Один в поле — воин: самостоятельный переход на Directum RX силами одного специалиста

АО «Ижавиа» — это авиатранспортная и туристическая экосистема, включающая авиакомпанию, аэропорт Ижевск, туроператора и турагентство. «Ижавиа» выполняет рейсы из Ижевска и других городов России, а также разрабатывает и реализует туры по Удмуртии, стране и миру. Дополнительно компания развивает направление промышленного производства: на площадке «Ижавиа» работают собственные бетонные заводы под брендом Aviaconcrete, обеспечивающие бетоном строительство нового аэропортового терминала и крупных объектов по всей Удмуртии, а также выпускается продуктовая линейка для внешних заказчиков, что делает компанию значимым игроком не только в сфере транспорта и туризма, но и в региональной инфраструктуре и строительной отрасли.

Предыстория и цели проекта

Основной причиной старта проекта стал рост документооборота и, как следствие, критическая нагрузка на юридический отдел и канцелярию. Процессы были непрозрачны: инициаторы не видели статусы согласования, а юристы тратили до 40% времени на ручную рассылку заданий.

Кроме того, компания поставила цель уйти от бумаги и ускорить обмен документами с контрагентами. Требовался современный инструмент, который позволил бы:

• Автоматизировать маршруты
• Интегрироваться с другими системами
• Обеспечить удобный и простой интерфейс для пользователей

Цели и задачи проекта

• Снизить нагрузку на юристов и делопроизводителей.
• Обеспечить прозрачность движения документов для инициаторов.
• Интегрировать Directum RX с 1С и Контур.Диадок для бесшовного обмена юридически значимыми документами.
• Увеличить количество одновременно работающих пользователей без потери производительности системы.
• Уйти от бумажного документооборота.

Используемые решения

Компания уже использовала DIRECTUM 5. А выбор в пользу именно Directum RX решила гибкость. Нас привлекла возможность не просто купить «коробку, а «достроить» её под наши реалии: настроить сложные маршруты, встроить обмен с Контур.Диадок и 1С. Важным критерием стала возможность самостоятельной настройки процессов и наличие встроенных инструментов для интеграции.

Используемые модули:

• DirectumRX. Делопроизводство
• DirectumRX. Договоры
• DirectumRX. Интеграция с 1С
• DirectumRX. Интеграция с Диадок
• DirectumRX. Среда разработки

Ход проекта

Проект стартовал в сентябре 2025 года и планируется завершение в конце марта 2026 года.

Что стоит за этим:

• 7 месяцев интенсивной работы 1 сотрудника.
• 100 переведенных и обученных пользователей.
• Настроена работа 4 модулей (Делопроизводство, Договоры, Интеграция с 1С, Интеграция с Диадок).
• Настроено 9 процессов
• Собственная разработка

1-й этап. «Делопроизводство»: от старта к опытно-промышленной эксплуатации за 1 месяц

В начале февраля 2026 года внедрение модуля «Делопроизводство» было успешно завершено. Система официально переведена в режим опытно-промышленной эксплуатации и приступила к решению ежедневных задач.

Стало: Сегодня все сотрудники канцелярии работают с готовым решением, используя функционал «из коробки». Это означает, что базовые возможности системы полностью закрывают текущие потребности подразделения: регистрация документов, контроль движения и учет внутренней корреспонденции осуществляются в цифровом формате без необходимости длительных доработок и адаптации. Автоматизирована работа с приказами, входящими и исходящими письмами, распоряжениями.

Стерхова Ирина Борисовна, руководитель направления документооборота АО «Ижавиа» отметила: «Работа в новой системе настолько быстрая и легкая, что даже при обработке большого объема документов нет ощущения напряженного труда. Освободившееся время позволяет уделять внимание другим направлениям, принося больше пользы компании».

2-й этап. Служебные записки: От бумажного обмена к цифровому самообслуживанию

• Было: Процесс напоминал эстафету. Сотрудник распечатывал служебную записку, относил в канцелярию, где секретарь вручную вводил данные и запускал ее в систему, попутно добавляя самого инициатора в задачу «на контроль». Любое перемещение документа между кабинетами занимало часы, а то и дни.
• Стало: Мы исключили лишнее звено. Теперь инициатор (сотрудник) самостоятельно создает служебную записку в системе по шаблону и одним кликом отправляет ее по маршруту. В ходе работы было настроено 7 процессов работы со служебной запиской.

