Вне конкурса

Правительство Республики Марий Эл использует продукты компании Directum уже более 7 лет. За это время в работу в системе Directum 5 были вовлечены все 23 органа исполнительной власти региона, Администрация Главы Республики Марий Эл, а также подведомственные учреждения.

Министерство цифрового развития пристально следит за трендами цифровизации и стремится обновлять «парк» систем, обеспечивающих бесперебойную работу госаппарата.

Предпосылки проекта

В наше время импортонезависимость и цифровой суверенитет – это не просто тренды, а необходимость для всех органов власти и базовое требование для всех используемых в госорганах систем.

Кроме того, цифровизация процессов на федеральном уровне и все более активное вовлечение госслужащих в цифровое взаимодействие предъявляют новые требования к функциональности и расширяемости систем электронного документооборота и управления контентом.

Наконец, в современном мире адаптивность и скорость внедрения изменений – важные составляющие достижения результатов и сохранения эффективности, в том числе, экономической, для каждого органа власти. В связи с этим особое внимание привлекают системы, в которых реализована возможность быстрой и глубокой настройки UI, регламентов и другой функциональности с использованием инструментов No/Low-code, при этом важным фактором является поддержка системы вендором.

Учитывая эти предпосылки Администрацией Главы Республики Марий Эл и Министерством Цифрового развития Республики Марий Эл было принято решение о переходе на современную импортонезависимую платформу Directum RX.

Цели и задачи проекта

Для проекта были определены следующие основные цели:

1. Переход на современную импортонезависимую систему, что позволит обеспечить:

• соблюдение утвержденного порядка обработки документов;
• ускорение процедур регистрации, рассмотрения, согласования, исполнения, отправки и
• списания документов за счет автоматического движения документа по заданному регламенту,
• формирования заданий на каждом участке и сокращения количества выполняемых действий;
• сокращение времени создания документов;
• уменьшение затрат на расходные материалы;
• исключение потери документов;
• возможности отслеживания местонахождения документа на всех этапах его жизненного цикла;
• фиксация движения документов;
• предоставление функций контроля исполнения документов;
• повышение исполнительской дисциплины за счет использования инструментов контроля исполнения поручений;
• обеспечение контроля ознакомления сотрудников с приказами, распоряжениями, положениями и инструкциями в электронной форме или под личную подпись;
• возможность работы с вновь созданными, а также историческими документами и данными в одной Системе;
• повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа.

2. Снижение стоимости эксплуатации и поддержки системы за счет обеспечения возможности самостоятельной настройки процессов и интерфейса силами специалистов Министерства Цифрового развития и подведомственных учреждений, без привлечения разработчиков. Такая возможность реализуется в первую очередь за счет No-code настроек «коробочных» процессов в системе.
3. Повышение уровня отказоустойчивости системы за счет использования современной микросервисной архитектуры Directum RX.

Для достижения поставленных целей необходимо было выполнить следующие задачи:

• провести анализ существующей инфраструктуры, особенностей работы пользователей для определения необходимой архитектуры, настроек системы и точек оптимизации процессов;
• разработать и согласовать Уточненное техническое задание на обновление функциональных блоков Системы с учетом функциональности системы и инфраструктуры;
• выполнить необходимые настройки и адаптировать прикладное программное обеспечение Системы;
• провести обучение пользователей;
• провести тестовую и опытную эксплуатацию, выполнить итоговые корректировки процессов.

Ещё одна немаловажная задача, которую необходимо было выполнить – обеспечить максимально быстрый переход всех органов власти региона в Directum RX для того, чтобы минимизировать «разрыв» процессов и необходимость для сотрудников работать в двух системах одновременно. Для выполнения этой цели и достижения результата было принято решение о единовременном переводе всех органов власти в Directum RX без поэтапного тиражирования на министерства, но с соответствующим увеличением длительности периода поддержки пользователей. Кроме того, необходимо было разработать четкую инструкцию и схему работы для исполнителей, в соответствии с которыми они должны были завершить стартованные процессы в текущей системе.

Применяемые технологии

• GAP-анализ;
• адаптация существующих бизнес-процессов «под коробку»;
• управление требованиями, постоянная актуализация и приоритизация бэклога требований;
• проектирование и настройка процессов с использованием No-code.

Ход проекта

Исследование и проектирование

В ходе этого этапа был проведен GAP-анализ: рабочей группе были продемонстрированы типовые процессы для органов государственной власти, реализованные в Directum RX, определены наиболее критичные отклонения от процессов, принятых в Правительстве региона, на общих собраниях согласованы необходимые изменения как в существующих регламентах работы, так и в функциональности системы.

Результатом этапа стало Уточненное техническое задание, согласованное участниками проекта и ставшее отправной точкой для этапа настройки и адаптации системы.

