Как выбрать процессы для самостоятельного внедрения

Продолжаем тему самостоятельного внедрения. В предыдущих статьях мы рассказали:

• какие факторы влияют на выбор вариантов внедрения - Самостоятельное внедрение Directum RX. Это как?
• про последовательность этапов внедрения, и что будет, если отказаться от какого-либо этапа - Как внедрить корпоративную систему вопреки всему: 8 поучительных историй.

Эта статья будет полезна:

• сотруднику, которому поручили внедрение системы, но он не знает, с чего начать;
• руководителю, который купил систему, но не задумывался, что именно планирует делать в ней;
• сотруднику, кому система перешла «по наследству» по разным причинам, и надо брать всё в свои руки.

Предлагаю несколько подходов к выбору процессов автоматизации. Каждый из подходов использовался на реальных проектах наших заказчиков и оправдал себя.

Вариант 1. Исходим из документопотока

Проведите анализ документов в вашей организации. В идеале нужно составить список всех видов и указать их количество, например, в месяц.

Выберите из полученного списка 2-5 видов документов с наибольшим количеством. Работу именно с этими документами нужно будет автоматизировать в Directum RX в первую очередь. Будет полезно отметить также связи видов документов. Например, у вас больше всего дополнительных соглашений. В связанных видах могут быть договоры, спецификации, счета, акты. Рекомендую связанные виды документов переносить в систему Directum RX одновременно, например, дополнительные соглашения и договоры.

Теперь вам предстоит для каждого вида документа описать порядок работы: создание (кем/когда/как), регистрация/нумерация (нужна/не нужна, когда/кем), согласование и подписание (нужно/не нужно, кем, в какой последовательности), контроль возврата (если документ отправляется контрагенту) и т.д.

Когда у вас появится вся информация по виду документа, перенести ее в настройки системы не составит труда (подробно ознакомиться с видами документов, документопотоками можно в Справке).

Например, в компании Ucell начали с приказов, так как после анализа выяснили, что этот тип документа чаще всего отправляли на согласование и подписание.

Вариант 2. Определяем потенциал для повышения эффективности

Определите, какие процессы или блоки работ, оптимизация которых, в наибольшей степени повысит эффективность работы компании. Например, это может быть управления проектами.

Определить точки роста и внутренний потенциал – сложная задача. Оцените сильные и слабые стороны вашей компании, проведите анализ конкурентов. Обратитесь к мнению экспертов, соберите обратную связь от сотрудников. Оцените эффект от одинаковых процессов.

Помните о бизнес-стратегии своей организации и выбирайте для автоматизации те процессы, которые помогут ее реализовать.

Проделав этот серьезный объем работы, вам будет проще понять, с чего начать автоматизацию.

Вариант 3. Начните с процессов, требующих немедленной автоматизации

Наверняка при покупке системы у вас были цели крупные и долгосрочные. Попробуйте посмотреть ближе.  Какие задачи вам нужно решить прямо сейчас, какие сложности хотелось бы устранить с помощью Directum RX.

Может быть это важные ключевые процессы для бизнеса: медленное согласование договорных документов и оплаты по ним, от чего зависит снабжение материалов, производство. Или потеря переписки и документов. Или сложности контроля и согласования проектов документов: непонятные запутанные правила, пересылка в мессенджерах и по электронной почте, когда сложно найти концы. С таких узких мест и стоит начать.

Приведу примеры популярных кейсов, с решения которых начинали наши заказчики:

Контроль исполнительской дисциплины. Сотрудники несвоевременно выполняют задачи, сообщают, что их не получили, не видели, по ошибке удалили. Это ведет к снижению качества производства в целом. В системе Directum RX можно использовать поручения для исполнения приказов и распоряжений, решений совещаний, резолюций по входящим документам и служебным запискам, устных указаний руководства, а также производить контроль исполнения по ним. Руководитель может использовать Контроль исполнения поручений в качестве KPI- показателей.

Автоматизация проведения совещаний. Совещания – трудоёмкий процесс для секретаря: необходимо подготовить повестку и протокол совещаний, зафиксировать результаты, раздать поручения и проконтролировать их исполнение. Сложность проведения совещаний также может заключаться в следующем: не фиксируются результаты, не выдаются поручения, повторно проводятся совещания, сотрудники забывают или не выполняют решения совещаний, приходят неподготовленными. В модуле «Совещания» Directum RX легко можно автоматизировать этот процесс.

Например компания Ватт-Электросбыт первым делом решили проблемы с согласованием договоров, счетов на оплату, заявок на закупку. Согласующие находились в разных подразделениях, доставка документов занимала время и тормозила всю работу компании, а секретари регулярно задерживались в офисе.

