DIRECTUM 5.5: от внутреннего согласования к внешнему. Часть 1

Бесшовный документооборот

Ежедневно в каждой компании создается десятки или сотни документов, которые поступают по почте, через системы обмена, выгружаются из бухгалтерской учетной системы или создаются напрямую в системе DIRECTUM. Договоры, письма, акты, счета-фактуры и прочие виды документов требуют внутренней обработки, а также, как правило, отправки контрагентам. Ваш бухгалтер наверняка уже устал от множества операций, которые нужно запомнить…

В DIRECTUM 5.5 выстроен единый процесс межкорпоративного документооборота: от создания документов различного вида, внутреннего согласования в модулях «Канцелярия», «Управление договорами» и «Финансовый архив» до их отправки в сторонние организации.

Отправка документов через системы обмена получилась настолько гибкой, что ее можно использовать в любых типовых маршрутах организации по согласованию документов. Для этого достаточно встроить в типовые маршруты готовые прикладные диалоги Отправка документов, Контроль возврата документа, Отказ в подписании и блок «Отправка положительного ответа в систему обмена».

Создание документов

Документы неформализованного вида (договоры, распорядительные письма и пр.) создаются, как раньше, в системе DIRECTUM по шаблону или макету.

Создавать формализованные первичные учетные документы теперь можно напрямую из учетной системы благодаря новому модулю DIRECTUM «Финансовый архив» и техническому решению «Финансовый архив: интеграция с 1С», а при отсутствии интеграции – загружать из XML-файла в формате, установленном законодательством. Напомним, что еще с версий 5.4-5.4.1 в DIRECTUM появилась поддержка новых «весьма аббревиатурных» форматов: УПД, УКД, ДПТ, ДПРР. Законодательство развивается, и DIRECTUM поспевает за его нововведениями.

Согласование внутри организации

В типовых маршрутах по согласованию официальных, договорных и первичных учетных документов мы сделали темы, тексты и инструкции к задачам, заданиям и уведомлениям информативнее, чтобы из инструкции пользователь мог сразу понять те действия, которые ему необходимо выполнить в текущей ситуации.

Перед отправкой документов на согласование теперь можно выбрать способ их доставки:

Теперь не нужно переключатся между карточками справочников, например, РКК, чтобы отправить документы через системы обмена или разослать их заинтересованным лицам в организации. С версии 5.5 отправляйте электронные документы удобным образом через Системы обмена, а внутренние документы (письма, приказы, распоряжения) способом Внутренняя рассылка.

Для исходящих первичных учетных документов способ доставки определяется как прежде в параметре Отправлять в бумажном виде – Да или Нет.

О согласовании официальных документов

Типовой маршрут «Согласование официальных документов» по назначению перенесен из базового модуля в модуль «Канцелярия». Теперь его рекомендуется использовать для согласования исходящих писем и распорядительных документов.

Важно: вы можете продолжать использовать типовой маршрут, даже если не покупали лицензию на модуль «Канцелярия», для этого после конвертации не удаляйте его. Но с целью развития типовых маршрутов мы рекомендуем перейти вам на более универсальный «Согласование проекта документа».

В типовом маршруте «Согласование официальных документов» мы упростили действия:

• Подписание – теперь рецензенты получают одно единственное задание как на согласование, так и на подписание документов. При выполнении задания, документы подписываются автоматически;
• Выбор помощника руководителя – с новой версии помощник определяется из вычислений роли и его не нужно заполнять вручную;
• Уведомление инициатора согласования – если после согласования документов создается карточка РКК и по ней осуществляется рассылка или выдаются поручения, инициатор согласования включается в наблюдатели по задачам. Теперь он может видеть ход работы с документом после согласования и при необходимости контролировать его.

Вспомним еще одну ситуацию: когда вы выполняли задание по поручению в вашей папке с исходящими появлялись задачи на контроль, которые вы не создавали: – «Откуда они???».

Чтобы сотрудники не волновались, в версии 5.5 в установки модуля «Канцелярия» добавлена настройка, в которой можно указать от чьего имени будет создаваться задача на контроль: от исполнителя поручения, от автора поручения или от служебного пользователя. Имя это также записывается в тему задания на контроль.

О согласовании договоров

Чтобы проще адаптировать типовой маршрут «Согласование договорных документов» под нужды заказчиков, мы удалили отдельный этап согласования с юристом. Включайте сотрудника в список визирующих или дополнительных согласующих.

Упростилась ли регистрация договора?

• регистрация с карточки задания выполняется в пару кликов, нажмите на кнопку, укажите дату и номер, все просто!

• если предусмотрена отправка документа через системы обмена, то договор регистрируется теперь перед подписанием. Это необходимо, чтобы в текст договора автоматически записывался его номер. Если договор отправляется в бумажном виде, то регистрация осуществляется после подписания.

В ходе согласования бумажного договора создавайте сопроводительные письма (доступно только в десктоп-клиенте) и печатайте листы согласования прямо с ленты задания.

Отозвать договор с согласования теперь также можно из карточки задания. Даем бой лишним кликам!

О согласовании первичных документов

Акты, товарные накладные, счета-фактуры, универсальные передаточные и корректировочные документы отправляйте по типовым маршрутам нового модуля «Финансовый архив». В маршрутах предусмотрено согласование как электронных, так и бумажных документов.

* * *

На этом наш рассказ не заканчивается, ожидайте продолжение во второй части статьи уже завтра. Мы расскажем вам, как отправлять документы контрагенту по единому типовому маршруту и о новом финансовом архиве. А пока мы предлагаем вам посмотреть новинки прикладных модулей «Канцелярия» и «Договоры» на YouTube: