в системе работают более 2200 пользователей из администрации и 21 филиала – это 100 % работников, имеющих автоматизированные рабочие места, включая все руководство администрации;
• количество видов документов, рассматриваемых в системе, выросло до 217, реализовано 122 шаблона.

Такая плотная трансформация в итоге привела к существенной оптимизации временных и финансовых затрат. К примеру:

• Использование бумаги и затраты на ее приобретение снизились в 2,5 раза.
• Затраты на приобретение расходных материалов для оргтехники снизились в 2 раза.
• С 2022 года с внедрением блока «Финансовый архив» затраты по ст. «Почтовые услуги» снизились на 28% (без учета роста тарифов на 27%). Таким образом, совокупное снижение затрат можно оценивать в 43%, т.е. в 2 раза.
• Снижение количества времени на поиск документов в связи с интеллектуальными технологиями поиска, реализованными в СЭД, позволило минимизировать трудозатраты и уменьшить время поиска в среднем:
  • По документам с известными атрибутами – с 7 до 1 минуты;
  • По документам с неизвестными атрибутами – с 30 до 5 минут.
• Скорость формирования отчетов и выдачи напоминаний о сроках исполнения сократилась с 60-90 минут до 1 минуты и исключила необходимость участия посредников. Каждый исполнитель и руководитель имеет полный доступ к поручениям на контроле /исполнении.
• Ускорение бизнес-процессов за счет сокращения сроков передачи, согласования документов. Типовые документы вместо 4-5 дней согласовываются 1-2, при отсутствии необходимости исполнителя обеспечивать подписание документов у согласующих. При любых задержках возможно отслеживать сроки и принимать соответствующие меры. Ориентировочно данный процесс экономит 10-30% рабочего времени, ускорение процесса составило 40%.
• Использование элементов интеллектуальной обработки сервисов СЭД позволило обеспечить сравнение версий документов в фоновом режиме с формированием визуализированного отчета (время формирования 5-7 сек.) (дополнения, изменения, удаления элементов текста и пр.), что обеспечило экономию рабочего времени согласующего до 90-95%, ранее затрачиваемого на вычитку измененного документа.
• Создание документов по шаблонам: чаще всего от прототипа можно взять до 25% (трудозатраты на создание готовой части). По оценкам работник тратит примерно 30% рабочего времени на создание нового документа, соответственно экономия времени может составлять в среднем 5% от полного рабочего времени работников.

Вовлеченность и оценка

Командой внедрения постоянно ведется повышение имиджевой составляющей СЭД. Например, в корпоративной газете «Голубая магистраль» от 14.02.2025 №06 (1983) опубликована статья «Первая пятилетка», приуроченная к 5-летию внедрения СЭД.

Основной тезис: «Пять лет назад случилось знаковое событие – на наше предприятие пришла новая система документооборота.».

Начальник отдела ДОУ С.И. Галкина (владелец бизнес-процесса «Делопроизводство»):

«Процесс внедрения был осложнен чередой локдаунов и переводом большей части работников на дистанционную работу. Но именно данный опыт показал, насколько своевременно было осуществлено внедрение, а также насколько эффективно можно поддерживать внутриоорганизационные процессы, имея возможность осуществлять административную деятельность с использованием СЭД.».

Разумеется, активная работа высшего руководства в системе является одним из основных драйверов развития системы в организации. Оценку системе всегда можно поставить по отношению руководителей:

Генеральный директор В.В. Миронов:

«Внедрение «DirectumRX» позволило Обществу органично вписаться в единое информационное пространство, формирующееся в рамках Стратегии цифровой трансформации нашей Компании. Развитие по всем направлениям, в том числе в области эффективности использования СЭД, остается для нас одной из приоритетных задач на будущий период.».

Главный инженер – первый заместитель генерального директора А.Ю. Годлевский:

 «На мой взгляд, внедрение СЭД позволило повысить прозрачность, скорость принятия решений и эффективность административной стороны производственной деятельности, в том числе за счет автоматизации работы с отдельными видами оперативно-технической документации.».

Немаловажна оценка ИТ-специалистов, как важнейших участников процесса эксплуатации СЭД:

Заместитель начальника службы ИУС К.Н. Весёлый:

«Немаловажным фактором выбора в пользу СЭД «DirectumRX» стало наличие полностью импортозамещенной серверной архитектуры системы, гибкость и адаптивность под запросы пользователей и специфику административной деятельности общества.».

Планы по дальнейшему развитию проекта

В планах по дальнейшему развитию – в первую очередь не останавливаться. У организации множество идей по дальнейшему развитию (в том числе с использованием ИИ Ario), а у компании Directum много решений, которые будут полезны. Существуют предпосылки внедрения решения «Конфиденциальное делопроизводство», интеграции с корпоративными системами ПАО «Газпром», цифровизации выдачи  нарядов-допусков на выполнение опасных работ. Список внедряемых систем и решений увеличится в зависимости от расширения стратегических целей организации.

Дополнительные материалы

Прикреплен файл: Статья_ГТС.pdf