Автоматизация процесса выпуска доверенностей

Бизнес-контекст

Заказчик является одним из международных производителей продуктов питания, чья продукция представлена на рынках России и других стран Таможенного союза.

В компании используется система Directum RX с 2023 года, реализованы процессы согласования договорных, первичных финансовых документов, интеграции по контрагентам и проводкам с SAP, выгрузка данных в налоговую витрину (заявка на Awards 2025 Автоматизация документооборота с поставщиками услуг. Секреты успешного перехода).

Согласно плану развития системы заказчика необходимо было реализовать процесс управления доверенностями (бумажными и электронными).

В компании МЧД выпускались в личном кабинете Контур.Доверенность, бумажные доверенности оформлялись с использованием MS Forms, текстового редактора и последующей распечаткой, согласование доверенностей проводилось по эл. почте, учет доверенностей осуществлялся специалистом юридического отдела с помощью списка XLS, отсутствовал доступ поверенных к доверенностям, администрирование выпуска и перевыпуска доверенностей требовало дополнительных временных ресурсов.

Для оптимизации процесса управления доверенностями были поставлены задачи для автоматизации:

• организовать полный цикл обработки доверенностей (бумажных и электронных), от инициирования до архивирования;
• обеспечить прозрачность, контролируемость процесса;
• обеспечить обработку персональных данных в соответствии с законодательством;
• организовать единое хранилище доверенностей в системе Directum RX
• реализовать процесс отзыва и перевыпуска доверенностей;
• реализовать создание сопроводительного документа с реквизитами доверенности и полным списком процесса согласования доверенности;
• обеспечить автоматическую регистрацию выпуска (отзыва) МЧД в реестре ФНС через коннектор Контур Доверенность.
• реализовать автоматическое обновление справочника полномочий для МЧД;
• сформировать библиотеку шаблонов доверенностей и обеспечить предзаполнение (для бумажных доверенностей);
• обеспечить автоматизированный реестр доверенностей;
• обеспечить удобство для пользователя - автоматическое направление задач, контроль срока действия, поиск в реестре, перевыпуск, отзыв.

Используемые решения и подходы

В основе решения лежит стандартный модуль «DIRECTUM: Управление доверенностями», предназначенный для автоматизации процессов учета и поиска доверенностей.

Также использованы:

• Коннектор к Контур:Доверенность;
• Решение «Прикладные константы»;
• Реестр полномочий МДЧ (https://m4d-api.ru/).

История проекта

Сроки реализации

Проект реализован в сроки: 19.05.2025 – 01.10.2025 (5 мес).

1. Подготовка ТЗ 19.05.25-01.06.25. На данном этапе было составлено и согласовано с заказчиком подробное ТЗ с описанием процесса и модификаций.
2. Модификации, 1 итерация 01.06.25 – 01.08.25. На данном этапе были выполнены первичные модификации системы, настройка процесса и первичное тестирование.
3. Тестирование с заказчиком 01.08.25 – 01.09.25. На данном этапе проводилось тестирование с заказчиком на препроде. В процессе тестирования заказчик решил добавить новые требования и немного изменить процесс согласования, в связи с чем был отложен запуск процесса до полной проработки всех новых вопросов.
4. Модификации 2 итерация и тестирование с заказчиком 01.09.25 – 27.10.25. На данном этапе проводились реализация изменений, новых требований и тестирование с заказчиком.
5. Ввод в промышленную эксплуатацию 27.10.25.

Описание процессов

Схема процесса управления доверенностями  "Как было" и "Как стало"

Настроено три варианта процессов:

1. Выпуск доверенности
2. Отзыв доверенности
3. Загрузка подписанной доверенности (доступно только юристам)

Сложности и как их решили

    При анализе стандартного функционала модуля было выявлено, что необходимо модифицировать и доработать некоторую функциональность:

1. Выпуск МЧД на сотрудников с УКЭП

Выпуск МЧД в компании производится по общему правилу на сотрудников и только тем, кому выпущены УКЭП. Для контроля за процедурой в карточке эл. доверенности установлено ограничение: в поле «Тип представителя» доступен для выбора только вариант «Сотрудник», а в поле «Кому» выводятся только те, для кого в системе Directum RX загружен действующий сертификат УКЭП.

