Договорной процесс в компании АНО «Россия – страна возможностей»

Компания-заказчик

Автономная некоммерческая организация «Россия – страна возможностей», созданная по инициативе Президента Российской Федерации Владимира Путина 22 мая 2018 года.

Платформа работает уже 6 лет, и за это время ее участниками стали люди из 89 регионов России и 150 стран мира, а партнерами — более 1500 компаний, вузов, государственных и общественных организаций.

«Россия – страна возможностей» — открытая площадка для общения талантливых и неравнодушных людей всех возрастов, обмена опытом между школьниками, студентами, профильными специалистами, предпринимателями, управленцами и волонтерами.

Общая цель проектов — дать равные возможности, чтобы каждый мог проявить себя, реализовать свой талант и профессиональный потенциал, воплотить в жизнь бизнес-идеи или общественные инициативы.

Компания-исполнитель 

ООО «Центр внедрения документооборота» является генеральным партнером Directum с 2008 года. Компания специализируется исключительно на внедрении программных продуктов Directum. Специалистами компании реализовано более 100 проектов в Москве, Московской области, Санкт-Петербурге, Челябинской области и других регионах Российской Федерации. Спектр услуг позволяет как внедрять решения Directum «с нуля», так и оказывать качественное сопровождение существующих конфигураций системы у заказчиков.

Бизнес-контекст

В АНО «РСВ» возникла необходимость повышения эффективности обработки документов и унификации процессов документооборота по договорной работе. Ранее в систему Directum RX был перенесен процесс по закупочной деятельности, а для обработки договорных документов пользователям организации приходилось вручную создавать один и тот же документ в нескольких системах. Информацию по созданным документам приходилось обновлять и искать, обращаясь к системам 1С:ДО, 1С:УХ, Bitrix24 и Directum RX. Так как эти операции проводились вручную, то возникали ситуации, когда информация о договорных документах в системах отличалась. В связи с чем руководством организации было принято решение создания единого хранилища для хранения и обработки договорных документов путем автоматической интеграции из других систем.

Цели проекта

Перевести 100% процессов документооборота по договорной работе из системы «1С:Документооборот» в систему Directum RX и сократить затраты на содержание и обслуживание информационных систем.

Задачи проекта:

1. Перенос автоматизированных бизнес-процессов Заказчика из системы «1С:Документооборот» (1С:ДО) в систему Directum RX;
2. Внедрение в систему Directum RX неавтоматизированных бизнес-процессов Заказчика;
3. Синхронизация контрагентов из системы 1С:УХ в систему Directum RX;
4. Синхронизация справочников из системы 1С:УХ в систему Directum RX;
5. Миграция действующих договорных документов из системы 1С:УХ в систему Directum RX;
6. Миграция договорных документов из системы 1С:ДО в систему Directum RX;
7. Миграция архивных договорных документов из системы Bitrix24 в систему Directum RX;
8. Интеграция договорных документов из системы 1С:УХ в систему Directum RX.

Одной из самых важных задач, к выполнению которой стремилась АНО «РСВ» в части переноса процессов в систему Directum RX — быстрый доступ к актуальной и достоверной информации с минимальными трудозатратами и наибольшей эффективностью.

В качестве главных бизнес-заказчиков выступили такие структурные подразделения как:

• Департамент закупочной деятельности;
• Департамент экономики и финансов;
• Юридический департамент;
• Бухгалтерия.

История и ход проекта

Сроки проекта: июнь 2023 года – декабрь 2024 года.

Проект был разбит на 2 этапа переноса процессов документооборота:

1. по работе с Протоколами комиссии по закупкам, Договорами расходными, Дополнительными соглашениями и Аналитическими отчетами. 
2. по работе с Договорами доходными, Договорами безвозмездными, Дополнительными соглашениями к ним и Соглашениями.

Первый этап. Работа с Договорами расходными

А так же с Протоколами комиссии по закупкам, Дополнительными соглашениями и Аналитическими отчетами. 

