Матрица визирования договорных документов

Задачи и цели

• Матрица должна содержать критерии согласования для корпоративного центра и 6 филиалов холдинга. 
• Согласование договорных документов выполняется в 4 этапа, в нём может участвовать до 23 различных департаментов.

Самостоятельная настройка

• Специалист юридического департамента должен иметь возможность настраивать критерии согласования договорных документов без привлечения администраторов системы.
• Пользователь должен иметь возможность выгрузить записи справочника в формате Excel. Это позволит при изменении настроек критериев согласования высылать новую версию матрицы заинтересованным лицам для согласования изменений.
•  

Правила настройки

• Матрица должна настраиваться гибко и позволять указывать в качестве критерия любой атрибут договорного документа (карточка договорного документа содержит около 200 атрибутов).
• Матрица договорных документов должна позволять гибко настраивать сроки выполнения заданий для согласующего лица и его ответственных — в зависимости от критериев договорного документа.
• В матрице должны указываться не только согласующие лица, но и ответственные лица, которые просматривают договорной документ перед согласованием и дают свои замечания для их анализа согласующим.
• Система должна автоматически высылать таким ответственным лицам задания на проверку документа перед согласованием в соответствии с указанным в матрице порядком работы: одновременно, последовательно, конкурентно, иерархически.

Например, согласующим лицом от юридического департамента выступает Руководитель юридического департамента. В его подчинении находятся два специалиста, которые ответственны за проверку определённого вида документов перед согласованием. При получении задания на согласование Руководитель юридического департамента вправе принять одно из следующих решений:

• согласовать документ без ожидания проверки специалистами своего департамента — в этом случае подзадачи ответственных за проверку документа перед согласованием автоматически прекращаются;
• дождаться результатов проверки: получить от специалистов замечания по документу, изучить их и на основании полученной информации принять решение о согласовании.

Дополнительные действия

• Обязательные согласующие, вычисляемые системой, должны определяться на этапе отправки задачи на согласование, отображаться в задаче по процессу, пересчитываться после каждой доработки документа и отображаться в тексте переписки.
• В случае ошибок в подборе записей матрицы система должна высылать задание на проверку настройки матрицы Ответственному за настройку матрицы согласования.
• Для снижения трудозатрат и быстрой настройки матрицы на различных стендах Заказчика должна быть предусмотрена возможность экспорта и импорта матрицы в систему.

Описание и возможности решения

Для реализации решения было произведено обновление системы Directum RX у Заказчика с версии 4.9 на 4.12, чтобы была возможность использовать варианты процессов и все возможности no-code, т.к. в версии 4.9 нет возможности настройки вариантов процессов для задачи на согласование по процессу.

При этом было принято решение реализовывать матрицу согласования договорных документов через прикладную разработку ввиду невозможности покрыть все требования Заказчика с помощью существующих возможностей no-code и справочника «Вычисляемые роли».

Для этого разработан справочник «Матрица согласования договорных документов», каждая запись которого содержит описанные ниже элементы.

1. 1. Этап согласования, Наименование блока, участвующего в согласовании, Обязательного согласующего (указывается роль с одним участником), одного или несколько Ответственных за проверку перед согласованием лиц, сроки выполнения заданий согласующим лицом и ответственными лицами, а также порядок выполнения заданий ответственными лицами: одновременно, друг за другом, конкурентно или иерархически.

• • • Если выбран порядок работы «одновременно», то ответственные лица за проверку перед согласованием получают и выполняют задания параллельно.
    • Если выбран порядок работы «друг за другом», то ответственные лица за проверку перед согласованием получают задания последовательно в порядке, указанном в списке.
    • Если выбран порядок работы «конкурентно», то ответственные лица за проверку перед согласованием получают задания параллельно, но выполняют задание конкурентно – если один специалист взял задание в работу, то задания у всех остальных автоматически прекращаются.
    • Если выбран порядок работы «иерархически», то ответственные лица за проверку перед согласованием получают задания параллельно, но при выполнении задания одним из специалистов, задания нижестоящих по списку ответственных лиц автоматически прекращаются, а у тех, кто стоит выше по списку, остаются в работе.