2. Отображение типа представителя и поверенных в реестре для доверенностей с несколькими представителями

При реализации столкнулись с тем, что тип представителя и поверенные (если их несколько) не отображаются в реестре. Данные отображались только для доверенностей с одним поверенным, если же в карточке нажата кнопка «Несколько представителей», то в реестре информация кому выдана доверенность вообще отсутствовала, что не удовлетворяло требованию заказчика о наличии всей информации в реестре и возможности фильтрации по типам представителя и по поверенным.

Для решения задачи нашли решение, чтобы поле «Тип представителя» не скрывалось при нажатии кнопки «Несколько представителей» и всегда заполнялось любым из выбранных на вкладке «Представители», т.к. в компании не принято выпускать одну доверенность на разные типы представителей, то не было риска что информация будет некорректная.

Дополнительно было разработано текстовое поле «Кому выдана (несколько представителей), которое заполняется при выборе в колонках «Кому выдано» или «Представитель» на вкладке «Представители» и выводится в реестр.

Отображение информации о представителях в реестре

Также модифицировали фильтр на панели фильтрации в реестре доверенностей по полю «Кому выдана»: добавили поиск по колонкам «Кому выдана» и «Представитель» вкладки «Представители».

В итоге в реестре всегда отображается тип представителя у каждой доверенности, всегда отображаются все представители (если представитель один то в стандартном поле «Кому выдана», если представителей несколько то в новом поле «Кому выдана (Несколько представителей), а также возможен поиск по реквизиту «Кому выдана» сразу по всем типам доверенностей, и соответственно все данные можно выгрузить из реестра в XLS.

3. Выбор полномочий из списка для бумажных доверенностей, оптимизация отображения полномочий в карточке и в реестре

Для бумажных доверенностей добавлены такие же поля как в эл. доверенности для выбора полномочий из списка (справочник полномочий/классификатор).

Также при реализации столкнулись с тем, что в реестре полномочия из списка не отображаются. Для отображения всех полномочий с указанием кода полномочий было реализовано заполнение стандартного текстового поля «Полномочия» при выборе полномочий из списка, также сделали чтобы это поле всегда отображалось в карточке, т.к. поле для выбора полномочий из списка неудобно просматривать и в самом поле не видно кодов полномочий, приходилось открывать весь справочник полномочий, при этом если прав на редактирование доверенности у пользователя нет, то он не мог открыть справочник из поля и в результате вообще не мог посмотреть коды полномочий по этой доверенности.

В результате модификации все полномочия отображаются в реестре и для МЧД, и для бумажных доверенностей, в каждой карточке отображается поле с текстовым списком полномочий для удобства просмотра пользователями:

Отображение полномочий в карточке доверенности

4. Статус отслеживания стадии жизненного цикла

    Добавлено поле для отслеживания внутреннего статуса жизненного цикла доверенности:

Список статусов жизненного цикла доверенности

    Статусы проставляются настройками ноу кода по ходу процесса.

5. Выбор согласующих в карточке доверенности

Добавлены поля для выбора инициатором участников согласования доверенностей, выбор в полях ограничен соответствующими ролями. Руководитель функции проставляется автоматически из карточки подразделения инициатора если он входит в роль «Согласующие менеджеры доверенностей», если он не входит в роль или руководитель в карточке подразделения не указан, инициатор выбирает руководителя функции вручную из списка роли «Согласующие менеджеры доверенностей».

В поле «Члены совета директоров» доступны для выбора участники роли «Члены СД».

Выбранные в этих полях сотрудники подставляются в этапы согласования доверенности:

В случае если руководитель функции и Член СД совпадают, то задание на согласование по ходу процесса создается только одно и сразу проставляются результаты согласования за две роли в таблице согласования в Supporting Note.

6. Справочник предметов доверенностей

В зависимости от вида доверенности в карточке выводится для выбора список предметов доверенностей:

Список предметов доверенностей

7. Внедрение процесса заполнения персональных данных, хранение и последующее их удаление

Работа с персональными данными стандартным решением не предусмотрена, в связи с чем реализован ряд доработок.

