Месяц на цифровизацию — результат Областной станции переливания крови

Компания-заказчик

Государственное автономное учреждение здравоохранения Свердловской области “Областная станция переливания крови” (ГАУЗ СО “ОСПК”) - одна из крупнейших и наиболее технологически зрелых организаций Службы крови в России.

За почти вековую историю, начавшуюся в 1930 году с небольшого пункта заготовки крови с планом 100 литров в год, ОСПК прошла путь до современной медицинской организации, работающей по самым высоким стандартам качества. В сентябре 2025 года учреждение отметило свое 95-летие.

Сегодня ОСПК сочетает многолетний практический опыт с системным подходом к управлению процессами и качеством продукции. Ключевой факт: станция является одной из немногих организацией Службы крови в России, функционирующей в рамках сертифицированной системы менеджмента качества ISO 9001:2015, что предъявляет повышенные требования к прозрачности, контролю и воспроизводимости всех процессов.

Такой уровень ответственности и зрелости формирует высокие требования к информационным системам и управлению документами, делая цифровизацию неотъемлемой частью устойчивого развития организации.

Компания-исполнитель

“СТАРКОВ Групп” - российская IT-компания с глубокой экспертизой в цифровизации бизнес-процессов. Мы - генеральный партнер Directum, и последние годы помогаем крупнейшим промышленным предприятиям, банкам и госструктурам внедрять системы электронного документооборота, оптимизировать управление и переходить на современные технологии.

Основное направление нашей деятельности - внедрение ECM-решений. Мы осуществляем полный цикл внедрения: от методической поддержки и поставки ПО до адаптации под потребности заказчика, обучения пользователей и дальнейшего технического сопровождения.

Головной офис расположен в Екатеринбурге. Обособленные подразделения - в Ярославле, Волгограде и Вологде.

Уникальность кейса

Внедрение цифровых решений часто ассоциируется с высокими затратами, длительными проектами и сложными IT-задачами. Наш кейс доказывает – электронный документооборот и цифровизация управления - это не только про бизнес-гигантов, но и для небольших организаций, чья деятельность по своей важности сравнима с большими компаниями.

Предпосылки проекта

На момент начала проекта у Заказчика отсутствовали регламентированная система документооборота и контроль исполнения поручений руководства. Весь документооборот, все ключевые управленческие акты и действия проводились вне единой информационной среды, что создавало определенные риски для прозрачности и эффективности управления.

Как это было

Например, входящие и исходящие документы регистрировались на бумажном носителе, в журнале входящих/исходящих документов, а на исполнение просто пересылались по электронной почте или передавались в бумажном виде под подпись. Распоряжения и поручения руководства фиксировались на бумаге, в виде служебных записок или протоколов совещаний – часть передавалась устно, при личных встречах; часть отправлялась в мессенджерах, где быстро терялись в ленте; наконец, последняя, наиболее формализованная часть, передавалась по корпоративной почте, но и там не было стандартизации, шаблонов или меток приоритета.

Не было единой точки входа для исполнителей: сотрудник мог получить одно и то же поручение от руководителя в различных каналах без понимания, какое поручение актуально. У руководства же отсутствовала возможность отследить – кто, когда и в каком статусе выполняет задачу, в каком статусе находится исполнение и каков его срок.

Решение

Руководитель организации, главный врач Соловей Максим Анатольевич, принял решение о внедрении СЭД Directum RX в режиме “по анкете заказчика”. Это позволило настроить систему под реальные процессы, а не под шаблонные операции.

Также важно отметить, что особое внимание было уделено гибкости управления: впервые в практике учреждения были введены Agile-доски – инструмент, позволяющий сотрудникам визуализировать задачи, оперативно реагировать на изменения и работать в едином цифровом пространстве. Это решение отражает современный, человеко-ориентированный подход к управлению, где технологии служат не бюрократии, а облегчению жизни людей и улучшению результатов их деятельности.

Ключевые потребности

На старте были четко сформулированы требования, без которых невозможно обеспечить юридическую значимость и контроль:

• возможность использования электронной подписи - в том числе квалифицированной (КЭП), в соответствии с 63-ФЗ и требованиями контрагентов;
• возможность выгрузки документов, подписанных электронной подписью, в архив - юридически значимых пакетов, готовых к передаче в бухгалтерию, архив или контрольные органы;
• стандартизированное согласование в установленной последовательности, по заданным маршрутам.

Дополнительным аргументом в пользу Directum RX стало то, что руководитель уже успешно использовал Directum на предыдущем месте работы - знал его надёжность, простоту сопровождения и соответствие российским реалиям. При этом Directum RX позволил стартовать с минимальной конфигурацией (Lite-режим), не переплачивая за ненужные модули, и масштабироваться по мере роста.

Цели и задачи проекта

Главная цель: обеспечить базовую цифровую управляемость документооборота и контроль исполнительской дисциплины для небольшого числа пользователей, в минимальные сроки, с небольшим бюджетом и ресурсами, создав “точку роста” для дальнейшей трансформации: без крупных инвестиций в инфраструктуру, штат или длительные циклы внедрения.

