Полный цикл пропускной системы на режимном предприятии

О Компании

ПАО "ТОАЗ" - крупнейший в мире производитель аммиака ПАО «Тольяттиазот» (Тольятти, Самарская область). Основной вид деятельности — выпуск минеральных удобрений: аммиака, карбамида и КФК. На основной производственной площадке компании трудится свыше 4 тысяч человек.

Завод экспортирует свою продукцию более чем в 120 стран мира. Доля экспорта колеблется в районе 85% от общего объёма производимой продукции.

Ключевой заказчик

Заместитель генерального директора - директор по безопасности.

Задачи проекта

• Сократить время на формирование заявки на пропуск.
• Упростить форму подачи заявки на пропуск.
• Исключить ручные операции по формированию печатных форм пропусков (если таковые требуются).

Особенности и сложности проекта

Предприятие представляет собой режимный объект с особо опасным производством, большой площадью, разбросанностью объектов. Имеется более 15 контрольно-пропускных пунктов, как на территории завода, так и на объектах на территории города.

Так как это критически-важный процесс для предприятия для анализа контрольных процедур была приглашена консалтинговая компания Ernst&Yang. В результате анализа были выданы рекомендации усиления контроля перемещения материальных ценностей через контрольно-пропускные пункты, что потенциально может приводить к хищениям и потерям предприятия.

На территории завода ремонтные и прочие работы выполняют масса подрядных организаций, собственные ремонтные службы перемещаются, забирают материальные ценности со складов, вывозят за территорию. Плюс стандартный процесс контроля отгрузки готовой продукции. Таким образом, поток документов сопровождающий поток материальных ценностей является достаточно существенным. Имелось множество видов пропусков, сотрудникам нужно было хорошо разбираться какой вид и как нужно оформлять. Журналы пропусков велись в бумажном виде, сопроводительные данные записывались в отдельных word-документах. Сложности оформления задерживало в том числе и бизнес-процессы. Исправления из-за сложности процесса выливались в простои транспорта, простои подрядчика, и следственно в потери.

Более 1000 пользователей СЭД DIRECTUM
100% охват TOP менеджмента предприятия и сотрудников до уровня начальников цехов.

Цели

Оперативное взаимодействие с подрядчиками и сокращение срока оформления заявки на пропуск и/или перемещение материальных ценностей – залог бесперебойного функционирования. Однако, данный процесс не должен идти бесконтрольно и призван предотвращать хищения собственности, или обеспечивать безопасность на режимном предприятии.

Внедрение модуля позволило достичь целей:

• Сократить срок формирования заявки на пропуск до 5 минут (зависит от списка ТМЦ), а повторной заявки до 1-2 минут;
• Максимально исключить "человеческий фактор" при настройке система контроля и управления доступом (СКУД);
• Получать статистические данные для принятия управленческих решений, выявлять "слабые" места в деятельности служб, проводить анализ работ подрядчиков и расход материалов при выполнении ими работ.

До внедрения

При оформлении заявки на пропуск, в зависимости от ситуации, инициатор должен был выбрать вид оформляемого пропуска. Ошибки оформления пропуска необходимого вида обнаруживались в момент проверки и выдачи пропуска или на КПП.

При пересечении нескольких КПП необходимо было иметь несколько печатных форм пропусков для охраны и для отметок о прохождении контроля.

Суть разработки (развернуть)

Результаты

Итогом стало интегрированное решение, центром которого выступила система DIRECTUM, которая объединила в себе данные других систем (ТЛИС, Галактика) и выстроила бизнес-логику от заявителя на пропуск до наряда охраны, сопровождающего мат. ценности. Получилось выстроить полностью автоматизировать жизненный цикл пропуска – от подачи заявки до выкидывания его в урну.

Процесс интересен тем, что происходит интеграция с большим количеством систем. Интеграция двухсторонняя. Мы не только передаем в DIRECTUM, но и из DIRECTUM передаем данные. Сейчас в справочнике материальных ценностей находятся 300 тыс. записей, и они постоянно пополняются.

За период запуска модуля с мая 2019 год зарегистрировано более 34 000 заявок на пропуска.

Сокращено время на оформление и выдачу пропусков - до 15 минут, время для проверки представленных данных.

Унификация формы заявки позволяет реализовать механизм оформления заявки на пропуск для Контрагентов самостоятельно, через web-форму на портале предприятия (раздел доступен по предварительной регистрации и согласованию с СЭБ).

Совместно с решением по «Система управления инцидентами» (СУИ) автоматизация уменьшает общие простои транспорта и потери компании. Это сказывается на стратегических показателях компании в целом.

Отзывы

Планы по дальнейшему развитию проекта

Упростить интерфейс для пользователя, перейти от типов заявок на пропуска к формированию документов по ситуациям, например, «Въезд автомобиля с грузом», «Вынос имущества отдельным сотрудником» и т.д.

Предоставить возможность контрагентам самостоятельного заполнения заявки на пропуск, для этого ведется разработка WEB-интерфейса.

Отказаться от бумажных пропусков полностью для внутренних перемещений. Внутренние перемещения (60% пропусков) привязать к пластиковому пропуску, это может дать дополнительно экономию 800 ч. в месяц.

Команда проекта

Руководитель проектов по внедрению ИС ТОАЗ - Юдаков Дмитрий

Руководитель отдела внедрения БР Консалт - Ельцов Михаил

Команда разработчиков ООО «БР Консалт», г. Ижевск