Как организовать согласование и подписание документов руководителем, который не работает в системе

Одним из показателей эффективности внедрения системы ЭДО на предприятии является сокращение сроков согласования и подписания документов. Для достижения данного эффекта мы рекомендуем:

• автоматизировать максимально возможное число сотрудников;
• создавать и согласовывать документы только в системе.

На проектах внедрения возникают ситуации я сталкивался с ситуацией, когда некоторые руководители высшего звена (генеральный директор или его заместители) не работают в системе. Причины могут быть разные: начиная от высокой загрузки и частых разъездов руководителя, заканчивая «банальным» консерватизмом и нежеланием менять устоявшиеся методы работы и свои привычки.

Постановка задачи

Полагаем, что все внутренние работы с документами ведутся в СЭД. Рассмотрим кейс, как организовать согласование и подписание документов с руководителем, который не работает в системе DIRECTUM. Для этого необходимо решить две задачи:

1. Организовать передачу документа руководителю.
2. Зафиксировать результат согласования/подписания в системе.

Далее рассмотрим возможные варианты передачи документа руководителю, действия руководителя по согласованию/подписанию документа и варианты занесения результатов в систему.

Решение

Передача документа неавтоматизированному руководителю

Кто передает документ?

В большинстве случаев у руководителя высшего звена есть помощники, которые помогают выполнять часть его работ, в том числе, принимают, предварительно рассматривают и передают документ на согласование.

Руководитель работает с помощником. Есть два варианта организации процесса работы помощника в системе:

       1. Настроено замещение руководителя. Помощник работает с папкой «Входящие руководителя», в которую поступают задания на согласование документов. Далее он передает документы руководителю, результат согласования заносит в систему.

       2. Без настроенного замещения руководителя. В этом случае помощник работает со своей папкой «Входящие», но в типовом маршруте нужно предусмотреть задание помощнику на «Передачу документа на согласование руководителю».

Руководитель работает без помощника. Если у неавтоматизированного руководителя (например, заместителя генерального директора по безопасности) нет помощника, то передавать ему документ на согласование будет ответственный сотрудник (как правило, это инициатор процесса согласования или ответственный за документ). Для этого в ТМ нужно предусмотреть задание «Передача документа на согласование руководителю».

Как передается документ?

В зависимости от стиля работы, предпочтений или заранее установленных договоренностей, руководитель может принимать документы на рассмотрение на бумаге или по электронной почте. В первом случае, помощник или ответственный распечатывает документ и передает его руководителю, во втором – отправляет документ копией в письме.

Согласование документа руководителем

Бумажный документ. Руководитель ставит свою визу на документ и возвращает его помощнику.

Если у руководителя будут замечания, он может зафиксировать их на самом документе или передать в устной форме помощнику или инициатору.

Документ, поступивший по электронной почте. Руководитель может отразить свои комментарии в тексте документа или зафиксировать их в тексте ответного письма.

Помощник, получив обратно бумажный документ с визой руководителя или письмо на электронную почту с комментариями руководителя, фиксирует результат согласования в системе:

       1. В виде документа. Помощник сканирует документ и заносит его в новую версию документа с пометкой «С визой руководителя» или сохраняет скриншот письма как новый документ и вкладывает его в задание.

• Плюсы: информация сохраняется в виде документа, в котором видно, что именно руководитель согласовал документ; для бумажного документа: результат и подпись руководителя будут зафиксированы в системе в виде скан-копии документа;
• Минусы: требуется больше времени на создание документа в системе; для бумажного документа: необходим сканер.

       2. В тексте задания. Помощник переносит текст из документа или письма в текст задания и выполняет его.

• Плюсы: быстро, не требует дополнительной орг. техники;
• Минусы: результат будет занесен от имени помощника, в системе не будет подтверждения, что согласовал руководитель.

Визирование документа

При необходимости, помощник визирует документ в DIRECTUM согласующей электронной подписью от имени руководителя (доступно при настроенном замещении). При этом, в информации о подписях документа будет указано, что его подписал "Помощник за руководителя":

Согласование без документа

Отдельно стоит выделить и рассмотреть вариант, когда документ не создается вообще, например, оформление служебной записки в электронном виде.

