Сохраняя преемственность, обретая гибкость: от Directum 5 до гибкой no-code платформы Directum RX в УрФУ

Компания-заказчик

Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина (УрФУ) — является одним из крупнейших университетов страны, который занимает ведущие позиции в образовательной сфере. В университете обучаются около 45 тысяч студентов, а учебный процесс обеспечивают свыше 4 тысяч преподавателей, включая ведущих ученых и практиков страны.

Сегодня УрФУ представляет собой образовательное сообщество, которое гармонично сочетает в себе сильные академические традиции с активной цифровой трансформацией. Выбранный вектор развития становится необходимым инструментом для повышения прозрачности, эффективности и качества образовательных и управленческих процессов.

Такой подход позволяет университету сохранять лидирующие позиции в научно-образовательной среде и выстраивать устойчивую модель развития, отвечающую современным требованиям.

Компания-исполнитель

ООО “СТАРКОВ Групп” специализируется на внедрении и сопровождении ИТ-решений в сегментах B2B и B2G. Основное направление — внедрение ECM-решений (системы электронного документооборота). Является Генеральным партнером компании Directum - одного из ведущих разработчиков ECM-решений на Российском рынке. Осуществляет полный цикл внедрения, включая методическую поддержку организации электронного документооборота, поставку программного обеспечения, адаптацию и модификацию системы под потребности Заказчика, настройку, обучение пользователей и дальнейшую техническую и организационную поддержку.

Ключевое преимущество в проекте УрФУ — преемственность экспертизы: специалисты СТАРКОВ Групп, участвовавшие ещё во внедрении Directum в 2012 году, глубоко знали как техническую архитектуру системы, так и организационную культуру университета. Это позволило выполнить беспрецедентно сложную миграцию без простоев и с минимальным сопротивлением со стороны пользователей — сохраняя преемственность, но обретая гибкость новой no-code платформы.

История и цели проекта

2012 год - УрФУ внедряет СЭД на платформе Directum.

2017 год -  СЭД охватила весь управленческий аппарат, институты и филиалы вуза, став критически важной частью повседневного управления.

2022 год - руководство университета приступило к поиску решения, способного объединить соответствие законодательным стандартам и заинтересованность управленческого аппарата в развитии СЭД.

2024 год  - в результате анализа рынка выбор был сделан в пользу СЭД Directum RX — современной российской no-code платформы, сочетающей высокий уровень безопасности, масштабируемость и гибкость настройки бизнес-процессов.

Между СТАРКОВ Групп и УрФУ велись переговоры и прорабатывался план проекта, что позволило заложило прочную основу для старта проекта в феврале 2024 года по переходу на СЭД Directum RX и миграции всех данных.

Выбор компании СТАРКОВ Групп в качестве исполнителя проекта носил стратегический характер и был обусловлен преемственностью ключевых компетенций: ключевые специалисты компании принимали участие во внедрении СЭД на базе Directum в УрФУ. Полученный опыт внедрения стал залогом достижения всех поставленных целей проекта.

Цели проекта 2024–2025 гг.

1. Сохранить прозрачность и доступность документооборота для пользователей СЭД с учетом иерархии управления.
2. Выполнить требования законодательства Российской Федерации по импортозамещению и информационной безопасности.
3. Повысить эффективность и отказоустойчивость системы электронного документооборота (СЭД).
4. Расширить круг пользователей СЭД.
5. Обеспечить удобство использования веб-версии.
6. Оптимизировать существующие маршруты и справочники.
7. Обеспечить наличие базовой аналитики по исполнению документов.

Для достижения целей требовалось решить следующие задачи:

1. Подготовить ИТ- инфраструктуру для перехода на СЭД Directum RX.
2. Настроить окружение ИС с учетом требований по информационной безопасности.
3. Согласовать план перехода с рабочей группой.
4. Проанализировать текущие маршруты для максимального сохранения ценной функциональности СЭД.
5. Адаптировать бизнес-процессы, интеграционные обмены с  корпоративными сервисы под no-code.
6. Выполнить перенос всех данных без потерь с сохранением всей истории работы из системы Directum 5.6.1  в СЭД Directum RX (версия 4.10).
7. Организовать обучение технических специалистов Дирекции ИТ.
8. Организовать тестирование с более чем 50 работниками университета, являющимися представителями владельцев ключевых процессов.
9. Разработать механизм “сквозных” процессов между Directum 5.6.1 и СЭД Directum RX (версия 4.10), для обеспечения бесшовного согласования документов в период перехода и сокращения срока работы пользователей в нескольких системах.
10. Обеспечить непрерывность работы всех подразделений вуза без остановки административной деятельности в период перехода.

