HR 2.0: Масштабный проект цифровизации кадровых процессов, помогающий трансформации крупного инфраструктурного холдинга “Нацпроектстрой”

ГК «Нацпроектстрой» — ведущий российский строительный холдинг, выполняющий все виды работ «под ключ».

Предприятия ГК НПС проектируют, строят и обслуживают объекты автодорожной, железнодорожной, энергетической и портовой инфраструктуры. Инженерные компетенции, производственная база и технологический уровень компании позволяют выполнять полный спектр работ и услуг на высоком уровне, поэтому и к управлению персоналом предъявляются особые требования.

Число сотрудников холдинга превышает 100 000 человек.

Предпосылки запуска проекта

До запуска проекта мы столкнулись с классическими вызовами проекта трансформации:

• Отсутствие единой ИТ‑платформы
  • В Холдинге не было ИТ‑платформы для перевода кадрового администрирования в электронный формат
  • Отсутствовала возможность электронного обмена кадровыми документами между работниками и работодателем
• Высокие временные затраты на обработку документов
  • Ручная подготовка и доставка документов требуют значительных временных затрат для всех участников процесса: работников, руководителей, кадровой службы, бухгалтеров
  • Внедрение централизованной системы сокращает ручную обработку документов
  • Освободившиеся ресурсы можно перераспределить на стратегические задачи
• Рост требований законодательства
  • Законодательные требования к кадровому учёту постоянно повышаются - это увеличивает трудоёмкость процессов
  • Электронная система ускоряет обработку кадровых документов
  • Кадровые специалисты смогут сосредоточиться на более важных задачах, не привлекая дополнительные ресурсы для соблюдения жёстких сроков
• Зависимость процессов от внешних и внутренних факторов.

Текущие риски, вызванные не оптимальными бизнес-процессами:

• занятость сотрудников
• потеря документов
• форс‑мажорные ситуации
• удалённость обособленных подразделений и производственных площадок

Цифровизация процессов снижает влияние этих факторов. 

• Ошибки при ручном вводе данных: ручной ввод данных приводит к ошибкам, на исправление которых тратятся время и ресурсы
  • Автоматизация сокращает количество ошибок и затраты на их устранение
  • Точный учёт кадровых данных снижает риск нарушений и связанных с ними штрафов
• Разрозненность кадровых процессов в Холдинге: кадровые процессы реализуются по‑разному в разных компаниях
  • Цифровизация позволяет унифицировать процессы на базе единой ИТ‑платформы
• Нарушения в управляемости и аналитике: необходима цифровизация для повышения управляемости кадровыми процессами на уровне Холдинга
  • Централизованный доступ к актуальной информации обеспечивает:
    • оперативную аналитику и отчётность
    • быстрое и точное принятие решений руководством и кадровыми службами
    • повышение эффективности бизнес‑процессов

Руководство поставило стратегическую цель: перевести управление персоналом на качественно новый уровень, сделав его не просто учётной функцией, а драйвером производительности труда.

Необходимо было создать единое цифровое пространство, способное унифицировать, ускорить и упростить процессы кадрового администрирования в перспективе для всех 100 000+ сотрудников Холдинга.

Цели и задачи проекта

1. Повышение производительности труда
2. Повышение управляемости HR-процессами
3. Повышение эффективности работы всех участников кадровых процессов
4. Соблюдение трудового законодательства
5. Создание привлекательного и технологичного HR-бренда

Используемые решения и подходы

В основе проекта — платформа Directum RX с модулем Directum HR Pro (версия 2.3/2.4/2.8).

Выбор обусловлен масштабируемостью (подтверждена работа до 50 000+ пользователей), соответствием законодательству РФ, возможностью on-premise развертывания (критично для безопасности данных) и наличием no-code инструментов для будущей настройки силами Холдинга. Также важным критерием для выбора стала возможность системы в долговременном юридически значимом хранении документов в электронном виде.

