Цифровизация обработки запросов от ФНС в ПАО ТМК

Трубная Металлургическая Компания (ТМК) – ведущий поставщик стальных труб, трубных решений и сопутствующих сервисов для различных секторов экономики. ТМК производит нарезные трубы, включая специальные трубы и трубопроводные системы, и другую продукцию для энергетики, химической промышленности, машиностроения, строительства и других отраслей. Компания обладает широкими компетенциями в машиностроительном сегменте, поставляет инженерные решения для энергетических и металлургических производств, а также разрабатывает новую линейку продукции для водородной энергетики.

ТМК объединяет крупные производственные площадки в разных регионах России, в том числе в Волгоградской, Оренбургской, Ростовской, Свердловской, Смоленской, Челябинской областях и за рубежом.

Уникальность проекта

В прошлом году на конкурсе Directum Awards компания представила проект по управлению налоговыми рисками и интеграции Directum с Контур.Экстерн. В этом году ТМК продолжило развитие сервисов для налоговой функции — в компании был разработан новый модуль для работы с запросами от ФНС. По сути, модуль предоставляет собой отдельный справочник, в котором для пользователей отражаются все необходимые показатели для обработки требований и других запросов налогового органа, а также реализована возможность подготовки и отправки ответов на полученные запросы.

В рамках проекта в одном сервисе реализована бесшовная интеграция Directum с Контур.Экстерн, витринами данных и АИС «Налог-3» для взаимодействия с ФНС в рамках налогового мониторинга.

Решение разработано для Центра бизнес-услуг ТМК — многофункционального ОЦО предприятий ТМК и Группы Синара. В системе работает порядка 1000 человек из ОЦО.

Цели и задачи

Решаемая проектом проблема: в холдинге 50+ компаний, 6 из которых находится в режиме налогового мониторинга. Все они обмениваются документами с налоговыми органами (300+ инспекций по всей России). При этом запросы от налоговых органов поступают с разной периодичностью и через разные каналы связи, количество которых с развитием налогового мониторинга заметно увеличилось (к требованиям и письмам, поступающим как через ТКС и по почте, прибавились запросы через 2 разные витрины данных и через АИС «Налог-3»). А обрабатывает поступающие запросы на стороне холдинга единый ОЦО. В такой ситуации разбор, распределение поступающих запросов между исполнителями и отслеживание статуса их отработки крайне затруднен и отнимает значительные временные ресурсы. При этом, пропуск какого-либо запроса или его неисполнение в нормативные сроки влечет наложение штрафов на компании. 

Поэтому основная цель проекта — разработать такое ИТ-решение, которое бы собирало все запросы от налоговых органов из разных каналов в одном месте и позволяло там же отслеживать весь цикл отработки таких запросов. 

Описание решения

Принципиальная схема решения:

В реестр собираются:

• требования, которые приходят по ТКС (интеграция с КонтурЭкстерн по API);
• запросы, которые инспектор шлет в рамках налогового мониторинга через 2 разные витрины данных (интеграция через корпоративную шину данных);
• запросы, которые налоговый орган направляет через СКЗИ, то есть защищенные каналы связи в рамках обмена данными между АИС «Налог-3» и информационной системой налогоплательщика (интеграция с АИС «Налог-3»).

В реестре хранятся запросы по всему холдингу — это более 50 предприятий. Пользователю сразу видно поступившие запросы и их статус, а также нормативно предусмотренный срок ответа на запрос.

При работе со справочником контролеру или исполнителю не важно, из какой системы и каким путем приходит запрос. Пользователь сразу видит в одном месте всю необходимую информацию и может отправить его конкретному исполнителю для подготовки ответа.

Подготовив запрашиваемые ФНС документы, сотруднику не нужно задумывать через какой канал связи ответ уйдет адресату в налоговую. После того, как ответ отправлен, карточка запроса в системе автоматически переходит в статус «Запрос исполнен». Соответственно, после этого бизнес-процесс по задаче завершается, а в системе остается цифровой след всей работы по запросу налогового органа.

Решение также связано с системой управления налоговыми рисками. То есть прямо из реестра требований можно завести риск и отправить его в систему управления налоговыми рисками. Благодаря этому можно посмотреть все связанные документы по запросу: видеть самое требование и ответ по нему.

Этапы проекта

Внедрение реализовывали итерационно в несколько этапов:

1. Подключили получение требований в систему.
2. Доработали возможность отправки ответов на требования из системы и запустили решение на предприятиях, у которых есть «Финансовый архив» Directum.
3. Настроили получение запросов из самописной витрины данных. Отработали и протестировали решение с инспектором и запустили в продуктив
4. Реализованное решение по обработке запросов инспектора перенесли на 2-ую витрину данных – Контур. Налоговый мониторинг
5. Настроили и доработали сценарии для обмена документами через АИС «Налог-3»

Сложности

Проект длился около года. Самым сложным этапом стала интеграция с АИС «Налог-3». Сложность заключалась в необходимости сквозной интеграции нескольких систем, одна из которых находится на внешнем контуре (учетные системы SAP/КИС → Directum → корпоративная шина данных → СКЗИ → АИС «Налог-3»). Кроме того в ходе интеграции регулярно появлялись новые запросные сценарии, которые потребовали разработки новых типов запросов на СКЗИ и серьезной доработки учетных систем и СЭДО для обогащения первичными данными.

Решить эту проблему можно было по-разному, но мы приняли решение все сценарии взаимодействия с АИС «Налог-3» по всем компаниям — участникам налогового мониторинга обрабатывать в Directum. Это позволило нам значительно сократить затраты и время на разработку, а также позволило создать универсальный хаб, к которому в дальнейшем можно подключать любые другие учетные системы, значительно сократив сроки подключения новых юрлиц к АИС «Налог-3».

