Внедрения финансового архива с интеллектуальной обработкой входящих документов на базе Directum RX

О компании

Заказчик — крупный федеральный ритейлер, чьи гипермаркеты давно превратились в «магазины у дома» для жителей нескольких регионов, только масштаб — совершенно другой. Это место, куда заходят за хлебом по пути с работы, а выходят с тележкой, полной товаров для дома, новыми кроссовками для ребенка и кормом для питомца. Под одной крышей здесь уживается все: от сезонных фруктов до новых коллекций школьной формы. Сеть настолько разрослась, что стала не просто точкой на карте, а ориентиром: «встретимся у гипермаркета».

Предпосылки

Накопившиеся проблемы и системные ошибки в процессах компании стали причиной для запуска проекта цифровой трансформации. Руководством было принято решение о поиске современной информационной системы, способной не только закрыть текущие потребности, но и обеспечить потенциал для дальнейшего развития и автоматизации смежных бизнес-процессов.

Основные проблемы:

• Большой объем бумажных документов. Ежедневно более 1000 бумажных документов от поставщиков поступают изо всех торговых точек в Бухгалтерию для сверки с данными о поступлениях товаров и услуг (далее ПТиУ) в системе 1С.
• Высокая трудоемкость обработки документов. Бухгалтерии необходимо проверить наличие подписей и печатей, полноту комплекта документов, сверить данные на бумаге с данными ПТиУ в 1С: реквизиты поставщика, нашей организации, суммы с НДС, суммы НДС. Если есть расхождения, то их необходимо отразить в системе 1С. Если расхождений нет, то так же в системе 1С необходимо поставить отметку.
• Ежедневная рутинная работа, которая осложняется тем, что шрифт на документах очень мелкий, иногда достигает 8 пт.
• Отсутствие электронного архива для оперативного доступа к бумажным документам. Бумажные документы хранятся в коробках, коробки в ангарах. Для поиска документов требуется много времени, выделена отдельная штатная единица.

Постановка задачи и выбор платформы

В ходе анализа рынка и изучения опыта вендоров выбор был сделан в пользу платформы Directum RX. Система отвечала всем критериям отбора: наличие необходимого функционала, подтвержденная практика успешных внедрений, а также широкая экосистема готовых решений для автоматизации различных бизнес-задач.

Ключевым этапом стала совместная работа по формулированию целей и функциональных требований будущей системы. На старте у заказчика было лишь понимание проблем и желание их решить. Для структурирования этих задач была сформирована объединенная команда в составе:

• Рабочая группа Заказчика — носители экспертизы по бизнес процессам;
• Команда исполнителя — компания «Финансовые технологии» (опытный интегратор с компетенциями в создании финансовых архивов с интеллектуальной обработкой);
• Команда вендора под кураторством Виктора Лишманова, менеджера компании Directum.

В ходе серии стратегических сессий команда детально проработала существующие проблемы и трансформировала их в четкие контуры будущего проекта. Итогом этой работы стали целевая модель процесса («как будет») и детализированное техническое задание, ставшие фундаментом для успешной реализации.

Цели проекта

Цель: повысить эффективность работы компании за счет создания финансового архива и оптимизации процесса обработки входящих первичных документов с использованием сервисов интеллектуальной обработки Ario на базе системы Directum RX.

Для достижения целей поставлены следующие задачи:

• сформировать финансовый архив для хранения и быстрого поиска бумажных документов;
• создать реестр комплектов документов, в котором можно отслеживать статус и все выявленные расхождения;
• автоматизировать наполнение финансового архива с применением интеллектуальных сервисов;
• сократить время на сверку бумажных документов с данными в учетной системе;
• исключить ошибки при сверке, связанные с человеческим фактором;
• обеспечить контроль полноты комплектов;
• предоставить сотрудникам оперативный доступ к сканам бумажных документов из системы 1С.

Используемые решения и подходы

Проект реализован на базе системы Directum RX версии 4.10.

Используемые модули и решения:

• Модуль «Финансовый архив»;
• Сервис интеллектуальной обработки Ario;
• Служба ввода документов.

Учитывая нестандартную конфигурацию системы 1С, интеграция с Directum RX была выполнена через новый Коннектор, специально разработанный для этого проекта силами ООО «Финансовые технологии».