Подходы к внедрению

Создан единый шаблон КЭДО ГК НПС — типовой набор настроек, методологий и бизнес-процессов, предназначенный для быстрого тиражирования во все дочерние общества.

Ключевое стратегическое решение — отказ от глубоких доработок «коробки» в пользу «Бизнес-коробочного решения» и скорости внедрения. Мы не подстраивали систему под исторически сложившиеся, зачастую неоптимальные процессы.

Интеграционное взаимодействие

Настроена интеграция нескольких учётных систем «1С:Зарплата и управление персоналом» с одной системой Directum HR Pro (создан «единый инстанс» для различных компаний Холдинга).

Доработан стандартный коннектор для 1С:ЗУП, разработанный вендором: устранены ошибки синхронизации, создающиеся дубли физических лиц и некоторые другие доработки, произведена синхронизация справочников, документов-оснований и данных по отпускам, которая обеспечила принцип единого источника данных и исключила двойной ввод и ошибки.

История проекта

Сроки: Проект стартовал в 2024 году и реализуется поэтапно в рамках масштабной программы КЭДО до 2027 года.

Этапы:

• Анализ и стратегия: Разработка бизнес-требований, определение пилотного контура и создание дорожной карты программы.
• Проектирование и создание шаблона: Разработка единой методологии КЭДО для всего Холдинга. Формирование «Шаблона КЭДО ГК НПС», включая типовое Проектное решение.
• Пилотное внедрение: Запуск проекта в компаниях пилотного кластера, включающих как офисный, так и производственный персонал.
• Тиражирование: Поэтапное масштабирование решения на все дочерние общества Холдинга.

Работа с шаблоном КЭДО

Для работ с шаблоном выделили Эксперта Шаблона КЭДО. 

Эксперт Шаблона КЭДО отвечает за единый стандартизированный каркас корпоративной системы кадрового электронного документооборота ГК «Нацпроектстрой» на базе программного продукта Directum HR Pro (далее – Шаблон КЭДО), который тиражируется на все компании группы.

Эксперт Шаблона КЭДО обеспечивает масштабируемость, совместимость и поддержку долгосрочной эволюции конфигурации корпоративного решения КЭДО.

Наталья Гержик, аналитик команды исполнителя ООО “Кёниг Лабс” выступила в роли Эксперта Шаблона КЭДО.

Работы эксперта включали: 

• Разработка и поддержка Шаблона КЭДО:
  • создание унифицированного набора документов Шаблона КЭДО и поддержание его в актуальном состоянии (схемы бизнес процессов, переводимых на КЭДО, проектное решение по функциональности, проектное решение по интеграции, проектное решение по системно-технической инфраструктуре, сценарии тестирования, пользовательская документация (инструкции, видео-инструкции), программа и материалы обучения пользователей, реестр организационных изменений),
  • обеспечение согласованности проектного решения для головной компании и Компаний Группы;
  • разработка необходимых технических регламентов по системе, инструкций, матриц ответственности, маршрутов согласования и т.п.

• Управление изменениями в проекте:
  • анализ запросов на доработку Шаблона, оценка влияния на процессы и системы, а также реализуемости предлагаемых доработок;
  • анализ вендорских изменений продукта в новых версиях и их применимости к Компаниям Группы;
  • формирование предложений по развитию системы КЭДО (добавлению нового функционала), в том числе включение лучших практик конкретных проектов в Шаблон КЭДО;
  • согласование и координация внесения изменений, контроль версий и обратной совместимости при тиражировании Шаблона в Компаниях Группы.

• Тиражирование и адаптация:
  • подготовка Шаблонов к развёртыванию в Компаниях Группы;
  • непосредственное участие в проектах внедрения в Компаниях Группы в целях контроля соответствия настраиваемого решения Шаблону КЭДО;
  • адаптация решения с учётом локальных особенностей (региональное законодательство, корпоративные стандарты и т.п.).

