Автоматизация и консолидация налоговой функции промышленного холдинга

Трубная Металлургическая Компания (ТМК) – ведущий поставщик стальных труб, трубных решений и сопутствующих сервисов для различных секторов экономики. ТМК производит нарезные трубы, включая специальные трубы и трубопроводные системы, и другую продукцию для энергетики, химической промышленности, машиностроения, строительства и других отраслей. Компания обладает широкими компетенциями в машиностроительном сегменте, поставляет инженерные решения для энергетических и металлургических производств, а также разрабатывает новую линейку продукции для водородной энергетики.

ТМК объединяет крупные производственные площадки в разных регионах России, в том числе в Волгоградской, Оренбургской, Ростовской, Свердловской, Смоленской, Челябинской областях, и за рубежом.

Миссия

Быть ответственным глобальным поставщиком экологически эффективных и безопасных решений для потребителей труб, нацеленным на рост акционерной стоимости, сохранение экологического баланса, способствовать улучшению качества жизни в регионах присутствия и реализовывать комплекс мер, направленных на улучшение условий и повышение безопасности труда сотрудников.

Бизнес-контекст

На момент начала проекта вся информация и бизнес-процессы налоговой функции (БП) были рассредоточены и находились на уровне предприятий/дивизионов, консолидация на уровне управляющей компании производилась в ручном режиме:

• взаимодействие с налоговыми органами на каждом предприятии (максимум - на уровне дивизиона) осуществлялось самостоятельно;
• учетные системы, электронные архивы первичных учетных документов (ПУД) и системы электронного документооборота (ЭДО) находятся в разных системах и неинтегрированы между собой.

После поглощения конкурента холдинг увеличился в 2 раза по выручке, численности, количеству компаний в периметре. Количество внутригрупповых (ВГО) сделок, требований налоговых органов выросло в 3 раза, налоговой отчетности - в 2 раза. База знаний и система управления налоговыми рисками существовала у одной части холдинга, подобные системы у второй части отсутствовали

Параллельно происходил процесс централизации бухгалтерской функции в объединенном центре обслуживания (ЦБУ).

Актуальность проекта

Не смотря на сложность и трудоемкость, проект необходимо было реализовывать "здесь и сейчас", иначе компания в результате быстрого роста компании и количества налоговой информации просто бы "захлебнулась" в потоке неструктурированных данных и документов. Снижение рисков работы с документами чрезвычайно важно для налоговой функции, так как связано с требованиями контролирующих органов.

В качестве приоритета для внедрения были выбрано направление автоматизации задач улучшающих процессы работы с налоговыми рисками.

Цели и задачи проекта

Повышение управляемости и контролируемости бизнес-процессов налоговой функции. Снижение трудоемкости сбора налоговых данных, ускорение их обработки и обмена ими внутри холдинга и с налоговыми органами.

Приоритеты при выборе системы:

• Желательно использовать имеющиеся в компании системы/интерфейсы
• Возможности для гибкой настройки
• Наличие и развитость встроенной системы управления задачами
• Развитая система справочников
• Наличие и простота связей по API с другими системами

Для реализации рассматривались системы: MS SharePoint, Casebook, Advаnta, Directum.

Описание решения

Используемые решения и подходы

Основной платформой для реализации проекта был выбран СЭДО Directum 5.8. Выбор был обусловлен тем, что платформа уже была развернута в группе для реализации иных БП.

В ходе реализации проекта в Directum были созданы два новых модуля:

• модуль управления налоговыми рисками DirectumRTR(Register of tax risks);
• модуль ЭДО с налоговыми органами DirectumDemand.

Проведена интеграции с другими системами и ИТ-продуктами:

• модуль DirectumDemand соединен по API с КонтурЭкстерн;
• модуль DirectumRTR позволяет выгружать информацию и создавать перекрестные ссылки с базой знаний КонсультантСВБД.

Также в рамках проекта развернут готовый модуль Directum «Финансовый архив» для размещения ПУД. Финансовый архив синхронизирован с учетной системой КИС, реализована возможность отправки ПУД напрямую в налоговые органы через модуль DirectumDemand и прикрепления к налоговым рискам в модуле DirectumRTR. Дополнительным бонусом от развернутого финансового архива явилось то, что выполнены условия для перехода на налоговый мониторинг.

Использованные при реализации проекта современные технологии: автоматический обмен данных по API и другим современным двухсторонним шинам между различными информационными системами

История проекта

Основная часть проекта заняла чуть больше 2-х лет. Но проект продолжает развиваться и сейчас.

Значительную часть времени заняли организационные моменты, т.к. периметр консолидации очень значительный, с компаниями разного размера, с разными органами управления и корпоративными учетными системами и системами ЭДО.

График реализации проекта:

Трудности и успехи

Основные трудности в реализации проекта были коммуникационными, также много усилий было направлено на отработку возражений на изменения.

В процессе работы над проектом пришлось налаживать взаимодействие и координацию нескольких служб, 70+ юридических лиц и существенно менять БП с перераспределением ролей и обязанностей и централизацией функций.

Большое количество одновременных изменений БП обусловило необходимость значительных усилий для их внедрения. Организованы:

• единое пространство работы над проектом,
• информационная база с описанием новых БП и инструкциями по их выполнению,
• серия повторяющихся презентационных и обучающих мероприятий, онлайн и оффлайн для участников проекта и рядовых пользователей новых и дорабатываемых систем.