История проекта

Начало проекта: сентябрь 2024 года. Длительность: 4 месяца

Направления цифровизации: Финансовый архив

Наш проект был реализован за несколько этапов, каждый из которых включал в себя комплекс конкретных работ:

1. Анализ и проектирование

Фундаментальный этап, заложивший основу для всей дальнейшей работы.

Мероприятия:

• Исследование и проектирование;
• Проектирование модификаций;
• Проектирование интеграций;
• Недельный выезд.

2. Выездное обследование на этапе проектирования

В рамках этапа проектирования был организован выезд рабочей группы к заказчику, в ходе которого решены следующие задачи:

Оценка потребностей пользователей: при очном знакомстве с Бухгалтерами, ответственными за обработку входящей документации, проведен анализ ежедневного объема документооборота и выявлен высокий уровень ручных операций. В частности, сотрудники выполняют визуальное сравнение бумажных документов с данными в системе 1С, что требует значительных временных затрат и приводит к многочисленным ошибкам, связанных с человеческим фактором. По результатам исследований сформировано архитектурное решение: интеллектуальный сервис распознавания текста Ario принимает на себя функцию извлечения данных, система 1С выступает источником данных для сверки, а Directum RX обеспечивает маршрутизацию заданий, сверку данных и контроль обработки результатов.

Согласование архитектуры интеграции: Проведена рабочая встреча с разработчиками системы 1С. Подтверждена готовность реализации интеграционного контура со стороны 1С силами специалистов заказчика. В ходе диалога сотрудники 1С проявили высокую компетентность и заинтересованность, задав ряд уточняющих вопросов по протоколам обмена и перспективным возможностям стыковки систем, что свидетельствовало о готовности к плодотворному сотрудничеству.

3. Подготовка рабочей группы

Этот этап был важен для формирования команды специалистов, способных самостоятельно  сопровождать систему.

Обучение вышло за рамки классических вебинаров. Мы применили подход «Обучение через действие» (learning by doing):

• Работа с реальными кейсами: специалисты заказчика учились работать с системой не на абстрактных тестовых данных, а на процессах, максимально приближенных к их будущей ежедневной работе.
• Двусторонняя передача знаний: в ходе занятий слушатели не только впитывали информацию, но и предлагали свои оптимизации, задавая векторы доработки системы еще на этапе обучения.
• Формирование «костяка» экспертов: была выделена группа супер-пользователей, которые прошли углубленный курс. В будущем именно они стали внутренними тренерами для остальных коллег.

4. Настройка и адаптация ПО

Основной этап технической реализации, в ходе которого система была адаптирована в соответствии с требованиями бизнеса.

Мероприятия:

• Установка и развертывание системы;
• Модификации системы;
• Интеграция с системой 1С;
• Настройка системы;
• Обучение интеллектуальных сервисов Ario;
• Демонстрация разработанной функциональности;
• Тестовая эксплуатация.

Ключевые изменения, реализованные на этапе Модификации системы:

Для реализации автоматизированного процесса сверки входящих документов с ПТиУ потребовался ряд доработок в системах Directum RX и 1С.

Справочник "Комплекты"

Создан специализированный справочник "Комплекты", а также функционал, позволяющий группировать входящие документы в комплекты, соответствующие одному факту хозяйственной операции (поступлению товара). Верифицированные документы автоматически объединяются в комплект по следующим параметрам:

• Дата документа
• Наша организация
• ИНН Контрагента
• Сумма с НДС

В комплекте отражается текущий статус обработки, ответственный, состав входящих документов. После получения данных из 1С заполняется раздел ПТУ из 1С. Если после сверки обнаруживаются расхождения, то соответствующие данные в карточке выделяются красным — это сигнал для сотрудника, что комплект требует внимания.

Справочник "Настройка состава комплектности"

Разработан справочник, в котором настраиваются правила комплектности для различных видов документов, типов склада, контрагентов. Он определяет, какие именно документы (счет-фактура, товарная накладная, акт и т.д.) должны присутствовать в комплекте для признания его полным. Гибкая настройка через справочник позволяет администратору самостоятельно создавать новые правила или отключать неактуальные — без привлечения разработчиков и выполнения новых заказных доработок. Это делает процесс управления комплектностью прозрачным и оперативным.