Настройка и адаптация системы

На этапе настройки и адаптации были реализованы ранее согласованные модификации системы. Тестирование проводилось на предварительно развернутом тестовом контуре. Стоит отметить, что уже на этом этапе стали проявляться преимущества No-code платформы – большая часть настроек выполнялась сотрудниками Государственного бюджетного учреждения Республики Марий Эл «Информсреда», подведом Министерства Цифрового развития. Отдельного внимания заслуживает автоматизация процесса согласования нормативно-правовых актов, одного из самых больших, комплексных и сложных процессов для любого правительства, который может охватывать сразу несколько органов исполнительной власти и отличается множеством вариантов прохождения проекта документа в зависимости от набора условий. Республика Марий Эл стала первым регионом, который в пилотном режиме настроил для себя новое коробочное решение, реализованное полностью на No-code. Адаптация этого процесса также проводилась нашими силами.

Тестовая эксплуатация

Для того, чтобы убедиться в корректности выполненных настроек и модификаций, для рабочей группы была организована тестовая эксплуатация системы. В ходе этого этапа участники рабочей группы проходили наиболее типовые кейсы работы по заранее подготовленным тест-планам. Это позволило внести необходимые корректировки в процессы до того, как пользователи начнали массово использовать систему. Кроме того, в дальнейшем тест-планы послужили инструкциями по работе в системе для всех пользователей в той части функциональности, которая отличаются от стандартной и не описана в справке Directum RX.

Обучение пользователей

Необходимость быстрого старта работы в системе большого количества пользователей одновременно потребовала соответствующего подхода к обучению. Чтобы сотрудники могли как можно быстрее выполнять свои рабочие функции, было принято решение о проведении обучения по ролям – делопроизводители, помощники руководителей, рядовые пользователи и т.д. Это позволило не перегружать пользователей информацией, но обеспечить понимание возможностей и вариантов работы для основных категорий специалистов в своей зоне ответственности. Обучение проводилось в формате вебинаров, записи которых были размещены в общем доступе в системе Directum RX для возможности повторного использования и обучения новых пользователей.

Администраторы и инженеры прошли обучение по курсам администрирования и настройки системы в Учебном центре вендора еще на ранних этапах проекта, что позволило им быстрее погрузиться в работу системы и лучше понимать требования пользователей во время исследования и тестовой эксплуатации.

Опытно-промышленная эксплуатация

Основным вызовом этого этапа стало большое количество ведомств и пользователей, которые единовременно начали работать в новой системе. Чтобы обеспечить достижение поставленных целей, важно было избежать «отката» к предыдущей системе и сделать так, чтобы сотрудники максимально быстро привыкли к работе в Directum RX. Для этого:

• для пользователей была подготовлена инструкция по завершению работ в Directum 5;
• создание новых сущностей (документы, задачи, задания и т.д.) в предыдущей системе было ограничено на уровне разработки там, где это было возможно;
• была выстроена четкая иерархия линий поддержки, график консультаций ключевых пользователей, созданы каналы поддержки, информация о них была доведена до сотрудников и руководства министерств и ведомств;
• на ежедневной основе собиралась статистика по работе пользователей в Directum 5 и Directum RX, на ее основании велась точечная работа с организациями и сотрудниками, в которых динамика работы в новой системе не соответствовала ожиданиям;
• также ежедневно велся контроль показателей стабильности и быстродействия системы, выполнялись необходимые настройки инфраструктуры для обеспечения комфортной и бесперебойной работы пользователей.

Активное участие Министерства Цифрового развития и Информсреды в настройке и тестировании системы позволило повысить эффективность поддержки пользователей и скорость реакции, так как сотрудники были погружены в процессы и знали функциональные возможности системы.

Трудности, с которыми мы справились

 Конечно, в проектах такого масштаба могут возникать сложности и этот проект не стал исключением. Основные вызовы, с которыми пришлось справляться:

• Несмотря на проведенный ранее GAP-анализ, в ходе ОПЭ для некоторых процессов потребовалась существенная донастройка. Это было связано с невозможностью включения в рабочую группу сотрудников из всех министерств и ведомств, при этом в каких-то из них были свои особенности и «традиции» организации документооборота. Также сложности возникали «на стыке» процесса между министерствами и Администрацией Главы – тонкости такого взаимодействия сложно выявить вне реальных рабочих ситуаций. Для решения возникающих сложностей оперативно собирались отдельные рабочие группы, в которые входили ключевые пользователи-владельцы процессов. На таких встречах проводилась синхронизация по взаимным ожиданиям и принимались решения по изменениям процессов как организационно, так и в системе. Возможность настройки процессов из интерфейса системы с минимальным привлечением разработчиков в очередной раз позволила избежать потерь времени и ресурсов и завершить проект в срок;
• Не всем сотрудникам удалось ознакомиться с обучающими материалами, кроме того, реальная работа пользователей в системе с «боевыми» данными приводит к появлению новых вопросов и неуверенности пользователей. Для того, чтобы такие вопросы не оставались без ответа, в ходе ОПЭ для пользователей проводилось дополнительной обучение в очном и онлайн формате, записывались короткие ролики по наиболее востребованным функциям;

