ИИ на страже документооборота: как АО «ДиМ» сократили время обработки документов на 70%

Бизнес-контекст

Акционерное Общество «Дороги и Мосты» - крупнейшая в России диверсифицированная компания на рынке строительства объектов транспортной инфраструктуры, входящая в холдинг АО «Группа компаний «Нацпроектстрой» (ГК «НПС»). АО «ДиМ» - головная компания Дивизиона «Дороги и Мосты».

Производственная база и технологический уровень компании обеспечивают полный спектр работ и услуг в инфраструктурном строительстве.

АО «ДиМ» в условиях роста объёмов деловой активности и расширения географии присутствия сталкивалось с ежедневным значительным потоком входящей корреспонденции, поступавших от государственных органов, контрагентов, дочерних и зависимых обществ, а также иных заинтересованных сторон.

Аппарат управления Генерального директора (АУГД) выполняет функции централизованного администрирования всего входящего документооборота Общества, обеспечивая его регистрацию, первичную обработку и дальнейшее распределение по профильным подразделениям. Учитывая высокую интенсивность поступления документов — в том числе в нерабочее время и в выходные дни, — возникла острая необходимость в цифровой трансформации процессов документационного обеспечения управления.

В этих условиях ключевыми целями для внедрения современной системы электронного документооборота (СЭД), дополненной возможностями интеллектуальной обработки входящей корреспонденции, были:

1. Снижение объёмов бумажного документооборота в целях повышения экологической ответственности, сокращения затрат на хранение, курьерскую доставку и физическое архивирование документов.
2. Создание единой точки входа для централизованного приёма, регистрации и первичной классификации всего потока входящей корреспонденции, поступающей в адрес Общества.
3. Обеспечение гибкости и масштабируемости бизнес-процессов согласования, включая возможность настройки маршрутов движения документов в зависимости от типа, отправителя, тематики и уровня ответственности.
4. Унификация подходов к организации внутрихолдингового документооборота, что способствует стандартизации процедур, повышению управляемости и снижению рисков несогласованности действий между структурными подразделениями и филиалами.
5. Повышение прозрачности и контролируемости документных процессов за счёт сквозного учёта, автоматического формирования аудиторских следов, контроля сроков исполнения поручений и возможности оперативного мониторинга статуса любого документа в реальном времени.

Особое значение приобрела необходимость внедрения интеллектуальных технологий обработки входящей корреспонденции: автоматическое распознавание реквизитов документов, классификация по типам и тематикам, извлечение ключевых сущностей (номера, даты, ФИО, наименования организаций), а также предварительное определение ответственного исполнителя или маршрута согласования. Это позволило значительно сократить время на первичную обработку, минимизировать человеческий фактор и повысить общую эффективность документооборота.

Таким образом, реализованный проект по внедрению СЭД с ИИ-функционалом соответствует стратегическим целям АО «ДиМ» в области цифровой трансформации, операционной эффективности и устойчивого корпоративного управления.

Цели и задачи проекта

Цель – внедрить в АО «Дороги и мосты» единую СЭД на базе Directum RX для повышения эффективности процессов делопроизводства, исполнительской дисциплины, быстрого поиска, редактирования и обмена документами, а также подготовки технической базы для принятия оперативных управленческих решений на основе прозрачной и достоверной информации.

В рамках проекта ставились следующие задачи:

1. Исследование действующих бизнес-процессов Заказчика в объеме функциональных блоков Проекта.

2. Проектирование функциональных блоков СЭД на основе исследования, опросных листов, интервьюирования работников Заказчика.

3. Подготовка и согласование проектного решения, описывающего реализацию функциональных блоков СЭД, интеграций СЭД с внешними системами.

4.  Развёртывание СЭД на системном ландшафте Заказчика.

5.Адаптация на основе утверждённых проектных решений, базовых и специализированных модулей СЭД, обеспечивающую реализацию требований Договора, в том числе:

• автоматизация задач модуля делопроизводства с применение технологий искусственного интеллекта
• дообучение нейросетевой модели ИИ на реальных данных Заказчика.

6. Настройка интеграции СЭД с 1С:ЗУП и Active Directory, эксплуатируемыми Заказчиком.

7. Проведение ТЭ СЭД на тестовом массиве данных и НСИ, устранение замечаний по результатам ТЭ.

8. Проведение опытно-промышленной эксплуатации СЭД на продуктивных данных бизнес-процессов, устранение замечаний, актуализация Проектной документации по его результатам.

Компания-исполнитель

Важную роль в успешном запуске проекта сыграла подготовительная работа, начатая задолго до его старта. Особое внимание было уделено формированию технического задания и выбору подрядчика. В этом процессе активное участие приняли представители Заказчика, чья глубокая экспертиза в предметной области и четкое видение результата стали основой для будущих требований. Вовлеченность и ответственный подход команды Заказчика позволили сформулировать четкие критерии отбора, среди которых определяющими стали надежность будущего партнера, наличие релевантного опыта реализации аналогичных проектов и готовность к тесному взаимодействию. Всем указанным критериям в полной мере соответствует компания «МайТэк».

ООО «МайТэк» — генеральный партнер компании Directum, сертифицированный партнер-разработчик, центр сертифицированного обучения Directum, а также авторизованный партнер Astra Linux. Обеспечивает полный цикл цифровизации: от внедрения Directum RX до обучения пользователей и круглосуточной технической поддержки. Экспертиза подтвержденная наивысшим статусом партнерской сети Directum, позволяет клиентам безопасно цифровизировать бизнес-процессы, используя единую и надежную платформу, с применением инструментов встроенного искусственного интеллекта.

Используемые решения и походы

Реализация проекта производилась на базе системы Directum RX с использованием модуля Делопроизводство, в варианте поставки со встроенными сервисами интеллектуальной обработки. Проведена интеграция с 1С:ЗУП и настройка сквозной мультидоменной аутентификации с использованием Active Directory, обеспечившая безопасный и бесперебойный доступ.

Сроки проекта:

• Начало: 01.11.2024
• Конец:20.05.2025

Описание проекта

Внедрение модуля "Делопроизводство" с использованием интеллектуальных сервисов позволила комплексно автоматизировать ключевые бизнес-процессы. Реализация включала следующие этапы:

• автоматизация обработки служебных записок, входящей и исходящей корреспонденции, поручений, приказов и распоряжений.
• запуск и дообучение сервисов Ario;
• интеграция с 1С:ЗУП;
• настройка сквозной мультидоменной аутентификации.

Дообучение сервисов интеллектуальной обработки

В ходе проекта был произведен глубокий анализ показателей обработки входящих документов компании посредством встроенных сервисов интеллектуальной обработки. Под потребности документооборота командой Заказчика, Исполнителя и вендора было произведено дообучение моделей извлечения фактов на реальных примерах входящих писем. Процент распознавания по результату выполнения работ был доведен до целевого значения 80% для обрабатываемых в АО «ДиМ» документов. Количество обрабатываемых документов в месяц составило более 5 000, а время на обработку сократилось на 70% по сравнению с ручным вводом.

Настройка мультидоменной аутентификации

В рамках проекта внедрения системы Directum RX одним из наиболее ответственных и методологически сложных этапов стала реализация сквозной аутентификации на основе протокола Kerberos в условиях мультидоменной инфраструктуры с нетиповой архитектурой.

Пользовательский и бизнес-критичный периметр был локализован в одном домене, в то время как прикладные и инфраструктурные сервисы размещались в физически-, сетево- и адресно- изолированном сегменте — на отдельной площадке, в иной IP-зоне и под управлением независимого домена. В указанных условиях было необходимо:

• обеспечить устойчивое и предсказуемое функционирование доверительных связей и цепочек делегирования;
• согласовать взаимодействие служб каталогов и систем разрешения имён между географически и сетево-разнесёнными средами;
• выстроить корректный маршрут жизненного цикла Kerberos-учётных данных — от первичной аутентификации до междоменных проверок, — гарантирующий стабильность единого сценария единого входа (SSO) даже в условиях пограничных сетевых конфигураций и исключающий формирование скрытых точек отказа в критически важных бизнес-процессах Заказчика.

Кроме того, потребовалась координация действий между ИТ-подразделениями, отвечающими за инфраструктуру разных доменов, а также выстраивание прозрачного процесса управления изменениями.

Ключевым фактором успеха стала синергия усилий команд Заказчика и Исполнителя: совместно проработали архитектурные решения, пришли к единому пониманию целей проекта и оперативно обменивались экспертизой. Это позволило преодолеть технологические и организационные барьеры, обеспечило интеграцию распределённых сред в рамках единой системы аутентификации.

Настройка кросс-функционального подчинения

В проекте АО «ДиМ» решали типичный для крупных компаний вопрос организационного подчинения: функциональное подчинение для исполнения задач не совпадало с подчинением, отраженным в орг. структуре. Чтобы минимизировать ручной ввод и ошибки команда МайТэк реализовала следующее решение:

• вычисление руководителей по иерархии осуществляется за счет разработанной вычисляемой роли согласования «Руководители по иерархии» через поле «Головное подразделение. Такой подход, не только позволяет безошибочно маршрутизировать весь поток задач, а также ограничивает ветвь согласования, где это требуют бизнес-процессы, например, исключать Исполнительного директора из потока согласования.
• добавлена статичная роль «Руководители высшего звена» для генерального директора или иных руководителей высшего звена, в нее добавлены те сотрудники, которые не должны вычисляться исполнителями при согласовании с «Руководителями по иерархии».

Развертывание и настройка отказоустойчивого кластера

В ходе проекта спроектирована и развернута отказоустойчивая архитектура системы. Это обеспечивает бесперебойную работу системы документооборота даже в случае сбоя отдельного оборудования. Таким образом, достигается максимальная доступность сервисов для пользователей, а также гарантируется сохранность и целостность всех документов и данных, что является фундаментом для непрерывности бизнес-процессов.

Интеграция с 1С:ЗУП

Для удобного переноса орг. структуры и ее синхронизации в системах компании реализовали интеграцию с 1С:ЗУП. Предварительно провели анализ потребностей АО «ДиМ» и реализовали интеграцию с помощь стандартных сервисов Directum RX.

Опытно-промышленная эксплуатация

Перед началом опытно-промышленной эксплуатации было проведено масштабное обучение рядовых пользователей. В рекордные 5 дней командой исполнителя обучено около 1000 сотрудников.

За полтора месяца ОПЭ через систему прошло 23,5 тысячи документов, а экономия на бумаге за один месяц составила 28 тысяч листов (по данным среза с принтеров). Также за время ОПЭ командами Исполнителя и Заказчика было оказано более 1100 консультаций, помогая пользователям освоить новую систему.

Несмотря на все особенности, проект был успешно завершен, и система переведена в промышленную эксплуатацию.

Результаты

• Сокращение среднего времени обработки документа за счёт автоматизации процессов согласования, утверждения и архивирования.
• Повышение прозрачности документных процессов и значительное снижение трудозатрат рядовых сотрудников при работе с документами.
• Организация единой точки входа для всей корреспонденции, поступающей в АО «ДиМ», что минимизирует риски потери информации.
• Снижение расхода офисной бумаги благодаря переходу на электронный документооборот, что одновременно уменьшает затраты и способствует экологической устойчивости.
• Сокращение потребления расходных материалов для офисной техники (чернила, тонеры, запчасти) вследствие уменьшения объёмов печати.
• Снижение затрат на аренду площадей для хранения бумажных архивов за счёт перехода на электронные форматы документов. 

Внедрение Directum RX с ИИ-компонентом Ario позволило нам перейти от обычной автоматизации документооборота к интеллектуальному управлению информационными потоками. Система ежемесячно обрабатывает более 5 000 входящих документов, автоматически распознавая их содержание, извлекая структурированные данные и оптимизируя маршруты согласования. Это обеспечило сокращение времени обработки на 70 % по сравнению с ручным вводом и значительно повысило точность классификации.

Мы не просто ускорили процесс: интеллектуальная классификация и маршрутизация создали новый уровень надежности и прозрачности принятия управленческих решений.

Ключом к успеху стали продуманная архитектура системы и выбор ИИ-решения, способного «понимать» смысл документов. Сегодня это — доказанная модель, которую мы готовы масштабировать. Для нас результат очевиден: инвестиция в интеллектуальное управление информацией окупается скоростью, точностью и качеством решений.

Заместитель генерального директора по цифровизации и трансформации АО «ДиМ» Медведев Р.А.

Результаты проекта в цифрах:

• 1000+ рядовых пользователей обучено в рамках проекта в течении недели
• 1100+ консультаций оказано в процессе ОПЭ
• 1500+ автоматизировано рабочих мест
• 23500+ документов обработано системой во время ОПЭ в течении 2 мес
• 28000+ листов ежемесячная экономия, зафиксированная на этапе ОПЭ

 Команда проекта

Состав команды Заказчика

• Медведев Роман – куратор проекта
• Шишов Виталий – руководитель проекта
• Бабунц Ирина - владелец бизнес-процесса
• Спицин Евгений – функциональный эксперт
• Лукахина Екатерина - администратор проекта

Состав команды исполнителя (МайТэк):

• Овчинников Антон – куратор команды
• Ракетина Анна – руководитель проекта
• Миргалиева Регина – ведущий бизнес-аналитик
• Чугурова Марина – аналитик
• Гузель Баттулина – разработчик
• Руслан Ибрагимов – системный инженер
• Сергей Смирнов – системный инженер

Об авторе заявки

Ракетина Анна – руководитель проектов Компании «МайТэк».

«Проект стал настоящим вызовом для меня и проверкой профессионализма каждого участника проекта. Несмотря на все особенности в ходе проекта были достигнуты высокие результаты, которые позволяют упростить работу всех сотрудников Компании.»