Прокачиваем успех Ночной хоккейной лиги – в ритме побед и процессов!

Когда каждый документ точен, как бросок , и каждый процесс - как командная игра!

Ночная Хоккейная Лига» — самый масштабный проект в любительском спорте

Десятки тысяч людей по всей России встают на лед и берут в руки клюшки. В отличие от других видов спорта, для игры в хоккей нужны и полноценная экипировка, и подходящая площадка. Несмотря на все сложности, любительский хоккей в нашей стране продолжает развиваться, в том числе благодаря Ночной хоккейной лиге.

Фонд развития любительского хоккея «Ночная Хоккейная Лига» (далее – Фонд «НХЛ», «Ночная хоккейная лига» или «Лига») был создан 15 декабря 2011 года по инициативе Президента Российской Федерации Владимира Путина и прославленных хоккеистов. Это  уникальный проект по развитию любительского хоккея в России, объединяющий тысячи игроков по всей стране и создающий возможности для активного досуга и спортивного совершенствования взрослых любителей хоккея - более 20 тысяч непрофессиональных спортсменов со всех уголков страны ежегодно участвуют во Турнире Ночной лиг, и еще столько же неравнодушных болельщиков – друзей, жен, детей поддерживают своих близких.

Турнир Ночной лиги (официальное название - Всероссийский фестиваль по хоккею среди любительских команд)  проводится в 2 этапа: региональный этап (с сентября по март) в субъектах Российской Федерации и финальный этап - Фестиваль хоккея -  (в течение 2 недель в мае) на ф.т. Сириус с участием победителей региональных чемпионатов.

География регионального этапа турнира растет в арифметической прогрессии: от 75 (семидесяти пяти) регионов в сезоне 2021/2022 до 81 (восьмидесяти одного) в сезоне 2023/2024 гг.

В программе мероприятий Ночной лиги ежегодно кроме хоккейных матчей, так же проводятся более сотни иных значимых физкультурных мероприятий и торжественных церемоний различного формата:

• выставочные матчи на открытом воздухе в рамках проекта «Студёный Лёд»;
• матчи, посвященные открытию и закрытию регионального этапа в регионах;
• выставочные гала- матчи с участием Легенд хоккея, посвященные различным событиям («День защитника Отечества», «Новогодний гала-матч», «День Любви к хоккею» и т.д.);
• торжественные церемонии открытия, закрытия регионального этапа, церемонии награждения победителей и т.д.;
• встречи и фотосессии с ветеранами хоккея, мастер-классы с участием Легенд хоккея для юных хоккеистов, так и для игроков- любителей;
• фиджитал-матчи с участием хоккеистов-любителей;
• высадка «Аллеи легенд» и  т.д.

Лига также активно принимает участие в социальных проектах, которые направлены на развитие и популяризацию здорового образа жизни, а также прививание молодым людям любви к участию в социальных акциях и жизни страны: «Благотворительный Матч - Хоккей Каждому», «Выходи во двор», «Last Game on Lake Baikal», «Благотворительный матч с участием легенд отечественного и мирового хоккея в городе Норильск» и т.д.

Ночная лига также создает десятки различных проектов в медиапространстве о любительском хоккее и игроках Ночной лиги:  

• проекты «Сторона Хоккейная», «Человек хоккея» и «Хоккей - жизнь», рассказывающие  о том, чем живут хоккеисты-любители;
• челлендж «Бей- Беги», в котором хоккеистов проверяют на сообразительность, ловкость, креативность, смекалку и умение владеть клюшкой;
• «Студия Ночной Лиги» и «Лучшие игровые моменты» пользуются большим интересом у аудитории Лиги.

Предыстория проекта

Ночная хоккейная лига – это большая семья профессионалов, где каждый играет важную роль в создании уникального спортивного проекта. За кадром громких побед и ярких матчей работает целая команда специалистов, которая стремится к тому, чтобы мероприятия были проведены на высшем уровне и любительский хоккей превратился в искусство. 

Однако достижение поставленных целей с заданным вектором было бы проблематично без цифровизации и автоматизации процессов, которые способствуют не только прозрачности организационного процесса и улучшению скорости принимаемых управленческих решений, но и эффективности взаимодействия всех членов команды. 

