Порядок и никаких отходов. Эффективное внедрение Directum RX

350

пользователей

12

автоматизированных ТОП-менеджеров

> 10 000

входящих документов в месяц

> 6 000

исходящих документов в месяц

> 14 000

внутренних документов в месяц

86

видов документов

Следующий проект


ООО «ЭкоСтройРесурс» – самарская компания, основанная в 2013 году. По результатам конкурсного отбора организации присвоен статус регионального оператора по обращению с твердыми коммунальными отходами (ТКО) Самарской области.

Цели и задачи проекта

Основные ожидания от проекта внедрения Directum RX:

  • Упорядочить нумерацию документов;
  • Уйти от бумажных копий и организовать цифровой архив;
  • Оптимизировать и сделать прозрачным процесс отработки задач;
  • Автоматизировать движение внутренних документов;
  • Настроить необходимые виды внутренних документов;
  • Разграничить права доступа к документам между подразделениями внутри организации.

Инициатор внедрения – руководитель управления аппарат Кулиева Светлана Михайловна.

Ход проекта

Внедрение системы проходило в 2 этапа.

Первый этап – Настройка структуры организации и внедрение модуля «Делопроизводство»

Основные цели и задачи:

  • Автоматизировать нумерацию огромного массива входящей и исходящей корреспонденции (среднее количество входящих писем – более 10тыс. в месяц, исходящих – 6тыс. в месяц).
  • Уйти от бумажных копий и организовать цифровой архив.
  • Внедрить систему контроля за сроками отработки задач сотрудниками при подготовке ответов на обращения потребителей в адрес Регионального оператора Самарской области по обращению с твердыми коммунальными отходами.
  • Оптимизировать и сделать прозрачным процесс отработки поступающих задач среди сотрудников.

Этап завершен успешно. Настроены необходимые виды и журналы для входящих и исходящих писем, что позволяет оптимально распределить их потоки между подразделениями организации, а также обеспечивает быстрый поиск документов и связи между ними, позволяет отследить на каком этапе находится отработка поставленных по документу задач.

На данный момент в системе настроено 18 видов входящих документов и 8 видов исходящих документов.

Второй этап – Настройка модуля «Документооборот»

Основные цели и задачи:

  • Автоматизировать движение внутренних документов организации (приказы, служебные записки)
  • Автоматизировать согласование договоров и отслеживания его жизненного цикла;
  • Систематизировать регистрацию внутренних документов и договоров;
  • Создание электронного архива документов;
  • Возможность работать дистанционно;
  • Настроить права доступа для различных видов внутренних документов по подразделениям и отделам организации.

По итогам этапа в системе настроено 52 вида внутренних документов, 25 правил согласования (регламентов). Служебные записки подписываются цифровой подписью.

Настроены регламенты для отработки всех видов служебных записок, включая

  • кадровые – на подбор персонала, на подготовку рабочего места для нового сотрудника,
  • ОХО – на заказ такси, канцтоваров, закупка оборудования,
  • общие – служебные записки на создание доверенностей и актов осмотра контейнерных площадок, согласование оплат и пр.

Создано 8 видов договоров, для каждого из которых настроено правило согласования.

Настроены правила назначения прав для договоров, приказов и других документов, позволяющие давать или ограничивать доступ к документу для конкретных сотрудников или подразделений.

Этап завершен успешно. Достигнуты поставленные задачи, получено одобрение со стороны коллег.

 

Сложности внедрения и их решение

Одним из препятствий внедрения системы была неготовность сотрудников к изменениям в привычном укладе деятельности и уходу от бумажного документооборота.

Большую помощь в решении этого вопроса оказало руководство организации, поддержав инициативу и приняв внутренние нормативные акты, обязывающие сотрудников осуществлять определенные действия только с помощью системы ЭДО.

Исполнительская дисциплина сотрудников в системе Directum RX, находит отражение в системе мотивации, принятой в организации.

 

Результаты внедрения

Внедрение модуля «Делопроизводство» позволило:

  • успешно внедрить систему контроля за исполнением сроков по подготовке ответов на обращения потребителей;
  • сократить количество бумажных копий документа.

Внедрение модуля «Документооборот» с разработанными видами и маршрутами реализации производственных задач позволило:

  • автоматизировать многие производственные задачи;
  • добиться слаженной работы нескольких структурных подразделений, участвующих в решение одной производственной задачи;
  • консолидировать данные по каждому виду документа для работы нескольких структурных подразделений одновременно;
  • сократить время решения большинства производственных задач;
  • повысить производительность труда.

Проект внедрения Directum RX нужнен и востребован в крмпании, так как обеспчивает:

  • современный подход к решению производственных задач;
  • элементы «бережливого производства»;
  • систематизацию данных;
  • контроль за качеством работы сотрудников организации.

 

Пользователи больше всего ценят систему за

  • удобство в работе;
  • помощь в отслеживании сроков поставленных задач;
  • фиксацию всех этапов работы каждого сотрудника, участвующего в решении определенной задачи;
  • за то, что все документы находятся в системе, а не в многочисленных папках для хранения бумажных копий.

