Цифровизация оформления выхода на работу в праздничные и нерабочие дни сотрудников в ЮТэйр

Бизнес-контекст 

В авиакомпании "ЮТэйр" успешно провели цифровизацию кадровых процессов и управления отпусками на базе Directum HR Pro. Рассказывали об этом на конкурсе Directum Awards 2024 Все на борт: цифровые кадровые процессы в «ЮТэйр».

Цели и задачи проекта

В каждой компании возникают ситуации, когда необходимо привлечь сотрудников к работе в выходной или праздничный день (ст.113 ТК РФ). При этом для привлечения работников к работе в нерабочий праздничный день необходимо соблюдение следующих условий:

• наличие законного основания для привлечения к работе в выходной/праздничный день;
• письменное согласие работника, за исключением случаев, когда оно не требуется;
• ознакомить некоторых работников о их праве на отказ от работы в выходной/праздничный день;
• учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации в установленном ТК РФ случае;
• издать приказ о привлечении работника к работе в выходной/праздничный день;
• ознакомить работника с приказом.

Старту проекта по автоматизации оформления выхода на работу в праздничные и нерабочие дни предшествовали следующие предпосылки:

В Группе «ЮТэйр» большая часть персонала работает в сменном режиме, часто с разъездным характером работы. Для оформления привлечения работников к работе в выходные/праздничные дни, в установленном ТК РФ порядке, приходилось «ловить» работников для получения их собственноручной подписи на документах.

При оформлении часто допускались ошибки, связанные с указанием даты выхода на работу или даты отгула, которые могли попасть в период запланированного отпуска сотрудника. Такого рода ошибки обнаруживались либо на следующем этапе при согласовании служебной записки, либо на этапе оформления табеля учета рабочего времени.

Ошибки возникали так же при оформлении приказа, т.к. исполнителям приходилось вручную переносить данные из предоставленных скан-копий согласий в приказ. В отсутствие контроля часто нарушались сроки предоставления согласий для оформления приказа, специалистам УТиЗ приходилось задерживаться на работе, чтобы успеть оформить и отправить на согласование приказ, а руководителям, участвующих в согласовании и утверждении приказа оперативно отреагировать.

Учет использования работниками дней отдыха, предоставляемых за работу в выходные/праздничные дни, с учетом изменений в законодательстве в 2025, так же является трудоемким процессом и на момент старта проекта был организован с помощью Excel.

Все вышеперечисленные факторы, а также опыт использования решения HR PRO и ЛК сотрудника для оптимизации кадровых процессов – способствовали принятию решения реинжиниринга и автоматизации сквозного бизнес-процесса привлечения работников к работе в выходные/праздничные дни.

Используемые решения и подходы

Directum RX, модуль Делопроизводство, модуль HR Pro, Личный кабинет

История проекта

Проект стартовал в 18.11.2024г., дата начала ОПЭ - 03.03.2025г.

• Ноябрь-Декабрь 2024г.– исследование, проектирование, написание технического задания.
• Декабрь 2024г.-Февраль 2025г.– разработка, тестирование.
• Февраль — Март 2025г. – тестовая, опытно-промышленная эксплуатация.

Ключевые этапы проекта:

• оформление проектной инициативы;
• выявление требований;
• описание бизнес-процессов “as-is”, “to-be”;
• agile-разработка (по этапам);
• тестирование;
• еженедельное демо результата разработки для рабочей группы;
• тестирование членами рабочей группы, тестирование ключевыми пользователями;
• опытно-промышленная эксплуатация.

Так как первоначально Заказчик просил в первую очередь организовать сбор согласий на привлечение к работе в праздничные дни января 2025 года было принято решение разделить процесс на два подпроцесса и использовать настраиваемые регламенты и no-code решение:

• формирование, согласование, подписание заявки на привлечение к работе в выходные и/или нерабочие праздничные дни. Сбор согласий на привлечение к работе в выходные и/или нерабочие праздничные дни;

• оформление, согласование, подписание и ознакомление с приказом о привлечении к работе в выходные и/или нерабочие праздничные дни.

Такой подход позволил более эффективно организовать процесс, разделив его на два четко определенных этапа, каждый из которых фокусируется на конкретной задаче. Поскольку разработка велась итерационно, Заказчик активно участвовал на всех этапах разработки – это позволило получать отзывы по промежуточным этапам и более гибко управлять изменениями. Использование настраиваемых регламентов и no-code решения так же позволили разработать бизнес-решение силами ИТ-специалистов уровня junior и middle.