Функционал сверки комплектов с ПТиУ 1С

В системе Directum RX разработан функционал, который автоматически запускается после получения ответа из 1С по ПТиУ и выполняет:

• Обработку ответа из 1С по ПТиУ: запись/обновление данных в карточке Комплекта (договор, контрагент, склад, раздел ПТУ из 1С, рег.данные ПТиУ).
• Проверяет полноту комплекта в соответствии с записями справочника "Настройка состава комплектности".
• Проверяет расхождения в документах Комплекта: во всех документах комплекта сверяются Суммы с НДС, Суммы НДС, Суммы без НДС, наличие подписей и печатей. Для УПД, Счетов-фактур и Товарных накладных выполняется сверка сумм по строкам с итоговой Суммой документа.
• Выполняет сверку реквизитов основного документа Комплекта с данными ПТиУ 1С.

Если после всех проверок не обнаружено ошибок, то в карточке Комплекта устанавливается статус "Проверено" и все документы комплекта переходят в финансовый архив.

Иначе в Комплекте устанавливается статус «На проверке» и стартует задача ответственному Бухгалтеру.

Задание на проверку комплекта

Задание на проверку поступает ответственному Бухгалтеру. Бухгалтер сразу видит в карточке задания готовую аналитику: расхождения в реквизитах, проблемы с комплектностью или отсутствие обязательных подписей и печатей. Задача сотрудника сводится к одному действию — принять решение и инициировать исправление.

5. Модификации системы 1С

Реализована двусторонняя интеграция: теперь в записях ПТиУ системы 1С отображаются не только прямые ссылки на карточки Directum RX, но и актуальные статусы проверки комплекта, а также данные об ответственном сотруднике.

Визуально реестр записей выглядит следующим образом:

Для оперативного контроля статусов обработки в реестре ПТиУ реализована цветовая индикация записей:

Красным отмечаются записи, по которым в Directum RX ответственный Бухгалтер подтвердил наличие ошибок в документах комплекта.

Бирюзовым выделяются записи, успешно проверенные системой Directum RX или Бухгалтером.

Желтый цвет присваивается записям автоматически, если документы поступили в электронном виде по ЭДО. Такие документы не требуют проверки Бухгалтером и выделяются для визуального контроля.

Светло-зеленый цвет устанавливается автоматически после завершения ручной сверки документов с ПТиУ.

В карточке записи ПТиУ хранятся ссылки на комплект и карточки документов. Отсканированный образ первичного документа становится доступен в один клик, без дополнительного поиска.

Обучение интеллектуальных сервисов Ario

Хотелось бы отметить еще один значимый этап: обучение интеллектуальных сервисов.

• Обучение классификатора. Мы существенно расширили область применения классификатора. Помимо стандартных типов документов, модель теперь способна идентифицировать специализированные логистические документы: транспортные накладные и товарно-транспортные накладные. Таким образом, мы закрыли потребность в обработке документации, выходящей за рамки базовой поставки.
• Обучение извлечению данных. В рамках данного этапа основной фокус работ был направлен на обработку входящих документов, поскольку именно они задействованы в автоматизируемом процессе. Первоначально был проведен анализ выборки документов от различных поставщиков, в ходе которого выявлена следующая особенность: многие организации модифицируют типовые печатные формы, добавляя важную для них дополнительную информацию, что непосредственно влияет на расположение реквизитов и, как следствие, на качество распознавания.

Для обеспечения требуемой точности работы сервисов потребовалось дообучение на более 1500 документах, что позволило достичь качественных результатов распознавания.

Результаты распознавания представлены в таблице:

6. Этап опытно-промышленной эксплуатации

На завершающем этапе проекта было организовано сопровождение пользователей в условиях реальной работы с системой.

Изначально мы планировали, что задания на верификацию документов будут поступать в общий пул задач для виртуального сотрудника (конкурентная работа в системе), однако на практике эта модель оказалась неудобной. Пользователи, работающие с физическими носителями, теряли связь между «бумагой» и ее электронным образом в общем потоке.