 

Планы по дальнейшему развитию проекта

  • Интеграция в систему МКДО (межкорпоративный электронный документооборот);
  • Разработка новых маршрутов для внутренних документов, которые еще не охвачены автоматизацией;
  • Разработка и внедрение HR - процессов организации в системе DirectumRX.

 

Основные показатели проекта

Автоматизацией охвачено около 350 сотрудников организации

В системе активно работают 11 руководителей управлений.

Директор организации является исполнителем в нескольких регламентах на этапах согласования счетов и подписания договоров.

Настроено 25 правил согласования (регламентов) и 86 видов документов

В системе в месяц создается

  • более 10000 входящих документов
  • более 6000 исходящих документов
  • более 14000 внутренних документов

Срок выполнения

  • Первый этап – 04.2019-06.2020 – 14 месяцев – Внедрение модуля «Делопроизводство»
  • Второй этап – 06.2020-12.2020 – 6 месяцев – Внедрение модуля «Документооборот»

 

Команда проекта

В реализации внедрения проекта принимали участие следующие специалисты:

  • Заказчик - директор Захаров Михаил Алексеевич
  • Инициатор внедрения – руководитель управления аппарата Кулиева Светлана Михайловна,
  • Руководитель проектной группы – Начальник отдела делопроизводства Митрошина Анна Александровна,
  • Администратор проектной группы – Специалист по сопровождению СЭД Николаева Светлана Викторовна
  • Специалист по сопровождению СЭД Заика Ирина Георгиевна

2 специалиста прошли обучение и получили сертификаты по курсам: "Основы работы в Directum RX" и "Настройка системы Directum RX".

Внутри компании для сотрудников регулярно проводятся консультации и обучающие уроки по работе в системе.

Дополнительные материалы

Регламент служебной записки в отдел контроля

Регламент согласования и обработки хозяйственного договора

Регламенты обработки служебных записок на подбор персонала и на доверенность

Примеры настроенных регламентов:

Прикреплен файл: регламент обработки СЗ на закупку ИТ оборудования.png
Прикреплен файл: регламент обработки СЗ на закупку ОХО.png
Прикреплен файл: регламент обработки обращения по рассрочке платежей.png
Прикреплен файл: регламент обработки СЗ для подготовки рабочего места новому сотруднику.png

 

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (8)

Елена Питомцева

Светлана, спасибо за заявку и что делитесь схемами регламентов. 

Григорий Меньших

Светлана, добрый день!

Отличный, объемный проект.

Много сфер удалось вам обхватить.

Хотел уточнить по некоторым моментам, которые особенно заинтересовали в вашем проекте:

  1. Вы пишите, что дальнейшие планы – это внедрение системы МКДО. Вы планируете использовать электронный документооборот в основном для обмена входящей и исходящей корреспонденции, или также для работы с финансовыми документами?

           Если будете автоматизировать работу финансово-хозяйственных документов, то рекомендую рассмотреть             организацию Финансового архива в системе Directum RX (https://club.directum.ru/post/140116).

           Какого оператора для МКДО планируете использовать?

  1. Работа с внутренними документами: вы пишите, что используете служебные записки. Нет ли мыслей уйти от служебных записок и полностью перейти на механизм простых задач?
  2. Разработка и внедрение HR – процессов организации процессов в Directum RX. Вы планируете использовать решение (https://club.directum.ru/post/297673) компании Directum? Если да, то своими ли силами планируете внедрять данный инструмент?
  3. Вы пишите: Внутри компании для сотрудников регулярно проводятся консультации и обучающие уроки по работе в системе. Очень интересно, как вы организовали обучение пользователей, можете описать поподробней? У вас назначены определенные дни для обучения, где вы собираете группы сотрудников? Или используете индивидуальный подход? Обучение проходит удалено или же нет? Какими инструментами пользуетесь?

Спасибо!

Светлана Николаева

Григорий,  добрый день!)

Спасибо за отзыв!

1. по поводу МКДО - хотели попробовать использовать МКДО именно для обмена входящей и исходящей корреспонденции, так как в системе Directum RX мы не отражаем потоки финансовых документов. Электронный обмен финансовыми документами в нашей организации успешно происходит за пределами системы Directum RX.

2. уходить о служебных записок не планируем по той причине, что это очень удобный инструмент для заполнения шаблонов, настроенных для разных видов СЗ. так как используем СЗ в кадровых процессах и в хозяйственных (закупка оборудования, заказ канцтоваров) - сотрудники заполняют в шаблонах таблицы с необходимой информацией. На наш взгляд - механизм простых задач (без вложения СЗ с подробным описанием) не сможет удовлетворить данную потребность.

3. Если будет принято решение об использовании решения - будем внедрять собственными силами.

4. Система обучения выстроена следующим образом:

ПЛАНОВЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ

1 раз в 6 месяцев проходят очные консультации для всех желающих сотрудников. объявляется график (заранее согласованный с руководителями отделов), по которому назначено время для каждого отдела организации. длительность консультаций от 40 минут до 2х часов (в зависимости от количества вопросов и заинтересованности сотрудников).

консультация проходит в комнате обучения вместимостью до 40 сотрудников. комната оборудована проектором.

первая часть консультации - выступает докладчик (специалист по сопровождению СЭД) с информацией о новых решениях, новых настроенных регламентах и видах документов, с демонстрацией на тестовых задачах и документах в системе. поднимаются общие проблемы и вопросы, с которыми чаще всего обращаются сотрудники в процессе работы.

вторая часть консультации - вопросы от сотрудников с разборами на конкретных примерах в системе. 

в рамках этого же графика плановых обучений проходят онлайн консультации с помощью ZOOM для сотрудников, место работы которых находится не в Самаре (география организации - вся Самарская область).

ОБУЧЕНИЕ НОВЫХ СОТРУДНИКОВ

периодически (в зависимости от интенсивности поступления новых кадров) проводятся вводные инструктажи по работе в системе (также в комнате обучения)

ВНЕПЛАНОВОЕ ОБУЧЕНИЕ

По запросу и в случае возникновения необходимости (настройка новых регламентов, новых видов документов и пр...) - проводятся обучения либо также в формате консультации с демонстрацией в комнате обучения. либо на рабочих местах сотрудников сразу с применением практической части.

МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА

На общем ресурсе организации создана база (папка) "Методические указания Directum RX", где размещены пошаговые инструкции по всем процессам, которые пользователи производят в системе. также там расположены все схемы правил, настроенных в системе с подробным описанием сроков и исполнителей.

для сотрудников, которые не могли присутствовать на очных консультациях, в методической базе хранятся записи онлайн консультаций по общим темам, которые проводились посредством ZOOM

Григорий Меньших

Светлана, спасибо за подробный ответ.

Особенно понравилось то, как вы организовываете обучение для сотрудников.

Насколько я понял, внеплановые обучения инициируются в связи с новыми регламентами и т.д. Вы автоматизируете новые процессы? Или оптимизируете регламенты, согласно опыту работы? 

Как часто вы организовываете "Внеплановое обучение"?

Также вы писали, что "Одним из препятствий внедрения системы была неготовность сотрудников к изменениям в привычном укладе деятельности и уходу от бумажного документооборота".

Спустя достаточное количество времени, как ваши сотрудники реагируют на изменения процессов, новые виды документов. Новые области автоматизации? Остались ли противники автоматизации предприятия? Как вы с ними работаете? Также применяете административный ресурс?

По п.3 Удачи!

 

Василий Лукин

Добрый день, Светлана. Считаю необходимым отметить, что вашей командой была проделана огромная работа, поэтому без раздумий поставил свой лайк. Хотел бы уточнить несколько моментов:

1. Увидел в описании, что "Служебные записки подписываются цифровой подписью". Имеется в виду усиленная квалифицированная ЭП или усиленная неквалифицированная? Вы разворачивали собственный центр сертификации или приобретали сертификаты ЭП сторонних удостоверяющих центров? Почему возникла потребность использования ЭП именно для служебных записок?

2. Одной из целей второго этапа внедрения у вас указана "Возможность работать дистанционно". Имеется в виду использование мобильных приложений? Если да, то какие именно категории пользователей имеют такую возможность?

Григорий, добрый день.

"Внеплановые обучения" инициируются при необходимости. они носят не массовый характер, а затрагивают только тех сотрудников, которые задействованы в новых процессах. в среднем - 1-2 раза в месяц. масштаб обучений тоже разный в зависимости от обстоятельств.

по поводу того, как сегодня сотрудники реагируют на изменение процессов могу сказать, что почти все сотрудники оценили удобство работы в системе. и если изначально с неохотой принимали внедрение новых регламентов, то сейчас зачастую выступают инициаторами автоматизации процессов внутри подразделений.

Василий,  добрый день!

Спасибо за высокую оценку!

1. Для подписания внутренних документов (а именно служебных записок) в системе ЭДО нашей организации используется простая электронная подпись (устанавливается сотрудниками на документы без использования сертификата ЭП), что разрешено внутренними регламентами организации. Следует отметить, что для различных видов внутренних документов настроены различные права подписи. некоторые СЗ могут подписывать все сотрудники, а некоторые  - только руководители подразделений. Необходимость подписания служебных записок именно в электронном электронном виде - очевидна, так как это исключает необходимость распечатывания документа, подписания его вручную и загрузки в систему для согласования и отработки файла формата ПДФ.

2.  Под "Возможностью работать дистанционно" имелась ввиду возможность работы в Веб-клиенте из любой точки, где есть интернет и в любое время. По поводу мобильных приложений - все пользователи имеют возможность использовать приложение Directum Jazz , но особой популярностью оно не пользуется в связи с ограниченным перечнем возможностей.

Григорий, по поводу оптимизации регламентов - чаще всего изменения в новых правилах происходят в ходе "обкатывания" в течение 1-2 месяцев после разработки и после изменений обучения уже не проводятся, так как изменения чаще всего не очень значительные.

Но в организации есть еще не автоматизированные процессы, правила для которых настраиваем постепенно при поступлении запросов от сотрудников.

Также возникают новые процессы, для которых также требуется срочная автоматизация.

 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий