Тиражные внедрения Directum RX в дочерних компаниях: оптимизация документооборота и бизнес-процессов

О компании

Группа «Синара» — это крупный российский диверсифицированный холдинг, который объединяет предприятия различной отраслевой направленности. Приоритетными бизнес-направлениями являются транспортное машиностроение, девелопмент, финансовые услуги. Компания создана в 2001 году.

История проекта

С 2013 года группа «Синара» использовала решения Directum. Но в 2023 году стало очевидно, что старая система Directum 5 не справляется с масштабами бизнеса. Появился целый ряд причин, по которым требовалось обновление:

Моральное и техническое устаревание текущей системы. Устаревшее поколение платформы перестало обновляться и поддерживаться вендором, в результате оно больше не справлялось с растущими объемами документооборота, не хватало производительности.

Недостаточный функционал для текущих бизнес-процессов. Было невозможно на уровне простой настройки автоматизировать процессы. Ролевые модели и права доступа настраивались ограниченно, что ставило под сомнение конфиденциальность данных. Не хватало инструментов для аналитики и отчетности.

Проблемы с пользовательским опытом. Пользователи регулярно жаловались на неудобный интерфейс, освоение системы было сложным. Работать с документами можно было только в офисе, потому что не использовались мобильное приложение и веб-доступ. Кроме того, ключевые сотрудники мало использовали систему.

Масштабируемость и гибкость. Холдинг рос, присоединялись новые организации, но система не была готова к расширению. Накапливались собственные доработки от команды разработчиков, это ограничивало гибкость и делало процесс изменений долгим и сложным.

Кроме решения накопившихся проблем, компания планировала реализовать стратегические инициативы:

• внедрение AI-инструментов, в том числе распознавание документов, смарт-маршрутизацию;
• оптимизацию бизнес-процессов и отказ от «цифрового мусора»;
• реализацию облачного развертывания или гибридной инфраструктуры.

Цели и задачи

Компания преследовала ключевую цель: оптимизировать работу сотрудников и настроить взаимодействие между организациями внутри холдинга так, чтобы исключить бумажный документооборот и увеличить скорость реагирования на поставленные задачи.

Для этого требовалось:

решить технические задачи

• Перейти с Directum 5 на платформу Directum RX во всех дочерних организациях холдинга.
• Перенести все процессы документооборота из прошлой СЭД, excel-таблиц и бумаги в современную цифровую систему.
• Внедрить no-code-инструменты для более быстрой настройки и адаптации, а также сделать корпоративную систему мобильнее, чтобы можно было работать через приложение и веб-версию.
• Создать единое информационное пространство, чтобы объединить филиалы и удаленные офисы, требующие оперативного обмена документами внутри компаний и между организациями холдинга.

реализовать бизнес-потребности:

• Повысить прозрачность процессов, устранив текущие проблемы, а именно отсутствие единого реестра документов, невозможность отследить статус документа («где он сейчас?», «кто ответственный?»).
• Повысить эффективность бизнес-процессов, избавиться от многоступенчатых бумажных согласований с физическими перемещениями в новых организациях, ручного формирования отчетов и сводок, отказаться от избыточных операций, например распечатки, сканирования, курьерской доставки.
• Снизить операционные затраты в части расходов на бумагу, печать, сканирование, курьерскую доставку, трудозатраты сотрудников на рутинные задачи с документами.
• Соответствовать изменениям в законодательстве и обязательным требованиям к электронному документообороту, ужесточающимся нормам по хранению и защите персональных данных. Перейти на цифровые форматы взаимодействия с контрагентами и госорганами.
• Ускорить бизнес-процессы для сохранения рыночной позиции, соблюсти требования партнеров и клиентов к электронному обмену документами, чтобы повысить имидж холдинга как «цифровой» компании и отвечать конкурентным вызовам.
• Стандартизировать процессы, а именно устранить разнобой в формах и шаблонах документов, ввести единые регламенты согласования и архивации, упростить обучение новых сотрудников.

Реализацией проекта занимается компания ООО «СКБ-онлайн».

Инновация: единый метод «Внедрение за 6 недель»

За основу проекта взят «коробочный» функционал решения «Делопроизводство» на базе платформы Directum RX. Он позволил обновить систему и автоматизировать работу с ключевыми типами документов: договорами, служебными записками, входящими и исходящими письмами, протоколами совещаний и т.д. В некоторых организациях также внедряются отдельные решения Directum, например Agile-доски или ознакомление с ЛНА.

Так как внедрение идет от коробки с готовым набором решений, для всех проектов в дочерних организациях использовался единый метод «Внедрение за 6 недель». Опыт показал, что такой срок оптимален, потому что позволяет не растягивать процесс, но при этом оставляет возможность для настройки и адаптации системы.

