О компании

ПАО "ТОАЗ" - крупнейший в мире производитель аммиака ПАО «Тольяттиазот» (Тольятти, Самарская область). Основной вид деятельности — выпуск минеральных удобрений: аммиака, карбамида и КФК. На основной производственной площадке компании трудится свыше 4 тысяч человек.

Завод экспортирует свою продукцию более чем в 120 стран мира. Доля экспорта колеблется в районе 85% от общего объёма производимой продукции.

Задачи

Компания «Тольяттиазот» для себя приняла стратегию лидерства, что подразумевает оптимизацию, модернизацию как основных производств, так и бизнес-процессов. И одна из точек оптимизации – это предоставление внутренних услуг (сервисов) для сотрудников.

Наша цель – сделать сервисы как можно ближе к обычным рабочим, у которых нет компьютера, которые распределены по большой площади нашего предприятия.

Основные вопросы, которые мы решали, это – как «дойти» до рабочих цехов; как дать сотрудникам сервис непосредственно в цехах; какие сервисы, в частности кадровые сервисы, востребованы у рабочих.

Ключевой Заказчик

Заместитель генерального директора - директор по управлению персоналом.

Цели

• Глобальная цель – доступность внутренних сервисов, стать ближе к сотрудникам с акцентом на рабочих.
• Анализ текущих процессов и поиск точек оптимизации
• Сделать сервисы доступными и удобными

Как процесс выглядел до внедрения системы

Для обращения за получением справок или иных документов, официальной информации работнику предприятия приходилось отлучатся с рабочего места. С учетом территориальной распределенности, это могло занять до 1 часа рабочего времени.

Особенности и сложности проекта

Предприятие представляет собой режимный объект с особо опасным производством, большой площадью, разбросанностью объектов. Имеется более 15 контрольно-пропускных пунктов, как на территории завода, так и на объектах на территории города.

Более 1000 пользователей СЭД DIRECTUM.

100% охват TOП-менеджмента предприятия и сотрудников до уровня начальников цехов.

На предприятии с помощью DIRECTUM успешно автоматизированы договорная и закупочная деятельности.

Суть разработки

Технология решения

Организовать личный кабинет на, так называемых, информационных киосках, которые расположили по всей территории предприятия, в местах наиболее высокой проходимости.

Особенностью личного кабинета является авторизация по пропуску – это наши стандартные магнитные пропуска (СКУД). То есть любой сотрудник по пути к своему рабочему месту мог подойти к инфо-киоску, заказать сервис и посмотреть его статус. А также просмотреть информацию или получить уведомления, которые были ему направлены.

Подготовленный документ сотрудник может забрать как лично, так и сделать запрос отправки по почте.

Плюс мы добавили такие элементы, как вопрос руководству. То есть любой сотрудник может написать вопрос первому лицу нашей компании. Можно даже анонимно написать все свои жалобы. Такое средство обратной связи важно для развития всего предприятия. Кроме того, мы добавили обращение в Service Desk.

Интеграция личного кабинета с Directum

Личный кабинет реализован собственными силами на основе WEB-интерфейса (платформа PHP).

Основное ядро – Directum, в котором производится вся маршрутизация, выполняются заявки, фиксируются статусы, время выполнения, и результат рассмотрения синхронизируется обратно в личный кабинет.

Таким образом, личный кабинет является частью большой системы цифровизации внутренних процессов предприятия. Все процессы идут в одной системе.

Процесс внедрения личного кабинета

Процесс внедрения личного кабинета занял 10 месяцев: от проектирования до запуска в промышленную эксплуатацию.

Самый важный этап внедрения – вовлечение. Любое внедрение начиналось с приказа о запуске в эксплуатацию. С чем мы столкнулись сразу – консерватизм работников. И очень много времени потратили на то, чтобы донести информацию, показать полезность и удобство.

Также столкнулись с сопротивлением со стороны сотрудников отдела кадров, которым пришлось менять свой стиль работы. Если раньше они работали только с бумагой, то теперь все заявки поступают в электронном виде в системе Directum.

Результаты и значимость проекта

Нам удалось сократить непроизводственные затраты времени сотрудников на 78%. С учётом масштабов нашей территории раньше нужно было потратить час-полтора, чтобы добраться из своего цеха до отдела кадров. И потом снова идти, чтобы забрать запрашиваемый документ, то сейчас мы добились, что сотруднику необходимо пойти всего лишь один раз, когда документ готов. Он может это сделать в конце рабочего дня перед окончанием смены. Уже более 450 заявок было оформлено с начала реализации проекта, что позволило судить об эффективности проекта.

Мы достигли значительной оптимизации процесса. По мере того, как мы реализовывали его в СЭД, нам удалось исключить многие этапы, которые стали просто физически не нужны.

За счёт того, что мы все заявки сейчас фиксируем в системе, у нас появилась прозрачность, статистика. Мы знаем сколько заявок, в какое время поступают, сколько обрабатываются и т.д.

Показатели проекта

• Пользователей, охваченных автоматизацией по проекту - более 4000, все сотрудники завода
• Автоматизированных ТОП-менеджеров, работающих в системе - 100%
• Команда проекта - 6 специалистов
• Срок выполнения – 10 месяцев

Планы

Сейчас в работе новая версия личного кабинета: изменяется интерфейс, наиболее популярные услуги будут вынесены на виджеты.

Кроме того, мы работаем над личным кабинетом в мобильном приложении. Разрабатываются варианты дать личный кабинет непосредственно на устройстве сотрудника – смартфон.