Учитывая широкую географию проводимых мероприятий и поставщиков Лиги: от Республики Дагестан до Архангельской области и от Калининградской области до Чукотского автономного округа, необходимость документального оформления операций в соответствии с требованиями ФЗ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация качественного и быстрого документооборота является ключевой задачей сопровождения Проекта.

Цели и задачи проекта

Внедрение и применение Directum RX в деятельности Фонда было обусловлено следующими факторами:

Потребности

• в инструменте для автоматизации и повышения качества и скорости внутреннего и внешнего документооборота;
• в централизованном хранении электронных и бумажных архивов с обеспечением их юридической значимости;
• стандартизации и унификации документации для минимизации числа неточностей и ошибок в документах;
• сокращение процесса согласования документации и увеличение скорости принятия управленческих решений;
• в сокращении трудозатрат на обработку первичной документации;
• удобном в администрировании процессов командирования;
• организации юридически значимого электронного обмена документами с контрагентами;
• внедрения современных интеллектуальных технологий для автоматической обработки документов;
• в создании удобного интерфейса для пользователей с возможностью быстрого доступа и создания документов;  
• в постоянном доступе к документам для сотрудников, работающих вне офиса, настройке прав доступа к различным документам в зависимости от проекта и подразделения;
• интеграции с корпоративной IT системой Ночной лиги.   

Особенности проекта

Ночная Лига: от правовой формы к управленческим решениям

Ночная хоккейная лига представляет собой уникальный феномен в спортивной жизни России, где любительский спорт приобретает профессиональные черты организации и управления.

Фонд «НХЛ» является социально ориентированной некоммерческой организацией (НКО);

• особые требования к первичным документам для подтверждения целевой принадлежности расходов;
• обязательный ежегодный аудит;

Разнообразие задач:

• различные форматы и места проведения мероприятий;
• широкая география контрагентов Лиги, с которыми Фонд «НХЛ» осуществляет документальное ежемесячное  взаимодействие и коммуникацию - 83 региона в 2025 году;
• спектр разноплановых и специфичных услуг, связанных с организаций мероприятий, а также с услугами, оказываемыми контрагентами, находящимися в регионах;

Проектное управление: сочетание функционального и проектного подходов, различный состав рабочих групп и согласующих лиц в зависимости от масштаба и формата проведения мероприятий, планирование и бюджетирование, гибкое распределение ресурсов.

История внедрения

К поставленным целям Фонд «НХЛ» шел с 2021 года, и сотрудниками Лиги был проделан большой объем работ для достижения запланированных результатов и повышения эффективности деятельности компании.

Заказчиком проекта являлся Фонд «НХЛ», исполнители проекта представлены в лице команды проекта и компании ООО НПО «Компьютер» (лицензиат правообладателя программы для ЭВМ Directum RX ООО «ДИРЕКТУМ»), у которой была приобретена программа.

Команда проекта состояла из сотрудников Фонда: финансового блока: финансового директора, финансового менеджера – администратора системы Directum RX, главного бухгалтера, руководителя юридического отдела. Настройки синхронизации внутренней системы с Directum RX осуществлял руководитель отдела информационных технологий.

Подготовительный этап и организационная составляющая процесса (декабрь 2021 г.)

• создана команда проекта и назначены ответственные лица, распределены обязанности и зоны ответственности;
• проведена экспресс-оценка текущего состояния документооборота, циклов обработки и маршрутов согласования, выявлены проблемные зоны в текущих процессах;
• составлен план мероприятий по оптимизации документооборота, объем работ распределен по документопотокам компании: внутренний, внешний и исходящий;
• проанализированы технические возможности для внедрения автоматизации.

Анализ документооборота (январь-июнь 2022 г.)

