Веб-клиент Directum RX: работа с документами и задачами

13 9

Веб-клиент уже давно значительно обогнал десктоп-клиент по функциональности. В предыдущей статье мы поделились преимуществами веб-клиента в работе со списками и папками. В этой статье расскажем, почему работать с документами и задачами удобнее в веб-клиенте, чем в привычном десктопе.

Документы

Режим предпросмотра

В веб-клиенте можно быстро ознакомиться с документом в режиме предпросмотра. Документ открывается в окне и не скачивается из системы, что экономит время сотрудников. В окне предпросмотра можно перемещаться по гиперссылкам в содержимом документа, а также открывать гиперссылки на другие объекты системы и внешние ресурсы.

Уведомление об освобождении документа

Работаете над документом в команде? Если кто-то уже редактирует документ, то при попытке открыть его на изменение появится сообщение:


 

Чтобы получить оповещение, когда документ освободится, нажмите на кнопку Уведомить. Когда другой сотрудник закончит работу с документом, сохранит изменения в системе и закроет его, вы получите оповещение об освобождении документа:


 

Вы сможете приступить к работе с документом в веб-клиенте, не теряя времени.

Просмотр штампа времени

Если в электронной подписи документа есть штамп времени, в веб-клиенте его можно посмотреть в окне с информацией о подписях. Штамп времени используется для подтверждения точного времени подписания документа. Вы можете ознакомиться с информацией о сертификате службы штампов времени (TSA), нажав на ссылку:

Панель для работы с версиями

В веб-клиенте для работы с версиями создана отдельная панель. Для удобства панель можно закрепить, она всегда будет под рукой.

В десктоп-клиенте нет такой возможности – приходится переходить на отдельную закладку.

Экспорт документов со структурой папок в модуле «Финансовый архив»

Если необходимо выгрузить сразу несколько документов, в веб-клиенте это сделать удобнее. При сохранении на компьютере формируется архив, в котором для каждого выгруженного документа создаются подпапки с сохранением структуры.

При выгрузке из десктоп-клиента папки не создаются, документы выгружаются по отдельности.

Задания и задачи

Переписка

В веб-клиенте есть возможности для комфортной работы с перепиской в задаче:

  • фильтрация. Вы можете фильтровать задания и подзадачи в области переписки по разным критериям. Отобразите, например, просроченные задания или задания, которые находятся в работе.
  • сворачивание и разворачивание подзадач. Иногда информации в текущем задании может быть недостаточно и нужно изучить детали переписки. В этом случае можно развернуть подзадачи, нажав на кнопку ;
  • печать переписки. Эта возможность пригодится, если, например, с перепиской нужно ознакомить руководителя, который не работает в системе Directum RX. Чтобы распечатать переписку, нажмите на кнопку .

Изменение текста в задачах и заданиях

Если сотрудник отправил задачу коллегам или выполнил задание и заметил, что допустил в тексте ошибку, он может изменить текст в течение 15 минут. Эта возможность доступна только в веб-клиенте.

Автотексты в карточках задач и заданий

Если при заполнении карточек однотипных заданий или поручений вы часто используете одни и те же фразы, они начинают отображаться как автотекст. Таким образом собирается статистика и формируется уникальный набор персональных подсказок. Можно выбрать одну из предложенных фраз, чтобы не писать текст повторно и сэкономить время. Автотексты также появляются при заполнении карточек документов.

Подтверждения в действиях

При старте задачи в веб- и десктоп-клиентах появляется сообщение о подтверждении действия:


Отключить и восстановить подтверждения можно только в веб-клиенте. Если сотрудник установил флажок Больше не спрашивать, при повторном выполнении этого действия окно не отобразится. Восстановить функцию можно в настройках меню пользователя.

Прочее

Так как веб-клиент открывается в браузере, можно пользоваться и его возможностями, а именно – проверкой орфографии.

Вы можете комфортно работать с документами, так как в настройках браузера легко настроить нужный масштаб текста.

В веб-клиенте заносить документы можно с помощью TWAIN-, WIA-, и SANE-совместимых сканеров, в десктоп-клиенте поддерживается только первый вариант.

Если вы работаете на операционных системах Windows, вы можете использовать эмодзи в текстах карточек задач, заданий и документов. Это легко сделать, например, с помощью сенсорной клавиатуры на компьютере.

В заключение

Большинство организаций предпочитают веб-клиент стандартному десктоп-варианту. Весомую роль в этом играют кроссплатформенность, удобство администрирования и доступность корпоративной информации в любое время.