1. 2. Атрибуты договорного документа, которые являются основными критериями, определяющими необходимость согласования договорного документа тем или иным департаментом. При этом для некоторых атрибутов, для которых возможна иерархия, разработано сопоставление не только по точному значению атрибута, но и учитывая вложенность значений – в записи матрицы можно указать значение выше по иерархии, тогда документы, в которых указаны значения критерия ниже по иерархии также будут подходить под данный критерий.

1. 3. Дополнительные атрибуты, которые также могут выступать критериями для согласования, вынесены в табличную часть. Ответственный за настройку матрицы согласования может выбрать любой атрибут договорного документа и добавить его как дополнительный критерий с помощью кнопки «Добавить доп. критерий»:

Реализован экспорт матрицы согласования договорных документов в согласованном с Заказчиком Excel формате для возможности выгрузки записей справочника, внесения изменений через Excel, согласования изменений с заинтересованными лицами и последующей загрузки изменений в систему. Excel содержит все поля справочника, кроме дополнительных критериев.

Реализована возможность импорта матрицы из экспортируемого Excel формата в систему для быстрого переноса со стенда на стенд и уменьшения трудозатрат на ручную настройку, т.к. матрица согласования договорных документов содержит порядка 400 записей, каждая из которых содержит от 3 до 10 критериев.

Разработан алгоритм подбора записей матрицы согласования и доработана задача на согласование по процессу. При создании задачи по договорному документу система вычисляет обязательных согласующих по матрице согласования договорных документов и сохраняет записи матрицы, которые подходят по критериям, в задачу:

Реализована проверка конфликтов. При возникновении ситуаций, при которых система подбирает несколько записей матрицы одного приоритета для одного согласующего, система отправляет задание на проверку конфликтующих записей матрицы Ответственному за настройку матрицы. При этом приоритетность записи вычисляется по количеству заполненных критериев: запись матрицы, в которой указано больше критериев считается наиболее приоритетной.

Блок "Согласование"

• Разработано вычисляемое выражение, которое возвращает Обязательных согласующих определенного этапа согласования. Данное выражение используется для указания исполнителей no-code блока «Согласование» в варианте процесса.

• Добавлены дополнительные настройки no-code блока «Согласование», которые отвечают за возможность автоматической отправки подзадач ответственным лицам по матрице при отправке задания на согласование, а также определения срока выполнения заданий на согласование и проверку документа по матрице согласования.

Новый тип задачи "Задача по документу"

Данная задача используется для отправки подзадач Ответственным на проверку договорного документа перед согласованием. Для каждого способа выполнения заданий Ответственными лицами (одновременно, последовательно, конкурентно или иерархически) был создан отдельный вариант процесса, что позволяет изменить данные подпроцессы с помощью no-code инструментов.

Блок "Расширенное задание"

• В no-code блоке «Расширенное задание» добавлен новый вариант выполнения – Иерархически, при котором исполнители получают задания параллельно, но при выполнении задания одним из исполнителей, задания исполнителей, которые указаны после того, кто выполнил задание автоматически прекращаются, а у тех, кто указан перед тем исполнителем, кто выполнил задание, остаются в работе.

• В no-code блоке «Расширенное задание» добавлена настройка о переносе созданных в подзадаче документов в задачи выше по иерархии. Теперь, если Ответственный за проверку документа перед согласованием добавит в своей подзадаче файл с замечаниями к договорному документу и выполнит задание, то данный файл будет автоматически перенесен в задачи выше по иерархии и согласующий будет иметь доступ к добавленным ответственным лицом файлам в своем задании на согласование.

Рациональность выбора инструментов адаптации

При анализе и проектировании учитывались возможности no-code в части использования справочника «Вычисляемые роли». Однако из-за огромного числа критериев согласования, необходимости учитывать сроки заданий по матрице, автоматической отправки подзадач ответственным, а также требований Заказчика к удобному управлению матрицей самостоятельно — как в интерфейсе системы, так и в формате Excel — было принято решение разработать собственное решение.

Использование матрицы согласования в системе вынесено в дополнительные настройки no-code блоков и представлений форм. Это позволяет Администратору в любой момент отключить или включить нужный функционал. При этом Функциональный заказчик может самостоятельно управлять критериями согласования договорных документов — даже без опыта администрирования системы и без необходимости изменения вариантов процессов. Достаточно внести одно изменение в единственный справочник — и новые правила согласования автоматически применяются во всех настроенных процессах.