Участники команды со стороны Заказчика:

• Куратор проекта со стороны Заказчика – начальник управления труда и заработной платы (УТиЗ) Воронкина Марина Александровна
• В рабочую группу вошли специалисты УТиЗ (6 человек).
• Их основными задачами были формирование бизнес-требований, тестирование, взаимодействие с ключевыми пользователями разрабатываемого бизнес-решения.
• Участники команды со стороны Исполнителя:
• Куратор проекта со стороны Исполнителя - начальник управления электронного документооборота Шитов Сергей Александрович
• Руководитель проекта - Солдатова Ирина.
• Аналитик – Уткина Мария;
• Разработчик – Овчаренко Дарья;
• Ведущий разработчик- Кораблёв Андрей.

Их задачи: предпроектный анализ, описание процессов “as-is” и “to-be”, разработка ТЗ, настройка, тестирование и сдача решений рабочей группе, оформление инструкций для сотрудников, проведение опытно-промышленной эксплуатации, сопровождение.

Бизнес-решение позволило сократить время и оптимизировать сбор согласий на привлечение к работе в выходные и/или нерабочие праздничные дни.

Повышение исполнительской дисциплины и исключение «человеческого фактора» при оформлении документов.

Процесс до изменений

Процесс после автоматизации:

1. Руководитель подразделения/ответственный сотрудник создает заявку в Directum RX, в которой указывает работников и даты выхода на работу (запрет выбора даты, если она попадает на период запланированного отпуска), отправляет на согласование. Руководитель/ответственный сотрудник может указать работников, только находящихся в его подчинении.

Регламент согласования определяется автоматически и зависит от того, сколько дней от текущей до ближайшей даты выхода осталось. Настроено два регламента: текущий регламент и регламент срочного согласования. Руководитель подразделения/ответственный не могут изменить выбор.

Участники процесса могут согласовывать заявку как в Directum RX, так и в ЛК HR PRO, что способствует более оперативному согласованию.

2. После согласования и подписания заявки стартует задача на оформление согласия на привлечение к работе в выходные дни. Работник, указанный в заявке, получает задание в ЛК на оформление согласия.

Работник указывает размер оплаты из доступных ему значений:

• В двойном. Дата отдыха не доступна для заполнения.

• В одинарном с предоставлением дня отдыха. Дата отдыха обязательна для заполнения.

• Отказ. В случае, если сотрудник не согласен с привлечением его в указанную дату, он выбирает отказ.

Срок выполнения задания регламентирован, в случае неисполнения задания в срок, система прекращает задание с результатом Отказ.

Текст согласия доступен для прочтения работнику до его подписания.

Работник так же подписывает ознакомление с правом отказаться от работы в выходные/праздничные дни

Согласия и ознакомления связываются в Directum RX в комплект и создаются записи в справочнике «Работа в выходные дни».

3. После завершения сбора согласий и ознакомлений по заявке фоновым процессом создается по шаблону приказ и стартует задача на согласование, подписание и ознакомление с приказом.

Процесс после изменений

Для реализации задачи по согласованию, подписанию и ознакомлению с приказом использовали no-code решение Directum RX.

4. Специалист ОТиЗ проверяет автоматически сформированный проект приказа, регистрирует его, при необходимости указывает дополнительных согласующих и выполняет задание.

5. Так как основное согласование привлечения работников к работе в выходные/праздничные дни происходит на этапе согласования заявки, был сокращен список согласующих до утверждения приказа начальником УТиЗ (на основании МЧД): приказ согласовывает только председатель профсоюзной организации и руководитель организации.

Для удобства согласования приказа руководителем организации в ЛК вместе с приказом в задние вложены листы согласования заявки и приказа.

6. Руководитель ОТиЗ подписывает приказ. О завершении подписания автоматически уведомляются участники процесса согласования заявки.

7. Стартуют задания на ознакомление с приказом. работникам, которые привлекаются к работе в выходные\праздничные дни по приказу.

Если сотрудник не ознакомился с приказом в срок - приходит уведомление его руководителю и специалисту ОТиЗ.

Изменения коснулись как процессов управления труда и заработной платы, так и делопроизводителей, архивистов, руководителей подразделений, работников.

• Делопроизводители не участвуют в новом процессе, так как их функцию по регистрации приказов выполняет специалист ОТиЗ.

• Руководителям подразделений не требуется искать удобное время для сбора согласий о привлечении работника к работе в выходные дни. Контроль за своевременным предоставлением согласий происходит автоматически.

• Работникам не требуется большого отвлечения для оформления согласия, ознакомления с правом отказа от привлечения к работе в выходные/праздничные дни, с ознакомлением с приказом. Выполнять все действия они могут без непосредственного нахождения на территории организации.

• Специалистам ОТиЗ для оформления привлечения к работе в выходные дни так же не требуется находится в офисе компании, нет необходимости задерживаться на работе из-за того, что несвоевременно были предоставлены документы, потому что процесс теперь строго регламентирован.

