Переход от несистемных согласований к прозрачным процессам в Directum RX

Бизнес-контекст

С 2017 года Right line занимается разработкой программного обеспечения и IT-решений. Более 7 лет мы создаем передовые продукты в мире платежных решений, повышаем эффективность бизнеса наших партнеров и совершенствуем продукты fintech-рынка. Сегодня нашими клиентами и партнерами являются ведущие банки страны.

2019 стали первым сертифицированным вендором для Системы быстрых платежей в России, первым подключив Тинькофф Банк (Т-Банк) в пилоте. С 2023 участвуем в проекте «Цифровой рубль»: на нашей платформе идут первые операции, 10 из 30 пилотных банков работают с нами.

Компания активно росла, и при масштабировании стали проявляться системные ограничения:

• согласования велись в разных каналах (почта, корпоративный мессенджер, электронный документооборот с контрагентами);
• отсутствовала единая точка хранения документов;
• невозможно было оперативно понять, на каком этапе находится документ;
• происходили задержки из-за потери контекста и пересылки версий;
• по результатам внутреннего опроса сотрудники отмечали нехватку централизованного инструмента для работы с документами.

Цели и задачи проекта

• Создание единой цифровой среды для работы с договорами и финансовыми документами.
• Повышение прозрачности согласований и управляемости процессов.
• Сокращение времени прохождения документов.
• Минимизация рисков потери документов и версий.
• Подключение топ-менеджмента к единому цифровому процессу.

Инициатором выступило техническое направление.

Основные ожидания:

• прозрачность движения документов;
• контроль сроков;
• централизованный архив;
• управляемость маршрутов согласования.

Используемые решения

В рамках проекта были внедрены модули:

• «Делопроизводство»
• «Договоры»
• «Регламентирующие документы»
• «Финансовый архив»
• «Электронный обмен. Коннектор к Диадок»

Выбор в пользу Directum RX был сделан после сравнительного тестирования нескольких систем. Ключевыми факторами стали:

• функциональная полнота коробочного решения;
• гибкость маршрутов;
• удобство пользовательского интерфейса;
• масштабируемость под растущую компанию.

Ход проекта

Фактический срок активной фазы внедрения — менее 2 месяцев

Этапы проекта

• Определение требований и выбор системы
• Старт проекта (договор подписан в августе 2025)
• Настройка — 15 дней
• Обучение администратора — 1 неделя
• Формирование маршрутов согласования
• Загрузка архива бумажных документов – 2 месяца
• Обучение сотрудников — сентябрь 2025
• Полноценный запуск — октябрь 2025
• Тиражирование на все подразделения

Внедрение осуществлялось силами внутренней команды заказчика при методологической и технической поддержке вендора.

Как изменились процессы

Изменения затронули управленческие службы: менеджеров по работе с контрагентами, юридическую службу, бухгалтерию, руководителей и топ-менеджмент.

Стало удобно, что сотрудникам больше не нужно помнить цепочки согласований и отслеживать, кто за кем подписывает документ. Все маршруты автоматизированы для каждого типа документа, достаточно нажать «Согласовано».

Сотрудники перестали:

• пересылать версии документов по почте;
• вручную отслеживать согласования;
• искать финальные версии в переписке;
• согласовывать документы вне единой системы;

Особенности проекта

Обучение при внедрении

Обучение сотрудников работе в Directum RX проводилось поэтапно и было ориентировано на практическое использование системы в ежедневной работе.

На этапе запуска были проведены обучающие вебинары для сотрудников, задействованных в договорной и финансовой работе. Дополнительно подготовлены пошаговые инструкции по ключевым сценариям (создание документа, согласование, работа с версиями, поиск).

В качестве дополнительного инструмента используется внутренняя база знаний компании, где собраны инструкции, ответы на частые вопросы и обновления по работе в системе.

Администрирование и развитие системы ведет внутренний администратор. Первичную настройку выполняли сотрудники Directum по заполненной анкете. Дальнейшую настройку ведем самостоятельно по запросу от сотрудников.

Развитие и обновление

При обновлениях системы обучение организуется в формате коротких вебинаров и демонстраций изменений. При необходимости проводится точечное индивидуальное обучение сотрудников.

Поощрения или официальные сертификации за завершение курсов в компании не используются, но сотрудники получают прямую пользу: новые навыки помогают быстрее работать и сокращают ошибки в документах.

Ключевые пользователи выделены среди сотрудников, активно работающих с системой (например, администратор и отдельные специалисты по договорам и финансовым документам).

