В 3 раза быстрее и в 4 раза больше: цифровизация документооборота в эколого-туристическом центре

О компании

Эколого-туристический Центр в "Парковом" работает в сфере гостиничного бизнеса в Ялте, компания растет и постоянно развивается.

Предыстория проекта

В 2020 году, когда я пришел в компанию, весь документооборот велся на бумаге. Это приводило к следующим проблемам:

• длительное согласование документов: сотрудникам приходилось ходить из кабинета в кабинет, собирать живые подписи;
• очереди на подпись перед кабинетами руководителей из‑за большого потока документов;
• сложности с поиском согласованных договоров в архиве: помещение напоминало шахту с полками, на которых стояли папки разных цветов.

Руководство компании приняло решение цифровизировать документооборот: входящую, исходящую, внутреннюю документацию, договоры. Было несколько попыток, но все — неудачные.

1. Приобрели легкую, простую, очень бюджетную отечественную систему с привлекательным интерфейсом. Она разрабатывалась двумя программистами, потом перестала развиваться и в итоге мы от нее отказались.
2. Внедрили дорогую систему, входящую на тот момент в топ-5. Но у нее оказались очень высокие затраты на обслуживание, они были равны квартальному бюджету компании. От ее использования мы тоже отказались.

Я на тот момент по своей предыдущей деятельности был знаком с продуктами компании Directum. Озвучил ее преимущества руководству, и директор одобрил выбор. Главные критерии:

• современный и эргономичный интерфейс;
• возможность «закрыть» несколько задач единой цифровой платформой;
• адаптация под нужды предприятия без привлечения разработчика, с помощью настройки без кода;
• простота освоения для конечных пользователей (не только IT‑специалистов);
• экономичность в эксплуатации.

Цели и задачи

Предстояло не только автоматизировать документооборот и связанные с ним процессы, но и учесть особенности договорной работы компании:

• разные виды договоров (услуги, агентские, бронирование, процентное вознаграждение и т. д.) требуют разных маршрутов согласования;
• участие разных юристов: иногда согласование идёт через юридический отдел, иногда — через юриста конкретного подразделения (например, снабжения);
• необходимость кастомизации маршрутов: указание конкретных лиц или должностей вместо общих отделов.

Ход проекта

Внедрение системы проходило поэтапно — от простых процессов к сложным. Такой подход помог минимизировать риски, обучить сотрудников и добиться устойчивого результата.

Этап 1. Подготовка и запуск процесса оформления, согласования и подписания служебных записок

На этом этапе мы планировали познакомить сотрудников с интерфейсом системы, отработать вживую операции по созданию, отправке по маршруту и согласованию документов, выявить узкие места в интерфейсе и самой системе, обучить ИТ-специалистов и ключевых пользователей.

Что сделали за 3 месяца

1. Настроили шаблон служебной записки в системе.
2. Определили маршрут согласования (инициатор → начальник отдела → ответственный за архив).
3. Обучили 15 ключевых сотрудников (руководители подразделений и их заместители).
4. Запустили «пилот»: обработали 50 служебных записок в тестовом режиме.
5. Собрали обратную связь и скорректировали настройки.
6. Официально запустили электронный документооборот в части служебных записок на всем предприятии.

Этап 2. Перевод в цифру договорной работы

Прежде всего договорные процессы нужно было формализовать. Для этого провели интервью с участниками согласования, проанализировали устаревшие регламенты, составили блок-схемы для каждого типа договора. Это ускорило работы по внедрению – от начала настройки первого договора до полноценного запуска всех типов прошло менее 3 месяцев.

Настройка первого договора:

• создание шаблона в системе;
• определение ролей согласующих (в т. ч. указание конкретных лиц вместо отделов);
• настройка параллельного согласования с финансовым директором, бухгалтером, службой безопасности;
• тестирование маршрута на 5 реальных договорах.

Масштабирование:

• копирование настроек первого договора;
• корректировка маршрутов и полей под специфику других типов договоров;
• обучение юристов и ответственных за договоры (всего 30 человек).

Запуск всех типов договоров

• 8 типов;
• взаимодействуют около 190 сотрудников.

Этап 3. Автоматизация создания и обработки заявок на закупку

На этом этапе предстоя решить проблему предыдущего подхода — тогда пытались автоматизировать весь процесс закупки сразу (от составления заявки до оприходования на складе). Попытка не удалась из-за сложности работы по этому процессу в системе и саботажа сотрудников.

Проблему решили благодаря декомпозиции на этапы:

• согласование заявки;
• выбор поставщика;
• оформление договора;
• оплата и оприходование.

Этап 4. Цифровизация тендерной деятельности (текущий этап)

Это процесс сейчас в работе — идет разработка маршрутов согласования. Предстоит настроить шаблоны тендерной документации, определить критерии выбора поставщиков, настроить интеграцию с внешними площадками для проведения тендеров и обучить сотрудников.

В результате внедрения выбор поставщиков станет автоматическим, снизятся риски ошибок, усилится противокоррупционная составляющая, а тендерные закупки будут проходит прозрачнее и быстрее.

Результаты

1. Скорость согласования документов увеличилась минимум в 3 раза.
2. Прозрачность процессов выросла в разы (поиск документа теперь занимает секунды вместо часов).
3. Рост производительности труда за счёт сокращения рутинных операций.
4. Увеличение объёма обрабатываемых договоров в 4 раза при сокращении времени на согласование.
5. Экономия времени сотрудников: инициаторы больше не тратят часы на хождение по кабинетам — высвободившееся время можно направить на основную работу.
6. Инициатива сотрудников: сотрудники теперь сами предлагают новые процессы для перевода в цифру.

Планы по развитию проекта

1. Автоматизация приказов.
2. Внедрение мобильного доступа к системе.
3. Оптимизация интерфейса для разных групп пользователей.