Как было – как стало: реализация

Предыстория. Внедрение классической СЭД на Directum (2012–2015)

Первый проект внедрения стартовал в 2012 году при поддержке генерального партнёра Directum. Были автоматизированы:

• входящая/исходящая корреспонденция;
• закупки;
• приказы и распоряжения;
• договорной процесс;
• контроль исполнения решений совещаний.

В 2014 году получено подтверждение соответствия системы требованиям заказчика и выявлен потенциал для развития.

В 2015 году выполнен переход на Directum 5.0 с веб- и мобильным доступом, параллельным согласованием документов и расширенной интеграцией.

К 2017 году СЭД использовали свыше 1650 сотрудников, система стала критически важной ИТ-инфраструктурой университета.

Переход на Directum RX и миграция данных (2024–2025)

В феврале 2024 года стартовал новый этап — масштабная миграция на Directum RX с одновременным переводом процессов в no-code среду.

В ходе анализа и проектирования все типовые маршруты были структурированы по 8 блокам:

1. «Классическое» делопроизводство: входящая и исходящая корреспонденция, распоряжения, приказы, служебные записки.
2. «Внутреннее» делопроизводство: процессы, связанные с внутренними услугами (например, заявками на питание, транспорт, информационные ресурсы).
3. Закупки: управление заявками и заданиями на закупки, формирование планов закупок.
4. Договоры: ведение договорной документации.
5. Совещания: оформление протоколов совещаний и документации координационного совета.
6. Образовательный блок: процессы, касающиеся преподавательской деятельности и образовательной сферы (например, справки студентов, приказы на практику, согласование рабочих программ модулей и др.).
7. Технический блок: заявки на бронирование мультимедиа аудиторий.
8. Научный блок: приказы на проведение научных мероприятий.

По итогам анализа и проектирования настроены 30+ ключевых вариантов процессов в no-code, из них 11 интегрированы с корпоративными системами университета.

Определение ключевых маршрутов и их структурирование совместно со специалистами  заказчика позволило взглянуть по-новому на процессы документооборота и исключить те, что за время работы в системе утратили актуальность.

Основные новации

1. Этапность согласования: большинство вариантов процессов согласования построено на согласовании в рамках отдельных подзадач, которые содержат в себе отдельные блоки проверки помощником и расширяют возможности доработки.

Схема этапа в рамках подзадачи

Построение процесса через подзадачи позволяет инициатору включать дополнительных согласующих на текущий этап, указывать порядок согласование через нумерацию этапов, а также задавать индивидуальные сроки согласования для каждого согласующего. Такой порядок согласования учитывает специфику любого документа, направляемого на согласование, и затрагивает только тех согласующих, которые действительно должны принимать участие в согласовании и исполнении документа.

Карточка задачи на согласование по процессу

Также реализована возможность добавления согласующих после старта согласования - инициатор маршрута имеет возможность добавления или удаления согласующих, если этап согласования еще не находится в работе. Данный функционал доступен инициатору из карточки запущенной задачи и при поступлении задания на доработку:

Диалоговое окно добавления согласующего из задачи

2. Справочник «Списки согласующих»: справочник позволяет централизованно хранить типовые составы согласующих для вариантов процессов с настройкой параметров для каждого участника — порядковый номер этапа и срок согласования. При создании задачи пользователю достаточно выбрать нужный список из справочника: система автоматически заполнить табличную часть задачи всеми необходимыми данными. Это полностью исключает ручное формирование состава согласующих и позволяет отправить документ на согласование в один клик.

Работа со списками согласующих из карточки задачи

При необходимости, в системе можно задать общие списки согласующих, которые будут доступны всем пользователям СЭД или определенной группе пользователей.

3. Функциональный блок “Передача в работу подчиненному”. Позволяет изолировать служебную переписку с подчиненным в рамках единого процесса согласования или исполнения документа.

Руководитель инициирует функционал через действие “Передать в работу подчиненному” в карточке задания, сформированного в ходе согласования или исполнения документа.