Трудности и успехи

Вызовы, с которыми столкнулись:

• Выбор пилотных площадок (подразделений) для запуска КЭДО
• Выстраивание целевых бизнес-процессов и целевой ИТ-архитектуры одновременно с реализацией проекта
• Изменение параметров проекта по ходу реализации
• Необходимость типового проектного решения для тиражирования

Промышленная эксплуатация показала, что тестирование процессов на одном-двух или даже пяти заявлениях не выявляет все возможные проблемы. Первые недели после внедрения приходилось оперативно решать такие задачи, чтобы рядовые пользователи не успели почувствовать дискомфорт. И разговаривать, очень много разговаривать. Помогать в подключении, рассказывать о функционале системы, о возможностях личного кабинета Directum HR Pro, о КЭДО, и развеивать страхи.

Сложности при внедрении:

• Начальная разнородность процессов: переход на единое решение КЭДО способствовало унификации кадровых процессов в различных компаниях Холдинга.
• Потребность в интеграции с другими системами: интеграция с 1С:ЗУП потребовала высокой квалификации исполнителей и координации команд.
• Коммуникация и взаимодействие между всеми участниками: самым сложным было наладить коммуникацию между всеми участниками, настроиться на задачи, выкроить время среди текущих рабочих процессов. Команда смешанная, много разноплановых специалистов, с разным образом мышления, разными подходами к решению.

Уроки и советы

Самое главное:

1. Не игнорируйте важность постоянных коммуникаций со всеми заинтересованными сторонами.
2. Примите во внимание необходимость участия бизнеса на всех этапах проекта.
3. Обратите внимание на важность централизации бюджета
4. Учитывайте необходимость административной поддержки высшего руководства.

А также важно думать на перспективу: создавать решение, которое можно будет тиражировать и масштабировать. Инвестиции в разработку единого «Шаблона» для Холдинга окупаются с каждым новым внедрением.

Необходимо проанализировать и, возможно, упростить этапы имеющихся кадровых процессов. Это поможет вписать их в предлагаемые готовые решения Directum HR Pro, что ускорит перевод кадрового документооборота в цифру. Важно унифицировать и автоматизировать печатные формы кадровых документов.

В идеальном варианте специалистам, внедряющим КЭДО, необходимо посвятить этому большую часть рабочего времени, не отвлекаясь на «текучку».

Для хорошего результата всегда важна предварительная подготовка. Успех не приходит внезапно, за ним стоит планомерная ежедневная работа всех участников.

И нельзя пренебрегать информационной кампанией, потому что ее цель – повышение привлекательности КЭДО в глазах сотрудников, разъяснение основных понятий, проработка страхов и возражений, что в перспективе ускоряет переход сотрудников на систему КЭДО, снижая их страхи и скептическое отношение.

Стратегические результаты

Главной стратегической задачей было повышение производительности труда.

Благодаря сокращению бумажной волокиты, производительность сотрудников и руководителей выросла: высвобожденное время направлено на решение производственных задач..

Для сотрудников удаленных подразделений удобство использования КЭДО неоспоримо. Особенно в случаях, когда непосредственный руководитель находится в головном офисе. Подав заявление, сотрудник избавлен от необходимости дополнительных действий с ним. В КЭДО процесс заранее настроен.

Удобнее стало с заявлениями, требующим дополнительных согласований. Такие этапы тоже настроены в системе. Подтверждение дат отпуска по графику также занимает минимум времени. Самая популярная услуга в настоящий момент - перенос отпуска. В КЭДО это оформить в разы легче, чем на бумаге.

Конечно, сложности бывают. У сотрудников разный уровень вовлеченности в технические и информационные новинки, разные устройства мобильной связи. Кто-то легко схватывает прогрессивную идею, а кому-то нужна помощь в освоении нового функционала.

Для тех, у кого нет современного смартфона, предусмотрены специальные рабочие места – компьютеры с доступом в Интернет и ярлыком Личного кабинета на экране. Такой компьютер есть и в отделе кадров. Специалисты отдела кадров могут показать, как подключиться к личному кабинету, как подать заявление и сразу помогут это сделать.

Текущие показатели эффективности проекта

Повышение производительности за счет исключения рутинных ручных операций по следующим процессам:

Повышение эффективности кадрового документооборота (нефинансовые эффекты):

• повышение управляемости процессами за счёт их цифровизации (автоматические контроли и напоминания, возможность формирования отчётов и анализа данных)
• снижение числа ошибок пользователей и погрешностей при работе с бумагами
• повышение доступности документов ответственным лицам через информационную систему - повышение мобильности сотрудников и руководителей при обработке документов как в штатном режиме работы, так и во время непредвиденных обстоятельств (пандемия, чрезвычайные ситуации и т.п.)
• снижение рисков потери документов, в том числе из-за рисков производственной безопасности (пожары, подтопления, несчастные случаи на производстве)
• возможность быстрого и законного оформления кадровых документов по работникам удалённых объектов

Сокращение непроизводственных издержек, возникающих при работе с бумажными документами:

Планы развитию проекта

Мы не останавливаемся на достигнутом. В ближайшее время планируется:

• Расширение периметра: подключение к КЭДО всего производственного персонала, включая вахтовиков.
• Масштабирование: учёт специфики рабочих, тиражирование на остальные компании, в т.ч. «техническое подключение» маленьких компаний
• Расширение охвата кадровых процессов: внедрение процесса работы с Табелями учета рабочего времени и развитие автоматизации работы с Согласиями на обработку персональных данных.
• Интеграция с рекрутинговой системой “Поток”: ускорение и автоматизация части процесса найма сотрудников.

Команда проекта

• Горловская Татьяна Александровна – Заместитель генерального директора по      управлению персоналом АО «ГК НПС»
• Кузнецова Ирина Александровна - Руководитель направления по трудовым отношениями АО «ГК НПС»
• Абдрашитов Дмитрий Валерьевич - Руководитель направления по развитию ЭДО АО «ГК НПС»
• Свалов Вячеслав Геннадьевич - Руководитель проектов проектного офиса цифровой трансформации ООО «НПС-ИТ» (Руководитель Программы КЭДО)
• Никитина Александра Александровна - Руководитель проектов по управлению изменениями АО «ГК НПС»

Об авторе заявки

Наталья Гержик, аналитик команды исполнителя ООО “Кёниг Лабс” выступила в роли Эксперта Шаблона КЭДО.

Профессиональные знания и компетенции Натальи:

• Глубокое понимание КЭДО: знание принципов, стандартов и лучших практик электронного документооборота в кадровой сфере (включая ФЗ «Об электронной подписи», ФЗ «О персональных данных», Трудовой кодекс РФ в части электронного взаимодействия).
• Глубокое знание продукта Directum HR Pro (на уровне бизнес-аналитика), в том числе последних актуальных версий.
• Интеграция с HR‑системами: понимание взаимодействия Directum HR Pro с 1С:ЗУП, системами учёта рабочего времени и иными программами.
• Понимание возможностей скриптов, API, интеграционных механизмов для КЭДО.
• Знание основ кадрового делопроизводства.

Наталья  в составе команды внедрения ООО «Кёниг Лабс» обеспечила выполнение следующих функций эксперта шаблона:

• Разработка и поддержка Шаблона КЭДО
• Управление изменениями в проекте
• Тиражирование и адаптация
• Аналитика и отчётность:
  • сбор и анализ метрик эффективности КЭДО (сроки обработки, количество ошибок, уровень удовлетворённости пользователей и др.);
  • подготовка отчётов для руководства в рамках своей зоны ответственности;
  • консультирование проектных команд при внедрении.