Как в ПАО «ЦМТ» убрали бумажное согласование входящих счетов, сохранив контроль за финансовыми аналитиками в 1С Управлении договорами

Бизнес-задача

До внедрения нового решения в ПАО «ЦМТ» входящие счета фактически проходили два параллельных маршрута: бумажный и электронный.

С одной стороны, бумажные экземпляры передавались между согласующими, на конечное подписание и на оплату в бухгалтерию вручную. Это делало процесс зависимым от физического перемещения документов, времени приёма сотрудников и ручного контроля статусов. С другой стороны, тот же счёт параллельно заводился в 1С УД («Управление договорами»), где заполнялись ключевые аналитики, запускался процесс согласования и автоматически выполнялся контроль лимитов.

На этапе обследования стало понятно, что отказаться от 1С УД невозможно: на неё завязаны управленческие отчёты, выгрузка в КХД и действующая логика бюджетного контроля. Переносить в Directum RX всю связанную с этим аналитику, механизмы согласования и контроль лимитов было бы слишком дорого и нецелесообразно. Поэтому задача формулировалась не как «заменить одну систему другой», а как убрать из процесса всё лишнее для пользователя, сохранив при этом необходимую бизнесу учётную и контрольную логику.

Нужно было решить сразу несколько проблем:

• перевести бумажное согласование в полностью электронный вид;
• сохранить отражение статусов согласования и контроль лимитов в 1С УД;
• обеспечить работу с несколькими «Заказами поставщику» по одному счёту;
• поддержать частичную оплату счёта;
• сделать прозрачными связи между документами в разных системах;
• автоматически завершать процесс после фактической оплаты;
• упростить ежедневную работу пользователей.

Идея решения

Мы сохранили 1С УД как систему, в которой продолжают жить отчёты, бюджетная аналитика и контроль лимитов, но для пользователя сделали Directum RX единым фронтом процесса.

Именно в Directum RX теперь:

• создаётся или поступает из СБИС входящий счёт;
• формируется заявка на оплату, поскольку по одному счёту допускается несколько оплат;
• запускается и проходит согласование;
• создаются и выполняются задания на согласование, подписание и оплату, в которых отображаются ключевые реквизиты документов и статус согласования;
• показывается информация о прохождении документа;
• контролируется факт оплаты.

При этом все действия, которые раньше требовали ручного ввода и перехода между системами, теперь выполняются автоматически:

• реквизиты счёта и статусы согласования передаются в 1С УД автоматически в ходе процесса;
• при необходимости создаются к счёту привязываются или создаются связанные «Заказы поставщику» из АСУЗ («Автоматизированной системы управления закупками»);
• в 1С УД передаются файлы связанных со счётом документов;
• после оплаты статус и сумма оплаты возвращаются из 1С Бухгалтерии в Directum RX;
• задача на оплату закрывается автоматически.

Таким образом, мы не ломали существующую учётную архитектуру, а сделали её незаметной для пользователя.

Как работает решение

1. Входящий счёт появляется в Directum RX

Счёт поступает в систему из СБИС либо создаётся вручную ответственным сотрудником. На его основании создаётся «Заявка на оплату», в которой при необходимости корректируются сумма оплаты и основание. После этого комплект документов — заявка на оплату, счёт и документ-основание — отправляется на согласование по типовому маршруту.

2. Пользователи согласуют счёт в одном интерфейсе

Бумажные экземпляры документов больше не перемещаются между подразделениями. Пользователь работает в Directum RX и видит в задаче ключевые реквизиты согласования без необходимости заходить в карточки документов.

Для задач по счетам выделена отдельная папка потока, чтобы с ними было удобнее работать.

3. Данные автоматически уходят в 1С УД

На основании «Заявки на оплату» из Directum RX автоматически создаётся документ «Входящий счёт» в 1С УД. Перед выгрузкой выполняется проверка на дубликаты, а далее счёт в 1С УД двигается синхронно с маршрутом в Directum RX. Пользователю не нужно повторно заносить данные, менять статусы или контролировать этапы вручную.

4. Поддерживаются связи с АСУЗ

Если счёт связан с закупкой ТМЦ, в процесс включается АСУЗ. На один счёт может приходиться несколько «Заказов поставщику», поэтому в решении предусмотрена выгрузка нескольких заказов в один счёт и контроль суммы заказов по счёту. Это делает решение пригодным для реальных закупок, а не только для простых сценариев.

5. Сохраняется контроль лимитов и обязательных аналитик

Мы сознательно оставили эти проверки в 1С УД, где они уже встроены в существующий контур. При этом для пользователя они стали частью единого процесса: счёт нельзя продвинуть дальше, пока не заполнены обязательные поля и не пройдены необходимые проверки.

