Автоматизация, которая экономит нервы: как мы подружили командировки в ТаймАэро и Directum

Цели и задачи проекта

В компании внедрены в системе Directum RX процессы согласования договорных документов, одобрение контрагентов (кейс на Awards 2024), кадровые процессы HR PRO. 

Для оформления командировок и покупки билетов, брони отелей, в компании используется система ТаймАэро (ТА) компании АэроКлуб и для оформления всех необходимых кадровых документов, сопровождающих процесс командирования сотрудников, приходилось часть документов создавать в системе Directum RX, часть документов в HR PRO, часть на бумаге, часть в 1С: ЗУП. Единое хранилище документов по командировкам отсутствовало, в связи с чем было затруднительно контролировать оформление всех необходимых документов по командировкам.

Заказчику требовалось реализовать загрузку в Directum RX информации по созданным в сервисе ТА командировкам и реализовать создание необходимых кадровых документов, сопровождающих процесс командировок.

Исходя из предпосылок, были определены следующие цели и задачи проекта.

Цели:

• Сократить время сотрудников на оформление командировочных документов;
• Обеспечить прозрачный учёт всех командировок и документов к ним в единой системе.

Задачи:

• разработать справочник для хранения авторизационных данных и параметров интеграции;
• настроить обмен событиями между ТаймАэро (ТА) и Directum RX;
• разработать справочник командировок;
• автоматизировать создание кадровых приказов и заданий сотрудникам;
• обеспечить привязку всех кадровых документов к одной командировке;
• доработать интерфейс ЛК HR PRO для выбора командировки при создании служебных записок и заявлений.

Используемые решения и подходы

Проект реализован на базе системы Directum RX версии 4.9, HR PRO версии 1.9.

Дополнительно были использованы:

• решение «Прикладные константы» Directum;
• решение «Журнал запросов» Софт Лайн.

История проекта

Сроки реализации: 01.10.2025 – 01.03.2026 (6 мес):

1. Проектирование и подготовка ТЗ: 01.10.2025-23.10.2025. На данном этапе аналитиком было составлено подробное ТЗ с описанием процесса и модификаций со всеми основными особенностями. Была разработана подробная схема бизнес-процесса.

2. Разработка интеграции, первичное тестирование на машине разработки: 23.10.25 – 29.01.26. На данном этапе были выполнены первичные модификации системы, настройка и первичное тестирование.

3. Тестирование с заказчиком: 29.01.2026-01.03.2026. На данном этапе проводилось тестирование с заказчиком. В процессе тестирования были выявлены и проработаны дополнительно некоторые сложные сценарии при создании командировок. Например, изменение командировки с выпадением новых дат на выходные дни.

4. Ввод в промышленную эксплуатацию: 01.03.2026.

Описание процессов

Схема взаимодействия "Как было"

Схема взаимодействия "Как будет"

Описание изменений процесса

1. При создании сотрудником командировки в ТаймАэро (ТА) система отправляет событие в Directum RX, где автоматически создаётся карточка командировки. Если командировка выпадает на выходные дни сотруднику отправляется задание на создание соответствующих кадровых документов.

2. Командировка авторизуется в ТА. После авторизации командировки в ТА система отправляет событие в Directum RX и создается приказ о направлении в командировку, тело приказа забирается из ТА, приказ отправляется на подписание сначала подписанту, затем на ознакомление сотруднику.

3. В случае изменения командировки в ТА система отправляет событие в Directum RX и формируется задание сотруднику на создание СЗ на изменение и необходимых документов в случае, если новые даты выпадают на выходные дни. После авторизации изменений в ТА в Directum RX формируется приказ на изменение командировки по шаблону Directum RX. Если приказ о направлении в командировку не был еще подписан, то вместо приказа на изменение обновляется приказ о направлении в командировку и направляется заново на подписание.

4. После завершения командировки ТА отправляет событие в Directum RX и командировка переводится в статус "В архиве". В случае отмены командировки в ТА система отправляет событие в Directum RX и формируется приказ на отмену командировки по шаблону Directum RX (только в случае если приказ о направлении в командировку был подписан).

Все документы связываются с карточкой командировки.

Схема процесса подготовки документа по командировкам

Открыть в полном размере схему бизнес-процесса

Описание реализованного решения

1. Настроена подписка на события и последующая их обработка в Directum RX

2. Настроен модуль «Командировки»

3. Разработан справочник «Командировки»

4. Реализована связь кадровых документов с командировкой и открытие документов по командировке по нажатию кнопки «Показать документы»:

5. Доработана карточка кадрового приказа

• добавлено поле для ссылки на командировку;
• добавлено поле для указания причины изменения командировки, которая передается из служебной записки сотрудника (только в карточке приказа на изменение командировки);
• добавлено поле для указания рег. № приказа в сервисе ТА, т.к. в сервисе отсутствует приказ на изменение, но заменяется изначальный приказ о направлении в командировку, то номера получаются одинаковые, что не приемлемо для нумерации в Directum RX.

6. Доработана карточка заявления сотрудника

• добавлено поле для ссылки на командировку;
• добавлено поле для указания причины изменения командировки (только для служебной записи на изменение командировки) для дальнейшей передачи в текст приказа.

7. Модифицированы настройки служебных записок и заявлений по командировкам в ЛК HR PRO

Для привязки создаваемых служебных записок и заявлений к командировке на форму добавлено поле для выбора командировки, для выбора выводятся только открытые командировки сотрудника:

8. Настроено 2 шаблона приказов на командировки, 6 шаблонов служебных записок и заявлений сотрудников.

Решение позволяет

• вести учет командировок, которые автоматически импортируются из ТаймАэро, кадровых документов по командировкам;
• автоматически формировать приказы о направлении в командировку, на изменение командировки, на отмену командировки и отправлять на подписание сначала подписанту, затем на ознакомление сотруднику;
• в случае если командировка выпадает на выходной день автоматически создавать задание в ЛК сотруднику о необходимости создания служебной записки на работу в выходной день или заявления на выходной в командировке за свой счет;
• при отправке запроса на изменение командировки в ТА автоматически формировать задание сотруднику в ЛК о необходимости создания служебной записки на изменение командировки;
• контролировать авторизацию командировок и подготовку кадровых документов по командировкам в одном окне.

Результаты

В результате оптимизации были решены ключевые проблемы бизнес-процесса. Изменения коснулись прежде всего сотрудников, работа которых связана с командировками.

Основными результатами стали:

• свыше 450 пользователей работает в Directum RX.
• разработаны методы получения данных по командировкам;
• более 100 командировок оформляется ежемесячно;
• до 60% снизились трудозатраты на создание и учет документации по командировкам;
• значительно сократилось время на поиск и контроль документов -- все кадровые документы по командировкам в одном месте.

Планы по развитию

В дальнейших планах адаптация решения для версии HR PRO 2.3 при обновлении заказчика. Решение изначально построено таким образом, чтобы адаптация при переходе на новое поколение HR PRO 2.3 требовала минимальной трудоемкости.

Состав команды проекта

Со стороны заказчика:

• руководитель проектов;
• руководитель административного отдела.

Основные участники процесса:

• разработчик - разработка модификаций, настройка;
• аналитик со стороны Алиал Групп - составление ТЗ, настройка, тестирование, тестирование с заказчиком;
• аналитик со стороны разработка ТаймАэро компании Аэроклуб - участие в тестировании.

Алиал Групп

• Татьяна Киселева, ведущий бизнес-аналитик;
• Александр Лаптев, разработчик.