Достигнутые результаты

Цели и результаты, поставленные на старте проекта, были достигнуты. В системе были автоматизированы следующие процессы:

• работа с входящими документами, в т.ч. МЭДО;
• работа с исходящими документами;
• работа с обращениями граждан, в т.ч. Выгрузка на ССТУ;
• работа с приказами, распоряжениями, служебными записками;
• исполнение поручений;

В рамках этих процессов были выполнены оптимизации:

• скорректирован процесс по работе с обращениями граждан;
• разработан сквозной процесс согласования исходящих писем с Администрацией главы;
• реализовано автоматическое формирование печатных форм резолюций руководителей в рассмотрении и исполнении поручений;
• реализовано автоматическое преобразование в PDF всех исходящих писем перед поступлением руководителям;
• реализована возможность подготовки проекта резолюции помощником руководителя в процессе исполнения поручений;
• реализовано вычисление регистратора документа в зависимости от подписывающего;
• реализована полноценная работа с МЭДО.

Система реализована на полностью импортонезависимом стеке.

Все органы исполнительной власти Республики Марий Эл перешли в Directum RX. Проект был реализован менее, чем за 6 месяцев с момента заключения контракта, активная фаза ОПЭ продлилась 4 недели.

Внедрение системы на уровне всего Правительства за такой небольшой срок – хороший результат, который можно было достичь только за счет эффективного взаимодействия всей команды проекта, взвешенному подходу к реализации пожеланий пользователей и тщательному планированию каждого этапа проекта.

Планы по развитию

Внедрение системы завершено, однако на этом задачи, стоящие перед нами, не заканчиваются. В дальнейшем планируется развитие системы для расширения ее функциональных возможностей и удовлетворения потребностей пользователей. Сегодня в дорожной карте есть следующие пункты:

• подключение к работе в системе новых организаций (ОМСУ, подведомственные учреждения);
• развитие системы на основании пожеланий, зафиксированных в ходе ОПЭ;
• промышленный запуск процесса согласования НПА;
• развитие интеграции с РВД, работа с цифровыми поручениями;
• интеграция с ПОС;
• интеграция с Р7-офис;
• в перспективе – сквозное внедрение инструментов Искусственного интеллекта в основные процессы работы пользователей.

Команда проекта

Министерство Цифрового Развития Республики Марий Эл:

• Суворов Венедикт Декартович – Министр цифрового развития Республики Марий Эл;
• Жаров Олег Юрьевич – Заместитель министра цифрового развития Республики Марий Эл;
• Гладышев Александр Павлович – начальник отдела информационных систем Министерства цифрового развития Республики Марий Эл;
• Кузнецова Ирина Михайловна – советник отдела информационных систем Министерства цифрового развития Республики Марий Эл;
• Кадыков Анатолий Витальевич – Заместитель министра цифрового развития Республики Марий Эл, временно исполняющий обязанности министра цифрового развития Республики Марий Эл.

Государственное бюджетное учреждение (ГБУ) Республики Марий Эл «Информсреда»:

• Долгушева Татьяна Александровна – начальник сектора технической поддержки и сопровождения ГБУ Республики Марий Эл «Информсреда»;
• Макаров Андрей Александрович – заместитель директора ГБУ Республики Марий Эл «Информсреда»;
• Семенова Анна Алексеевна – инженер-программист сектора технической поддержки и сопровождения ГБУ Республики Марий Эл «Информсреда»;
• Ермакова Надежда Альбертовна – инженер-программист сектора технической поддержки и сопровождения ГБУ Республики Марий Эл «Информсреда»;
• Хайбулин Руслан Нигмятзанович – директор ГБУ Республики Марий Эл «Информсреда».

Представители Directum:

• Чуданов Сергей Васильевич – аккаунт менеджер;
• Краснопёров Дмитрий Витальевич – руководитель проекта;
• Байгозина Регина Рустамовна – специалист поддержки проектов;
• Сурикова Анастасия Андреевна – бизнес-аналитик;
• Куприянов Егор Павлович – консультант внедрения;
• Семенов Павел Андреевич – прикладной программист заказных решений;
• Плетенев Юрий Алексеевич – прикладной программист заказных решений;
• Гергерт Алексей Сергеевич – системный инженер.