Знаковые доработки Directum RX в «Газпром трансгаз Саратов»

ООО «Газпром трансгаз Саратов» транспортирует природный газ по магистральным газопроводам с месторождений Центральной Азии, Западной Сибири в центральные районы России, на Северный Кавказ, в страны Европы, а также участвует в поставках по важнейшим экспортным направлениям: «Голубому» и «Турецкому» потокам, в Республику Узбекистан через газотранспортную систему Республики Казахстан. Коллектив компании обеспечивает надежную эксплуатацию более 7 тысяч км газопроводов, 25 компрессорных цехов и 226 газораспределительных станций.

Общество ведет свою производственную деятельность на территории трех субъектов Российской Федерации: Саратовской, Тамбовской и Пензенской областей. Организация насчитывает 20 филиалов в 14 муниципальных образованиях. Данные структуры обеспечивают бесперебойную транспортировку газа, ремонт, наладку, диагностику, восстановление основных фондов, комплектацию материально-технических ресурсов, эксплуатацию технологической и специальной техники, систем связи, профессиональную подготовку кадров, а также реализацию социальной политики общества.

Цели и задачи

ООО «Газпром трансгаз Саратов» использует Directum RX с 2020 года. В компании уже внедрены модули «Делопроизводство», «Договоры», «Финансовый архив», «Управление проектами», «Совещания», используются Agile доски. Для автоматической обработки документов сотрудники общества активно пользуются ИИ-сервисами, встроенными в цифровую платформу.

В 2025 году акцент был сделан на стабилизации и оптимизации системы. Для поддержания этого вектора была запланирована реализация знаковых доработок, среди которых:

• автоматизация удаления тел документов, в которых содержатся персональные данные, для соблюдения требований законодательства в области ПД;
• согласование, подписание с использованием двухфакторной УКЭП и регистрация совместных приказов для оптимизации работы;
• формирование и контроль поручений по планам мероприятий для расширения функционала проектной группы;
• оптимизация проектов поручений генерального директора;
• контроль статуса поручений, реализованных по запросу генерального директора.

Решения

Удаление персональных данных

Функциональность регламентирует работы по контролю хранения тел документов, содержащие в себе персональные данные.

В объекте OfficialDocument была разработана область «Персональные данные». Автор документа ставит отметку «Вложение содержит ПД», после чего открывается активная область, в которую входят реквизиты: «Ответственный», «Перечень категорий ПД», «Субъект ПД», «Подлежит автоматическому удалению», «Дата установки признака ПД».

При создании карточки документа видов «Заявка на кандидата», «Представление кандидата на доску почёта» или «Представление кандидата к награждению (поощрению)» в поле «Вложение содержит ПД» автоматически устанавливается признак «Подлежит автоматическому удалению».

Во всех остальных случаях документы, содержащие персональные данные, подлежат удалению в Directum RX по достижении цели обработки ПД — по истечении 30 календарных дней с момента завершения всех задач по рассмотрению и исполнению документа.

Для контроля сроков удаления реализован фоновый процесс «Удаление тел документов, содержащих персональные данные»: за 5 дней до планируемой даты удаления ответственному сотруднику автоматически направляется уведомление с предложением подготовить Акт об уничтожении.

Акт оформляется в следующем порядке:

1. В карточке задания автор проверяет корректность и полноту заполнения Акта, наличие выгрузки из журнала регистрации событий в Directum RX, использует кнопку «Сформировать акт об уничтожении» и направляет Акт на согласование членам экспертной комиссии по кнопке «На согласование по регламенту».

2. После согласования и подписания в СЭД членами экспертной комиссии автору поступает уведомление о его утверждении, становится доступной процедура удаления документов в карточке. Окончательное удаление осуществляется автором вручную через нажатие на кнопку «Удалить ПД».

При необходимости продления срока работы с документом настроен функционал, позволяющий отложить (перенести срок) подготовку Акта с последующим удалением.