Действие “Передать в работу подчиненному” в задании на согласование

После передачи подчиненному тема его исходного задания автоматически обновляется на “Передано в работу [ФИО подчиненного]”, а подчиненный получает индивидуальное задание на выполнение соответствующих действий.

После завершения работы подчиненный выполняет свое задание, а Руководитель получает задание на приемку. После приемки работ подчиненного задание завершается и автоматически открывается исходное задания руководителя, в области текста которого автоматически дублируется комментарий подчиненного из его задания.

Этот механизм позволяет удобно перенести результаты работы подчинённого в контекст исходного задания, при необходимости, скорректировать их и завершить выполнение — все в рамках единого рабочего процесса, не нарушая целостности основного маршрута. Также вся переписка с подчиненным доступна руководителю в разработанном отчете «Индивидуальный лист согласования». Данный отчет позволяет видеть весь ход согласования с учетом комментариев как основных согласующих, так и подчиненных.

Форма индивидуального листа согласования

4. Для сокращения времени работы пользователей в двух системах разработан механизм “сквозных процессов”.

Сквозной процесс – это маршрут документа, который инициируется в СЭД Directum 5 и завершается в СЭД Directum RX.

Стартованный документ отправляется на согласование по соответствующему маршруту в СЭД Directum 5 и по окончанию всех этапов согласования документа система автоматически направляет уведомление о передаче процесса в Directum RX.

Старт сквозного процесса в СЭД Directum 5

После переноса процесса в СЭД Directum RX по документу формируется задание в зависимости от необходимого порядка обработки документа.

Листы согласования по документам, созданным и обработанным в рамках сквозных процессов, размещаются на вкладке “Связи” в карточке документа в СЭД Directum RX.

Формирование листа согласования по сквозному процессу в СЭД Directum RX

Сквозные процессы обеспечивают полную прозрачность согласования, сокращают время работы пользователей в нескольких системах и реализуют возможность получения необходимой отчетной информации о согласовании документа без дополнительного обращения к СЭД Directum 5. Данный подход позволил пользователям плавно завершить длительное согласование документов, для которых перенос согласования в новую СЭД являлся критичным, и продолжать работу в Directum RX.

5. Общий план закупок: возможность выгрузки параметров позиций по установленному формату для загрузки на площадку Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС).

Карточка общего плана закупок

Общий план закупок — это центральный документ, объединяющий и систематизирующий все планируемые закупки организации для последующего размещения в ЕИС.

Генерация отчетов для ЕИС осуществляется в строго установленном формате и включает все требуемые реквизиты (ОКВЭД/ОКПД/ОКЕИ, признаки СМП, причины изменений, статусы и др.).

Основные разработанные функции общего плана закупок:

• Автоматическое формирование позиций на основе утвержденных планов закупок подразделений.
• Агрегация ключевых показателей: совокупный объем закупок, сумма и доля закупок у субъектов малого предпринимательства, исключения из закупки.
• Гибкое управление позициями: объединение, копирование, перенос (в т.ч. только долгосрочных), массовое назначение способа закупки.

Реализованный функционал превращает трудоемкий и уязвимый к ошибкам процесс в автоматизированный и прозрачный.

Отдельно хотелось бы выделить разработанный с нуля и созданный в системе новый справочник Позиции, необходимый для работы с документами вида Общий план закупок.

Карточка справочника Позиции

Справочник позиции осуществляет централизованное хранение и полный набор данных по каждой закупочной позиции. Карточка каждой позиции содержит значительное количество реквизитов — от базовых характеристик до параметров, напрямую влияющих на бизнес-логику формирования закупок.  При изменении ключевых параметров система автоматически пересчитывает связанные данные и корректирует бизнес-обработку плана закупок. Такая архитектура делает справочник позиций одной из ключевых доработок в развитии закупочной деятельности университета, обеспечивая высокий уровень автоматизации и минимизируя риски ошибок при планировании.

В системе для связки документа вида “Общий план закупок” и записей справочника “Позиции” был  разработан отчет, включающий в себя более 20 автоматически заполняемых параметров на основе каждой позиции.

Формируемый отчет в Directim RX полностью соответствует требованиям платформы ЕИС - пользователь по одному клику может выгрузить из СЭД общий или частичный отчет для загрузки на Портал ЕИС в соответствии с заданными параметрами выгрузки.