Сложности внедрения

В компании сложился устойчивый корпоративный стандарт, согласно которому служебная записка приобретает юридическую силу и статус «Согласовано» только при наличии физических подписей всех участников маршрута согласования. Несмотря на то, что внедренная система электронного документооборота позволяет прозрачно отслеживать историю визирования и комментарии на каждом этапе, сотрудники продолжали воспринимать отсутствие «живых» подписей (штампов) как критический недостаток. Попытки отказаться от атавизма в виде дублирования подписей натолкнулись на внутреннее сопротивление, так как привычный процесс был неотъемлемой частью корпоративной культуры и контроля. Решение описано ниже.

Ключевые выгоды цифровизации работы со служебными записками:

• Для бизнеса: Сокращение времени запуска документа в 3 раз (не нужно никуда ходить). По регламенту документы проходят процесс согласования не больше чем за три дня. В среднем сейчас служебные записки согласовываются за 2 дня. В Directum 5.2, в среднем согласовывались 7 дней
• Для инициатора: Полная прозрачность — ты сам создал задачу и сам видишь, у кого она сейчас на согласовании (раньше приходилось звонить в канцелярию и спрашивать)
• Для канцелярии: Снижение ручной операционной нагрузк и.

Этап 3. Автоматизация маршрутов согласования договоров: От ручного выбора к автоматизации за 2 месяца.

С начала февраля 2026 года ведется работа с модулем «Договоры» запуск запланирован на конец марта 2026 года.

Было: Юристы выступали в роли «диспетчеров». При создании договора им приходилось вручную вспоминать и отмечать каждого участника цепочки согласования. Это занимало время и создавало риск человеческой ошибки (кого-то могли забыть добавить).

Стало: Мы внедрили систему встроенных маршрутов. Теперь договор «знает» свой путь. Система автоматически подхватывает документ и отправляет его по строго заданному маршруту (Пример ниже) — от инициатора до финального утверждающего, без необходимости ручного вмешательства юриста на промежуточных этапах. Реализовано 2 процесса: для обычных и типовых договоров.

В ходе работы были настроены 2 процесса обычные договоры и типовые.

Пример настроенного процесса согласования договора.

Ключевая выгода: Снижение нагрузки на юридический отдел, исключение ошибок «человеческого фактора» и ускорение процесса согласования за счет исключения лишних действий. Раньше согласование шло от 7дней до 6 месяцев, а теперь за 3 дня

Начальник отдела по договорной работе АО «Ижавиа», Холмогоров Дмитрий Андреевич отметил: «Согласование договоров обрело более быстрый и прозрачный характер, проще работать с версиями договоров, видна четкая связь между служебными записками и договором которому она оформлена. Автоматизировали распределение договоров по юристам, ведущим конкретные подразделения предприятия».

Этап 4. Разработка модуля автоматического проставления штампов

В настоящее время ведется разработка собственного модуля автоматического проставления штампов. Завершение работ запланировано на конец марта 2026 года.

Почему выбрана собственная разработка

Анализ «коробочного» функционала выявил, что:

• Стандартное решение требует ручного проставления штампов, что создает дополнительную нагрузку на сотрудников и увеличивает время обработки документов.
• «Коробка» позволяет проставить только один штамп на документ, тогда как бизнес-процессы компании требуют нанесения нескольких отметок

Наше решение

Разрабатываемый модуль обеспечит автоматическое мгновенное проставление множественных штампов сразу после подписания документа. Это исключит человеческий фактор, сократит время обработки и гарантирует наличие полного комплекта необходимых реквизитов на каждом исходящем и внутреннем документе. В целях ускорения разработки и исключения излишней нагрузки, реализация поставленной задачи была выполнена средствами Low-code. Такой подход позволил гибко настроить логику визирования и генерацию финального документа с отображением всех необходимых реквизитов, сохранив привычный для сотрудников визуальный контроль.

Пример штампа на документе.

