Форма оценки и постановки целей сотрудников в Directum RX

Введение и бизнес-контекст

Для ведущих образовательных и исследовательских организаций одним из ключевых факторов устойчивого развития является построение эффективной системы управления персоналом, ориентированной на развитие компетенций, достижение стратегических целей и поддержку академического потенциала. Современные вызовы требуют гибких и прозрачных инструментов для оценки эффективности сотрудников, как академического, так и административного направления.

Сколковский институт науки и технологий — автономная некоммерческая образовательная организация высшего образования, созданная в 2011 году при участии Массачусетского технологического института (MIT). Сколково сочетает международные образовательные стандарты, научную активность и технологическое предпринимательство, внедряя передовые цифровые практики в управление всеми аспектами внутренней деятельности.

Предметная область

Учитывая сложную структуру Института и разнообразие категорий сотрудников, руководство поставило задачу внедрения единого цифрового инструмента, позволяющего:

• формализовать процесс ежегодной оценки персонала;
• учитывать специфику академических и неакадемических ролей;
• поддерживать стратегические ориентиры организации через постановку индивидуальных целей;
• формировать аналитическую отчетность для руководства и HR-подразделений.

Бизнес-задача заключалась в создании динамической и адаптивной формы оценки, интегрированной в систему электронного документооборота Directum RX, которая обеспечивала бы не только удобство заполнения, но и автоматизацию анализа, прозрачность маршрутов согласования и справедливость подхода ко всем уровням сотрудников.

В рамках реализации решения по совершенствованию процессов оценки персонала в Сколково, было разработано единое цифровое решение — «Форма оценки и постановки целей», которое динамически адаптируется под роль сотрудника: академическую или неакадемическую. Академическими считаются должности, связанные с научной и образовательной деятельностью (например, профессор, научный сотрудник и т.д.), тогда как к неакадемическим относятся административные, управленческие и сервисные позиции.

В зависимости от должности, в форме отображаются соответствующие разделы и таблицы, при этом сама структура карточки остаётся единой и настраиваемой. Это решение позволило уйти от устаревшего бумажного подхода и ручной обработки данных, обеспечив новый уровень прозрачности, гибкости и эффективности при взаимодействии между сотрудником, руководителем и HR-службой.

Основной целью разработки решения было создание единого цифрового пространства, в котором каждый сотрудник получает индивидуализированную форму для заполнения — с полями, разделами и таблицами, адаптированными под его должностные функции и специфику деятельности. Руководитель получает возможность объективно оценить цели и компетенции подчинённых, а HR-специалисты — достоверную, структурированную информацию для вынесения итоговой оценки и формирования управленческой отчетности.

Форма оценки стала уникальным решением в системе управления результативностью, предоставив сотрудникам, руководителям и HR- специалистам инструменты для комплексной, прозрачной и персонализированной оценки.

Форма оценки обеспечивает следующие возможности:

• Ежегодную оценку по результатам — сотрудник фиксирует результаты и достижения по ключевым целям, а руководитель даёт обратную связь и итоговую оценку.
• Постановку целей на следующий период — с возможностью комментирования и согласования, что способствует более осознанному планированию.
• Оценку ключевых компетенций — формализованная шкала и структура позволяют объективно оценить как поведенческие, так и профессиональные компетенции.
• Запросы на развитие и обучение — сотрудник может самостоятельно указать потребности в обучении, а Руководитель и HR — подтвердить и учесть при формировании программ развития.
• Последовательное согласование с руководителем и HR — все участники процесса последовательно заполняют и утверждают форму, обеспечивая прозрачность и полноту оценки.
• Автоматическое формирование аналитических и печатных отчетов — оперативная выгрузка данных по подразделениям и сотрудникам, включая итоговые оценки, самооценки и направления развития.

Преимущества и уникальность решения

• Персонализация: Автоматическая адаптация формы под каждую должность с учётом роли и категории сотрудника;
• Интеллектуальный выбор вида: Автоматический выбор между академической и неакадемической формой даже при наличии нескольких должностей у одного сотрудника;
• Полноценная интеграция с корпоративными справочниками: единая библиотека целей, компетенций и направлений развития;
• Гибкая маршрутизация: Автоматическое назначение руководителя, прозрачность процессов согласования;
• Визуализация и структурированность: Карточка «Форма оценки» содержит логично сгруппированные блоки, таблицы и поля, которые автоматически отображаются в зависимости от роли и должности сотрудника, обеспечивая удобство восприятия и простоту заполнения;
• Аналитическая поддержка HR: Специализированные отчеты, которые позволяют HR-специалистам оперативно получать актуальные и структурированные данные по всей организации;
• Автоматическая генерация печатной формы: экономия времени и единый формат для хранения/печати.

Возможности решения

Структура формы оценки

Вся логика формы оценки организована в несколько функциональных блоков, каждый из которых выполняет свою задачу и формируется в зависимости от роли участника и логики бизнес-процесса.

Блок Сотрудника

• Карточка «Форма оценки» создается и заполняется сотрудником в системе. Система анализирует должности и подставляет нужный вид формы (Форма оценки и постановки целей (Неакадемический персонал)/ Форма оценки и постановки целей (Академический персонал).

• В поле «Сотрудник» отображаются только записи пользователя, соответствующие его должностям в организации. Это обеспечивается авторизацией по учетной записи, что исключает доступ к чужим данным и повышает точность заполнения.

• Каждой должности сотрудников присваивается уровень (работник, руководитель подразделения, руководство). В зависимости от этого уровня, в форме автоматически отображаются соответствующие компетенции. При этом каждая компетенция содержит набор ключевых индикаторов поведения, которые адаптированы под конкретный уровень должности. Это позволяет учитывать особенности ожиданий и функциональных обязанностей сотрудников разных категорий и обеспечивает справедливую, объективную оценку.

• Фильтрация данных позволяет избежать ручных ошибок — автоматически подставляются года: текущий — для результатов, следующий — для целей.

Рисунок 1. Вкладка «Свойства» формы оценки сотрудника.

1). Для неакадемических сотрудников

Форма состоит из двух ключевых таблиц:

• Результаты (текущий год): цели, соотнесение цели со стратегией, фактические результаты, самооценка, достижения, награды.
• Цели (следующий год): постановка задач, связь со стратегией, комментарии.

Дополнительно:

• Раздел по компетенциям с расшифровкой значений;
• Запрос на развитие компетенций;
• Выбор направлений профессиональной переподготовки.

Рисунок 2. Структура формы оценки для неакадемических сотрудников: разделы «Результаты», «Цели» и «Компетенции».

Рисунок 3. Заполнение формы оценки: пример табличной части «Результаты» и связанных полей.

2). Для академических сотрудников

Форма дополнена блоками по различным видам деятельности. Каждый раздел содержит структурированные таблицы с целью, соотнесением со стратегией, результатами и самооценкой. Остальная логика аналогична форме для неакадемического персонала.

Рисунок 4. Структура формы оценки для академических сотрудников: специализированные разделы по видам деятельности.

3). Интеграция со справочниками

• Библиотека целей: обеспечивает стратегическую привязку задач. Справочник включает иерархически структурированные направления деятельности. При заполнении формы сотрудник выбирает соответствующее направление из справочника, соотнося свою цель с актуальными стратегическими приоритетами организации.
• Описание оценок: содержит шкалу и пояснения к уровням эффективности. В справочник включены пять градаций оценки.
• Справочник компетенций: структурированный перечень ключевых качеств и навыков, с описанием индикаторов поведения для каждой компетенции, соответствующих различным уровням должности.
• Направления профессиональной подготовки: включает справочник с классифицированными темами обучения и развития.

2. Блок Руководителя

Руководителю предоставляется доступ к оценке сотрудника по ряду параметров:

• Финальная оценка по результатам и целям — руководитель анализирует достижения сотрудника за год и выставляет итоговую оценку в соответствии с утверждённой шкалой.
• Оценка по компетенциям — проводится на основе справочника компетенций, в котором набор компетенций определяется автоматически в зависимости от уровня должности сотрудника. Это позволяет учитывать специфику требований к разным категориям сотрудников.
• Комментарии — руководитель оставляет подробную обратную связь по достигнутым целям и обозначает зоны для развития, а также может указать потребности сотрудника в обучении или смене траектории развития.

Рисунок 5. Вкладка руководителя: оценка результатов, компетенций и комментарии

3. Блок проверки и действия HR-специалистов

На завершающем этапе процесса сотрудники HR-подразделения выполняют комплекс действий по финализации формы:

• Контроль корректности данных — проверка полноты и точности заполнения формы сотрудником и руководителем, верификация введённой информации на соответствие установленным стандартам.
• Выставление итоговой оценки — на основании предоставленных данных HR-специалист формирует окончательную оценку, которая фиксируется в системе.
• Генерация печатной формы по шаблону — автоматическое формирование документа с итогами оценки в формате, утверждённом для представления в бумажном виде при необходимости.

4. Блок Отчетность

В рамках разработанного решения были реализованы два отчета, предоставляющие HR-службе удобные инструменты для анализа результатов оценки:

• Сводный отчет — формируется автоматически и отображает количественные данные по числу проведённых оценок, сгруппированных по подразделениям и категориям персонала. Это позволяет быстро оценить охват и активность подразделений в рамках кампании оценки.
• Детализированный отчет — включает полную выгрузку всех заполненных форм: целей, достигнутых результатов, оценок по компетенциям, комментариев сотрудников и руководителей. Отчёт используется для глубокого анализа эффективности, формирования индивидуальных и групповых рекомендаций, а также составления отчетности для руководства.
• Аналитическая поддержка — на основе выгруженных данных HR-специалисты формируют аналитические записки, управленческую отчётность и рекомендации по развитию персонала.

Результаты

• 1500 пользователей охвачены автоматизацией по проекту.
• 15 топ-менеджеров работают в системе.
• В 3 раза (с 3 мес. до 1 мес.) ускорился процесс.
• Полная автоматизация для 100% сотрудников.

Команда проекта

Со стороны Заказчика:

1. Константин Парсаданов, менеджер проектов по автоматизации Департамента информационных технологий, РПЗ
2. Косачева Елена Вячеславовна, Руководитель Департамента по работе с персоналом
3. Столярова Анна Константиновна, Старший специалист Департамента по работе с персоналом.

Со стороны Исполнителя:

1. Антон Дуков, куратор проекта
2. Ирина Александрова, руководитель проекта
3. Гульдана Дуйсебаева, Системный аналитик
4. Зубарев Александр, Чернов Михаил, Разработчики.