Переход ведущего предприятия радиоэлектронной промышленности на Directum RX

АО «НПП «Исток» им. Шокина – ведущее предприятие радиоэлектронной промышленности РФ с численностью персонала более 8500 сотрудников.

Цели и задачи проекта

Проект по переводу действующей СЭД предприятия Directum 5 на платформу Directum RX был инициирован в связи с необходимостью перехода на импортонезависимое программное обеспечение, развития функциональности системы электронного документооборота и обновления версии программной платформы.

Главным фактором, повлиявшим на решение, стало то, что компания уже использует продукт "DIRECTUM 5" от "Директум". Интерфейс, настройки, логика и работа системы во многом похожи с точки зрения пользователей. Также важным аргументом стало то, что продукт российского производства.

В рамках проекта были охвачены следующие процессы электронного документооборота:

• регистрация входящих документов и вынесение резолюций;
• согласование и регистрация исходящей корреспонденции;
• работа со служебными записками;
• согласование, регистрация и контроль исполнения приказов и распоряжений по основной деятельности;
• работа с доверенностями;
• управление совещаниями.

Используемые решения и подходы

В рамках проекта была развёрнута отказоустойчивая система Directum RX версии 4.11 в составе базовых модулей, делопроизводства, совещаний, модуля интеграции с 1С, модуля интеграции с Диадок, службы ввода документов, среды разработки, мобильного приложения Solo.

История проекта

Проект реализовывался в период с 17.06.2024 по 07.11.2025, общая продолжительность активных работ составляет 15 месяцев.

Этапы проекта:

• инициация, планирование и организация проекта;
• анализ и проектирование;
• консультации для рабочей группы;
• настройка и адаптация системы (включая тестовую эксплуатацию);
• консультации для пользователей системы;
• опытно-промышленная эксплуатация.

В ходе проекта проведено обучение рабочей группы Заказчика, проведено выездное интервьюирование и анкетирование функциональных и иных ключевых сотрудников, оформлено 4 проектных решения и 2 технических проекта, проведено проектирование системы, проведены очные консультации и онлайн-вебинары для пользователей системы, проведена тестовая и опытно-промышленная эксплуатация с очным участием аналитиков и консультантов на территории Заказчика.

При переходе на новую платформу была выполнена миграция данных из действующей системы. В Directum RX перенесены организационно-распорядительные документы, входящая и исходящая корреспонденция, служебные записки, журналы регистрации, номенклатура дел, а также организационная структура предприятия, включая сведения о сотрудниках, подразделениях, должностях. Документы были мигрированы с приложениями и правами доступа к ним.

По результатам проекта на новую систему переведены процессы электронного документооборота Заказчика с учётом особенностей их реализации.

В первую очередь изменения коснулись сотрудников, активно участвующих в документообороте предприятия: сотрудники канцелярии и архива, секретари руководителей. Для достижения успешного перехода на новую систему они сосредоточились на сохранении функциональности предыдущей системы и внедрении новых возможностей. Также изменения коснулись и рядовых пользователей -- они получили современную систему с более удобным интерфейсом.

Технические решения

Стоит отметить несколько технических решений, реализованных в рамках проекта.

Разработка справочника индивидуальной настройки склонений ФИО для шаблонов исходящих писем. Необходимо для несклоняемых фамилий или склоняемых по особым правилам. Имеющийся механизм в версии RX 4.11 не подходил, т.к. необходимо было производить настройку на веб-сервере, а не через приложение. В текущей реализации данную настройку оперативно могут вносить сотрудники канцелярии;

Решение по формированию листа согласования документа в бумажном виде. В отличии от стандартной реализации, где формируется лист с перечнем лиц, которые согласовали или не согласовали документ, данное решение дополняет лист перечнем лиц, которые должны согласовать документ по процессу, но не успели этого сделать. Таким образом для Заказчика решается кейс, когда требуется распечатать лист согласование в бумажном виде и получить либо «живые» подписи, либо представить документ на утверждение с отображением текущего состояния согласования.

Трудности и успехи

Изменения всегда сопряжены с трудностями. В данном проекте переход на новую систему тоже потребовал усилий, как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика. В частности, входе проведения тестовой и опытно-промышленной эксплуатации функциональным заказчиком был озвучен перечень требований, реализация которых являлась обязательным условием приёмки системы. Также, часть работ по интеграции была запланирована за Заказчиком, и в ходе их реализации они столкнулись с трудностями своевременного исполнения.

Активное подключение команды проекта к реализации дополнительных критичных требований и оказание консультаций Заказчика по вопросам интеграции, позволило решить текущие трудности. Оперативное взаимодействие технических специалистов Исполнителя и Заказчика в ходе тестовой и опытно-промышленной эксплуатации позволило своевременно решать трудности интеграции системы Directum RX в сетевую структуру компании Заказчика.

Кроме того, персонал Заказчика был обучен работе в системе, собственными силами был подготовлен комплект регламентирующих документов. Это позволило обеспечить возможность дальнейшей поддержки и развития СЭД собственными силами заказчика, включая расширение функциональности и подключение новых процессов и подразделений. Интеграция специалистов Исполнителя во 2-ю линию технической поддержки Заказчика значительно ускорила процесс исполнения заявок от пользователей системы и проводить консультации специалистов технической поддержки Заказчика в режиме реального времени по вопросам работы в системе.

Важный инсайт

Обучение и развитие

Результаты и лидерство

Переход на новую систему DirectumRX является значимым для Заказчика, так как СЭД охватывает подавляющий пласт документооборота и влияет на скорость и корректность принятия управленческих решений. 

Планы по развитию

Команда проекта