Совместные приказы

Доработка позволяет в рамках одного процесса согласовывать и регистрировать совместные приказы в разных местах регистрации. Эта функциональность стала первым процессом в «Газпром трансгаз Саратов», который реализовали с помощью no-code.

В системе создается документ с видом «Совместные приказы», в его карточке заполняются 2 подписанта от разных организаций. Далее документ отправляется на согласование.

Процесс согласуется в штатном режиме, перед подписанием создается копия приказа. Фактически подписывающие подписывают оба документа, однако визуально каждый видит только свою копию. После подписания документы приходят на этап регистрации: каждый ответственный сотрудник регистрирует нужную версию приказа в своем месте регистрации. После этого документы преобразуются в PDF с проставлением 2-х штампов подписи на каждом документе.

Функциональность реализована благодаря тому, что:

1. В карточке приказа появилось поле «Второй подписант» при выборе вида «Совместные приказы».

2. В процесс согласования добавлена группа «Второй документ».

3. Блок подписания адаптирован под требования компании: добавлена галочка подписания второго документа с соответствующей логикой.

4. Блок регистрации тоже был адаптирован: добавлена галочка согласования второго документа.

5. Добавлен сценарий «Установка двух УКЭП с конвертацией в PDF».

6. Добавлен функционал в вычисляемые выражения:

7. регистратор — вычисляет регистратора для подразделения верхнего уровня для любого сотрудника.

8. подразделение верхнего уровня — вычисляет подразделение верхнего уровня для любого подразделения.

Планы мероприятий

Доработка позволяет автоматически формировать поручения по плану мероприятий и контролировать отчет по поручениям с помощью массовой отправки запроса на отчет. Новая функциональность также дает возможность формировать отчетные формы по текущим делам в рамках плана мероприятий. Перед отправкой поручений план мероприятий согласовывается, автоматически регистрируется с установкой штампа в шапке документа.

За основу этой доработки взяли функциональность, которая используется при формирования поручений по протоколу совещаний. Основные отличия заключаются в том, что:

• Появилась возможность создавать поручения с равноправными исполнителями.
• Создан новый тип документа «Планы мероприятий».
• Поручения создаются под форму таблицы плана мероприятий.
• Добавлена кнопка массового отправки запроса на отчет по поручению.
• Добавлена кнопка генерации предварительного (с учетом запросов на отчет по поручению) и итогового отчета по выполнению плана мероприятий.
• В регламент по согласованию добавлены сценарии по авторегистрации плана и установки штампа по координатам в документе.

Работа с поручениями генерального директора

Проект поручений генерального директора

Теперь реквизитный состав, который был в карточке задачи на поручение, и логика поручения дублируются в объекте «Проект поручения».

Автор документа формирует проект и отправляет его на рассмотрение руководителю. При этом автоматически создается проект поручения и прикладывается к задаче.

Статус поручений, реализованных по запросу генерального директора

Доработка позволяет контролировать статус подчиненного поручения, не открывая переписку основного задания по исполнению. Для реализации этой функциональности:

1. Создан и выведен в список строчный реквизит «Подчиненное поручение».

2. В событии «Старт блока» (для блоков «Исполнение поручения», «Контроль», «Уведомление о приемке поручения») добавлена логика по передаче информации в головную задачу через SQL в формате «Статус + ФИО исполнителя/контролёра».

Итоги проделанной работы

В результате указанных доработок в «Газпром трансгаз Саратов»:

1. Удалено 12 000 документов с персональными данными, которые ранее были занесены в систему. Также реализован фоновый процесс, который помогает контролировать удаление данные в установленные законом сроки.

2. Благодаря реализации функционала по совместным приказам ускорилось взаимодействие между удаленными структурными подразделениями, поскольку обмен подписанными юридически значимыми распорядительными документами на проведение работ особой важности (повышенной опасности) стал мгновенным. Важно отметить, что задачи на согласование формируются из одной карточки приказа в момент подписания вторым руководителем.

