Работа с обращениями граждан в DirectumRX подробно рассматривалась в статьях «Обращения граждан» и «Интернет-приемная обращений граждан». В этот раз мы расскажем о том, как быстро публиковать обращения на сайт ССТУ. РФ с помощью нового решения DirectumRX «Интеграция с ССТУ».

Решение «Интеграция с ССТУ» предназначено для государственных органов, федеральных органов исполнительной власти, высших исполнительных органов государственной власти в субъектах Российской Федерации и органов местного самоуправления муниципальных районов.

Начнем издалека

ССТУ.РФ – это сайт органов власти, который изначально создавался для сбора обращений в общероссийский день приема граждан 12 декабря. С выходом указа Президента РФ от 17 апреля 2017 года № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций» появился централизованный механизм контроля ответов на обращения граждан. С тех пор всем государственным органам, органам местного самоуправления необходимо ежемесячно публиковать информацию о результатах рассмотрения обращений на сайт.

Как правило, в государственных органах власти сведения о поступивших обращениях публикуются на сайт ССТУ.РФ с помощью программы АРМ ЕС ОГ (Автоматизированное рабочее место единой сети обращений граждан). Сотрудник, ответственный за выгрузку, заносит информацию по каждому обращению вручную. В этом случае он сталкивается с большим количеством рутинных операций.

Решение «Интеграция с ССТУ» предлагает упросить процедуру размещения данных об обращениях граждан из системы DirectumRX на портал ССТУ.РФ.

Решение позволяет автоматизировать процессы:

• выгрузки информации по обращениям на портал ССТУ.РФ в один клик или по расписанию;
• контроля выгрузки обращений;
• уведомлений при отсутствии обращений за отчетный период.

Работа с обращениями

Кратко вспомним, как обращения граждан поступают в организацию. Если гражданин оформил обращение на сайте интернет-приемной, то делопроизводитель получает задание в системе DirectumRX на регистрацию обращения. Карточка обращения заполняется автоматически. В случае устного или письменного обращения гражданина делопроизводитель самостоятельно создает и заполняет карточку обращения в системе.

В обоих ситуациях делопроизводителю необходимо также указать вопрос по обращению согласно тематическому классификатору обращений и запросов граждан и зарегистрировать документ.

После регистрации обращение отправляется на рассмотрение руководителю. Руководитель рассматривает обращение и создает поручение на исполнение ответственному сотруднику или группе ответственных. Ответственный сотрудник или группа ответственных выполняет поручение, готовит ответное письмо гражданину. Ответное письмо заявителю автоматически связывается с карточкой обращения.

Если обращение отправлено не по компетенции, ответственный сотрудник или группа ответственных готовит сопроводительное письмо в компетентный орган. Это письмо также можно прикрепить к карточке обращения.

Как работает решение?

Результаты рассмотрения обращений ответственный за выгрузку экспортирует на сайт ССТУ.РФ в одном из режимов: в автоматическом или полуавтоматическом. Кроме того, в любом из режимов можно с помощью специального фонового процесса задать периодичность выгрузки обращений. Это позволит значительно сократить время ваших сотрудников.

Автоматический режим выгрузки

Для выгрузки обращений в автоматическом режиме необходимо иметь доступ к порталу ССТУ.РФ. Подробная информация о получении доступа к порталу находится по ссылке. В этом случае сотруднику нужно лишь выбрать обращения в DirectumRX и по кнопке выгрузить их на портал.

Полуавтоматический режим выгрузки

В полуавтоматическом режиме данные по обращениям выгружаются на портал через ZIP-архив, хранящийся в сетевой папке на компьютере. Архив формируется автоматически после каждого запуска выгрузки и размещается в папку, которую администратор указал на этапе настройки решения.

В отличие от автоматического режима, работа в полуавтоматическом режиме возможна без наличия доступа к порталу ССТУ.РФ. Однако, сотруднику дополнительно потребуется воспользоваться программой АРМ ЕС ОГ для загрузки сформированного ZIP-архива на портал.

Режим выбирается индивидуально каждой организацией в зависимости от ее регламентов. Ниже рассмотрим несколько способов, как выгружать обращения из системы DirectumRX на портал ССТУ.РФ, в любом из режимов.

Из списка или реестра обращений

В модуле «Обращения граждан» можно перейти к списку «Обращения для выгрузки» или к списку «Реестр обращений». Списки внешне похожи, только в первом случае представлен список обращений именно для выгрузки, а во втором случае весь реестр обращений как выгруженных, так и невыгруженных на сайт ССТУ.РФ.

С помощью интуитивно понятного интерфейса достаточно выбрать одно, несколько или все обращения списка и по кнопке выгрузить их на портал.

В автоматическом режиме информация по обращениям сразу появится на портале ССТУ.РФ, в полуавтоматическом – выгрузится в архив.

В дальнейшем в списке «Обращения для выгрузки» можно посмотреть дату последней выгрузки.

Из карточки обращения

Для выгрузки одного обращения можно воспользоваться кнопкой в его карточке. Для этого достаточно в списке обращений найти нужное, открыть карточку обращения и в 2 клика отправить информацию на портал.

Сотрудник сам выбирает, какой их способов выгрузки удобнее использовать. Однако, при массовой выгрузке обращений рекомендуется работать с реестром или списком обращений, а когда необходимо решить вопрос по отдельному обращению, использовать выгрузку из карточки обращения.

Как контролируется выгрузка обращений?

Для контроля выгрузки обращений используется список «Обращения с ошибками выгрузки». В список попадают все обращения, которые не удалось выгрузить на портал ССТУ.

Чтобы узнать причину ошибки выгрузки, необходимо перейти из списка в карточку обращения, на панели действий в выпадающем списке Отправка выбрать пункт На портал ССТУ. Таким образом, появится сообщение с описанием причины, по которой обращение не удалось выгрузить на портал.

Кроме того, чтобы при выгрузке на портал ССТУ.РФ попадали только объективные данные, в момент сохранения карточки обращения система проверяет, все ли сопроводительные документы приложены к обращению:

• если результат рассмотрения обращения «Направлено по компетенции», должны быть указаны ответное письмо гражданину и сопроводительное письмо;
• если результат исполнения «Разъяснено», «Поддержано», «Меры приняты» и «Не поддержано», должно быть указано ответное письмо гражданину.

Таким образом, снижаются риски человеческого фактора и на портал попадет только свежая и полная информация.

Что делать, если не было обращений за отчетный период?

В случае отсутствия обращений за отчетный период организации уведомляют об этом Администрацию Президента РФ. Для этого системе DirectumRX добавлено действие Метки об отсутствии обращений. При нажатии на кнопку открывается диалоговое окно, где по умолчанию предустановлен период отчетности и наименование организации. При желании можно внести корректировки.

Если уведомление об отсутствии обращений отправляется ошибочно и обращения за отчетный период поступали, система сообщит об этом.

Что нужно для работы с решением?

• система DirectumRX 3.0 и выше;
• решение «Обращения граждан»;
• серверная лицензия «Интеграция с ССТУ»;
• ViPNet Client для ответственного за выгрузку обращений.

Резюмируем

Решение «Интеграция с ССТУ» оптимизирует работу государственных органов и организаций в части подачи отчетности в Администрацию Президента Российской Федерации, сокращает время занесения обращений на портал ССТУ.РФ, сводит к минимуму человеческий фактор при выгрузке обращений на портал, тем самым повышая престиж в среде государственного сектора.

Ждем ваших комментариев и отзывов!