Благодаря стандартизированному подходу получается конвейер: как только в одной организации работы подходят к завершению, в другой они тут же начинаются. В небольших организациях внедрение иногда ведется параллельно.

Для ускорения процессов настройка системы документооборота производится с помощью no-code-инструментов.

Типовой процесс внедрения

Процесс внедрения от «коробки» в каждой компании происходит по одному сценарию. Сначала проводятся подготовительные работы. Необходимо выяснить особенности процессов документооборота во внедряемой организации. Для этого заполняется сводная таблица, где есть список вопросов по каждому типу документа. Также собираются регламенты, положения о ведении документооборота в организации, актуальная организационная структура.

После сбора информации анализируется работа сотрудников: определяется их активность, количество документов, журналы, маршруты согласований. В процессе также выявляются неэффективные процессы и действия пользователей, от которых можно отказаться в новой системе, чтобы оптимизировать документооборот.

Далее начинается внедрение по недельным этапам.

Типовой состав команды:

• Руководитель проекта.
• Бизнес-аналитик.
• Руководитель разработки.
• 2 разработчика.
• 3 сотрудника технической поддержки.

Неделя 1. Подготовка к тестовой эксплуатации системы

Сначала происходит моделирование бизнес-процессов с учетом возможностей новой СЭД. Далее на тестовом стенде настраиваются типы и виды документов, журналы, маршруты, заносится оргструктура. Когда всё готово, на рабочие места сотрудников устанавливается утилита веб-агент и ярлык для входа в систему, чтобы было удобно пользоваться.

Параллельно формируется рабочая группа, в которую входят сотрудники, ответственные за ведение документооборота. Им предоставляют доступ на тестовый стенд системы. Также создается общий чат, где участники рабочей группы могут задать вопрос и оперативно получить на него ответ.

В последний день первой недели проводится онлайн-встреча с участниками рабочей группы, где описывается дальнейший план работ.

Недели 2-3. Обучение рабочей группы и тестовая эксплуатация системы

Обучение проводится в формате ВКС в вопрос-ответном режиме, это позволяет выявлять сложности у рабочей группы и сразу разбирать непонятные моменты.

Каждый день посвящен одному типу документа, например, в первый день сотрудники разбираются со служебными записками, во второй — с договорами. Утром пользователей обучают работе в системе: на тестовом стенде им показывают полный цикл работы с документом и демонстрируют настроенные маршруты. В течение дня участники тестируют работу и к вечеру фиксируют замечания и пожелания.

На основе обратной связи вносятся изменения в процессы и настройки. Затем систему повторно тестируют — и так пока результат не удовлетворит заказчика или не будет найдено альтернативное решение.

Неделя 4. Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации системы

Все настройки с учетом пожеланий и замечаний переносятся на продуктивный контур. Затем выполняется миграция договорных документов из старой системы в новую.

После этого проходит обучение всех сотрудников организации в вопросно-ответном режиме по уже знакомой схеме: новый день — новый вид документа.

Далее идет донастройка процессов согласования и тестирование.

Недели 5-6. Опытно-промышленная эксплуатация системы

На этом этапе настраиваются ассистенты, замещения, выдаются права доступа, вносятся финальные правки в процессы. Сотрудники получают консультации и инструкции, где описаны особенности работы с системой. Когда всё готово, пользователям ограничивают возможность создавать новые документы в старой системе. Это необходимо, чтобы не растягивать процесс внедрения, ускорить переход на новую систему и быстрее адаптировать сотрудников.

По завершении 6-й недели формируется приказ о внедрении новой СЭД на предприятии.

Проектные решения

Интеграция с 1С

Одной из целей было не просто внедрить электронный документооборот, но и оптимизировать процессы. Для этого настроили интеграцию с 1С.

Интеграция настроена на 2 процесса:

Общий централизованный справочник контрагентов.

В 1С создана единая база контрагентов для всего холдинга. Для добавления нового контрагента из системы Directum RX формируется заявка. В 1С заявка обрабатывается, проверяется на корректность указанной информации, на дублирование и, если все условия соблюдены, возвращается в СЭД в виде нового контрагента.

Учитывая, что справочник контрагентов исключает дублирующиеся записи, сотрудник управляющей компании может контролировать все документы по корреспонденту по всему холдингу, что было недоступно в старой системе.

Автоматическая передача договорных документов после подписания.

В процесс согласования договорных документов добавлен этап автоматической передачи данных по новому договорному документу для проведения оплат.

