Электронный табель учета рабочего времени работников

Предыстория проекта

Красноярский государственный медицинский университет им. проф. В.Ф.Войно-Ясенецкого (КрасГМУ) - региональный медицинский ВУЗ, имеющий в своей структуре учебные, научные, медицинские и обслуживающие подразделения. В составе университета на текущий момент 6 собственных клиник, колледж, спорткомплекс, несколько десятков учебных баз, расположенных к медицинских учреждениях по всему городу. Суммарно - это более 150 структурных подразделений. 

Подразделения согласно действующей учетной политике дважды в месяц сдают в бухгалтерию подписанные табели учета рабочего времени работников для расчета и начисления заработной платы работникам. 

В бумажном виде течение трех дней осуществлялся сбор документов (с 12 до 15 числа и с 22 до 25). Далее работник бухгалтерии в ручном режиме осуществлял сверку с данными бухучета. При выявлении расхождений давал задание работнику отдела кадров вносить изменения в кадровую систему. Далее эти данные грузились в систему бухучета. Таким образом, данный процесс был не только трудоемким для участников, но и увеличивал срок расчета заработной платы.

Цели и задачи проекта

КрасГМУ готовит проект внедрения КЭДО, который очевидно затронет множество кадровых и бухгалтерских регламентов. Необходима была "тренировка", чтобы прочувствовать масштаб предстоящих изменений. Данный проект стал именно таким первым подготовительным шагом, подсветил предстоящие риски.

Проект направлен на улучшение процессов кадрового и бухгалтерского учета.

Используемые решения и подходы

Был разработан дополнительный модуль в составе Directum RX, введен новый тип документа, в базовый модуль добавлены новые роли, фоновые процессы, добавлена новая точка интеграции с системой кадрового учета.

История проекта

Сроки реализации: декабрь 2025 - март 2025. В декабре 2024г. согласовали ТЗ, началась разработка, в марте 2025г. в продуктивной системе произошла первая массовая выгрузка выгрузка из кадровой системы и рассылка для подписания в Directum RX.

Этапность проекта включает в себя по сути всего 3 крупных этапа:

1. Разработка и тестирование решения в тестовом контуре
2. Подготовка локальной нормативной базы (параллельно с п.1)
3. Внедрение в продуктивный контур

Описание процесса "как было"

1. Ежемесячно до 15-го и 25-го числа подразделения приносили подписанные табели в бухгалтерию. 

2. Работники бухгалтерии заводили электронные табели в бухгалтерской 1С, вносили данные из бумажных документов. При необходимости давали задание отделу кадров на внесение изменений в систему кадрового учета.

Процесс в электронном виде после изменений

1. Табель выгружается из бухгалтерской 1С в том виде, в котором он там существует по имеющимся данным из кадровой 1С. Триггером для выгрузки служит нажатие кнопки "Выгрузить табель из 1С" работником, который ответственный за ведение табеля в подразделении (если нужно сдать документ внепланово, например, в случае увольнения работника или необходимо сделать корректировку ранее сданного документа), либо наступление времени 7:45 местного времени 15-го или 25-го числа текущего месяца (автоматически по всем подразделениям массово)

2. После выгрузки документ попадает в качестве приложения в карточку в Directum RX и идет по маршруту Табелирующий-> Подписывающий -> Работник отдела кадров (в случае, если перед подписанием в документе были внесены изменения) -> Работник бухгалтерии

3. Табелирующий проверяет данные, ставит ПЭП. Руководитель подразделения подтверждает документ, подписывает УКЭП. Работник отдела кадров (если были изменения) приводит кадровую 1С в соответствие с подписанным документов, ставит ПЭП, подтверждающую устранение расхождений. Работник бухгалтерии ставит ПЭП, подтверждающую принятие к учету.

4. В результате получается электронный документ с 3 или 4 отметками подписей, одна из которых УКЭП, остальные ПЭП. После конвертации в PDF происходит нумерация документа, в номере зашит индекс подразделения, месяц, год и версия табеля (0 - первичный, 1, 2, и т.д. - корректирующий)

5. Главному бухгалтеру, начальнику отдела кадров, и другим интересантам доступен отчет по статусам документа каждого подразделения на каждом этапе маршрута

Изменения коснулись всех подразделений без исключения. Табелирующим теперь нет необходимости осуществлять доставку документов (часто из удаленных площадок) в бухгалтерию, в отделе кадров и бухгалтерии сократились сроки обработки документов, т.к. если документ подписан в неизменном виде, то нет никакой необходимости сверять его с системой бухучета в ручном режиме. Он изначально выгружен оттуда и данные в нем заведомо верны. Это примерно 90% всех документов. Потенциально, это также приведет с сдвигу сроков расчета заработной платы.

Сложности

1. Бухгалтерия настаивала на том, что все отметки на документе должны быть УКЭП. Потратили много времени на убеждение. К сожалению, так и не смогли убедить в том, что ПЭП со стороны руководителя подразделения будет достаточно.

2. Как следствие п.1, необходимо получать УКЭП всем руководителям всех подразделений. В марте 2025 из 150+ подразделений УКЭП есть только у 43 руководителей. Процесс получения идет довольно медленно, пока еще не завершен.

3. Необходимо дополнительно вносить изменения в кадровые процессы, чтобы обеспечивать наличие УКЭП у всех руководителей подразделений и их замещающих в случае отсутствия.

Результаты

• Вместо 3-х дней сбора подписанных документов сейчас все идет за 1 рабочий день.
• Улучшилась исполнительская дисциплина. Задача падает по расписанию и загорается красным через час ожидания. В отчете видны не только факт прохождения по маршруту, но также и время ожидания на каждом этапе.
• Подготовлена основа для внедрения КЭДО.
• Создана возможность оптимизации штатного расписания.

Показатели

• 400 пользователей охвачены автоматизацией по проекту
• 10 топ-менеджеров работают в системе
• на 60% ускорилась работа с табелями
• на 90% снизились турдозатраты

Планы по развитию проекта

• Добавить точку интеграции с кадровой 1С, чтобы изменения документе при подписании руководителем попадали в кадровый учет.
• КЭДО. Позволит упростить ситуацию с наличием УКЭП, а также автоматизировать обслуживание процесса в случае кадровых переводов или отсутствия табелирующего или подписывающего.ю

Команда проекта

Команда со стороны заказчика: 

• Проректор по цифровому развитию Елисеев Д.Я. (общее руководство, разработка концепции);
• аналитик процессов Родионова М.Ю. (проработка реализации в Directum RX, взаимодействие с разработчиками);
• начальник управления внутреннего контроля Денисова Н.И. (подготовка внутренней нормативной базы, выпуск приказов).

Дополнительные файлы