Перекрыто расширенное задание в задаче на согласование по процессу, добавлен вывод таблицы для заполнения персональных данных в задании, а также диалог согласия на обработку ПД:

Задание на заполнение ПД формируется в зависимости от наличия учетной записи сотрудника в системе Directum RX, если у кого-то из поверенных учетной записи нет, то задание направляется инициатору, чтобы он заполнил ПД поверенных без учетных записей.

Для реализации разделения заполнения ПД в процессе добавлено условие со специально разработанной функцией поиска персон, у которых есть учетная запись. Проверка проводится в два этапа, на первом этапе выявляются и формируются задания только тем поверенным, у кого есть учетные записи в системе. Второе условие проверяет остались ли в карточке доверенности еще поверенные без учетных записей в системе и формирует задание инициатору для заполнения их ПД:

Схема создания заданий на заполнение ПД поверенными и инициатором

    Логические выражения условий:

Логическое выражение условия "Инициатор входит в список поверенных с УЗ?"

Логическое выражение условия "Есть поверенные не являющиеся сотрудниками?"

    Обязательность заполнения колонок в задании отличается для бумажной доверенности и МЧД, обязательные поля отмечены звездочкой:

Задание на заполнение ПД

При формировании задания на заполнение ПД система автоматически проверяет наличие ПД в карточке персоны поверенного и, если они есть, предзаполняет таблицу в задании, поверенному остается лишь проверить и при необходимости поправить данные.

После заполнения ПД, при выполнении задания, пользователю выводится диалоговое окно согласия на обработку ПД. Все собранные согласия на обработку ПД выводятся на отдельной вкладке карточки доверенности:

Согласия на обработку ПД в карточке доверенности

Заполненные ПД записываются в специальные поля в карточку доверенности, для этого сделана специальная вкладка, доступная для просмотра только юристу и только на его этапе согласования доверенности.

Также ПД записываются в карточке персоны, поля с ПД на основной вкладке объединены в группу и выведены только для роли «Ответственные за внесение данных по документам, удостоверяющим личность», для остальных пользователей поля скрыты с формы:

Отображение блока ПД в карточке персоны

Для удаления ПД из системы реализован фоновый процесс по определенным правилам, который:

• удаляет ПД и забирает права доступа у согласующих кроме инициатора из доверенностей в срок как определено в компании; 
• удаляет ПД из карточек персон, если для персоны нет доверенностей в срок как определено в компании.

Также добавлена очистка ПД из карточки персоны при закрытии карточки, для того чтобы удалить ПД уволенного сотрудника.

8. Реализация автоматического перевода доверенностей в статус устаревших

Для автоматического обновления статусов реализован фоновый процесс, который раз в сутки проверяет и переводит в статус недействующих доверенности, срок действия которых истек.

9. Реализация механизма перевыпуска доверенности одной кнопкой

Для упрощения сотрудникам переоформления доверенностей в карточку добавлена кнопка «Перевыпустить», при нажатии на которую создается новая карточка доверенности со скопированными реквизитами доверенности, которую необходимо перевыпустить.

Отображение кнопки перевыпуска доверенности

10. Оформление сопроводительного документа

В компании принято оформление сопроводительного документа к каждой доверенности. Документ содержит информацию о доверенности, поверенных, а также таблицу с процессом согласования доверенности.

Для автоматического формирования сопроводительного документа:

• создан тип документа «Supporting Note PoA», в карточку добавлены поля для записи реквизитов доверенности и коллекция для записи результатов согласования. Настроен шаблон для формирования версии сопроводительного документа.
• в задания добавлено проставление реквизитов, которые записываются по ходу согласования:

Настройка этапов согласования и расширенного задания

• созданы сценарии создания и обновления сопроводительного документа. Сценарий обновления сопроводительного документа после каждого этапа обновляет данные о согласовании в сопроводительном документе:

Настройка создания и обновления SN на схеме процесса

    В сценарии обновления SN заполняется какие данные на текущем этапе должны быть заполнены:

Настройка этапа обновления SN

     В результате в сопроводительном документе по ходу процесса согласования доверенности постепенно дополняется таблица согласования:

Таблица согласования в документе "Supporting Note PoA"

11. Реализация механизма автоматического обновления справочника полномочий

В стандартном решении модуля не предполагается автоматической загрузки и обновления справочника полномочий, в связи с чем был разработан фоновый процесс, который каждый день обновляет справочники.

