Долговременный архив – новое решение для управляемого хранения документов

Представляем сообществу DIRECTUM Club новое решение. «Долговременный архив» – это единый архив электронных и бумажных документов организации. Решение разработано с соблюдением всех правил архивного делопроизводства и способно обеспечить юридическую значимость документов на протяжении всего срока их хранения.

Зачем нужен долговременный архив

В крупных компаниях часто используется целый комплекс информационных систем, в каждой из которых ежедневно обрабатываются сотни и тысячи документов. Когда эти документы выходят из оперативной работы, их нужно где-то хранить, причем зачастую длительное время: законодательство обязывает хранить некоторые виды документов вплоть до 75 лет или вовсе бесконечно.

Организовывать архивное хранение отдельно в каждой информационной системе неудобно и дорого. В такой ситуации наиболее правильным и эффективным решением становится выделение отдельной системы, которая станет единым централизованным архивом организации.

Как хранятся документы

«Долговременный архив» устанавливается в отдельной инсталляции системы DIRECTUM. Иметь DIRECTUM в качестве оперативной системы необязательно – решение работает с любыми классами информационных систем:

Это возможно благодаря единому специализированному формату архивного хранения электронных документов. Документы передаются из оперативных систем в архивную в виде ZIP-контейнеров, объединенных в пакеты документов. Каждый контейнер содержит несколько файлов:

•  Основной документ в исходном формате, например, DOC
•  Открепленная ЭП основного документа
•  Приложения к документу
•  Открепленные ЭП приложений
•  Основной документ в формате PDF/A
•  Файл с метаданными документа

«Долговременный архив» не только обеспечивает хранение электронных документов, но и позволяет управлять хранением бумажных. В решении хранится информация о размещении бумажных оригиналов документов, а если есть необходимость, в архивную систему можно занести скан-копии документов с помощью служб ввода и преобразования (DCTS):Таким образом обеспечивается единообразие хранимой в архиве информации вне зависимости от того, из какой информационной системы она поступила.

Выделение отдельной системы, специально заточенной под архивное хранение, позволяет максимально разгрузить оперативные системы предприятия, повысив их быстродействие, – ведь документы, вышедшие из оперативной работы, можно сразу передавать в архив. А обеспечить хранение огромного количества документов в архивной системе можно с помощью файловых хранилищ на более дешевых носителях информации.

Как обеспечивается юридическая сила

С версии 5.6 система DIRECTUM поддерживает программную установку усовершенствованной электронной подписи в расширенных форматах CAdES-XL и CAdES-A. Формат CAdES-A, в частности, способен обеспечить юридическую значимость документов при их длительном хранении за счет использования архивных штампов времени.

Новинка 5.6 уже применена в решении «Долговременный архив»: на протяжении всего срока хранения электронных документов в архиве обеспечивается их юридическая значимость. Решение контролирует документы, у которых истекает срок действия сертификата, использованного для подписания документа. Затем устанавливает на ЭП архивный штамп времени, преобразуя подпись в формат CAdES-A и продлевая таким образом срок действительности документов.

Какие процессы автоматизированы

«Долговременный архив» автоматизирует все процессы работы с документами в архиве: от приема до уничтожения. При этом соблюдаются правила российского архивного делопроизводства – работа организована в соответствии с законодательством и рекомендациями Росархива.

На основе информации, полученной от источников комплектования архива, например, структурных подразделений, автоматически формируется план-график приема документов на архивное хранение:

Таким образом архивист может спланировать свою работу: исключается ситуация, когда все источники комплектования передают дела в одно и то же время.

С помощью типового маршрута делопроизводитель источника комплектования передает подготовленные дела с документами архивисту. Когда документы приняты, права доступа к ним ограничиваются – доступ к документам можно получить только по специальному запросу.

Решение самостоятельно контролирует сроки хранения документов, установленные законодательством. Документы с истекшим сроком хранения автоматически передаются на экспертизу ценности. По решению экспертной комиссии документы, потерявшие ценность, уничтожаются. При этом в решении предусмотрена возможность гарантированного уничтожения документов без возможности восстановления.

В «Долговременном архиве» в один клик формируются многочисленные отчеты, необходимые для ведения архивной деятельности: сводные описи дел, книга учета поступления и выбытия документов, различные виды актов, листы фондов и т.д.

Это позволяет значительно ускорить бизнес-процессы архива, автоматизировать рутинные операции архивистов и сводит к минимуму вероятность ошибки из-за человеческого фактора.

Как получить доступ к архивным документам

Архивные дела и документы могут выдаваться по запросу физическим и юридическим лицам, а также органам государственной власти. Поэтому в решении организованы механизмы поиска по архивным документам и научно-справочному аппарату.

Для этого удобно использовать специально доработанное представление веб-клиента:

Интуитивно понятный интерфейс позволяет легко ориентироваться в делах и документах архива не только сотрудникам организации, но и сторонним посетителям.

Посетители могут искать нужные документы в архиве и запрашивать на них права в случае их отсутствия. А у архивиста есть возможность выдавать дела во временное пользование по согласованию с руководителем и оформлять архивные справки, выписки, копии по запросу посетителей.

* * *

Узнайте больше о новом решении из вебинара.