Интеграция с системой проверки контрагентов Nexus

Для снижения экономических рисков, исполнения законодательства, а так же в целях снижения загрузки сотрудников была настроена интеграция с системой проверки контрагентов.

Проверка осуществляется двумя вариантами.

Ручная проверка контрагента. Пользователь создает заявку в контуре СЭД, откуда она автоматически попадает в Nexus и после обработки с результатом возвращается в СЭД.

Автоматическая проверка контрагента в рамках Согласования по процессу. Перед этапом согласования автоматически формируется заявка и направляется на проверку. Пока согласующие выполняют свое задание, проверка добавляется в процесс. Перед подписанием документа система контролирует сроки проверки (30 дней), если срок прошел — заявка формируется повторно.

Все проверки хранятся в реестровом виде и разделены по каждой организации для быстрого поиска и предоставления в контролирующие органы.

В текущий момент разрабатывается похожая проверка по самозанятым, но для данной проверки дополнительно будет введен реестр для хранения «Согласия на обработку персональных данных» для контроля и возможности отзыва согласия.

Входящие и исходящие письма вместо служебных записок

В старой системе взаимодействие между организациями происходило с помощью служебных записок. При переходе на новую систему их заменили входящими и исходящими письмами.

При необходимости обращения в организацию в рамках холдинга сотрудник готовит исходящее письмо, заполняет его карточку, в которой выбирает организацию в рамках холдинга, получателя и отправляет на согласование. Для возможности выбора получателя были интегрированы справочники «Сотрудник»-«Персона»-«Контакт». В рамках процесса (после подписания) система преобразует документ в PDF, проставляет необходимые данные (подпись, номер) и конвертирует его во Входящее письмо. Входящее письмо направляется заданием «На ознакомление» ответственному сотруднику организации.

Для корректной отправки в системе создан дополнительный справочник, в котором проставлены ответственные сотрудники по подразделениям. Для определения ответственного система смотрит «Контакт» -> «Персона» -> «Сотрудник» -> «Подразделение».

Ответственный сотрудник при получении Входящего письма, регистрирует его и направляет на «Рассмотрение руководителю», «На исполнение поручением» или «На ознакомление». Если далее документ был направлен на исполнение поручением, то в карточке задания предусмотрена кнопка «Отправка ответа автору», с помощью которой исполнитель по поручению может отчитаться о проделанной работе по документу, если это необходимо.

Новая схема решила вопрос с корректностью общения между разными юридическими лицами и вопрос конфиденциальности. Раньше через дерево задач сотрудники могли видеть поручения по другим организациям. С переходом на работу через входящие и исходящие доступ к корпоративной информации ограничен и может контролироваться с помощью выдачи прав. Инициатор письма получает только отчеты по своему запросу, внутренние процессы адресата ему недоступны.

Результаты

На текущий момент внедрение завершено в 23 организациях холдинга, из которых 7 входят в субхолдинг. Переход на новую систему электронного документооборота продолжается, но уже сейчас можно подвести итоги:

1. Работа с документами стала быстрее и прозрачнее: сократилось время обработки, ускорился поиск, появился контроль сроков исполнения, уменьшилось количество потерянных и задержанных документов.

2. Снизились операционные расходы на бумагу, печать, курьерские услуги, почтовые отправления, физическое хранение и поиск документов. Также сократились трудозатраты сотрудников за счет того, что с новой системой отказались от ненужных процессов и избыточных операций.

3. Повысилось качество работы: благодаря автоматизации процессов сотрудники совершают меньше ошибок, увеличился уровень безопасности данных. Также новая система обеспечивает соответствие требованиям законодательства.

4. Сотрудникам стало комфортнее работать в новой системе за счет большей мобильности и понятного интерфейса, упростилось взаимодействие между отделами и организациями.

Планы по дальнейшему развитию

Внедрение в дочерних компаниях электронного документооборота на базе платформы Directum RX продолжится, цель — охватить все организации холдинга единой информационной системой.

В планах переводить и более крупные дочерние компании. Для них методология значительно не поменяется, но увеличится срок подготовки. Например, в «СТМ-Сервис» в прошлой системе много собственных наработок. Прежде чем запустить там внедрение, команда детально изучит особенности процессов и проанализирует пользовательское поведение. Параллельно будут идти проекты в других организациях. Когда подготовка завершится, работы начнутся по стандартной методологии «Внедрение за 6 недель».

Также компания рассматривает возможность в будущем внедрить и другие продукты, например Directum ESM для управления корпоративными услугами.

О команде проекта

Руководитель проекта — Максим Юрьевич Обухов.

Ведущий аналитик внедрения проектов Directum в Группе «Синара» — Ирина Юрьевна Жилькова.