Преимущества Directum RX в мнениях пользователей Группы компаний «Эталон»

На конкурсе «Directum Awards 2023» проект Группы компаний «Эталон» и Avis Expert по переходу на Directum RX был признан победителем в номинации «Проект года». Система нового поколения заменила Directum 5.х после 16 лет использования. В статье рассмотрим плюсы и минусы новой системы, которые отметили сотрудники компании.

Веб-клиент как основной интерфейс

Группа компаний «Эталон» включает в себя 180 организаций по всей России, и некоторые сотрудники могут работать в командировках или из дома. В таких условиях крайне важно обеспечивать постоянный доступ к системе. В Directum RX он осуществляется через веб-клиент, который позволяет работать в браузере. При этом не требуется установка клиентского приложения на компьютер.

В Directum также был веб-доступ, но он имел некоторые ограничения, так как основной точкой входа был деcктоп-клиент. Например, не поддерживалась возможность заносить документы со сканера, использовать автотексты при заполнении карточки задачи, создавать и редактировать папки поиска и т.д. В веб-клиенте Directum RX пользователям доступны все функции системы без исключения.

Если компьютера нет под рукой, то в Directum RX, как и в Directum 5, можно работать через смартфон или планшет с помощью приложений Jazz и Solo. Внешний вид мобильных решений остался прежним, так что пользователям не придется привыкать к новому интерфейсу.

Гибкий поиск

Как в Directum, так и в Directum RX можно легко находить нужные документы, задания и другие объекты. Однако, в Directum RX поиск стал еще удобнее благодаря новой функциональности. Пользователи могут найти любой объект, используя единую строку поиска.

Кроме того, можно самостоятельно закреплять часто используемые поисковые запросы с заданными критериями. Это значительно упрощает поиск, так как не требуется каждый раз повторно указывать параметры вручную. Например, делопроизводители ГК «Эталон» могут закрепить список найденных заявок на сдачу в архив с предустановленными настройками:

Удобная разработка

Для адаптации Directum RX под специфику заказчика используется среда разработки Directum RX Development Studio и над одним проектом могут трудиться сразу несколько специалистов. Благодаря механизму наследования и перекрытий разработчики могут создавать свои элементы на основе уже существующих. При этом все изменения располагаются на отдельном слое, что значительно упрощает обновление на новые версии системы. У группы компаний «Эталон» есть собственная команда сопровождения, которой будет проще поддерживать и модифицировать систему в дальнейшем своими силами.

Среда разработки позволяет адаптировать систему под бизнес-процессы компании. Например, в ней можно добавить в карточку задачи дополнительные элементы интерфейса:

На проекте внедрения благодаря этой возможности удалось упростить процесс согласования. Если раньше перед отправкой договора на согласование сотруднику приходилось заполнять реквизиты в разных окнах, то теперь все необходимые поля можно сразу заполнить в карточке задачи.

Также в Directum RX можно самостоятельно, без компетенций разработчика, адаптировать бизнес-процессы и изменять формы карточек с помощью инструментов настройки no-code.

Готовые справочники «из коробки»

Система Directum использовалась в ГК «Эталон» с 2006 года. За это время было создано множество модификаций, что значительно усложняло переход на систему нового поколения. Однако ряд справочников, которые заказчику в свое время пришлось самостоятельно разрабатывать для Directum, уже включены в базовое решение Directum RX.

Например, справочник «Право подписи», в котором настраивается возможность подписания документов сотрудниками. С помощью этого справочника руководитель может передать полномочия по подписанию документов своему заместителю.

Другой пример – справочник «Правила назначения прав». Он позволяет автоматически выдавать права сразу на все документы определенных видов, наших организаций и подразделений.

Наличие этих справочников в базовой версии Directum RX позволило снизить затраты на разработку и настройку обновленной системы.

Прозрачные процессы

Пользователи Directum RX отметили, что контролировать процесс работы с документами стало проще, чем в Directum. Ход согласования удобно отслеживать на вкладке «Регламент», где можно получить подробную информацию о статусе этапов согласования, узнать срок их выполнения, а также увидеть имя и должность исполнителя этапа:

На этой же вкладке можно узнать, что произойдёт, если один из согласующих вернёт задание над доработку. Это позволяет оперативно реагировать на возможные задержки в согласовании.

Трудности перехода

В стандартной версии системы не хватало некоторых привычных возможностей из Directum. Однако, большую часть потребностей заказчика удалось удовлетворить через технические доработки.

Например, было создано специальное расширение для браузеров, позволяющее использовать горячие клавиши для типовых операций в веб-клиенте Directum RX.

Чтобы у пользователя была возможность в любой момент обновить значение автозаполняемых полей в документе, на карточку документа добавили специальную кнопку:

Также в этап согласования по регламенту добавили настройку, которая обновляет поля при выполнении задания.

Для ускорения маркировки бумажной документации разработали особый механизм, с помощью которого каждому пользователю можно задать персональные настройки по выбору принтера, что позволило печатать штрих-коды в один клик.

***

Имея в своем распоряжении систему, в которой ежедневно создавалось около 2 500 документов и 2 000 задач, заказчик решился запустить масштабный переход на систему нового поколения. Первый этап цифровой трансформации в ГК «Эталон» завершен. На будущее запланированы перенос оставшихся процессов из Directum в Directum RX, внедрение финансового архива, настройка интеграции с сервисами обмена и частичная миграция данных. Система нового поколения вызвала положительный отклик у пользователей, а недостающие возможности удалось добавить на этапе заказной разработки.