Нужно было выполнить следующий ряд работ:

• сформировать список видов документов, которые нужно перенести в Directum RX;
• собрать информацию от отделов по процессам, которые ранее не были автоматизированы;
• собрать информацию по процессам 1С:ДО, которые уже были автоматизированы;

Разработать:

• регламенты для согласования документов;
• интеграцию контрагентов из системы 1С:УХ в систему Directum RX;
• интеграцию справочников из системы 1С:УХ в систему Directum RX;
• интеграцию карточек договорных документов из системы 1С:УХ в систему Directum RX с автоматическим запуском регламента согласования;
• массовую миграцию карточек ранее созданных договорных документов из системы 1С:УХ в систему Directum RX;
• механизм синхронизации данных о договорных документах между системами 1С:УХ и Directum RX.

Матрица согласования и параметры согласования

Стоит обратить внимание на один интересный момент — доработка карточки договора и регламентов согласования договорных документов.

В компании сложная матрица согласования документов, для которой было необходимо доработать существующие карточки документов, разработать новые справочники и условия выбора для схемы согласования.

В связи с большим количеством параметров, влияющих на итоговую матрицу согласования договорных документов и автоматическим созданием карточки при интеграции из 1С:УХ, было принято решение о доработке регламента:

• добавление новых типов этапов,
• добавление новых условий согласования,
• создание вычисляемых ролей согласования на основании дополнительных свойств договорного документа,
• создание сценариев для автоматической обработки документов,
• автоматическое проставление необходимых связей с документом и запуск задачи на согласование по регламенту.

Таким образом удалось сократить количество регламентов согласования и обеспечить их корректный выбор.

Интеграция с 1С:УХ и этапы договора

Также существенно была доработана карточка договорного документа в части вкладки «Этапы». При интеграции расходных договоров из 1С:УХ вместе с основными реквизитами по договору передаются так же данные по этапам договорных документов и закрывающих документов по ним.

После интеграции данных в Directum RX по каждому этапу с закрывающим документом типа Аналитический отчет автоматически создается карточка документа, за определенное количество дней до окончания срока сдачи закрывающих документов запускается задача на согласование по регламенту для ответственного за договорной документ. После того как ответственный сдает отчет, система синхронизирует актуальную информацию по этапам в систему 1С:УХ.

Сложность разработки заключалась в том, что в любой момент инициатор в системе 1С:УХ может внести изменение в карточку договора или в этапы договора. В данном случае система автоматически обновляет информацию на стороне Directum RX, проверяет соответствие сроков в карточке документа и в карточке запущенной задачи. При несоответствии информации система обновляет задачу, формирует уведомления ответственным об изменении сроков, так же за определенное количество дней до нового срока формирует уведомление для напоминая о задаче.

И еще одним важным моментом в разработке договорного процесса стало автоматическое обновление информации в карточке договора по последнему действующему дополнительному соглашению.

Таким образом карточка Договора в системе Directum RX всегда хранит в себе самую актуальную информацию с учетом всех изменений в действующих дополнительных соглашениях.

Второй этап — работа с Договорами доходными

А так же с Договорами безвозмездными, Дополнительными соглашениями к ним и Соглашениями.

Нужно было выполнить следующий ряд работ:

• сформировать список видов документов, которые нужно перенести в Directum RX;
• собрать информацию по процессам 1С:ДО, которые уже были автоматизированы;

Разработать

• регламенты для согласования документов;
• интеграцию карточек подписанных договорных документов из системы Directum RX в систему 1С:УХ;
• массовую миграцию карточек и тел договорных документов из системы 1С:ДО в систему Directum RX;
• миграцию тел архивных договорных документов из системы Bitrix24 в систему Directum RX.

Интеграция с системой 1С:УХ для договорных документов

Стоит обратить внимание на один интересный момент: интеграция договорных документов.

Интеграция с системой 1С:УХ состояла из трех основных частей:

• Интеграция из 1С:УХ в Directum RX договоров расходных и дополнительных соглашений к ним для согласования и подписания документов;
• Интеграция из Directum RX в 1С:УХ договоров доходных и безвозмездных, которые были согласованы и подписаны;
• Интеграция статусов договорных документов из Directum RX в 1С:УХ.