При переходе с СЭД Directum 5 на Directum RX для работы с закупками требовалось найти способы для осуществления переноса информации и бизнес-логики закупочных процедур:

6. Добавление и обновление планов закупок на платформе ЕИС. Кроме загрузки общего плана на платформу ЕИС, была разработана механика обработки внешнего файла из ЕИС в Directim RX.

Ранее при работе с системой Directum 5 загрузка отчета в ЕИС сопровождалась длительным и трудоемким процессов сопоставления каждой строки и внесением изменений в отчет. После внесения изменений позиции соотносились с аналогичными позициями в системе.

В Directum RX реализовано автоматическое соотнесение позиций: при загрузке файла, полученного из ЕИС система по ключевым полям распознает изменения в отчете и самостоятельно устанавливает связь между строкой отчета и позицией плана закупок.

Диалоговое окно загрузки файла из ЕИС

Для ситуаций, когда автоматическое сопоставление невозможно, реализован механизм формирования диагностического отчета. Он содержит описание причины сбоя, а также перечень потенциально подходящих и неподходящих позиций, что значительно упрощает ручную корректировку и минимизирует время на обработку данных.

7. Для снижения нагрузки обработки исторических данных был разработан уникальный механизм массовой обработки сущностей.

Обработчик сущностей представляет собой универсальный шаблон для массовой обработки сущностей в Directum RX и предназначенный для работы с “промышленными” объемами данных (десятки и сотни тысяч записей). Он позволяет автоматизировать повторяющиеся задачи, такие как заполнение реквизитов, назначение прав, синхронизация данных после миграции и другие операции, требующие обработки большого количества объектов.

Шаблон настройки параметров массовой обработки сущностей

Обработчик предоставляет удобный веб-интерфейс для настройки параметров (число потоков, размер пакетов, лимиты повторов и др.), отслеживания прогресса и анализа ошибок с привязкой к конкретным объектам. Это делает процесс прозрачным и управляемым даже для нетехнических пользователей.

В результате время разработки нового сценария сокращается с 1–2 дней до 2–3 часов, а надёжность и предсказуемость выполнения значительно повышаются.

Миграция данных

Для осуществления переноса данных разработан индивидуальный мигратор для переноса исторических объектов системы. Мигратор выполняет перенос объектов из одной системы (Directum 5.6) в другую (DirectumRX 4.10), а именно:

• организационная структура;
• записи справочников;
• типы документов;
• тела документов;
• задачи, задания.

Перед запуском боевой миграции на продуктивном контуре было проведено несколько итераций тестовых миграций — как на внутреннем тестовом контуре исполнителя, так и на тестовом и продуктивном контурах заказчика. Целью этих прогонов стала оценка реального времени выполнения миграции. Полученные данные легли в основу расчета трудозатрат на подготовительные работы и настройку СЭД, необходимые для успешного ввода системы в опытно-промышленную эксплуатацию (ОПЭ).

В ходе перевода системы в опытную эксплуатацию мигрировано свыше 5 млн объектов системы, продолжительность миграции данных составила 51 час (с учетом переноса тел документов).

В ходе миграции в СЭД Directum RX был успешно перенесен полный объем документов и задач. Незначительная погрешность в количестве задач обусловлена безостановочной работой сервиса сеансов в Directum 5: в период запуска мигратора пользователи продолжали создавать новые задачи, которые не были включены в перенос.

Для оценки качества миграции силами исполнителя был разработан план работ и чек-лист миграции данных, который позволяет оценить качество миграции любого объекта системы и максимально детально зафиксировать результаты миграции с минимальными трудозатратами.

Конвертация Directum RX с версии 4.10 на 25.2

Конвертация СЭД Уральского федерального университета на версию 25.2 не только обеспечила стабильность и увеличение производительности работы системы, но и открыла доступ к расширенным возможностям платформы Directum RX. Расширенные возможности функционала no-code позволят функциональным специалистам заказчика оперативно и самостоятельно адаптировать процессы под изменяющиеся требования без глубокого вмешательства в код, значительно сокращая сроки внедрения изменений.

Кроме того, переход на актуальную версию стал стратегической основой для дальнейшего развития системы в направлении применения искусственного интеллекта. Таким образом, завершенная конвертация — это не просто техническое обновление, а ключевой шаг к трансформации СЭД в интеллектуальную, гибкую и самообучающуюся экосистему управления документами и процессами.