Наиболее трудоемкая и важная часть процесса, где потребовалась тщательная проработка, которая и обеспечила успех проекта в целом:  

1. Проанализированы имеющиеся виды документов в зависимости от направления: кадровые документы, документы по мероприятиям, служебные записки, первичные бухгалтерские документы и т.д.;
2. Выявлена потребность в оформлении документов, необходимых для принятия решений по проектам, а также по внутренним процессам компании: согласование расходов на мероприятие, командирование сотрудников, выдача продукции со склада и т.д.;
3. Проанализированы количество и правовой статус контрагентов и региональных представителей (юридические лица и индивидуальные предприниматели), географическое расположение (Центр, Север, Юг Восток, Запад), количество подключенных к системам электронного документооборота;  
4. Проанализирован документооборот с контрагентами и представителями в регионах: количество документов (фактическое количество за месяц, квартал, год, а также план на предстоящий период) и виды документов, структура необходимого пакета документов по взаиморасчетам - счет на оплату, договор, акт, отчет и т.д.;
5. Оценены возможные типичные недочеты и ошибки в документах: отсутствие обязательных реквизитов (дата составления, ИНН и т.д.), некорректное наименование факта хозяйственной операции, отражение в документах неактуальных данных (адрес, расчетный счет и т.д.), отсутствие подписей и/или печати в документах, отсутствие оригинала и т.п.

Техническая составляющая процесса

Приняты решения об используемых решениях:

• Применение ранее разработанной внутренней IT-системы Лиги (далее – IT система) для взаимодействия с контрагентами и региональными представителями, управлением сайтом, массовой обработки больших данных и т.д.;
• Приобретена и подключена система Directum RX с модулями «Делопроизводство», «Договоры», «Проекты», «Совещания», осуществлена настройка облачной версии с дальнейшей настройкой видов документов и регламентов согласования и подключением интеграции и настройки с системами  ЭДО.

Внедрение (июнь 2022 г. – декабрь 2022 г.)

Разработаны, унифицированы и шаблонизированы в соответствии с потребностями компании и детализацией по мероприятиям и целям расходования формы:

• внутренних документов: Смет, Служебных записок, Заявлений;
• документов по расчетам с поставщиками/исполнителями, в зависимости от организационно-правовой формы контрагента, условий и порядка расчетов:

1) «Стандартные условия договоров Фонда «НХЛ» об оказании услуг / выполнении работ физическими лицами, в том числе индивидуальными предпринимателями»;

2) «Рекомендации Фонда «НХЛ» для поставщиков, исполнителей, с которыми планируется заключение договора»;

3) «Стандартный договор спонсорской оплаты индивидуальной платы за участие во Всероссийском фестивале по хоккею среди любительских команд»;

4) исходящие формы: «Счет на оплату по услугам», и «Акт об оказании услуг», «Счет-фактура и передаточный документ (акт)»;

4) Договоры об оказании услуг/выполнению работ физическими лицами;

5) Договоры и дополнительные соглашения по услугам в регионах;

6) Соглашение об электронном документообороте (ЭДО);

7) Первичные закрывающие документы по оказанным Лиге услугам: акт об оказании услуг, универсальный передаточный документ(акт), отчет об оказании услуг и т.д.  

Все документы были разработаны с учетом специфики компании по проектной деятельности и необходимости подтверждения целевого расходования средств в НКО, с учетом требований законодательства и налоговых органов, внутренних регламентов и практики документооборота, правил электронного документооборота, включая следующие ключевые аспекты: подробные сметы по статьям расходов, технико-экономические обоснования, календарные план - графики, отчеты о выполненных работах, документация по закупкам.

 Автоматизация и цифровизация процесса (сентябрь 2022 г. -июнь 2023 г.)  

1) Настройка и адаптация IT системы Лиги в соответствии с потребностями компании по документальному взаимодействию со всем многообразием контрагентов, включая игроков. IT система по настоящее время ежегодно модернизируется и усовершенствует свой функционал для Лиги.

Были разработаны и внедрены следующие блоки:

• «Документы по различным вопросам взаимодействия с игроками»;
• «Заявки от контрагентов»;
• по входящему документопотоку «Договоры», в котором на основе заявки автоматически формируются договоры в разрезе проектов;
• «Акты /упд и Отчеты», благодаря которому исполнитель путем заполнения в IT системе некоторых данных (нажатием пары кнопок в системе) мог самостоятельно сформировать и скачать закрывающие документы по форме договора в различных форматах (doc. pdf., а также хml.) за пару минут. 

Внедрение данного блока, позволяющего контрагентам-исполнителям сформировать закрывающие документы с помощью IT системы и последующим согласованием в Directum RX, стало прорывом в документообороте для Фонда «НХЛ»: время на проверку, согласование, приемку и оплату данного вида услуг было значительно сокращено.  Таким образом, было устранен  из сложных участков документооборота -  документооборот с индивидуальными предпринимателями и физическими лицами (многие компании поймут!), которые согласно пункта 1 части 2 статьи 6 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011  г. № 402 -ФЗ от не обязаны вести бухгалтерский учет.

