Сыграем в «удобное-неудобное» или почему руководство пугает работа в мобильных приложениях?

Мобильные приложения незаметно, но прочно внедрились в нашу повседневную жизнь. И в дальнейшем их влияние будет только усиливаться. Мы уже привыкли к использованию смартфона в бытовой сфере: спортивным и банковским приложениям, многочисленным мессенджерам и планировщикам – ко всему, что делает нашу жизнь комфортнее и легче. Бизнес-сегмент с тем же успехом использует этот инструмент. Практически у каждого на телефоне установлена рабочая почта. И хотя есть общее понимание, что это удобно и нужно, используется она нечасто. Похожая ситуация с мобильными приложениями, с одной стороны приложение – это «must have» для современной ECM-системы. Но пользуются приложениями по статистике не все.

Когда крупные сделки заключаются посредством телефонного звонка, что же удерживает представителей бизнеса от использования приложений для корпоративных систем? Мы пообщались с ИТ-руководителями компаний разного масштаба и отраслей, и вот как выглядит распределение по причинам отказа от использования мобильных приложений:

Давайте разберем детальнее, так ли обоснованны эти причины и что действительно за ними скрывается.

Не хватает функционала

Под этой причиной скрывается непонимание истинного предназначения мобильного приложения для работы.

Считается, что если приложение не умеет всего, что может desktop-клиент, то оно нефункциональное. Потому что у нас на подкорке понимание «чем больше, тем лучше». И если функционал привычного толстого клиента отсутствует в «переносном» варианте, то разработчик что-то в него не вложил. При этом по опыту реальных проектов в 80% случаев для работы требуется только 20% возможностей системы. Именно эти 20% и вынесены в приложение.

Некоторые действия совершать на небольшом экране смартфона просто неудобно. Например, набирать текст документа, работать с объемными справочниками или массивными карточками. Даже если это будет реализовано, вероятность использования данного функционала крайне мала.

Мобильное приложение не должно помогать вам делать всё то же самое, что вы делаете на рабочем компьютере в офисе. Его цель – дать возможность выполнять необходимую работу, используя нужные инструменты, возможность решения срочных задач в любом месте и в любое время, чтобы вы всегда могли найти интересующую информацию, принять стратегическое решение и передать его в работу.

Но пожеланиям мы всегда рады. Это один из основных способов формирования карты развития. Может быть, именно вы станете инициатором разработки полезной фичи!

Используем другие инструменты

«Зачем дополнительный инструмент, если уже настроено замещение/веб-доступ/мобильный веб-доступ (нужное подчеркнуть)?»

Опять возвращаемся к правильному понимаю назначения мобильных приложений. Наша компания прислушивается к потребностям клиентов и старается предоставлять гибкие инструменты согласно их задачам.

Механизм замещения предназначен для передачи дел и позволяет не ставить процессы на паузу, когда коллеги находятся в командировке или на больничном.

Но есть вопросы, которые требуют личного участия. При выдаче поручений вы ожидаете определенный результат и без должного контроля работа может быть выполнена не так, как планировалось изначально.

Веб-клиент в DIRECTUM 5.5 стал более современным и адаптивным. Но он решает свои задачи: это легкий клиент без дополнительных системных требований. Для работы в вебе вам понадобится только доступ в интернет и любой браузер. Интересен как компаниям с удаленными филиалами, так и небольшим организациям. И отлично приживется на ноутбуке.

Но куда чаще под рукой мобильный девайс, чем сумка с ноутбуком. Поэтому активно развивается направление мобильных приложений – минималистичные, простые и всегда с собой. В настоящий момент DIRECTUM Solo и DIRECTUM Jazz достаточно функциональны для комфортной удаленной работы. Через приложения, созданные специально для мобильных устройств и под конкретные ОС, работать удобнее. В связи с этим, компанией DIRECTUM остановлена поставка мобильного веб-доступа. Такой вариант доступа всё равно, что пользоваться услугами банка с мобильного телефона, используя его официальный сайт, а не нативное приложение.

Это не приоритетная задача, есть другие.

Срочные бизнес-задачи есть всегда. Вряд ли в период отсутствия срочных вопросов вы задумываетесь о работе с планшета. Скорее всего вы подумаете о причине отсутствия срочных вопросов.

Внедрение мобильных приложений, конечно, не самоцель. Хотя имеет место позиция «не ударить в грязь лицом» перед деловыми партнерами, где работа с новыми технологиями – престиж и почти эквивалент успешности. Мобильные приложения – это инструмент, который поможет быстро решить приоритетные вопросы, чтобы вы могли приступить к решению следующих приоритетных вопросов. Инструмент, который помогает бизнесу в целом.

Сомнения в безопасности

О безопасности работы в мобильных устройствах говорилось не раз. Все мифы уже были развеяны. Факт использования мобильных приложений сотнями крупных предприятий и даже государственными структурами говорит сам за себя. Накопленный опыт собрал типовые решения, которые удовлетворят самых требовательных специалистов службы безопасности.

Стоит затронуть вопрос баланса безопасности и удобства работы пользователей. По факту многие сотрудники для делового общения, в том числе пересылки файлов, используют мессенджеры – это удобно и быстро. Усиление контроля будем мнимым, если пользователи не смогут работать с приложением, в котором в целях безопасности всё запрещено, и перейдут снова на удобный им способ работы – мессенджеры. Хотя как раз использование последних – это уже бесконтрольная жизнь документа: его копии остаются на серверах, в кеше приложений-мессенджеров, в кеше приложений в которых просматривали документ и т.д.

Этим хочется сказать, что надо грамотно подходить к вопросу безопасности, учитывая интересы всех сторон, иначе получится безопасность «для галочки».

Не устраивает стоимость

Клиенты озвучивают разные пожелания к приложениям: одним кажется обязательным функционал, который не имеет ценности для других. Невозможно закрыть разноплановые запросы универсальным решением или массовыми заказными модификациями.

Важно понимать: мобильные приложения — объемные и сложные проекты, проходящие полный цикл разработки при выпуске каждой версии от выявления потребностей, формирования концепции до тестирования и документирования. Это инструменты с продуманным дизайном, заточенным для выполнения конкретных кейсов. Соответственно, продукт имеет ценность, которая выражается в его стоимости.

Версия СЭД не поддерживает работу с мобильным приложением

Вдумайтесь, это версии DIRECTUM 4.9 и ниже – поколение, выпущенное до 2013 года. Версии, которые не поддерживаются вендором, или отказ от их поддержки уже планируется.

С того времени вышло более пяти версий, даже DIRECTUM 5.5 выпущен больше месяца назад и на DIRECTUM Club уже обсуждают новшества.

Если мерять в «попугаях», то выпущенный в 2013 году iPhone 5S потерял в стоимости 90%. Наверняка за это время вы успели сменить телефон, а, может, и не один.

Вместо заключения

Мобильность – это не только про ПО, это также про развитие и движение вперед.

Приложения легко вписать в привычный ритм работы. Жизнь не стоит на месте, её темп становится быстрее. Все больше компаний понимают, что мобильность – не просто тренд, а необходимость.

Уже более 300 клиентов DIRECTUM работают с мобильными приложениями. О том, как они это делают, вы можете посмотреть и почитать. Присоединяйтесь!