В настройках подключения добавлена коллекция для настройки списка справочников, которые необходимо обновлять. К справочникам также добавлен Доп. классификатор полномочий (ЦПРР ФНС России):

Настройка синхронизации справочников полномочий

12. Реализация процесса отзыва бумажной доверенности

В стандартной функциональности реализован отзыв только МЧД с помощью заявления на отзыв, для отзыва бумажной доверенности решения нет, в связи с чем в карточку бумажной доверенности добавлена кнопка «Заявление на отзыв»:

Отображение кнопка отзыва в бумажной доверенности

При нажатии кнопки в МЧД создается карточка заявления на отзыв, в бумажной же доверенности сразу создается и отправляется задача на отзыв доверенности. В случае с МЧД главным документом в задаче является заявление на отзыв, в случае с бумажной доверенностью – сама доверенность.

13. Контроль проставления штампа времени.

По ходу реализации процесса выяснилось, что при отправке доверенности на регистрацию возможна ситуация, когда отправка происходит раньше, чем на доверенность проставлен штамп времени. Чтобы такого не происходило реализован блок мониторинга формата подписи перед отправкой:

Настройка блока мониторинга усовершенствованной подписи на схеме процесса

14. Автоматическое формирование и обновление файла МЧД

Для ускорения обработки МЧД реализовано автоматическое формирование МЧД и обновление, в случае если фактическое подписание не совпадает с датой, проставленной в карточке. Если даты отличаются, то проставляется дата подписания и обновляется XML МЧД, печатная форма и сопроводительный документ:

Настройка обновления дат на схеме процесса

15. Выпуск МЧД в сторонней системе.

Т.к. возможен выпуск МЧД в сторонних системах, на этапе формирования доверенности (этап юриста) добавлен диалог выбора системы выпуска. Диалог выводится настройкой в задании:

Настройка расширенного задания на схеме процесса

Диалог выбора системы выпуска МЧД

В зависимости от выбранной системы дальше доверенность отправляется либо на подписание и регистрацию в ФНС, либо инициатору для выпуска в сторонней системе.

16. Заполнение ПД нескольких поверенных в бумажной доверенности по шаблону

В стандартном решении не предусмотрено заполнение в шаблоне ПД поверенных, если их несколько, в связи с чем было добавлено специальное поле на вкладку с ПД, из которого данные передаются в шаблон:

Настройка вывода ПД поверенных в шаблон бумажной доверенности

Настроено 5 шаблонов доверенностей для максимально полного и корректного заполнения данных:

Диалог выбора шаблона бумажной доверенности

17. Архивирование доверенностей

На этапе перевода доверенности в PDF на каждую страницу доверенности в левом верхнем углу проставляется ШК, содержащий ИД карточки доверенности. После распечатки и подписания доверенность сканируется и по ШК автоматически прикрепляется скан в карточку доверенности. После этого бумажная доверенность передается на хранение в установленном порядке.

Разработанное решение позволило полностью закрыть все задачи и вопросы, связанные с выпуском доверенностей, начиная с инициирования, создания проекта доверенности, заканчивая архивирование и удалением ПД.

Результаты

Основными результатами проекта стали:

• 100% доверенностей проходят согласование в Directum RX, что позволило уйти от множества используемых инструментов, сократить временные затраты на обработку, и обеспечить прозрачность процесса.
• на 50 % ускорился процесс выпуска доверенностей;
• процесс оформления доверенности и отправки на согласование занимает в среднем 5 минут;
• на 80% сократились ручные операции при выпуске бумажной доверенности;
• создан единый реестр доверенностей компании.

Команда проекта

Со стороны заказчика:

• представители отдела ЭДО;
• представители юридической службы;
• представители ИТ-службы.

 Со стороны исполнителя ООО «Алиал Групп»

• Александр Гурин, управляющий, руководитель проекта;
• Татьяна Киселева, ведущий бизнес-аналитик;
• Александр Лаптев, разработчик.