Цифровизация документооборота и взаимодействия в ООО "Абак-2000"

Компания «Абак-2000» — комплексный системный интегратор с опытом более 25-ти лет. Специализируется на нестандартных решениях и креативном подходе. Проектирует и внедряет цифровые решения для различных задач: автоматизация бизнес-процессов, безопасность, инженерная и ИТ-инфраструктура и другое. Наши решения:

• Автоматизированная система контроля гололедных нагрузок
• Решения для контроля безопасности: досмотровая указка от «Абак-2000»
• Система наблюдения за КРС (Коувоч): система искусственного интеллекта видеоаналитики для контроля за крупным рогатым скотом

Цели и задачи проекта

Решающим фактором стало расширение партнерства. Это привело к увеличению документации, получаемой от контрагентов. Появилась необходимость оперативного согласования документов несколькими лицами и быстрой отправки ее обратно контрагенту посредством ЭДО. 

Цели

• ускорить решение задач внутри организации;
• наладить документооборот и удаленную систему взаимодействия между структурными подразделениями внутри компании;
• цифровизировать заключение договоров с контрагентами;
• систематизировать учет и хранения документации, максимально уйти от хранения документов на бумажных носителях;
• добавить возможность составления документов любыми сотрудниками по установленным шаблонам, чтобы экономить время и разгрузить отдельных сотрудников.

Используемые решения

В компании используются модули Directum RX: Управление документами, Управление процессами, Делопроизводство, Договоры, модуль интеграции с Диадок и мобильное приложение Solo.

Компания "Абак-2000" успешно внедрила и эффективно использует для внутренних и внешних бизнес-процессов систему Directum RX, начиная с 2019 года. За это время большинство сотрудников отказались от бумажных носителей и полностью перешли на электронный документооборот. Решение позволяет хранить, отслеживать, получать актуальную информацию по работе с контрагентами. Информация всегда в доступе и требуется минимальное количество времени для поиска нужного договора и уточнения. Автоматизированы процессы обработки входящий корреспонденции и её распределение по ответственным сотрудникам, формирования, согласования и отправки исходящей корреспонденции.

История проекта

До перехода на Directum много времени занимали вопросы согласования различных задач и документов: передача документов на бумаге согласующим в структурных подразделениях в головной организации в Москве и в обособленном подразделении в Волгограде. Затягивалось составление документации, а также поиск необходимых архивных версий документов.

Работа в системе начата в 2019 году и продолжается по настоящее время на постоянной основе на протяжении всего рабочего процесса.

Трудности и успехи

Затруднения вызвали налаживание и адаптация ПО под компанию, обучение работе в системе сотрудников.

Для внедрения системы и обучения сотрудников был составлен план мероприятий со сроками: по установке, налаживанию системы и ее адаптации под работу непосредственно внутри компании.

Не все сотрудники хотели уходить от уже устоявшегося процесса согласования по системе «из рук в руки». Возможно, из-за боязни освоения чего-то нового и выхода из привычной «зоны комфорта». Но со временем удобство сервиса ощутили на практике. Теперь документы можно составить в 2-3 раза быстрее, либо найти его буквально за считанные минуты, экономя время и физические ресурсы. 

Изначально работе в системе был обучен один сотрудник. Он провел первый ознакомительный курс, а далее помогал адаптироваться коллегам. Они в дальнейшем обучали сотрудников уже внутри своего подразделения. При возникновении вопросов прибегали к помощи службы тех.поддержки и менеджера сервиса. По мере подготовки отдельных специалистов команда, помогающая адаптироваться к работе в Directum выросла до 5 человек (роли которых были распределены с учетом возможности замещения).

По результатам практического применения системы пересматривались и вносились корректировки в сами процессы, например, в регламенты согласования. Работа в программе положительно сказалась на внутрикорпоративной работе, преимущества становились более очевидными, это ускорило адаптацию сотрудников к системе.

Обучение и развитие

Для новых сотрудников назначаются наставники, которые помогают оперативно освоить применение системы. Они наглядно показывают, как работать в системе, знакомят с модулями, с которыми работник будет взаимодействовать. Обычно все обучение проводится оффлайн. Мы не нуждаемся в фиксации обучения в формате видео или текста, т.к. считаем, что наглядное объяснение и практическое применение является более оптимальным и действенным.