В этом случае текст служебной записки указывается в тексте задачи, согласующие ставят отметки о согласовании при выполнении своих заданий.

Когда необходимо получить визу руководителя, помощник передает информацию одним из способов:

       1. Распечатывает переписку по задаче на бумаге и передает ее руководителю. Сделать это можно на вкладке «Сервис», по кнопке Печать – Напечатать переписку по задаче.

После рассмотрения указывает результат в тексте задания и выполняет его за руководителя.

       2. Копирует переписку по задаче и отправляет в письме по электронной почте. Результат из ответного письма копирует в текст задания и выполняет его за руководителя.

Подписание документа

В рамках поставленной задачи по организации подписания документа рассмотрим два основных случая:

• подписание документа на бумажном носителе;
• подписание документа электронной подписью (далее ЭП).

Подписание документа на бумажном носителе

Самый распространенный вариант, когда итоговый документ, после согласования всеми участниками процесса, распечатывается на бумаге и передается на подпись руководителю. Организация данного процесса проста и аналогична согласованию бумажного документа с руководителем:

1. Помощник (если его нет, то инициатор процесса) получает задание в системе на распечатку документа и передачу его на подписание руководителю.
2. Руководитель подписывает документ и возвращает помощнику.
3. Помощник заносит подписанную скан-копию в новую версию документа в системе и выполняет задание.

Подписание документа электронной подписью

Отказ от бумаги в пользу электронных документов сопровождается переходом с обычной на электронную подпись.

Согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи», имеет место деление на:

• простую ЭП;
• усиленную неквалифицированную ЭП;
• усиленную квалифицированную ЭП. Подробнее: http://ecm-journal.ru/e-sign.

Электронные документы, подписанные простой ЭП или неквалифицированной ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между сторонами.

Усиленная квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной ЭП тем, что выдается аккредитованным удостоверяющим центром и приравнивается к бумажному документу с «живой» подписью контролирующими органами, такими как ФНС, ПФР, ФСС.

Таким образом, простой и усиленной неквалифицированной ЭП могут быть подписаны внутренние документы компании, не имеющие длительного срока хранения, например, служебные записки, приказы и распоряжения по основной деятельности. При этом, на предприятии должен быть принят нормативный правовой акт, который признает документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, равнозначными собственноручно подписанным документам.

Усиленная квалифицированная ЭП используется для организации межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами.

Возвращаясь к нашей задаче, если руководитель не работает в системе, вероятнее всего, он не работает с сертификатом ЭП. Соответственно, подписывать документ ЭП будет другой сотрудник организации (обычно, это заместитель руководителя по определенному виду деятельности). Чтобы подписывать документы за руководителя, у замещающего должны быть:

• свой сертификат ключа проверки ЭП;
• доверенность на право подписи соответствующих документов.

Вариант с использованием токена цифровой подписи руководителя другим лицом (тем же помощником) возможен, но небезопасен. В этом случае происходит компрометация ключа ЭП, то есть при передаче другому лицу тайна ключа нарушается, и невозможность подделки электронного документа и электронной подписи автоматически ставится под сомнение.

Вместо заключения

Несмотря на возможность взаимодействия с руководителем вне системы, это будет не так эффективно, как если бы руководитель был автоматизирован. Руководитель, работающий в системе:

• сокращает время согласования и подписания документов, что прямым образом влияет на эффективность работы предприятия;
• самостоятельно контролирует исполнение выданных поручений и работу своих подчиненных;
• экономит ресурсы предприятия (все, что связано с распечаткой документов);
• экономит время своих подчиненных на экспорт/импорт данных из системы.

А для руководителей, которые много времени проводят в командировках и работают удаленно, мы выпустили мобильное решение – DIRECTUM Solo, ориентированное именно на топ-менеджмент предприятия. С его помощью руководители смогут решать свои основные задачи: рассмотрение входящих документов и вынесение резолюций по ним, выдача поручений и контроль их исполнения, согласование исходящих и внутренних документов.