DirectumRX 3.1. О проверке правил согласования документов

Крупные компании со сложной структурой имеют множество регламентов согласования документов, количество которых постоянно растет. Версия DirectumRX 3.1 представляет удобные инструменты для проверки настроек согласования. Подробнее о них расскажем в этой статье.

Описание правила согласования

Вспомните, как раньше выполнялась проверка правила, если оно работает не так, как нужно? Требовалось открыть правило, посмотреть схему, открыть карточку каждого этапа и условия согласования, чтобы найти причину.

В новой версии достаточно в один клик сформировать отчет из карточки или списка правил. В отчете отобразится вся необходимая информация:

• то, что видно в карточке правила: приоритет, состояние, документопоток и другие критерии;
• то, что доступно в карточках этапов и условий согласования: список исполнителей этапа, сроки, тип условия и пр.;
• то, что вы искали в отдельном справочнике: сотрудников, которые могут утверждать документы в рамках правила.

Исходя из всего сказанного, можно сделать вывод, что отчет – это описание правила, которое упрощает понимание процесса согласования и текущих настроек для администратора, даже если правило создавалось другим сотрудником.

Как использовать отчет?

С помощью отчета можно сравнить разные версии правила согласования. Например, чтобы вернуть исходные настройки, если в новой версии они заданы некорректно. Для этого достаточно сформировать отчеты по каждой версии правила, расположить рядом и сравнить.

Рассмотрим еще один случай. Вы создали новое правило согласования, которое необходимо отправить на утверждение, например, начальнику юридического отдела. Ранее потребовалось бы вручную создать документ, добавить изображение схемы согласования, указать сроки этапов согласования, согласующих, порядок отправки заданий исполнителям (друг за другом или одновременно) и пр. Теперь описание правила можно создать автоматически, стоит лишь сформировать отчет. Затем его можно занести в систему и отправить на утверждение.

Также отчетом удобно пользоваться при актуализации правил согласования, когда нужно добавить новые этапы, участников или изменить настройки сразу в нескольких правилах. Представьте ситуацию, вам отправлены однотипные замечания о некорректном поведении разных правил. Например, договоры закупки и договоры аренды после согласования с главным бухгалтером повторно отправляются непосредственному руководителю, а надо исполнительному директору. Есть вероятность, что такие правила созданы копированием с небольшими доработками. В этом случае по отчетам можно проверить описание веток, где меняется маршрут согласования, проанализировать их и скорректировать правила.

Сводный отчет по правилам согласования

Чтобы быстро проверить, все ли правила настроены в организации и соответствуют ли они утвержденным регламентам, теперь можно использовать сводный отчет. Он запускается с обложки модуля «Документооборот» или из списка правил согласования.

В отчете содержатся все возможные критерии, которые влияют на подбор правила согласования: наши организации, подразделения, документопотоки, виды документов и категории договоров.

Для удобства фильтрации правил по критериям отчет формируется в приложении Microsoft Excel.

Как использовать отчет?

С помощью отчета можно определить, например, виды документов, для которых не настроены правила согласования, а также разобраться с ситуациями, когда при отправке документа на согласование правило не определяется или определяется неверно. Рассмотрим каждую ситуацию подробнее.

Ищем виды документов, для которых нет правил согласования

Допустим, в течение года добавлялись новые виды документов, но правила для них не были настроены. В отчете легко найти такие виды документов, для них колонка «Правило согласования» остается пуста.

В этом случае потребуется создать новые правила либо изменить существующие: в их карточках добавить отсутствующие виды документов и скорректировать схему согласования.

А если для видов документов не требуется согласование по регламенту, можно отключить эту возможность.

Разбираемся, почему правило не определилось

Если правило не определилось в карточке задачи при отправке документа на согласование, причины могут быть разные. Сотрудник сам неверно заполнил карточку документа, администратор некорректно настроил правило согласования или не создавал его совсем. В этом случае в отчете можно отфильтровать данные по виду документа, организации, подразделению и выяснить, настроено ли правило и какие у него параметры:

На примере видно, что правило не определилось, так как оно находится в состоянии «Черновик». Администратору достаточно перейти по ссылке в колонке «ИД» и внести необходимые изменения в открывшуюся карточку.

Разбираемся, почему правило определилось, но неверно

Может быть и так, что при отправке документа на согласование правило определилось, а документ получил не тот согласующий. В этом случае отчет поможет найти все правила, настроенные для этого вида документа.

Например, для вида документа задано несколько правил, но с разным приоритетом. По умолчанию при отправке документа на согласовании выбирается правило с бОльшим приоритетом.

Если в отчете видно, что у подходящего правила приоритет ниже, можно изменить критерии в карточке правила для повышения его приоритета, допустим, для договора указать категорию.

А если приоритеты верны и оба правила должны быть действующими, необходимо пояснить сотрудникам, чтобы они выбирали правило вручную при отправке документа на согласование.

***

С каждой новой версией мы упрощаем настройки согласования документов в организациях. Новые отчеты многофункциональны и помогают администратору справляться с типовыми ситуациями, которые встречаются в его повседневной деятельности. Мы разобрали только часть популярных примеров решения задач с помощью отчетов. А как вы будете использовать их? Ждем ваших впечатлений.