документов в день
отправляется задач в день
сократилось количество ошибок при отправке на согласование
Заказчик проекта — банк, ранее уже использовал систему версии Directum 5.1.
Прогресс не стоит на месте, и вместе с ним развиваются все аспекты жизни, с появлением информационных технологий начались активные изменения в законодательстве в части документооборота. Для успешной работы компании важно, чтобы система соответствовала всем требованиям законодательства и при этом покрывала потребности организации в документообороте. Поэтому в 2022 году руководство банка приняло решение о переходе на Directum RX.
В рамках проекта были выделены следующие ключевые задачи
Банк использует систему Directum с 2014 года. За восемь лет сотрудничества было внесено множество улучшений в функциональность Системы.
Изначально Заказчик планировал полностью перенести все возможности Directum в новую версию — Directum RX, что потребовало бы большого объёма модификаций.
В ходе исследования бизнес-процессов Банка мы предложили их оптимизировать, расставить приоритеты для необходимых доработок и выделить критически важный функционал. Именно его реализацию мы и начали.
Совместные усилия команд позволили не только перейти на новую систему, но и улучшить бизнес-процессы компании.
Этапы проекта:
Процессы, которые были оптимизированы в ходе проекта:
Настроен блок по обработке Заявок в ИТ-службы и автоматизировать процессы:
Модификация карточки входящего письма позволила более точно маршрутизировать входящие документы, автоматизировать процессы по обработке:
Создана на основе карточки входящего письма с добавлением вкладки Реквизиты исполнительного листа, на которой отображаются все необходимые данные по документу, и от значений которой зависит, по какой ветке пойдёт согласование по регламенту.
Создана роль Заменяемый подписывающий. Сотрудник, отправляя документ на согласование, не всегда точно знает, кто должен подписать его. Для того, чтобы можно было изменить подписывающего, была разработана специальная роль, которая вычисляет подписывающего непосредственно перед формированием задания на подписание.
Переход с одной Системы на другую всегда связан с решением множества задач, которые не всегда просты. Особенно когда новое решение требует адаптации. Некоторым сотрудникам Банка было не просто привыкнуть к новому интерфейсу и функционалу Системы. Однако благодаря совместным разборам кейсов, подробным инструкциям и своевременным консультациям пользователи смогли привыкнуть и оценить возможности новой Системы.
Проект по внедрению или переходу на другую систему — это отличная возможность оценить, актуализировать и оптимизировать текущие бизнес-процессы.
Переход на Directum RX позволил оптимизировать бизнес-процессы компании и существенно сократить сроки согласования и принятия решений, что положительно сказалось на работе компании. Настроенные регламенты позволили исключить ошибки при отправке документов на согласование, а инструкции облегчили работу и обучение новых сотрудников.
Переход на систему Directum RX представляет собой важный шаг в оптимизации бизнес-процессов и повышении эффективности работы Банка. Вот несколько ключевых аспектов и преимуществ, полученных по результату:
Проект внедрения не только оптимизировал внутренние процессы, но и способствовал более эффективному использованию ресурсов Банка. Это позволило улучшить общий уровень сервиса и удовлетворённость клиентов.
Показатели
В планах дальнейшая адаптация Системы. Необходимо разработать новые уникальные отчеты, создать автоматическую структуру папок с помещением в них документов и многое другое.
Интересный проект с возможностью изучить работу Банка изнутри, оптимизировать бизнес-процессы совместно с командой. Большой объем миграционных данных - более миллиона файлов, общее время на перенос составило 2,5 дня. Всё это сложилось в отличный опыт внедрения Directum RX.
У нас была отличная команда. Мы вместе преодолевали все трудности и вызовы, и в результате получили работающую систему, которая значительно упростила работу сотрудников Банка.
Опубликовано:
28 марта в 16:29
Обсудите реализацию с экспертом Directum