Что нового для межкорпоративного документооборота в DirectumRX 3.1?

В DirectumRX есть все необходимое для обмена электронными юридически значимыми документами с контрагентами. Изменения новой версии нацелены на развитие этих возможностей специально для организаций с большим входящим документопотоком. Посмотрим, что же изменилось.

Гибкая маршрутизация поступивших документов

С увеличением потока документов, поступающих из сервисов обмена, возрастает нагрузка на сотрудника, который занимается их обработкой. Новые возможности помогут перераспределить и снизить нагрузку. Теперь отправлять документы можно напрямую ответственным за взаимодействие с контрагентами. Напомню, что начиная с версии DirectumRX 3.0 ответственные указываются в карточках организаций.

Для настройки маршрутизации поступивших документов в карточках абонентских ящиков организаций и подразделений появилось новое поле:

В поле можно оставить значение по умолчанию, чтобы документы, как и прежде, поступали на обработку ответственному за абонентский ящик. Либо можно выбрать отправку задания ответственным за взаимодействие с контрагентами и разделить поступающий поток между несколькими сотрудниками. В этом случае документы поступают на обработку сотрудникам, которые тесно взаимодействуют с контрагентом и которым проще принять решение о дальнейшей обработке документов.

Кроме того, в новом поле можно отключить формирование заданий на обработку, указав значение Не отправлять. Например, если в организации бухгалтер работает с финансово-хозяйственными документами только в учетной системе с помощью интеграционного решения сервиса обмена, не обрабатывая их в DirectumRX.

Стоит отметить, что независимо от выбранного способа маршрутизации поступивших документов, все приглашения к обмену и другие сообщения из сервиса обмена, как прежде, поступают ответственному за абонентский ящик нашей организации.

Быстрое подтверждение получения документов

При работе с документами через сервисы обмена недостаточно только получить, подписать и вернуть документ контрагенту. Для формирования полноценной цепочки юридически значимого документооборота при поступлении документа из сервиса обмена необходимо создать, подписать и отправить в сервис служебные документы – извещения о получении.

Теперь у вас есть возможность оптимизировать отправку извещений так, что даже при большом документопотоке подтверждение будет происходить быстро, а участие в этом сотрудников организации уменьшится. Рассмотрим, как рекомендуется настраивать подтверждение получения документов в зависимости от объема поступающих документов.

До ста входящих документов в день

Если в организацию из сервисов обмена поступает до ста документов в день, то для своевременной отправки извещений по всем документам дополнительные настройки не потребуются. По умолчанию извещения создаются, подписываются сертификатом квалифицированной электронной подписи (ЭП) и отправляются в сервис обмена в следующих случаях:

• при выполнении задания на обработку поступивших документов, если у исполнителя задания есть подходящий сертификат ЭП;
• при отправке или возврате контрагентам документов, если у ответственного сотрудника есть подходящий сертификат ЭП;
• при выполнении задания на подтверждение получения документов. Задание приходит ответственному за абонентский ящик нашей организации, если на следующий день после поступления остались документы, по которым еще не отправлены извещения.

Несколько сотен входящих документов в день

Как можно заметить, в предыдущем варианте работы для подтверждения получения документов необходимо дожидаться действий от сотрудников. При увеличении количества поступающих документов до нескольких сотен в день рекомендуется оптимизировать работу с извещениями о получении.

Для этого администратору необходимо включить новые фоновые процессы:

• «Электронный обмен. Создание извещений о получении документов», с помощью которого извещения создаются сразу после поступления документов в систему;
• «Электронный обмен. Отправка извещений о получении документов», с помощью которого все подписанные извещения отправляются в сервис обмена.

Таким образом, извещения о получении создаются и отправляются автоматически с помощью фоновых процессов без ожидания действий сотрудников. Но, как и в первом варианте, для подписания ответственному за абонентский ящик приходит задание на подтверждение получения документов.

Схематично описанный порядок работы можно представить так:

Подробное описание этого варианта работы и его настройки вы найдете в справке.

Более тысячи входящих документов в день

Если же в организацию поступает более тысячи документов в день, можно полностью автоматизировать подтверждение получения документов.

Для этого, кроме включения фоновых процессов, необходимо организовать периодический запуск утилиты DrxUtil. Утилита позволяет автоматически подписывать извещения о получении документов. Для запуска утилиты с нужной периодичностью можно использовать назначенное задание в планировщике заданий Windows.

Запускать утилиту следует на компьютере, где установлен закрытый ключ сертификата, который будет использован для подписания извещений. Сертификат также нужно указать в карточке абонентского ящика организации в новом поле Сертификат для служебных док.

В результате извещения о получении, как в предыдущем варианте, создаются при выполнении одного фонового процесса, автоматически подписываться при запуске утилиты, и отправляются в сервис обмена при выполнении второго фонового процесса:

Таким образом, ответственным за абонентские ящики уже не поступают задания на подтверждение получения документов, и отправка извещений выполняется быстро даже при большом количестве документов.

Больше об этом варианте работы и всех необходимых настройках вы также узнаете из справки.

***

Обмен электронными документами с контрагентами через сервисы обмена позволяет увеличить скорость доставки, сократить стоимость и гарантировать сохранность документов. А новые возможности настройки обмена делают этот процесс еще проще для ваших сотрудников.