3. Связка поручений с планом мероприятий ведет к экономии рабочего времени инициатора плана (с учетом автоматического создания системой черновиков задач по поручениям в момент подписания). Эффективность работы повышается за счет возможности внесения оперативных данных о ходе исполнения и формирования промежуточных отчетов.

4. Оптимизирована работа с поручениями генерального директора.

5. Экономится время руководителей: теперь на просмотр информации о статусе исполнения подчиненного поручения требуется до 2-5 сек., раньше на открытие задачи уходило 25-30 сек. Кроме того, трудозатраты сокращены за счет отсутствия необходимости создания дополнительных задач с запросами о ходе исполнения, проверки статуса в дереве задач и т.д.

Также для руководителей появилась возможность визуально контролировать изменения статуса выданного поручения и, как следствие, отпала необходимость дополнительно обращаться к поручению до момента его фактического исполнения.

Начальник отдела ДОУ С.И. Галкина (владелец бизнес-процесса «Делопроизводство»): «Развитие системы остается одной из приоритетных задач для проектной группы. На постоянной основе анализируются процессы и определяются векторы движения, направленные, в первую очередь, на удобство работы пользователей и сокращение трудозатрат. В подготовке предложений по доработкам системы активно участвуют все категории пользователей, включая высшее руководство. А показатели работы с СЭД включены в критерии оценки участников ежегодного Конкурса профессионального мастерства среди работников филиалов в области документационного обеспечения управления».

Планы на дальнейшее развитие

В 2026 году планируется внедрить специализированное решение Directum «Конфиденциальное делопроизводство».

Активность и лидерство в цифровизации «Газпром трансгаз Саратов»

ООО «Газпром трансгаз Саратов» активно делится опытом по использованию системы и регулярно принимает участие в конкурсе Directum Awards:

1. Проводились референс-визиты из ООО «Газпром добыча Надым» и ООО «Газпром трансгаз Чайковский».

2. В сентябре 2025 года в компании прошло внутреннее мероприятие к 50-летию ИТ-службе 2025. В нем участвовал партнер Directum, который является исполнителем на проектах цифровизации «Газпром трансгаз Саратов» — ООО «Современные технологии». Представитель партнера выступил с докладом об опыте сотрудничества по направлению Directum.

3. Представитель ООО «Газпром трансгаз Саратов» был приглашен в качестве гостя — представителя знакового клиента — на бизнес-ужин «Безопасное управление контентом 2025», где участвовали докладчики от «Современных технологий» и Infotecs. решение по удалению ПД (п. 1 в «знаковых») было продемонстрировано в докладе.

4. Участие с докладом в совещании-семинаре «Повышение качества документационного обеспечения управления» для дочерних обществ Группы Газпром по приглашению Газпром трансгаз Москва с 18 по 20 ноября 2025 года.

5. Представители общества также принимают участие в мероприятиях вендора — вебинары, Directum Enterprise Forum.

6. Выходили внутренние публикации, посвященные работе с системой.

Открыть в полном размере
 

Открыть в полном размере
 

Открыть в полном размере
 

Исполнитель

IT-компания «Современные технологии» была основана в марте 2000 года в Саратове. Сегодня СТЕРХ — один из крупнейших интеграторов региона, предоставляющий полный спектр профессиональных услуг по проектированию, созданию и сопровождению корпоративных информационных комплексов. За эти годы специалистами компании — а их сегодня более ста — реализованы сотни IT-проектов разного масштаба и сложности. Накоплен огромный опыт поставок и интеграции сетевого оборудования, программного обеспечения, оргтехники и печатного оборудования для предприятий государственного управления, финансов, нефтегазового комплекса, электроэнергетики, образования и науки и многих других отраслей.

С 2006 года СТЕРХ сотрудничает с компанией Directum, и за это время:

• реализовано более 45 успешных знаковых проектов внедрения;
• обеспечено качественное сопровождение клиентов крупнейших и стратегических отраслей нашей страны;
• заработано доверие вендора в проектах крупных заказчиков.