Прежде чем рассказать про новинки для администратора, начнем с описания возможностей для непосредственных участников ЭДО.

Новые папки для утверждающего и бухгалтера

В версии 5.6 пользователям предоставлен удобный инструмент для работы с большим потоком документов – управляемые папки поиска документов с прикладными действиями.

Документы в списке удобно сортировать и фильтровать по дополнительным колонкам, например, по контрагенту. Состав колонок можно изменить. Об этом есть отдельная статья.

Чтобы применить действие к одному или нескольким документам, достаточно выбрать их в списке и нажать на кнопку на ленте. Набор действий в каждой папке уникален.

Утверждающему доступны действия для массовой обработки документов. Он может подписывать их  или отправлять на доработку .

Действия на ленте применяются к комплекту документов. Например, если сотрудник подписывает входящий акт, то вместе с ним подписывается счет-фактура, вложенный в то же задание. Ознакомиться со списком документов для подписания и с текстом задания можно по кнопкам .

При подписании или отправке на доработку выполняются все задания текущего исполнителя по утверждению выбранных документов (учитывается определенный типовой маршрут и его блок).

Если документы требуется подписать разными сертификатами, утверждающий может установить автоматическое определение сертификата в соответствующем поле.

Бухгалтеру работа через управляемые папки будет привычной – как правило, в учетной системе сотрудник оперирует таблицами. В папках списки документов и дополнительные колонки в целом представляют такую же таблицу.

Для бухгалтера на ленте доступны действия для обработки документов по одному. Например, по кнопке  он может занести выбранный документ в учетную систему. При этом часть полей документа в учетной системе заполнится автоматически. Затем выбрать в папке все перенесенные документы и массово выполнить по ним задания . Некоторые действия выполняются только при наличии коннектора к учетной системе и настроенной интеграции.

Подготовка документов к проверкам

Представьте ситуацию: по запросу налоговой инспекции бухгалтеру нужно выгрузить документы по одной сделке. Документы лежат в разных папках системы. Возникает вопрос, как их собрать?

Можно запустить стандартные сценарии модуля по экспорту или печати первичных документов. Но в этом случае надо подобрать такие критерии поиска, чтобы сценарий разом нашел все нужные документы. Зачастую это бывает довольно сложно.

Теперь с обложки модуля «Финансовый архив» можно создать одну или несколько специальных папок для подбора документов. Такая папка уже содежит предопределенный состав действий для экспорта и печати в требуемом ФНС формате. Таким образом бухгалтер может заранее создать папку, собрать в ней только нужные документы по сделке и выгрузить их в один клик.

Документы экспортируются вместе с электронными подписями и служебными документами. При печати первичных учетных документов, отправленных или полученных через системы обмена, на них проставляется штамп.

Новинки для администратора

«Умный» диалог настройки

Модуль «Финансовый архив» теперь настраивается через диалог. В сравнении с прежним мастером действий, параметры в диалоге можно заполнять в произвольном порядке:

Часть полей можно заполнить автоматически из соответствующих справочников:

В диалог встроены интеллектуальные проверки, которые позволяют оценить не только корректность заполненных полей, но и правильно ли заполнены справочники системы.

Визуальные подсказки в веб-контролах и цветовая подсветка интуитивно подскажут администратору, на что стоит обратить внимание.

В диалоге есть два типа проверок: можно проверить параметры текущей вкладки или запустить общую проверку всех вкладок. Это особенно удобно для внесения точечных правок.

Сокращение функциональных ролей

В версии 5.6 комплексно пересмотрен состав функциональных ролей, которые участвуют в процессах межкорпоративного ЭДО. Их количество сократилось в 3 раза.

Роли объединены в группы. Теперь проще выдавать сотрудникам права доступа на компоненты модуля. Помимо этого настроено автоматическое занесение ролей в группы из разных справочников модуля.

Полномочия на подписание

В новой версии полномочия на подписание выдаются в пару кликов. Для одного сотрудника достаточно создать одну запись справочника и указать сразу несколько видов документов, на которые выдаются полномочия. Ранее записи создавались на каждый вид документа.

При этом виды документов заполняются автоматически по ссылкам:

Кроме того, в ходе типовых маршрутов и в управляемых папках при подписании документов полномочия теперь подставляются автоматически от текущего пользователя. Также это работает при замещении:)

* * *

В следующих статьях мы расскажем про техническую реализацию управляемых папок и детальнее про диалог настройки. Следите за новостями!

Чтобы узнать больше о новинках, обратитесь к закрепленному менеджеру или воспользуйтесь формой «Заказать демонстрацию» на нашем сайте.