Результаты

Рабочее проектирование по задаче выполнено в рамках проекта внедрения модуля «Договоры» у Заказчика весной и летом 2025 года, а осенью того же года успешно проведено предварительное тестирование. В настоящее время осуществляется опытно‑промышленная эксплуатация решения.

Функциональный заказчик получил решение, позволяющее в любой момент изменить правила согласования договорных документов без привлечения администраторов системы и разработчиков, а также согласовать эти изменения в виде документа формата Excel с другими заинтересованными в процессе согласования договорных документов лицами.

Функциональный заказчик доволен разработанным решением и на данный момент не имеет никаких замечаний по поводу неправильности определения согласующих и ответственных за проверку документов лиц для процессов.

В ходе предварительного тестирования Функциональный заказчик самостоятельно внёс изменения в записи матрицы согласования без привлечения консультантов и администраторов, благодаря гибкому инструменту настройки с интуитивно понятным интерфейсом. А экспорт и импорт матрицы согласования договорных документов позволили сократить трудозатраты на ручную настройку матрицы на нескольких стендах Заказчика.

Поскольку Заказчик может самостоятельно настраивать матрицу согласования, сроки выполнения заданий, а также ответственных лиц, кому высылать подзадачи на проверку документа перед согласованием, на этапе предварительного тестирования и опытной эксплуатации мы, как исполнители, смогли сосредоточиться исключительно на проверке корректности работы вариантов процессов, не отвлекаясь на контроль подбора обязательных согласующих и корректировки настройки вычисляемых ролей или исполнителей в блоках согласования.

Для всех 7 организаций, участвующих в процессе согласования договорных документов разработано всего 3 варианта процесса для задачи на согласование по процессу, которые покрывают все требования Функционального заказчика. При этом нет необходимости вносить в них изменения через администраторов системы при изменении списка согласующих лиц на каком-либо из этапов согласования, необходимости автоматической отправки подзадач ответственным за проверку документов перед согласованием и сроков выполнения работ по согласованию – Ответственный за настройку матрицы из юридического департамента может сделать это самостоятельно.

Наши ожидания и ожидания Заказчика относительно гибкой настройки и удобства использования матрицы согласования договорных документов полностью оправдались.

Показатели

• 20 000 пользователей охвачены автоматизацией по проекту
• 200 топ-менеджеров работают в системе
• на 90% сокращены трудозатраты на администрирование вариантов процессов в вопросах определения согласующих, их помощников и сроков согласования
• в 2 раза ускорились работы согласующего лица
• на 9% снижены затраты на доработку критериев согласования
• от 40 чел/час на 1 стенд сокращение трудозатрат на перенос настройки матрицы согласования на разные стенды заказчика
• на 80% снижены трудозатраты на анализ замечаний, касающихся определения согласующих, их помощников и сроков согласования

Потенциал использования

• Разработанная матрица может применятся для всех филиалов Заказчика без необходимости привлечения администраторов и изменения вариантов процесса.
• Данное решение полезно для всех процессов согласования договорных документов.
• Реализованная матрица может быть выделена как отдельное решение для использования в других компаниях.

Состав команды проекта

• Окунева Ольга – руководитель проекта
• Мезенцева Юлия – руководитель группы аналитиков внедрения и сопровождения
• Рубцова Екатерина – аналитик 4 категории
• Прямилов Виктор – руководитель группы разработки
• Неверов Кирилл – разработчик 3 категории

Об авторе заявки

Рубцова Екатерина Сергеевна, аналитик 4 категории.

На данном проекте собирала требования к процессу согласования договорных документов, участвовала в проектировании, описывала модификации, производила тестирование и настройку, а также консультировала и обучала Заказчика по использованию решения.

Моя карьера аналитика началась после окончания факультета Автоматизированные Системы Обработки Информации в МГТУ им. Баумана в 2004 году. Принимала участие в проектах по внедрению и сопровождению автоматизированных систем в банках, страховой и инвестиционной компаниях. С 2022 года участвую в проектах внедрения и сопровождения Directum RX в Танаис и считаю, что это лучшая автоматизированная система в своей области.