Оптимизация бизнес-процессов банка на современной платформе

Бизнес-контекст

Заказчик проекта — банк, ранее уже использовал систему версии Directum 5.1. 

Прогресс не стоит на месте, и вместе с ним развиваются все аспекты жизни, с появлением информационных технологий начались активные изменения в законодательстве в части документооборота. Для успешной работы компании важно, чтобы система соответствовала всем требованиям законодательства и при этом покрывала потребности организации в документообороте. Поэтому в 2022 году руководство банка приняло решение о переходе на Directum RX.

Цели и задачи проекта

В рамках проекта были выделены следующие ключевые задачи

1. Исследование и оптимизация текущих бизнес-процессов Банка.
2. Проектирование функциональных блоков Системы электронного документооборота.
3. Миграция данных из системы Directum 5.1 в Directum RX, что обеспечивает сохранение исторических данных.

Описание кейса 

Используемые решения и подходы

История проекта

Банк использует систему Directum с 2014 года. За восемь лет сотрудничества было внесено множество улучшений в функциональность Системы.

Изначально Заказчик планировал полностью перенести все возможности Directum в новую версию — Directum RX, что потребовало бы большого объёма модификаций.

В ходе исследования бизнес-процессов Банка мы предложили их оптимизировать, расставить приоритеты для необходимых доработок и выделить критически важный функционал. Именно его реализацию мы и начали.

Совместные усилия команд позволили не только перейти на новую систему, но и улучшить бизнес-процессы компании.

Этапы проекта:

1. Организация проекта и исследование процессов – 6 недель.
2. Семинары для ведущих пользователей и администратора – 1 неделя.
3. Адаптация процессов под бизнес-процессы, настройка рабочей Системы и тестовая эксплуатация – 11 недель.
4. Миграция данных из Directum 5 – 8 недель.
5. Опытно-промышленная эксплуатация – 6 недель.

Процессы после автоматизации ("как стало")

Процессы, которые были оптимизированы в ходе проекта:

• согласования входящей и исходящей корреспонденции;
• локально-нормативные документы (ЛНД);
• служебные записки;
• приказы и распоряжения;
• исполнительные листы;
• счета клиентов;
• запросами по ЮЛ и ФЛ;
• кадровые документы;
• договорные документы.

Обработка заявок в ИТ-службы

Настроен блок по обработке Заявок в ИТ-службы и автоматизировать процессы:

• выдачи прав на подключение сотрудников к определенным информационным ресурсам Банка;
• отзыва прав на информационные ресурсы предприятия;
• создания заявки на разработку нового программного обеспечения;
• организации рабочего места и т.д.

Входящее письмо

Модификация карточки входящего письма позволила более точно маршрутизировать входящие документы, автоматизировать процессы по обработке:

• Запросов для ЮЛ
• Запросов для ФЛ
• Обращений
• Перегенерации ключа
• Расчетный счет

Исполнительные листы

Создана на основе карточки входящего письма с добавлением вкладки Реквизиты исполнительного листа, на которой отображаются все необходимые данные по документу, и от значений которой зависит, по какой ветке пойдёт согласование по регламенту.

Подписание документов

Создана роль Заменяемый подписывающий. Сотрудник, отправляя документ на согласование, не всегда точно знает, кто должен подписать его. Для того, чтобы можно было изменить подписывающего, была разработана специальная роль, которая вычисляет подписывающего непосредственно перед формированием задания на подписание.
 

Сложности проекта

Переход с одной Системы на другую всегда связан с решением множества задач, которые не всегда просты. Особенно когда новое решение требует адаптации. Некоторым сотрудникам Банка было не просто привыкнуть к новому интерфейсу и функционалу Системы. Однако благодаря совместным разборам кейсов, подробным инструкциям и своевременным консультациям пользователи смогли привыкнуть и оценить возможности новой Системы.

Проект по внедрению или переходу на другую систему — это отличная возможность оценить, актуализировать и оптимизировать текущие бизнес-процессы.

Результаты

Результаты по стратегии устойчивого развития

Переход на Directum RX позволил оптимизировать бизнес-процессы компании и существенно сократить сроки согласования и принятия решений, что положительно сказалось на работе компании. Настроенные регламенты позволили исключить ошибки при отправке документов на согласование, а инструкции облегчили работу и обучение новых сотрудников.

Лидерство и инновационность

Переход на систему Directum RX представляет собой важный шаг в оптимизации бизнес-процессов и повышении эффективности работы Банка. Вот несколько ключевых аспектов и преимуществ, полученных по результату:

1. Интеграция процессов. Создание единой структуры электронного документооборота, охватывающей как головной офис, так и филиалы, позволяет мгновенно обмениваться информацией и документами, что значительно ускоряет внутренние процессы и упрощает взаимодействие между подразделениями.
2. Снижение затрат. Автоматизация процессов передачи документов помогает существенно сократить расходы на печать, доставку и хранение бумажных документов. Это также снижает риск потери информации и забытых задач.
3. Эффективная миграция данных. Сохранение целостности документооборота с 2014 года свидетельствует об успешной реализации процесса миграции данных. Это позволяет использовать исторические данные для анализа, мониторинга и принятия решений, что важно для долгосрочного планирования.
4. Упрощение отчетности. Благодаря централизованному доступу к документам и автоматизации подготовки отчетов, канцелярия теперь может более быстро и точно готовить необходимые документы. Это также снижает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.
5. Улучшение контроля и аудита. Directum RX предоставляет возможность отслеживать все этапы работы с документами, что значительно упрощает процессы внутреннего контроля и аудита.

Проект внедрения не только оптимизировал внутренние процессы, но и способствовал более эффективному использованию ресурсов Банка. Это позволило улучшить общий уровень сервиса и удовлетворённость клиентов.

Показатели

• более 500 документов в день создаются в системе
• более 400 отправляется задач в день
• в 2 раза сократилось количество ошибок при отправке на согласование
• оптимизировано и настроено 56 регламентов;
• создано 96 видов документов.

Настроен блок процессов по обработке заявок в ИТ

Входящее письмо

Исполнительные листы

Планы по развитию проекта

В планах дальнейшая адаптация Системы. Необходимо разработать новые уникальные отчеты, создать автоматическую структуру папок с помещением в них документов и многое другое.

Состав команды проекта

• Атрашкевич В. А. - руководитель проекта;
• Камалиева Э. И. - аналитик;
• Саттаров И. Ф. - аналитик;
• Михайлова А.Р. – аналитик;
• Ибрагимов Р.Т. - системный инженер.
• Шмелев И. Э. - тимлид.
• Николаева О.В. - разработчик.
• Нуруллин М.Ф. - разработчик.
• Шакиров В.Р. - системный инженер.

Об авторе заявки

Интересный проект с возможностью изучить работу Банка изнутри, оптимизировать бизнес-процессы совместно с командой. Большой объем миграционных данных - более миллиона файлов, общее время на перенос составило 2,5 дня. Всё это сложилось в отличный опыт внедрения Directum RX.

У нас была отличная команда. Мы вместе преодолевали все трудности и вызовы, и в результате получили работающую систему, которая значительно упростила работу сотрудников Банка.