Сложность проекта

Высокая сложность проекта обусловлена его масштабом и продолжительностью:

• необходимо было обеспечить координацию и синхронизацию действий большого количества специалистов по всей стране в разных часовых поясах, с разным уровнем доступности и из разных служб (бухгалтерии предприятий; ИТ-службы; ЦБУ; УК). Общее количество задействованных в проекте - более сотни человек;
• необходимо было обеспечить интеграцию ранее не связанных между собой ИТ-решений;
• необходимо было упорядочить, прописать и отработать большое количество БП и обработок информации;

В ходе проекта реализованы:

1. Консолидация всего ЭДО с налоговыми органами по всем российским юридическим лицам холдинга в единой системе КонтурХолдинг;

2. Интеграция КонтурХолдинг в автоматическом режиме с системой внутреннего ЭДО Directum по API для обеспечения сквозного бизнес-процесса ЭДО с налоговыми органами. В т.ч. создание автопополняемого архива всех документов, направляемых в адрес налоговых органов и получаемых от них с глубиной 3 года по всему холдингу;

3. Разработка и внедрение единого для всех российских компаний холдинга автоматизированного БП обработки и подготовки ответов на требования и акты налоговых органов в ЭДО Directum (разработка специального модуля DirectumDemand).

Требования налогового органа в режиме real time попадают в Directum и их обработка идет внутри системы от отправки квитанции о получении требования до формирования пакета документов и отправки ответа в налоговый орган с ЭЦП отправителя. В систему попадает и обрабатывается более 3 000 требований, 7 000 отчетов/деклараций, более 10 000 писем в год по 75 юридическим лицам;

4. Бесшовная интеграция модуля DirectumDemand с электронным архивом ПУД Directum Архив (более 1 500 000 документов в год);

5. Разработка модуля управления налоговыми рисками DirectumRTR (в т.ч. разработка методологии, описание бизнес-процесса с 0 и ИТ-разработка). Подключение новых компаний холдинга в единую систему управления налоговыми рисками (DirectumRTR и база знаний по налогам/налогообложению СВБД КонсультантПлюс) (более 75 компаний в одной базе).

Результаты

Результаты проекта:

1. Снижение ручного труда по всем БП налоговой функции;

2. Централизация данных налоговой отчетности и ЭДО с налоговыми органами, интеграция этих данных с внутренним ЭДО холдинга, что дает в том числе:

• повышение контролируемости взаимодействия с налоговыми органами по всему холдингу;
• наличие единого архива и возможность обмена знаниями между компаниями группы;
• формирование и транслирование налоговым органам единой политики по всей группе по вопросам налогообложения;
• ускорение и снижение трудоемкости обработки и отработки запросов налоговых органов;
• ускорение подбора и предоставления данных НУ по запросам любых заинтересованных лиц.

3. Централизация данных и информации по налоговым рискам, ведение единого реестра налоговых рисков по всему холдингу, внедрение единого БП управления налоговыми рисками на весь холдинг.

4. Возможность передачи значительной части налоговых функций в централизованное ЦБУ.

Результаты по стратегии устойчивого развития

В результате реализации проекта средняя трудоемкость обработки требований налоговых органов сократилась в 2 раза. Сокращение трудоемкости по требованиям позволило несколько человек в ЦБУ полностью переключить на выполнение других задач, у остальных значительно повысилась производительность труда.

Экономическая эффективность проекта оценивается как очень высокая: проект был осуществлен без выплат в адрес подрядчиков (специалисты КонтурЭкстерн производили настройку на своей стороне в рамках действующего договора на сопровождение без изменения его стоимости), разработка и настройка систем Directum осуществлялась внутренними силами - специалистами собственной ИТ-компании.

Лидерство и инновационность

Проект показывает лидерские позиции компании в подходах к цифровизации и умение проводить масштабные инновации.

Значимые особенности проекта:

1. Замена ручного труда на автоматическую консолидацию и обработку данных.
2. Обработка и структуризация значительного количества ранее неструктурированной информации.
3. Проект охватывает автоматизацией практически все сферы деятельности налоговой функции и весь холдинг (более 75 компаний во всех регионах России)

Планы по развитию

Планы по развитию включают:

1. Коннектор DirectumDemand с ИС (информационными системами) согласования договоров (КИС+WSS) - возможность "подтягивать" договоры к требованиям.
2. Интеллектуальное распознавание требований DirectumArio - научить Directum при получении требования распознавать поля, в которых нет метаданных.
3. Робот для подбора ПУД по полученным в DirectumDemand требованиям без участия человека.
4. Включение в периметр системы иностранных активов.

Команда проекта

Реализация проекта осуществлялась на уровне управляющей компании (УК) холдинга силами УК и внутригрупповой ИТ-компании. Управление проектом осуществлялось силами Дирекции налогового планирования (ДНП) УК.

В команду проекта входили:

• Специалисты ДНП: постановка задач; разработка и уточнение техзадания (ТЗ); тестирование систем; обучение пользователей.
• Специалисты Дирекции методологии налогового учета (ДМУН): разработка методологии и описание БП.
• Специалисты ИТ-службы: разработка архитектуры ИТ-систем и шлюзов между ними; доработка и настройка всех ИТ-систем внутри холдинга согласно ТЗ.
• Специалисты ЦБУ: выработка требований к системам; тестирование систем.

Проект выполнялся собственными силами. Внешние подрядчики и консультанты в процессе реализации проекта не привлекались

Руководство проектом:

1. Кафтанников Алексей Александрович – руководитель проекта от бизнеса
2. Косарев Евгений Евгеньевич – руководитель проекта от ИТ
3. Лазинков Олег Владимирович – руководитель группы внедрения

Дополнительные материалы

Презентация Автоматизация и консолидация бизнес-процессов налоговой функции холдинга ТМК на платформе Directum (PDF 4Мб).