Вариант 4. Автоматизируйте процессы, исходя из приобретенных модулей

Еще раз изучите возможности купленных модулей по Справке. Внедряйте их последовательно в порядке актуальности, используя весь необходимый для вас функционал.

Делопроизводство - регистрация входящих/исходящих/внутренних документов, рассмотрение документов руководителем, выдача и контроль исполнения поручений, ознакомление сотрудников с ОРД, ведение списка доверенностей и пр. 

Договоры - создание, регистрация, согласование договорных документов внутри компании, контроля возврата подписанных экземпляров от контрагентов, создания приложений к договорам и др.

Финансовый архив - для создания полного архива товарных накладных, актов выполненных работ (оказанных услуг, приема-сдачи работ), счетов-фактур, универсальных передаточных документов, договоров и прочих документов, поступающих от контрагентов и выставленных от имени организации.

Например в компании ЭкоСтройРесурс начали с модуля «Делопроизводство». А дальше расширили внедрение и на другие задачи.

Вариант 5. Начните с автоматизации конкретного подразделения

Опишите, чем занимается каждый отдел, и определите, какую часть текущей работы можно цифровизировать в Directum RX.

Либо исходите из готовности подразделения к автоматизации. Например, сотрудники договорного отдела - продвинутые пользователи и давно мечтают о СЭД, о которой много слышали. Начните описывать их процессы и под них настаиваете систему, и т.д..

Подключайте подразделения к системе постепенно. Будет правильно, если вовлеченные отделы будут рекламировать успехи автоматизации другим и поддерживать результаты внедрения. Тогда у вас выстроится своеобразная очереди на автоматизацию и будет понятно, за чьи задачи браться дальше. Идеально, если сотрудники бухгалтерии придут к вам с запросом: «Почему договорной отдел уже согласовывает документы в СЭД, а мы до сих пор согласовываем счета на бумаге и по электронной почте. Мы тоже так хотим!»

Функции отделов, в которых Directum RX станет помощником: Одел делопроизводства - создание, регистрация, печать, хранение, поиск документов, прием входящих документов и отправка на согласование в отдел исполнителя и т.д. Договорной отдел - создание и согласование договоров, подготовка коммерческих предложений, создание шаблонов договоров, разработка инструкций по договорной работе, аудит, консалтинг и т.д. Юридический отдел - согласование договоров, консультации сотрудников, работа с претензиями, поддержание актуальности нормативных документов и т.д. Бухгалтерия - оформление расчетов с контрагентами, начисление и перечисление налогов, подготовка и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности в ИФНС, фонды и т.д.

Так, например, в МГИМО сначала внедрили систему в канцелярии, затем в договорном отделе, затем распространили на кафедры и учебный отдел.

Вариант 6. Самое простое – начать с базы

Начните с базовых задач и постепенно добавляйте более сложные.

Создайте единую базу электронных документов компании. Избавьтесь от бумаги, где можно. Сотрудники в скором времени почувствуют удобство электронного архива: избавятся от потери документов, будут быстро находить нужные версии, избавятся от потерь документов. Смогут отправлять и контролировать задачи, будут видеть историю изменений и одновременно работать над документом.

Отмените устные договоренности – используйте простую задачу для решения и уточнения рабочих вопросов. В задаче вы указываете срок исполнения, исполнителя/исполнителей, одновременность/последовательность исполнения. В результате исполнитель может самостоятельно выполнить задачу либо отправить подзадачу соисполнителю/подчиненному. Теперь сотрудник не сможет сослаться на то, что вы не говорили или он не слышал – все зафиксировано в системе.

Избавьтесь от печати документов и беготни с подписанием – создайте регламенты согласования. Сотруднику при создании договора будет проще все сделать по единым правилам -- отправить задачу, все нужные участники процесса подключатся и согласуют, руководитель подпишет документ электронной подписью, а делопроизводитель отправит контрагенту. В задаче на согласование легко проконтролировать, на каком этапе сейчас находится документ. 

Перестаньте пересылать контрагентам бумажные документы. С помощью интеграции с сервисами ЭДО вы упростите ускорите обмен и сохраните юридическую значимость подписания. Многие документы, включая договора, ваши контрагенты готовы принимать в электронном виде.

Например, в СМУ-2 начав, с базовых возможностей, уже за 60 дней получили повышение эффективности, существенно ускорили процессы и избавились от бумаги.

 

Было бы интересно, узнать, с каких процессов начинали вы, и почему именно с них? Делитесь опытом!