Обучение, поддержка и отзывы пользователей

Чтобы переход прошел максимально комфортно, все 100 сотрудников прошли полноценное обучение работе в новой системе. Для каждого подразделения были разработаны и переданы подробные инструкции, регламентирующие все этапы: от создания документа до его финального утверждения. Теперь у каждого пользователя есть понятная «дорожная карта» действий в новой цифровой среде. При обновлениях планируется проводить вебинары-пятиминутки для ключевых пользователей.

Меркульев Валентин Олегович, Директор по ИТ АО «Ижавиа» : «Большинство сотрудников положительно оценили появление единой системы, прозрачность согласований, упрощение поиска документов и сокращение лишних коммуникаций. Некоторые испытывали сложности на этапе перехода, но по мере накопления опыта уровень принятия системы вырос. Руководство получило эффективный инструмент контроля сроков, статусов документов и зон ответственности.»

Ключевые преимущества по отзывам сотрудников:

• Понятный и удобный лист согласования.
• Доступ к актуальным версиям документов.
• Быстрый поиск информации.
• Единое централизованное место для работы с документами.
• Снижение объема ручных коммуникаций.

Результаты

Внедрение новой системы документооборота затронуло все ключевые подразделения компании — 100 сотрудников, которые ежедневно работают в системе Directum RX.

Наиболее значительные изменения произошли в работе юристов и сотрудников канцелярии. Если раньше значительная часть их времени уходила на перемещение бумаг между кабинетами, то теперь они наконец вернулись к своей прямой деятельности.

Юристы сосредоточились на экспертизе договоров и правовой поддержке, канцелярия — на контроле документопотоков, а бумажные «эстафеты» ушли в прошлое.

Основная техническая сложность возникла с необходимостью автоматической постановки штампов регистрации и визуализации подписей на печатных формах документов. «Коробочного» решения не хватало, но благодаря современным возможностям low-code платформы мы нашли решение. На данный момент ведется доработка.

Бизнес-результаты

Пока не все модули Directum RX  используются на 100%, но функциональность будет расширяться в процессе работы. По сравнению с тем, что было до внедрения, разница колоссальная. По оценкам, трудозатраты на отбор и обработку документации должны снизиться на 50-60%.

Внедрение Directum RX позволило перейти от разрозненного и частично бумажного документооборота к сквозному цифровому контуру. Уже на первом этапе мы получили заметное снижение количества «узких мест» и задержек при согласовании документов: время прохождения служебных записок и договоров сократилось в несколько раз, исчезла потребность в дублирующем контроле по телефону или электронной почте. Система стала единым окном для работы с документами, что существенно повысило дисциплину исполнения и прозрачность процессов.

Меркульев Валентин Олегович, Директор по ИТ АО «Ижавиа» рассказал: «Компания внедряла Directum RX самостоятельно. Интуитивно понятный интерфейс позволил настроить систему под нужды организации без сложностей. В итоге удалось выстроить полный цифровой цикл работы и обеспечить прозрачность движения документов.»

Планы по развитию проекта

Компания планирует продолжить развитие системы Directum RX.

Среди ближайших задач:

• Полноценный переход на работу с шаблонами документов.
• Подписание первичных документов с помощью ЭЦП и отправка их контрагенту через интеграцию внешними системами ЭДО.
• Интеграция с продуктами 1С.
• Полное прослеживание договоров от момента запуска на согласование до момента подписания всей первичной документации по ним.
• Проставление штампов с отражением в них статей затрат и мест возникновения затрат.

Ведется проработка дополнительных функций для различных структурных подразделений, чтобы процесс работал максимально эффективно.

Команда проекта

Шутов Дмитрий Алексеевич - инженер-программист АО «Ижавиа»

Об авторе заявки

Моя роль в проекте - автор и основной исполнитель самостоятельного внедрения Directum RX. В рамках проекта я отвечал за анализ процессов, проектирование маршрутов, разработку и настройку решений, а также за сопровождение пользователей на этапе запуска. Моя роль на проекте сочетала функции разработчика, аналитика и внутреннего консультанта.

Этот проект стал для меня точкой профессионального роста. Мне импонировало, что задача требовала не шаблонного подхода, а гибкости и умения находить баланс между «правильной» цифровой логикой и реальными привычками пользователей. Я стремился к тому, чтобы внедренное решение не просто формально закрывало требования, а действительно облегчало работу коллег.