Ключевая установка: не было задачи “внедрить идеальную СЭД”. Была необходимость запустить работающий “островок цифрового управления”, который быстро докажет свою ценность и станет основой для развития.

Рамки проекта

Несмотря на ограниченность бюджета, все необходимые для полноценного функционирования системы работы были выполнены в полном объёме:

• установлена и настроена стандартная, “коробочная” система по анкете Заказчика;
• настроены нужные виды документов и процессов по пожеланиям Заказчика (например, реализована работа с договорами и заявками на базе исходящего письма);
• проведено обучение рабочей группы, которая должна будет передать свои знания остальным сотрудникам.

Временные рамки проекта: 1 календарный месяц.

Результат: электронный архив, контроль исполнительской дисциплины, совместная работа

Итогом внедрения СЭД стало создание электронного архива документов и построение единых, прозрачных и контролируемых процессов документооборота - от рождения документа до его архивации:

• создание и учет (из файла, шаблона, сканера);
• регистрация всех типов — входящих, исходящих, внутренних;
• формирование и исполнение поручений;
• согласование, утверждение, подписание;
• надёжная доставка адресату;
• мгновенный поиск и аналитика по запросу.

Главное: документ перестал “теряться в ленте” - он теперь в системе, в сроке, под контролем.

Организации теперь доступны контрольные функции:

• контроль исполнительской дисциплины при работе с поручениями по документам в СЭД;
• контроль ознакомления с документами;
• получение необходимых отчётов по работе с поручениями, документами и стандартных форм.

Для совместной работы используются Agile-доски:

• группировка и распределение задач по приоритету;
• назначение ответственных за исполнение работ;
• сбор и хранение полезной для выполнения задач информации;
• отслеживание текущего состояния работ.

Преимущества предложенного варианта внедрения

1. Готовая система «под ключ» на оборудовании Заказчика — основа экономии.

Суть: разворачивание и настройка системы на серверах Заказчика или в его инфраструктуре. Это исключает абонентскую плату за облачные сервисы и дает полный контроль над данными.

Выгода: значительное снижение постоянных операционных расходов. Инвестиция делается один раз.

2. Быстрая адаптация под компанию Заказчика – минимум аналитики.

Исключаем долгий и дорогостоящий цикл анализа. Вся необходимая информация собирается через структурированную анкету. На ее основе настраиваем структуру компании, роли сотрудников и базовые процессы в системе, сразу закладывая специфику Заказчика (виды документов, маршруты согласования).

Важное уточнение: при таком подходе качество работы процессов зависит только от того, насколько корректно и добросовестно Заказчик подготовил данные.

3. Фокус на ключевых пользователях — скорость и точность.

Внедрение ведется через точечное взаимодействие с ключевыми специалистами из отделов: бухгалтерия, отдел продаж/закупок, юристы.

Такой подход позволяет:

• мгновенно получать обратную связь,
• точнее настраивать процессы,
• минимизировать время на согласования, избегая бюрократизации.

4. Обучение «точечно» и на практике.

Демонстрация готового функционала проходит в эффективном формате интерактивного вебинара для ключевой группы пользователей. Мы не читаем лекции, а демонстрируем функционал на примере процессов, настроенных под конкретную компанию. Это обеспечивает быстрое понимание и готовность к работе.

Главные итоги проекта

Экономия времени: сокращение сроков внедрения за счет четкой методологии (анкета, фокус на ключевых пользователях, готовое решение).

Экономия средств: отсутствие абонентской платы + оптимизация внутренних затрат на согласование и обработку бумажных документов с первого дня.

Результат: Заказчик получает полностью рабочую, адаптированную систему ЭДО в сжатые сроки и с прогнозируемым, минимальным бюджетом. Это не проект “на будущее”, а инструмент для экономии здесь и сейчас.

Ключевые выводы

За 4 недели, минимальной командой и в рамках запланированного бюджета - без переработок, “ночных забегов” и внештатных затрат - удалось не просто внедрить СЭД и Agile-доски, а заложить основу новой управленческой культуры: прозрачной, подконтрольной и ориентированной на результат.

Этот кейс доказывает: цифровая зрелость - не про миллионы и штаты консультантов.

Она начинается с выбора надежного партнера, четкого решения, грамотного старта - и веры в то, что даже малой командой можно сделать большое дело.

Составы команд

От Заказчика

Проект реализовывался минимально жизнеспособной командой в условиях ограниченных ресурсов: специалист по техническим вопросам и секретарь по организационным вопросам, при необходимости «подключали» отдел закупок для понимания особенностей процесса

• Соловей Максим Анатольевич – Главный врач – руководитель проекта
• Яковлев Олег Юрьевич – Начальник отдела компьютерных технологий
• Ситникова Екатерина Александровна – Секретарь главного врача

От Исполнителя

Занятость исполнителей по итогу проекта распределилась следующим образом (в % затраченного времени)

• Белякова Анна – Руководитель проекта (11%)
• Наймушин Алексей – Консультант\Аналитик (58%)
• Смирнов Анатолий – Системный инженер (31%)