Еще цифры о проекте

• > 1000 подразделений университета охвачены автоматизацией по проекту
• > 2300 пользователей СЭД 
• 11 топ-менеджеров работают в системе
• > 5 млн объектов системы перенесены из Directum 5
• > 1000 документов создается в системе за месяц

Трудности и успехи

Не по сценарию: как мы справлялись со сложностями, о существовании которых узнали только в бою

Масштаб и уникальность

Охват проекта — весь университет, включая филиалы и десятки подразделений. Проект УрФУ стал одним из ярких примеров «полной» миграции данных с сохранением всей исторической базы без остановки текущей административной деятельности.

Особую ценность представляет глубина миграции и реализация инструментов для значительного сокращения перехода на полноценную работу в одной системе: пользователи получили возможность работать с историческими и новыми документами в ”одном окне”, без необходимости обращения к архиву или параллельному использованию двух систем.

Ещё одной уникальной чертой проекта стало гибкое проектирование бизнес-процессов: ключевые регламенты университета (от приказов ректора до заявок на транспорт) были адаптированы под no-code среду Directum RX с минимальным применением low-кода, что обеспечило как стабильность, так и возможность дальнейшего самостоятельного развития системы силами ИТ-департамента УрФУ.

Неочевидные эффекты

Помимо прямых результатов — повышения отказоустойчивости, соответствия требованиям импортозамещения и удобства веб-интерфейса — проект принес ряд непрямых, но стратегически важных эффектов, которые изначально не были заявлены как цели, но оказали значительное влияние на цифровую зрелость университета:

Формирование культуры цифрового управления: переход на no-code платформу позволил не просто автоматизировать процессы, но и изменить подход к их проектированию — теперь сотрудники подразделений активно участвуют в обсуждении и доработке маршрутов, видя в СЭД инструмент гибкого управления, а не просто “электронную папку”.

Снижение зависимости от внешних подрядчиков: благодаря обучению и передаче компетенций ИТ-департаменту УрФУ, университет получил возможность самостоятельно вносить изменения в процессы, адаптируя систему под меняющиеся внутренние регламенты без привлечения сторонних специалистов.

Ускорение адаптации новых сотрудников: единый интерфейс, прозрачные маршруты, обновленные обучающие материалы и встроенные подсказки в СЭД сократили время адаптации новых работников к работе в СЭД.

Стимулирование взаимодействия между структурными подразделениями: в ходе проектирования потребовалась детальная проработка ролей и зон ответственности, что способствовало выявлению “серых зон” в регламентах и увеличило интенсивность коммуникаций между подразделениями университета.

Создание основы для внедрения ИИ: чистая, структурированная и полная база данных, перенесенная в современную архитектуру, открывает возможности для будущего использования инструментов искусственного интеллект.

Эти эффекты демонстрируют, что проект стал не просто необходимой технической модернизацией, а “катализатором” трансформации управленческой культуры в университете.

Планы по развитию СЭД

• Расширение мобильного функционала (SOLO);
• Новые решения (Agile);
• Ввод новых учебных процессов в СЭД;
• Применение ИИ в СЭД Directum RX;
• Внедрение HR-Pro;
• Конфиденциальный документооборот;
• ЭДО;
• Увеличение клиентских лицензий (до 750 пользователей).

О команде внедрения СТАРКОВ Групп

Проект внедрения в Уральском федеральном университете вырос в долгосрочное, стратегическое партнерство, уходящее корнями в многолетнюю историю совместной работы. Команда СТАРКОВ Групп на всем протяжении работы демонстрировала высокие стандарты качества работы, глубокое понимание специфики университетской среды и готовность быстро реагировать на меняющиеся вызовы и приоритеты заказчика.

Весь путь, начиная с внедрения Directum 5 до перехода на Directum RX, стал возможен благодаря взаимному доверию, готовности к открытому диалогу с обеих сторон и совместному стремлению не просто внедрить систему, а создать развивающуюся экосистему управления знаниями и процессами.

Команда СТАРКОВ Групп работает всерьез и надолго, и именно это отношение лежит в основе многолетнего доверия к нам не только как к исполнителям, но и как к партнерам, с которыми можно строить будущее.

Реализация и успешное завершение такого важного этапа стала возможной благодаря огромной работе десятка специалистов, чья экспертиза и преданность делу позволили реализовать проект и заложить прочный фундамент для будущего развития СЭД.