• Пожелания и предложения по развитию системы собираются через корпоративный чат и прямую обратную связь.
• В дальнейшем предложения анализируются и, по возможности, реализуются в системе, чтобы процессы соответствовали реальным рабочим потребностям.

Сложности внедрения и их решение

Основной сложностью стало естественное сопротивление части сотрудников переходу на новый цифровой инструмент.

Какие решения применили:

• серия обучающих вебинаров;
• пошаговые инструкции;
• оперативная поддержка администратора;
• постепенное вовлечение руководителей.

На этапе запуска часть сотрудников ожидала более мгновенной адаптации к новому инструменту. Фактически переход потребовал периода привыкания и дополнительной поддержки пользователей, что является естественным для проектов цифровизации.

Результаты

Внедрение Directum RX позволило сформировать единую управляемую среду работы с документами и устранить ключевые операционные ограничения, связанные с распределёнными согласованиями.

Система стала основной точкой работы с договорными и финансовыми документами.

Результаты

• достигнута прозрачность движения документов;
• обеспечен контроль этапов согласования;
• сформирован централизованный цифровой архив;
• ускорен поиск документов;
• вовлечён топ-менеджмент в работу в системе.

Проект реализован силами административного менеджера компании, который совмещал роли аналитика, администратора и координатора внедрения.

Отзывы

Большинство сотрудников положительно оценили появление единой системы и прозрачность согласований. Отмечается упрощение поиска документов и снижение количества согласований вне системы.

Часть сотрудников испытывала сложности на этапе перехода, однако по мере накопления практики уровень принятия системы вырос.

Руководство получило инструмент контроля сроков и статусов документов, а также прозрачность ответственности на каждом этапе процесса.

Особенно ценно

Плюсы системы, отмеченные сотрудниками

• понятный лист согласования;
• доступ к актуальной версии документа;
• быстрый поиск;
• единое место работы с документами;
• снижение количества ручных коммуникаций.

Показатели эффективности

Количество пользователей, охваченных автоматизацией

• Охват: ~100 сотрудников компании, включая всех менеджеров, бухгалтерию и юристов, работающих с договорами и финансовыми документами.
• Все процессы, связанные с договорами, NDA, доп.соглашениями, счетами и закрывающими документами, переведены в систему.

Количество автоматизированных топ-менеджеров

• Топ-менеджеры: все руководители (~15 человек), участвующих в согласовании документов, работают напрямую в Directum RX.
• Это обеспечивает прозрачность согласований и контроль сроков на уровне руководства.

Ускорение процесса

• Согласования договоров: средняя длительность прохождения одного документа сократилась с ~3–5 рабочих дней до 1–2 дней. В некоторых кейсах длительность согласований сократилась с 2 недель до 3-4 дней.
• Ускорение примерно на 50–60%, благодаря централизованной системе и автоматическому контролю маршрутов согласования.

Сокращение трудозатрат

• Ручная работа с документами (поиск, пересылка, напоминания о согласовании) сократилась примерно на 30–40% времени сотрудников, которые раньше тратили часы на организацию согласований.
• Административная нагрузка на поддержку процессов теперь ложится на одного администратора вместо нескольких сотрудников.

Общая экономия / выгода

• Прямой финансовой экономии сложно посчитать без раскрытия зарплат, но качественные выгоды очевидны:
  • исключение потерь документов;
  • ускорение согласований;
  • снижение ошибок;
  • повышение прозрачности и управляемости процессов;
• Косвенная экономия: сокращение времени сотрудников на ручные операции, увеличение скорости оборота документов, снижение рисков потерь контрактов.

Дополнительный показатель

• Прозрачность и контроль процессов: 100% договоров и ключевых финансовых документов проходят через систему, что позволяет отслеживать на каком этапе находится любой документ в любой момент.
• Все версии и согласования фиксируются, исключая ручные дублирования и потерю информации.

Планы по развитию проекта

• Расширение использования модуля «Регламентирующие документы»
• Автоматизация внутренних приказов
• Оптимизация финансовых маршрутов
• Дальнейшее развитие аналитики по срокам согласований

Состав команды проекта

1 человек

Роль: административный менеджер, администратор системы
Функции:

• описание процессов;
• формирование маршрутов;
• загрузка архива;
• администрирование;
• обучение сотрудников;
• развитие системы.

Об авторе заявки

Будучи административным менеджером в проекте, я совмещала роли аналитика, администратора и координатора внедрения.

Проект стал примером того, как при минимальной проектной команде возможно быстро внедрить систему корпоративного уровня и обеспечить её устойчивую эксплуатацию.