Полная схема процесса

6.  Факт оплаты возвращается обратно в Directum RX

Мы реализовали автоматическое получение из 1С Бухгалтерии суммы оплаты, статуса оплаты и номера платёжного поручения. После этого задача на оплату в Directum RX по одной из веток процесса закрывается автоматически. Во второй ветке требуется подтверждение ответственного сотрудника, но и ему для упрощения работы в задании показывается статус заявки.

7. Пользователь получает напоминания, если счёт не оплачен

Если заявка зависает, система автоматически напоминает об этом инициатору задачи каждые три дня. Это не только повышает дисциплину оплаты, но и уменьшает число забытых счетов: теперь не нужно ждать гневных писем от клиента или вручную проверять платёжные документы — система сама возвращает инициатора к проблемной задаче.

Что именно было разработано

Для реализации решения были созданы и настроены как no-code, так и скриптовые блоки.

В рамках решения были разработаны:

1. выгрузка заявки на оплату в 1С УД (кнопка на панели действий + блок, low-code);
2. выгрузка файлов документов в 1С УД (блок, low-code);
3. выгрузка вложений в 1С Бухгалтерию (блок, low-code);
4. проведение документа в 1С УД (блок, low-code);
5. проверка заполнения полей в счёте 1С УД (блок, low-code);
6. проверка заказов поставщику (блок, low-code);
7. расчёт суммы оплаты по входящему счёту (блок, low-code);
8. регистрация документа в 1С УД (блок, low-code);
9. установка статуса документа в 1С УД (блок, low-code);
10. передача статуса оплаты обратно в Directum RX (блок, low-code);
11. перекрёстные переходы между Directum RX, 1С УД, 1С Бухгалтерией и АСУЗ (кнопки в панели действий, low-code);
12. два маршрута "по процессу" — с подписанием документа-основания и без — с no-code-проверкой правильности оформления документов в Directum RX и автоматическим уведомлением о неоплате счёта (no-code);
13. отдельная папка потока под заявки на оплату (low-code);
14. вывод ключевых реквизитов согласования прямо в задачу (low-code);
15. автоматическая подстановка в заявку суммы оплаты и номера платёжного поручения в рамках процесса (блок, low-code + no-code).

Дополнительно как развитие решения был реализован механизм изменения реквизитов контрагента: внесение новых банковских реквизитов и отметка их как основных синхронно в Directum и 1С. После обновления платформы до версии 25.3 команда сразу использовала новые возможности работы через диалоги, чтобы упростить создание реквизитов для пользователей.

Почему это решение удобно пользователям

Главный эффект решения в том, что процесс стал человекоориентированным.

Пользовательский результат выглядит так:

• больше не нужно носить бумажные счета по кабинетам;
• вся ключевая информация по согласованию видна прямо в задаче;
• можно быстро переходить между связанными документами разных систем;
• система сама напоминает о неоплаченных счетах;
• после оплаты в заявку автоматически возвращаются сумма и номер платёжного поручения;
• контроль реквизитов и обязательных полей встроен в маршрут;
• работа со счетами собрана в отдельном потоке.

Именно это делает решение не просто очередной оцифровкой процесса, а реальным ответом на повседневную боль пользователей.

Результаты

Решение введено в промышленную эксплуатацию 4 июля 2025 года.

29 сентября 2025 года вместе с запуском согласования закрывающих документов был запущен маршрут одновременного подписания акта/УПД и согласования заявки на оплату для документов, полученных из СБИС.

Измеримый эффект:

• срок прохождения заявки на оплату счёта сократился с 4,4 до 2,6 рабочего дня, то есть на 41%;
• только за ноябрь–декабрь 2025 года было исполнено 2657 заявок на оплату, то есть в среднем около 1300 заявок в месяц;
• полностью устранён двойной маршрут прохождения документов — электронное и бумажное согласование;
• улучшен контроль прохождения согласования и оплаты;
• снизилось количество «забытых» счетов благодаря автоматическим уведомлениям о неоплате.

Уникальность решения

Уникальность кейса в том, что мы не стали ломать существующий учётный контур ради красивой архитектуры и не стали переносить в Directum RX всё подряд. Мы сохранили в 1С УД те функции, которые действительно критичны для бизнеса — отчёты, бюджетную аналитику и контроль лимитов, — но полностью убрали для пользователей двойную работу и необходимость переключения между системами.

Получилось решение, в котором:

• Directum RX стал единым удобным интерфейсом для согласования и контроля;
• 1С УД сохранила свою сильную сторону как учётный и аналитический контур;
• 1С Бухгалтерия стала источником факта оплаты;
• АСУЗ осталась частью закупочного процесса;
• пользователь перестал быть «интеграционной прослойкой» между системами.

Это и есть настоящее решение бизнес-задачи: удобный и устойчивый процесс, который вписался в реальную архитектуру компании и дал измеримый эффект.

Решение используется в рамках проекта - ПАО «ЦМТ» силами трёх сотрудников перевело крупное предприятие на Directum RX