Наставником выступает один из сотрудников подразделения, в которое поступил новый работник. На обучение наставником устанавливается срок в 1 рабочую неделю. После этого он приступает к самостоятельной работе в программе с возможностью задавать вопросы наставнику и обращаться к нему за любой помощью. Но, как правило, весь процесс обучения нового сотрудника до момента полноценной самостоятельной его работы в системе не занимает более 1 календарного месяца с момента начала обучения.

Постоянные пользователи самостоятельно знакомятся с обновлениями в системе. В качестве информирования об обновлениях или возможных вебинарах администратором может быть сделана массовая рассылка. Для решения вопросов по работе в программе активно используют Базу знаний, опыт сотрудников, может быть коллективное обсуждение возникших вопросов.

Результаты

• Достигнута оптимизация рабочего времени за счет согласования различных вопросов и документов удаленно, а также за счет возможности составления документации по готовым шаблонам документов. Составление простого документа могло занять не менее 2 часов, учитывая объем текста и необходимость поиска исходной документации. В системе это занимает не более 30 минут.

• Ранее поиск необходимого документа мог занять до 1 часа, сейчас это удается сделать в течение 10 минут.

• Согласование документа, его подписание и отправка контрагенту сейчас занимает не более 1 рабочего дня. Ранее эти действия могли осуществляться в течение всей рабочей недели.

• Удалось скорректировать процесс взаимодействия, определения ответственных, что позволило минимизировать вероятность конфликтных ситуаций между сотрудниками при согласовании документов и выполнении поручений. Случалось так, что сотрудник не считал себя ответственным за составление/согласование того или иного документ. Вопрос решен путем составления четкого регламента и включением конкретного лица, его роли или должности.

• Улучшился общекорпоративный климат в организации. Ранее сроки согласования могли быть обозначены номинально и ответственные могли их не соблюсти. Сейчас сроки четко регламентированы. Это позволяет отследить на каком этапе и по чьей вине могла возникнуть задержка в согласовании.

• Ускорилось заключение договоров. В системе можно отследить какие есть замечания, дополнения согласующего лица. Это позволяет решать возникшие вопросы в режиме здесь и сейчас, не требуя сборов для обсуждения.

Пользователи отмечают: очень удобно, что на время отсутствия сотрудника может быть установлено замещающее лицо, что позволяет не останавливать процесс согласования.

Показатели: 

• 30 пользователей системы
• более 5 топ-менеджеров работают в системе
• с 2 часов до 30 минут ускорилось составление документов по шаблону
• с 1 недели до 1 дня ускорилось согласование документов
• с 1 часа до 10 минут сократилось время на поиск документов
• 12% сокращение трудозатрат
• 50% сокращение расходов на ФОТ секретарей и канцелярии

Лидерство

Компания Абак-2000 вошла в ТОП-25 лучших региональных ИТ-компаний 2025 года по версии IT Channel News. Это уже 12-я наша награда — признание экспертов за масштаб, профессионализм и устойчивость в сложные времена.​

Внедрение Directum RX помогло выстроить необходимые бизнес-процессы в организации и структурировать работу в компании. Это сказалось на внутриорганизационной работе, ее упорядоченности и организованности. В связи с оптимизацией рабочего времени, сотрудникам удается решать больше поставленных задач.

Нам нужно было решение, которое соответствует нашему высокотехнологичному уровню. Многие контрагенты пользуются подобного рода программами. Мы проанализировали несколько возможных аналогов систем. Выбор остановили на Directum RX, так как она решает наши запросы в части документооборота, делопроизводства и архивации документации.

Ждем новых решений от разработчиков, которые, возможно, будут полезны и для нас. Хотя в настоящий момент программа нас полностью устраивает!

Команда проекта

Внедрение организовали самостоятельно. Изначально инициатором и администратором системы стал руководитель юридической службы. Он организовывал обучение сотрудников и адаптацию сервиса под работу непосредственно внутри компании (настройка регламентов, составление шаблонов документов, настройка журналов, и т.д.).

Сейчас занимается другой человек, но тоже юридической службы. Работа по администрированию и обучению сотрудников, стремление к самообучению и постижению нового, это позволило развить организационные и технические навыки.

Благодарим поддержку от Directum

• команда сервисной поддержки. При обращении к ним нам всегда оперативно отвечают специалисты службы;
• менеджер, с которым мы контактируем при возникновении вопросов - Екатерина Шемякина.