2) Настройка системы Directum RX, благодаря функционалу которой осуществляется централизованное управление некоторыми аспектами деятельности Ночной хоккейной лиги, позволяющая координировать работу всех подразделений.

Настройка системы Directum RX  -  это объемная и комплексная работа,  к которой мы подошли с тщательным подходом на каждом этапе.

Значимые этапы работ:  

• Настройка модулей «Делопроизводство», «Договоры», «Проекты», «Совещания», ролей и прав доступов сотрудников, создание проектов в соответствии с видами и форматами проводимых мероприятий (специальный проект, ведение АХД, медиапроекты  и .т.д.);
• Создание нестандартных видов документов в Directum RX и внедрение шаблонов документов согласно разработанным формам (служебные записки, договоры, акты, сметы и т.д.). Так, у общепринятого вида документа «Договор» появились следующие дополнительные виды: «Договор ГПХ (гражданско-правового характера)», «Договор с самозанятым (оказание услуг физическим лицом- самозанятым)», «Договор пожертвования», «Договор с волонтером» и т.д.

Реализации проектной деятельности

Разработка маршрутов согласования — один из важнейших этапов в данном процессе.

Создана система регламентов согласования разноплановых внутренних документов в части организации мероприятий и взаимодействия подразделений, в том числе маршруты согласования, существенно отличающиеся от процедуры согласования и  выходящие за пределы утвердительных процедур, так как являются инструментом контроля реализации проектной деятельности.

В карточках документов (см. пример в карточке договора) поле "Проекты" является обязательным, так как в зависимости от проекта назначаются участники, права доступа, а так же определяется маршрут согласования . Структурирование проектов идет по формату и виду мероприятия и проекту Лиги, расставляются контрольные точки и целевые показатели. 

Разработка сметной документации по мероприятию

Разработка сметной документации по мероприятию, создание контента — процессы, которые запускается в работу после утверждения мероприятия в календарном плане Лиги и представляют собой заполнение подразделениями в зоне своей ответственности определенных блоков в документе в зависимости от вида и формата мероприятия.

С помощью внедрения регламентов согласования реализована открытость информации для сотрудников, координация взаимодействия между подразделениями, а также планирование и бюджетирование расходов по направлениям деятельности и в разрезе мероприятий на каждом этапе проекта.

Командировочные документы и кадровые

Лигой так же были разработаны маршруты согласования внутренних документов, относящиеся к кадровому учету, несмотря на отсутствие прямого подключения HR-блока Directum RX. 

Благодаря регламентам, стандартизирована процедура оформления командировочных документов, авансовых отчетов и т.п., все необходимые кадровые документы подготавливаются в срок в соответствии с требованиями трудового законодательства. 

Так, регламент согласования командирования сотрудников Фонда «НХЛ» включает в себя не только процедуру утверждения руководством, но и комплекс услуг, которые выполняет секретариат: организация транспорта, размещения в гостинице и трансфера командируемого лица.

Таким образом, настроенные маршруты внутренних документов представляют собой не согласование, а реализацию и отслеживание точек процесса, включающую в себя всю цепочку организационных мероприятий по данному направлению, что обеспечивает своевременное предоставление отчетных документов и полную картину типов затрат на мероприятие. 

Согласование входящих документов

Оптимизирована система согласования входящих документов: договоров, счетов на оплату, актов. С помощью инструментов Directum RX внедрен гибкий процесс согласования с возможностью настройки индивидуальных маршрутов для разных видов документов, проектов, форм мероприятий и подразделений, которые существенно упростили и ускорили рабочие процессы.  

Особенности:

• Для типовых договоров, формируемых по разработанным Фондом шаблонам, загружаемых из административной панели, созданы короткие маршруты согласования с минимальным количеством согласований;
• Нетиповые договоры, требующие особой проработки, проходят расширенный круг согласования с привлечением специалистов профильных подразделений;
• Согласование оплаты контрагентам настроено в зависимости от статуса поставщика, проекта и подразделения.