В результате разработки интеграции с системой 1С:УХ была достигнута основная цель переноса договорного процесса в Directum RX - быстрый доступ к актуальной и достоверной информации с минимальными трудозатратами и наибольшей эффективностью.

Пользователи сейчас могут найти нужный договор в системе Directum RX, ознакомиться, на каком этапе выполнение работ по данному договору, и узнать актуальный статус, не обращаясь к другим системам.

Не менее важными условиями успешного внедрения были:

• Активное участие руководства Заказчика – еженедельное участие в совещаниях и принятие решений, ускорение рассмотрения организационных вопросов.
• Выделение и выдерживание четких целей и этапов проекта – общее понимание целей проекта и порядка выполнения работ для достижения этих целей.
• Выделение ключевого персонала Заказчика – опора на профессиональных и заинтересованных в проекте специалистов помогла в решении максимального числа технических и методических вопросов.
• Привлечение QA инженеров – своевременная проверка функциональности разработки помогла обеспечить качество продукта, снизить затраты на исправление ошибок, выявить проблемы с удобством использования и повысить удовлетворенность Заказчика.

Результаты

Основными результатами проекта стали:

• процесс работы с договорами полностью перенесен в Directum RX из 1С:ДО;
• импортировано из 1С:ДО в Directum RX 14 000 договоров и 65 000 договорных документов и связанных с ними файлов;
• за 6 месяцев запущено на согласование более 1000 договорных документов;
• выстроен сквозной процесс в рамках одной системы.

Перевод закупочных и договорных процессов в Directum RX позволяет сотрудникам:

• >тратить меньше времени на занесение информации в систему: карточки автоматически создаются и заполняются данными из связанных объектов;
• для отправки документа на согласование достаточно нажать одну кнопку в системе 1С:УХ. В зависимости от параметров документа система определит согласующих и организует последовательно-параллельное согласование с ними;
• не пропускать сроки выполнения этапов по договорам, система отправит задание и за несколько дней сформирует уведомление о необходимости прикрепления к договору закрывающих документов;
• быть в курсе актуальных этапов работ по заявкам и закупкам благодаря статусам и своевременным уведомлениям.

В то же время, у пользователей в результате эксплуатации системы возникают дополнительные пожелания, которые формируют планы по дальнейшему развитию решения.

Показатели эффективности

• количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту – более 650;
• количество видов документов, по которым автоматизировано согласование – 10;
• сокращение времени на поиск нужного документа – на 30%;
• сокращение нагрузки на службу технической поддержки – на 10%;
• процент отслеживаемых в едином месте договорных документов – 100%.

Планы по дальнейшему развитию проекта

АНО «РСВ» планирует развивать текущий функционал интеграции, разработать модуль «Инструменты интеграции», предназначенный для возможности настройки администратором механизмов интеграции Directum RX с другими системами без привлечения разработчиков.

Заказчик проявляет активный интерес к дальнейшей цифровизации, в том числе к развитию системы Directum HR Pro и организации долговременного архива. Также планируется обновление системы до версии 4.12.

Кроме того, выполнен проект Цифровые командировки в АНО «Россия - страна возможностей».

Команда проекта

Со стороны заказчика АНО «Россия – страна возможностей»:

• Евгения Мухина, руководитель проектов по автоматизации документооборота;
• Николай Хмелевский, директор по информационным технологиям, директор проекта;
• Александр Мартынов, руководитель отдела сопровождения информационных систем, куратор проекта;
• Андрей Михайлов, главный программист (Directum RX);
• Анна Барбухаки, ведущий консультант-аналитик;
• Ирина Лещенко, QA инженер (инженер по качеству);
• Василий Волченко, главный разработчик (1С).

Со стороны исполнителя ООО «Центр внедрения документооборота»:

• Елена Вохменцева, руководитель проекта исполнителя;
• Диана Саркисян, системный аналитик;
• Алексей Манжула, тим-лид;
• Дмитрий Великоцкий, QA инженер (инженер по качеству);
• Олег Саевский, разработчик;
• Анастасия Мадалиева, разработчик;
• Надежда Кузянина, разработчик.