• Специалистам Кадровой службы не требуется «задним числом» оформлять отзыв из отпуска, потому что автоматически осуществляется проверка при оформлении заявки.

• Руководителю организации теперь не требуется подписывать стопку приказов собственноручной подписью.

Сложности реализации

Во время проекта столкнулись со сложностями:

1. Учет мотивированного мнения профсоюзного органа.

В законодательстве не регламентировано в какой форме должно учитываться мотивированное мнение профсоюзного органа при оформлении выхода сотрудников на работу в выходные дни в КЭДО. Для минимизации рисков было реализовано подписание приказа руководителем профсоюзной организации с помощью УКЭП. На практике это решение вызвало большие неудобства, т.к. данным видом подписи можно подписывать только на стационарном ПК.

Потребовалось обратиться к юридической службе компании для решения вопроса о правильном документальном оформлении правомерности использования УНЭП при подписании мотивированного мнения руководителем профсоюзной организации.

2. Учесть все ключевые требования при реализации сквозного процесса

В связи со сжатыми сроками и большим объемом требований было необходимо сначала определить границы процесса, ключевые этапы и нюансы его исполнения. В ходе реализации «всплывали» новые требования. Слаженная работа команды исполнителя и Заказчика позволила оперативно решать возникающие вопросы и запустить процесс в ожидаемые сроки.

Какие уроки извлекли:

1. Своевременно подключать к процессу юридическую службу для проработки спорных вопросов в части законодательства.

2. Фокусироваться на ключевых требованиях при реализации, соблюдая сроки в выполнении проекта.

Результаты

C начала старта ОПЭ (03.03.25) по 21.03.25 в системе Directum RX подписано:

• 52 приказа о привлечении к работе в выходные дни;

• 370 согласий на привлечение к работе в выходные дни и ознакомлений с правом отказаться от работы в выходные дни;

   

Результаты в цифрах

В год количество оформленных приказов о выходе на работу в среднем = 500 штук. Обычно сотрудников выводят «сменой» по 3-7 человек (количество собираемых согласий порядка 2500 шт в год).

Расчет эффекта: ((280-20)*500)/60минут/8 рабочих часов = 270 человеко-дней сокращения трудоемкости по данному процессу за год.

Значительно сократилось время на процесс оформления приказов в целом. Стало больше возможностей для согласования с отрывом от стационарного компьютера.

Повысилась прозрачность, исключение ошибок в процессе и полное исключение бумаги.

Итоги и отзывы

Сквозной процесс, а не частичная автоматизация:

Воронкина М.А (Начальник управления труда и заработной платы): "От нас как от Заказчика была инициирована заявка по сбору согласий в электронном виде. В рамках решения было предложено автоматизировать весь процесс, в том числе замена ЭСЗ и автоматическое оформление приказа".

Всегда есть куда расти:

Ращеня И.В (Начальник отдела труда и заработной платы): "Оправдались ожидания по сокращению времени оформления. Но требуются ручные корректировки, которые в будущем хотелось бы сократить к минимуму".

Планы по дальнейшему развитию проекта

В планах реализовать:

• интеграцию в 1С:ЗУП плановых дат выходов сотрудников из приказа о привлечении к работе в выходные\праздничные дни для исключения ручного фактора в учете;
• автоматическую рассылку заданий руководителям для подтверждения фактического привлечения к работе в выходные\праздничные дни с указанием отработанного времени привлеченного работника.
• интеграцию в 1С:ЗУП фактически отработанного времени работниками в выходные/праздничные дни.
• учет использования отгулов работниками, с возможностью оформления заявлений на перенос дат отдыха, заявлений на компенсацию за неиспользованные отгулы.

Интеграция позволит сократить ручной труд и количество ошибок.

Состав команды проекта

• Куратор проекта со стороны Заказчика – начальник управления труда и заработной платы Воронкина Марина Александровна
• Ответственный исполнитель со стороны Заказчика – начальник отдела труда и заработной платы Ращеня Ирина Викторовна
• Куратор проекта со стороны Исполнителя- начальник управления электронного документооборота Шитов Сергей Александрович
• Руководитель проекта - Солдатова Ирина.
• Аналитик – Уткина Мария;
• Разработчик – Овчаренко Дарья;
• Ведущий разработчик- Кораблёв Андрей

Об авторе заявки

Для меня как куратора проекта со стороны Исполнителя данный проект стал вызовом в условиях распределения приоритетов и дефицита ресурсов собственной команды. Нам удалось сфокусироваться на важных аспектах и за короткий срок дать Заказчику эффективный результат. Большой вклад в реализацию данного проекта был сделан ведущим аналитиком Солдатовой Ириной, на чьи плечи было делегирование полное управление данным проектом, профессиональный подход и использование low/now-code механизмов позволили обеспечить результат в короткие сроки.