Directum RX 3.4: поддержка нескольких файловых хранилищ

С версии 3.3 мы перешли на хранение текстов документов в файловом хранилище, а в версии 3.4 поддержали работу с несколькими хранилищами. Разберемся, зачем это нужно.

Содержимое документов Directum RX – это бинарные данные, которые физически хранятся в локальной или сетевой папке. Когда папка переполняется, место на диске быстро заканчивается. Чаще всего с этим сталкиваются крупные компании, где ежегодно создаются тысячи и даже миллионы документов. С большим объемом данных также усложняется процесс восстановления в случае сбоя сервера или нарушения целостности файловой системы. Что же с этим делать?

В Directum RX можно создать несколько хранилищ и распределять содержимое документов между ними с помощью политик хранения и перемещения. Возможные варианты:

• Если вас тревожит вопросы цены, можно создать разные хранилища в зависимости от востребованности документов. Например, под новые и оперативные документы можно выделить более мощный диск SSD с минимально необходимым объемом памяти, а для остальных документов – более дешевый диск HDD, но с большим объемом. Таким образом, можно существенно сэкономить на аппаратном обеспечении:

• Если нужно организовать хранение разных типов документов, порядок работ с которыми кардинально отличается, можно создать хранилища для каждого типа документа: для договорных, для финансово-хозяйственных, для организационно-распорядительных и других:

• Если требуется защитить конфиденциальные документы, можно подготовить для них отдельное хранилище, а остальные документы разместить в хранилище по умолчанию:

Представленные варианты легко совмещаются. Если вы уже работали с несколькими хранилищами, то можете поделиться интересными примерами в комментариях.

Как настроить работу нескольких хранилищ?

Рассмотрим порядок настройки на примере. Допустим, в организации все документы имеют разные типы, но среди них можно выделить договорные. Помимо этого, хотелось бы разделить хранилища по частоте обращения сотрудников к документам.

Расчет серверов и количества хранилищ

Первоначально необходимо определить, под какие документы нужно выделить хранилища, и сколько их должно быть. Для каждого хранилища рекомендуется подготовить отдельный сервер. В примере выделим:

• Хранилище договорных документов
• Хранилище редко изменяемых договорных документов
• Хранилище по умолчанию
• Хранилище по умолчанию для редко используемых документов

На каждом выделенном сервере требуется 2-3 Гб ОЗУ. Остальные требования такие же как у компьютера, где развернут сервер приложения. Об этом достаточно подробно написано в документе на сайте поддержки «Directum RX 3.4. Типовые требования к аппаратному и программному обеспечению».

Установка сервисов хранилищ

На компьютере с сервером приложений необходимо развернуть сервис хранилищ, а затем перенести файлы сервиса на все сервера, где должны размещаться файловые хранилища. Таким образом каждый экземпляр сервиса отвечает за свое хранилище:

Чтобы сервисы хранилищ могли подключаться к хранилищам, их адреса нужно указать в справочнике Хранилища. По умолчанию в справочнике уже содержится одна запись – Хранилище по умолчанию. Это значит, что в нашем примере остается создать еще три записи для остальных хранилищ и указать актуальные адреса:

Настройка политик хранения и перемещения

Чтобы обеспечить корректное распределение документов по хранилищам, нужно настроить политики хранения и перемещения.

Политики хранения позволяют создавать документы сразу в нужном хранилище. Например, если вы создали договор, то он автоматически создается в хранилище договорных документов, а не в хранилище по умолчанию. Для этого нужно создать политику хранения договорных документов:

В политике можно указать виды документов, которые будут попадать в хранилище, и приоритет политики. При создании документов в первую очередь проверяются политики с наивысшим приоритетом.

Лайфхак: Приоритет лучше задавать в виде десятков или сотен. Если в дальнейшем потребуется создать другие политики, то в этом случае вы сможете указать промежуточные значения, например, от 0 до 10 – 1,2,3 и другие.

В примере политики хранения для остальных документов создавать не нужно, т.к. эти документы сразу размещаются в хранилище по умолчанию.

Политики перемещения используются для переноса содержимого документов в другое хранилище по истечении определенного времени. Например, можно переносить договорные документы в хранилище редко изменяемых договоров через 1 год с момента их регистрации. Для этого нужно создать политику перемещения:

В политике перемещения также можно указать виды документов и задать приоритет. А главное – указать через сколько дней и с какого момента документы будут перемещаться в другое хранилище. Таким образом, вы сами управляете настройками перемещения, а не система.

Перемещение выполняется регулярно согласно назначенному расписанию. Как видно на скриншоте, перемещение договорных документов выполняется регулярно раз в 3 месяца. За перемещение отвечает фоновый процесс «Документооборот. Перемещение документов между хранилищами». И у него тоже есть свое расписание запуска. Что тут важно знать?

Чтобы документы перемещались точно в срок, указанный в политике, фоновый процесс стоит запускать с таким же интервалом, но на несколько часов позже. В этом случае документы переместятся при первом запуске фонового процесса:

Если же запуск фонового процесса настроить на более раннее время, то при первом запуске перемещение не выполнился, т.к. согласно политике срок еще не наступил. Документы переместятся только при следующем запуске:

Настройки довольно тонкие и гибко подходят для разных ситуаций в организациях. Для простоты настройки фоновый процесс можно запускать чаще и в нерабочее время, например, ночью в выходные дни, чтобы обеспечить стабильную работу сотрудников в системе.

Логика работы фонового процесса: согласно политикам фоновый процесс проверяет, что все документы находятся в нужных хранилищах. Если место хранения не соответствует критериям, и наступил момент для перемещения, то документы переносятся в нужное хранилище.

При этом возможен обратный процесс. Например, если сотрудник внес изменения в текст документа, который находился в хранилище редко используемых, то документ возвращается в исходное хранилище.

В нашем примере осталось настроить аналогичную политику для перемещения всех остальных документов в хранилище редко используемых документов. Цикл жизни таких документов более короткий, поэтому мы будем перемещать их чаще:

Настройка резервного копирования

Здесь много нового не расскажу, главное не забывать про этот этап. Чтобы обеспечить сохранность документов в хранилище, рекомендуется создавать их резервные копии.

Основные рекомендации: если в хранилище помещаются новые и оперативные документы, то для них можно делать резервное копирование каждую ночь. Как правило таких документов немного, и это не должно сильно нагружать сервер. А для хранилищ редко изменяемых документов резервное копирование достаточно запускать раз в неделю или реже.

***

Таком образом, в несколько этапов настраивается работа файловых хранилищ. Все настройки регулируемые и не имеют ограниченных рамок. Пробуйте применять их в своей организации и делитесь своими впечатлениями.

Надеемся, что эта статья была полезна для вас. Другие примеры настроек политик хранения и перемещения можно также найти в справке Directum RX.