Бизнес-эффект

Модуль позволяет руководителям более эффективно распределять задачи между работниками, а затем отслеживать их выполнение, потому что не нужно искать запросы в 3-х и более местах. Рядовым исполнителям в свою очередь не нужно задумываться, в какой системе или интерфейсе нужно отправлять ответ на запрос, обработка любого запроса для исполнителя происходит в Directum.

Кроме того, если возникает налоговый спор, то благодаря нашему модулю сбор документов для подготовки возражений и обжалования решения ускоряется в несколько раз — через поиск внутри модуля можно быстро подобрать полную переписку и документы по спорному эпизоду.

Максимальную ценность от реализации решения получили:

1. Налоговая функция управляющей компании: весь документооборот с налоговыми органами по холдингу находится в одном месте, что позволяет вести продвинутую статистику и отслеживать тенденции в работе с налоговыми органами. С помощью решения можно за 15 минут сформировать отчет и провести аналитику в любых разрезах. Например, аналитика по фактическому сокращению количества запросов в связи с внедрением налогового мониторинга собирается за 2 минуты.  
2. Руководители подразделений ОЦО, которые распределяют запросы между своими сотрудниками. Их примерно 20 человек. Они получили возможность объективно оценивать загрузку каждого сотрудника задачами, а также отслеживать дисциплину исполнения запросов. 
3. Юристы Службы административной защиты, которые готовят процессуальные документы по налоговым спорам. Для них решение сильно упростило сбор информации для подготовки позиции в суде. Теперь у юристов уходит буквально полчаса, чтобы сформировать срез данных по конкретному эпизоду. Раньше на это могло уходить несколько дней, а то и недель.

Результаты

У тех компаний холдинга, которые хранят документы в Финансовом архиве Directum, за счет использования одного решения для хранения документов и их представления в 2 и более раза сократились трудозатраты на подготовку ответов на запросы налоговых органов и сбор требуемых документов (10 юрлиц). У остальных компаний трудозатраты сократились на 15-20%.

Также с запуском модуля количество просрочек ответов на запросы налоговых органов сократилось более чем в 2 раза, сумма штрафов за несвоевременное исполнение требований — в 3 раза. Дополнительно внедрение модуля позволило выполнить одно из обязательных условий нахождения в налоговом мониторинге — интеграцию с АИС «Налог-3».

Лидерство и инновационность

Проект подчеркивает способность компании внедрять передовые технологические решения для сложных задач. Разработка модуля, который автоматически собирает и консолидирует запросы из различных источников, свидетельствует о высоком уровне технической экспертизы и понимания современных ИТ-трендов. Это выделяет компанию на фоне конкурентов, продолжающих использовать ручные методы обработки данных.

Проект напрямую влияет на снижение рисков, связанных с несвоевременным выполнением требований налогового органа. Автоматизация процессов в этой области демонстрирует зрелось компании в управлении рисками и соблюдении регуляторных норм.

Централизация обработки запросов оптимизирует внутренние процессы, систематизирует и значительно упрощает коммуникацию с ФНС, что особенно важно для крупных структур с распределенными бизнес-единицами.

Планы

В ближайшие пару месяцев реализуются две доработки:

1. Первая позволит помечать информационные письма от ФНС, которые содержат в себе требования предоставления какой-либо информации или документов, как требования, после чего они автоматически будут переноситься в запросную систему.
2. Вторая, наоборот, будет в автоматическом режиме помечать документы, приходящие от налогового органа как требования, но которые носят информационный характер, не имеют срока исполнения и не требуют ответа. Например, это акты налоговой проверки, решения о продлении срока камеральной проверки или рассмотрение материалов проверки и т.п. Для таких документов в поле «Срок исполнения» будет проставляться отметка «Запрос не требует ответа» и их можно будет отфильтровывать и убирать из запросной системы, чтобы они не мешали руководителям при распределении требующих ответа запросов между сотрудниками.

Также на будущее есть задача выстроить сквозной бизнес-процесс: от запроса и ответа на требование налогового органа до акта налоговой проверки и его оспаривания. К работе с актами налоговой проверки подключается служба административной защиты. Если дело доходит до судебной стадии, дальше юристы будут работать в своей системе Case.pro, через которую отправляют документы в суд. Поэтому у нас есть задача сделать так, чтобы весь поток документов по налоговой проверке формировался в Directum и отправлялся в Case.pro. А дальше с помощью синхронизации можно было видеть в Directum прохождение документа определенных этапов до завершения судебного дела.

Кроме запросов от налоговых органов в планах расширить запросную систему на запросы от Социального фонда России, так как такими запросами также занимается ОЦО. Поэтому было бы удобно собирать их той же запросной системе, что и запросы от ФНС.

Команда проекта

Проект реализовывали силами управляющей компании холдинга и внутригрупповой ИТ-компании. Управление проектом осуществлялось силами Дирекции налогового планирования (ДНП) УК.

В команду проекта входили:

• Специалисты ДНП: постановка задач; разработка и уточнение техзадания (ТЗ); тестирование систем; обучение пользователей.
• Специалисты ИТ-службы: разработка архитектуры ИТ-систем и шлюзов между ними; доработка и настройка всех ИТ-систем внутри холдинга согласно ТЗ.
• Специалисты ЦБУ: выработка требований к системам; тестирование систем.

Проект выполнялся собственными силами без привлечения внешних подрядчиков и консультантов.

Руководство проектом:

• Кафтанников Алексей Александрович – руководитель проекта от бизнеса
• Косарев Евгений Евгеньевич – руководитель проекта от ИТ