Роль прикладного администратора системы при облачной поставке Directum RX

Продолжим серию статей про самостоятельное внедрение темой про очень важную роль – администратора. Начнем с истории, все совпадения с которой прошу считать случайностью.

Однажды раздался звонок:

– Добрый день, меня зовут Мария, компания ООО «Ромашка Развитие». Руководитель вызвал меня к себе и сказал: «Вот номер телефона менеджера Directum. Твоя задача разобраться в системе! Если не разберешься – твой испытательный срок закончен!».

С таких слов мы начали общение с администратором системы нового клиента.

Пообщавшись с Марией оказалось, что она не только не понимала, для каких целей «Ромашка Развитие» купила облачную систему Directum RX, но и рассказала, что техника ее «не слушается», в электронной почте не открываются прикрепленные файлы, принтер зависает, при вводе логина или пароля система пишет «неверный пароль» и т.п.

У Марии было много вопросов. Пришлось потратить немало времени, чтобы объяснить базовые вещи: где взять ссылку для захода в систему, чем отличается ссылка на систему Directum RX от ссылки на сайт техподдержки, как придумать нумерацию. Я терпеливо объясняла все по порядку для того, чтобы система Directum RX начала успешно использоваться, а руководитель не уволил офис-менеджера.

Оказалось, что при покупке системы были другие кандидаты в администраторы системы, но они быстро отказались от обязанностей, т.к. не хотели брать на себя ответственность. Не будем вдаваться в подробности, почему компания попала в ловушку одной из ошибок при внедрении, которые мы разбирали ранее.

Разберемся, какими навыками должен обладать человек в роли прикладного администратора системы Directum RX в облаке, чтобы качественно выполнять свои основные задачи.

По определению из Интернет прикладной (системный) администратор системы - это профессионал, ответственный за установку, настройку, обслуживание и поддержку компьютерных систем и сетей в организации. Он обеспечивает непрерывную работу системы, решает проблемы пользователей, устанавливает обновления программного обеспечения, настраивает безопасность и многое другое.

Разберёмся в полной ли степени это относится к прикладным администраторам Directum RX.

Что входит в обязанности

Большим плюсом при облачной поставке является то, что часть обязанностей по обслуживанию системы Directum RX ложиться на специалистов Directum: мониторинг доступности ПО 24 часа в сутки 7 дней в неделю, обновление программного обеспечения, инцидентная поддержка с фиксированным временем реакции, проведение плановых технических работ, резервное копирование данных.

В нашем случае прикладной администратор — это специалист, разбирающийся в бизнес-потребностях компании и помогающий компании реализовать их через современную систему управления бизнес-процессами. Хотите таким стать для вашей компании? Тогда вперед – читаем дальше!

На прикладного администратора системы ложатся следующие задачи на этапе внедрения:

1. Настройка. Для начала нужно настроить структуру компании и документооборота. Необходимо перенести в электронный вид процессы, которые были описаны владельцем бизнеса на бумаге (или устно). В Справке (Раздел Администрирование > Прикладные настройки) подробно описан порядок действий. Задача администратора помочь бизнесу оформить процессы, используя логику системы Directum RX.
2. Обучение пользователей. Для всех пользователей системы стоит организовать просмотр видеороликов из справки по системе, донести до руководства необходимость организовать обучающие курсы для пользователей, провести  тест по пройденному материалу.
3. Опытно-промышленная эксплуатация. На данном этапе администратор должен оказывать поддержку пользователей при работе в системе, создать ЧаВО, Базу знаний.

Прикладной администратор на этапе сопровождения отвечает за работы:

• Поддержка и консультация пользователей, как первая линия. Здесь рекомендуется выстроить такой порядок: сначала пользователи должны сами разбираться по справке; если не получается, обращаться к администратору; тот в свою очередь если не справляется, уже обращается в службу поддержки https://support.directum.ru/);
• Обучение новых сотрудников. Лучше всего, чтобы обучение работе в системе было интегрировано в стандартный процесс приёма новичков, тогда, возможно, обучение можно будет делегировать;
• Адаптация системы к изменениям бизнес-процессов;
• Расширение функциональности системы (отслеживание новинок версий, активное участие в вебинарах и акциях);
• Взаимодействие с техническим специалистом, который разбирается в ИТ-инфраструктуре компании (сети связи, работоспособность компьютеров и т.д.). Часто такой специалист -- это отдельный человек, и он не обязательно даже работает в штате.

Кто же такой администратор

Среди администраторов системы Directum RX у наших клиентов встречаются не только технические специалисты, но и юристы, бизнес-аналитики, специалисты службы делопроизводства, руководители отдела продаж, и даже генеральный, финансовый и исполнительный директор. Все перечисленные специалисты справились с внедрением и грамотно сопровождают систему, помогают пользователям, погружаются в решение вопросов.

Для прикладных администраторов у одних заказчиков мы организовывали обучение, другие – самостоятельно изучали систему, третьи – приходили с готовыми знаниями, если ранее работали с Directum RX.

Анализируя набор качеств специалистов, мы можем составить портрет прикладного администратора системы:

• опытный пользователь ПК, хорошо ориентируется в справке;
• аттестован по циклу курсов по настройке Directum RX (курсы №822, 832);
• разбирается в процессах организации;
• обладает временем для поддержки пользователей на первой линии.

Вместо заключения

История Марии из «Ромашка Развитие» закончилась хорошо, хотя в какой-то момент казалось, что мы близки к провалу. Конечно, нашей героине пришлось очень активно включиться в изучение нового, решительно осваивать функциональность, отстаивать правильную технологию внедрения и сопровождения. И Марию не только не уволили, но и зачислили в кадровый резерв на повышение. И теперь цифровизация процессов стала ее коньком, она получила новые знания и опыт.

В конце статьи хочется подчеркнуть, что роль прикладного администратора системы очень значима для успешной работы и развития информационной системы в целом. А это в свою очередь должно стать залогом и успешного развития бизнеса.

Важно найти специалиста, наиболее соответствующего задачам и потребностям вашей организации. А будет ли это технический специалист или продвинутый пользователь ПК – нужно решать в каждой ситуации по-своему. Но все-таки, если вы не хотите потратить деньги понапрасну, не возлагайте обслуживание облачной системы неопытному сотруднику на испытательном сроке, без необходимых знаний, умений и навыков.