Основываясь на обратной связи от сотрудников в первую же неделю, мы оперативно пересмотрели логику маршрутизации. Для каждого сканера были настроены собственные линии захвата и назначены ответственные специалисты. Теперь задания на верификацию поступают конкретным сотрудникам, которые физически положили пачку документов в свой сканер. Это полностью устранило путаницу и значительно ускорило обработку входящих данных.

Кроме того, в процессе эксплуатации выявилась еще одна неэффективность: на верификацию начали массово поступать документы, которые контрагенты отправляют по ЭДО (электронному документообороту) и дублируют на бумаге. Ручная проверка таких документов приводила к излишним трудозатратам. Чтобы исключить эту операцию, было принято решение добавить в карточку контрагента соответствующий признак. Теперь документы по контрагентам, работающим по ЭДО, автоматически распознаются системой и, минуя этап верификации, сразу направляются в финансовый архив.

По итогам этапа подтверждена стабильность работы системы и готовность решения к переходу в промышленную эксплуатацию.

Трудности и успехи

В ходе реализации проекта мы столкнулись с рядом технических и организационных особенностей, потребовавших нестандартных решений.

Проблема данных о поставщиках в учетной системе. На этапе проектирования интеграции мы планировали осуществлять поиск ПТиУ по полному соответствию параметров Дата документа, Номер документа и GUID контрагента. Однако в процессе анализа выявилась проблема: в учетной системе Заказчика множество контрагентов имеют одинаковые ИНН/КПП (дубли) и Заказчику они необходимы. При такой логике невозможна однозначная идентификация ПТиУ в 1С.

Решение

Реализован алгоритм автоматического определения контрагента по связке ИНН+КПП:

1. Первоначальное заполнение контрагента в карточке Комплекта Directum RX по ИНН/КПП (первого найденного).
2. Передача этих реквизитов в 1С для поиска ПТиУ.
3. Возврат GUID контрагента из найденного ПТиУ в 1С.
4. Автоматическая корректировка карточек Комплектов и связанных документов в Directum RX.

Результат: устранена неоднозначность данных, восстановлена целостность финансового архива.

Итоги проекта

В результате автоматизации были решены следующие задачи:

Количественные показатели

• Трудоемкость обработки: исключен ручной ввод данных и первичная сверка. Среднее время обработки одного комплекта сократилось на 70% (с 10-15 минут до 3-5 минут).
• Качество обработки: достигнута средняя точность распознавания реквизитов 86,25%. Ошибки, связанные с «человеческим фактором» (неверный расчет сумм, пропуск расхождений), сведены к минимуму благодаря автоматической сверке.
• Скорость поиска документов сократилась с нескольких часов/дней до 2 минут.
• Прозрачность и контроль: создан реестр комплектов с полной историей статусов, назначений и выявленных расхождений. Обеспечен контроль полноты комплектов в соответствии с настраиваемыми правилами.
• Удобство работы: реализован прямой доступ к отсканированным образам документов и статусам их проверки непосредственно из интерфейса 1С. Убраны межсистемные барьеры.

Цифровые показатели по итогам 4 месяцев работы в системе:

Результаты по стратегии устойчивого развития

Внедрение системы стало катализатором формирования новой культуры — культуры доверия к данным и осознанной ответственности. Раньше качество процесса зависело от зоркости глаз и внимательности конкретного сотрудника, вооруженного лупой. Теперь правила едины и объективны: сервисы Ario классифицируют документы, извлекают факты, система Directum RX создает карточки документов, выполняет сверку с данными из 1С. Это сместило фокус с субъективного контроля ("я так увидел") на объективный анализ ("система показала расхождение, давай разбираться"). Постепенно формируется среда, где решение принимается на основе данных, а не личного фактора. Сотрудник выступает как эксперт, управляющий исключениями.

О восприятии проекта

Путь проекта внутри организации был классическим примером принятия инноваций.

• В начале пользователи встретили инициативу настороженно - опасались, что автоматизация приведет к сокращению штата или тотальному контролю.
• В середине проекта, когда стали видны первые результаты, сотрудники поняли, что система не заменяет их, а берет на себя самую утомительную часть работы (извлечение фактов, создание комплектов документов и сверку), скепсис сменился любопытством "а как система найдет эту ошибку в комплекте?".
• В результате репутация проекта кардинально изменилась. Сегодня это не "внедрение ради внедрения", а реальный инструмент помощи. Новые сотрудники, приходящие в отдел, даже не представляют, как можно работать по-старому — вручную сверять сотни документов. Проект стал точкой притяжения для тех, кто ценит современные технологии и не хочет тратить жизнь на рутину.

Лидерство и инновационность

Мы выделяемся подходом: автоматизация не для отчетности, а для людей. Вместо того чтобы внедрять систему и требовать от сотрудников работать по-новому "потому что надо", мы спроектировали решение, которое забирает у них самую неблагодарную часть работы — проверку мелкого текста под лупой, сверку данных с учетной системой. Система стала не надзирателем, а помощником. Роль человека сместилась от монотонной проверки к управлению исключениями. Такой подход — редкость: обычно автоматизация воспринимается как дополнительная нагрузка, а здесь она стала облегчением.

Проект оказался значимым, потому что он решает проблему, знакомую каждому ритейлеру и дистрибьютору: огромный поток бумажных первичных документов от поставщиков, которые нужно обрабатывать быстро и без ошибок. Мы нашли работающий рецепт, как оцифровать этот "бумажный ад", не дожидаясь, пока все контрагенты перейдут на ЭДО. Опыт показывает: переход на электронный документооборот с поставщиками растянется на годы, а проблема "бумаги" здесь и сейчас. Наше решение — готовый ответ на этот вызов.

Ключевые факторы успеха проекта

Почему проект, стартовавший в условиях классического бумажного документооборота уже через 4 месяца показал измеримые бизнес-результаты?

Мы выделяем три главных фактора:

1. Глубокая вовлеченность и живая обратная связь от заказчика

Успех стал возможен благодаря позиции самого заказчика. Это был не пассивный наблюдатель, а активный участник команды. Готовность сотрудников 1С погружаться в детали интеграции, а Бухгалтеров — честно говорить о неудобствах позволила нам в режиме реального времени устранять все недочеты и замечания. Секрет успеха — в создании среды, где заказчик не боится говорить о проблемах, потому что видит: команда исполнителей слышит и быстро реагирует.

2. Гибкость и отказ от шаблонов в пользу реальности

Мы не пытались «подогнать» процессы заказчика под коробочную логику, какой бы удобной она ни казалась. Когда столкнулись с дублями контрагентов в 1С мы не стали требовать «навести порядок в учетной системе», а разработали элегантный алгоритм подбора по ИНН+КПП с автокоррекцией. Это сохранило рабочую учетную систему заказчика в целостности.

3. Обучение как способ проектирования

Мы обучили пользователей не «галочек ради», а включили их в процесс настройки. Благодаря подходу «обучение через действие» супер-пользователи не просто освоили интерфейс, а предложили доработки (например, добавить признак ЭДО у контрагента), которые упростили жизнь им и повысили эффективность процесса для всей компании. Пользователь стал соавтором решения, и это сняло все барьеры сопротивления.

Важные выводы

Стройте проект как партнерство, а не как покупку «черного ящика». Самый короткий путь к успеху — это не идеальное техническое задание на старте, а итеративное улучшение на основе реальной обратной связи от ваших же сотрудников. Ваша задача — не «внедрить и забыть», а создать условия, в которых система и люди смогут подстроиться друг под друга. И когда пользователь в конце проекта говорит: «Я уже не представляю, как мы работали по-старому», — это и есть главный KPI успеха.

Команда проекта

Состав команды проекта:

• Лишманов Виктор, менеджер по работе с ключевыми клиентами региона Восточная Сибирь и Дальний Восток, ООО "ДИРЕКТУМ"
• Шинкарюк Денис, куратор проекта
• Михайлов Кирилл, архитектор
• Стукова Нина, руководитель проекта
• Кобылинская Анна, аналитик
• Рыжков Дмитрий, разработчик

Об авторе заявки

Нина Стукова -- руководитель проектов внедрения Directum

• 14 лет в "Финансовых технологиях"
• 13 лет в проектах внедрения Directum
• Сертифицированный руководитель проектов Directum
• Сертифицированный преподаватель Directum