Благодаря внедрению маршрутной системы согласования мы получили эффективный инструмент управления документооборотом, который позволяет обрабатывать документы разного типа по различным маршрутам, соответствующим их сложности и значимости.

Внедрение ЭДО (октябрь 2023 г.)  

Главным фактором принятия решения для внедрения электронного документооборота стало ежегодное (в 1,5-2 раза) увеличение темпов роста документооборота с контрагентами и:

• задержки в получении оригиналов документов ввиду удаленной географической расположенности контрагентов;
• увеличение времени на обработку бумажных документов, по сравнению с электронными;
• повышенные риски потери или повреждения документов при отправке почтовыми и курьерскими службами, а также сложности в обеспечении конфиденциальности информации;
• финансовые затраты на пересылку оригиналов, оплату стоимости доставки курьером или почтой;
• необходимость масштабирования системы документооборота компании в целом.

Настройка администратором системы Directum RX включала следующие этапы:

• Подключение модуля интеграции с Контур. Диадок (RX-SLDIADOC) и модуля интеграции со СБИС(RX-SLSBIS), а также модуля «Финансовый архив». Благодаря приобретению пакета «Быстрый старт» интеграция и первая синхронизация состоялись за 1(один) день. 
• Настройка ролей и прав доступа для ответственных лиц, произведена актуализация регламентов согласования документов с учетом интеграции ЭДО и утверждение документов ЭЦП.
• Осуществлена проверка возможности обмена с контрагентами, отправка контрагентам приглашений для обмена по ЭДО из Directum RX.

Было: 

Стало:

Внедрение Directum RX оправдало ожидания Фонда, система позволила не только оптимизировать текущие процессы, но и улучшить качество документооборота, заложить прочный фундамент для дальнейшей интеграции с современными технологическими решениями.

Итоги проекта и успехи команды

Благодаря комплексному подходу к решению поставленной задачи, оценке и анализу документооборота процессы в Лиге были структурированы и настроены таким образом, что позволили достигнуть следующих целей: 

• стандартизация и упрощение документооборота для быстроты принятия управленческих решений;
• получение документов, соответствующих требованиям законодательства с отражением затрат по мероприятиям и направлениям деятельности НКО;
• обеспечение контроля исполнения по части бизнес-процессов, включая автоматический контроль сроков исполнения задач сотрудниками разных подразделений;
• создание единой рабочей среды для взаимодействия с контрагентами и всеми подразделениями компании путем синхронизации IT-системы Лиги с Directum RX;
• обеспечение эффективной коммуникация между сотрудниками Лиги и вовлеченность команды в общее дело;
• консолидация бизнес-процессов между бэк-офисом компании и региональными представителями Лиги: система Directum RX стала надёжным мостом и инструментом документального взаимодействия.

Сложности проекта

• Среди сложностей внедрения проекта выделим ключевые: 
• необходимость принятия персоналом цифровых и «культурных» изменений, потребность в обучении персонала;
• ограниченные возможности кастомизации системы под особенности НКО: по причине специфики конфигурации 1С:НКО и необходимости ручной корректировки данных между системами, интеграция с  Directum RX не была осуществлена в запланированном объеме;
• необходимость синхронизировать работу с контрагентами из удаленных регионов страны и обладающими разными уровнями технической оснащенности и осведомленности в части цифровизации.

Результаты внедрения и показатели эффективности

Создана современная система документооборота:

• время обработки входящей документации сократилось с 3 дней до 4 часов;
• количество ошибок в документах уменьшилось на 90%,
• объем электронного документооборота вырос за 2024 год с 20% до 80%.

Оптимизированы и полностью автоматизированы ключевые процессы: от поездки в командировку до организации мероприятия, эффективность работы сотрудников увеличилась на 30%;  

Достигнут финансовый эффект от экономии на   почтовых расходах и курьерскую доставку, сокращение затрат на хранение документов;

Обеспечены безопасность и сохранность документов, включая быстрый доступ к структурированному архиву;

Создан фундамент для внедрения новых технологий и готовность к работе в условиях цифровой экономики.  

Планы Ночной хоккейной лиги

Достигнутые Лигой результаты являются лишь промежуточным этапом на пути цифровизации и трансформации компании.

Directum RX и Лига – создали пространство для взаимодействия, где рождаются идеи и объединяются люди!