Веб-клиент обладает уникальными возможностями по работе с документами и задачами: режим предпросмотра, экспорт документов и папок с сохранением структуры – все это экономит время сотрудников и делает рабочий процесс более комфортным.

Чтобы использовать полную функциональность системы Directum RX и шагать в ногу со временем, работайте через веб-клиент уже сейчас!

Антон Максунов

Кто не знал - в Windows 10 эмодзи можно вызвать комбинацией клавиш win + ; (русская Ж) 😎

Дмитрий Тарасов

Возможно я что-то упустил, но при использовании веб-клиента есть несколько неудобств, которых не было в десктоп-клиенте:

  • Как в веб-клиенте занести в систему сразу несколько документов, например, из папки?
  • Как в веб-клиенте получать оповещения о поступлении новых заданий или поручений?
Артем Моисеев

Дмитрий,

1. никак

2. Никак, тока рассылка в почту

Павел Березин

А идентификация задач (поручений) так по прежнему в RX и остаётся "полюдной"?

Т.е. например, на скриншоте выше некто Ардо отправила задачу некту Ивановскому. Но кто эти оба два человека, в каких отделах они работали (на момент отдачи поручения, и на момент начала/завершения её исполнения оргструктура могла измениться, в т.ч. оба два пересесть на другие должности), из какого в какое структурное подразделение двигался документ и поручения по нему, - так и не идентифицируется в базовой коробке RX? И не полюдную а поотдельную аналитику движения документов и поручений - не собрать соответственно?

 

Антон Максунов

Павел, а она такая и была и D5 и в RX. При выборе адресата отображается отдел и должность, при наведении (после выбора или после старта задачи, да и где угодно) также отображается краткая карточка сотрудника. Для "подолжностного" взаимодействия используются роли (создаете роль "Руководитель департамента Х" с одним участником и меняйте его по ходу согласования без всяких ограничений).

И я считаю это правильным, потому что конечные задания и поручения чисто физически нельзя выдать абстрактному инженеру 1 категории отдела ТО, его можно выдать конкретному Иванову И.И. В случае форс-мажора есть замещения, подзадачи, подчиненные поручения и т.д.

Павел Березин

>При выборе адресата отображается отдел и должность, при наведении (после выбора или после старта задачи, да и где угодно) также отображается краткая карточка сотрудника.

А толку? Карточка показывает оргприсвоение работника "сейчас", нету в задаче аналитики, что она была выдана сотрудником отдела А и ушла на исполнение в отдел Б (особенно если один или оба участника к моменту завершения задачи пересели). Т.е. отчёты движения документов и поручений в разрезе структурных подразделений (сколько задач заходило за период в Отдел А, в Филиал Б) не построить в базе, нужно огороды городить.

 

Павел Березин: обновлено 21.06.2021 в 17:19
Антон Максунов

Павел, если сотрудник "переезжает" в другой отдел с изменением функциональных обязанностей и передачей дел другому сотруднику, то есть такая вещь как замещение. Если было настроено через роли - просто меняются исполнители роли и всё.

Ситуация что сотрудник переводится в другой отдел, меняет функциональные обязанности и у него остаются его прежние поручения... ну какая-то очень притянутая. Если он выполнил задание и уже потом перешел в другой отдел - ну допустим. Но тут проблемы не вижу, он на тот момент был на прежней должности. Не видно в аналитике - есть история изменения если это прям принципиально. Обычно такие вопросы возникают только в спорных ситуациях (когда в отчете по одному подразделению попадается сотрудник другого) и решается довольно легко с привлечением администратора, который предоставляет историю записи сотрудника.

Если у вас так часто возникают такие ситуации и это становится проблемой - настраивайте кастомные решения по логированию изменений. Ну или изначально неверно была выбрана СЭД, тут уже ничем подсказать не могу.

Павел Леонов

Антон, по моему мнению, любую систему можно допилить до нужно уровня. Вопрос стоимости.

To Павел, либо на проекте внедрения не были озвучены все требования, либо ими пожертвовали в угоду чему-либо более ценному. Ну а коробка закроет только популярные кейсы: мы же все понимаем, что любая функциональность имеет свою цену )

Антон Максунов

Павел, у любой системы есть потолок, выше которого становится критически дорого прыгать. Например, из RX (равно как из D5 и даже D4) можно сделать учетную систему, но как говорится "вот так, с помощью нехитрых приспособлений буханку хлеба можно превратить в троллейбус, но зачем?"

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий