АГМК в полную мощь использует экосистему управления с Directum RX

АО «Алмалыкский горно-металлургический комбинат» (АГМК) — одно из крупнейших горно-металлургических предприятий в Узбекистане, производитель порядка 90% серебра и 20% золота в стране, а также крупнейший производитель меди в Центральной Азии. Входит в пятерку самых прибыльных узбекских компаний.

В 2022 году в АГМК внедрили модули на базе платформы Directum RX: «Делопроизводство», «Договоры», «Совещания», «Проекты». Сотрудники комбината используют цифровые решения для задач делопроизводства и документооборота.

Цели и задачи

Целью АГМК на новом этапе было совершенствование процессов делопроизводства и переход на качественно новый уровень управления. К концу 2025 за счет промышленной эксплуатации Directum RX года было запланировано достижение следующих количественных показателей:

1. В компании поставили ключевой KPI — сокращение времени на обработку и регистрацию документов в 3–5 раз за счет внедрения ИИ-инструментов, минимизирующих ручной ввод данных.

2. В рамках взаимодействия с внешними контрагентами целевой показатель — 90–95% безбумажного документооборота (ЮЗЭДО), что практически обнуляет затраты на печать и логистику.

3. Исполнительскую дисциплину по протоколам совещаний планировалось поднять до 98% благодаря сквозному цифровому контролю.

4. Создание долговременного архива должно было обеспечить 100%-ную юридическую значимость документов на протяжении десятилетий.

Планировалось, что в совокупности эти меры позволят снизить трудозатраты административного персонала на 30–40%, перенаправив ресурсы на решение стратегических задач комбината.

Решения

Модули «Делопроизводство», «Совещания», «Договоры»

С помощью модуля «Делопроизводство» перевели в электронный формат всю входящую, внутреннюю и исходящую корреспонденцию АГМК. Индивидуальные показатели сотрудников (KPI) привязали к виджетам. Это дало ощутимый эффект для компании, подразделения которой расположены по всему Узбекистану. До внедрения Directum RX оформление одного приказа могло занимать несколько дней: например, сотруднику приходилось ехать в другой город — это подразумевает командировочные расходы, потраченное время, затраты на амортизацию оргтехники и бумагу. При этом документы могли теряться, так как требовалось согласование сразу с несколькими руководителями. Теперь весь процесс проходит в системе — быстро, прозрачно и без риска потери.

Для работы с исходящими был разработан скрипт, позволяющий подписывать их с использованием ЭЦП E-IMZO согласно законодательству Республики Узбекистан.

В модуле «Совещания» оформляются протоколы рабочих встреч. По итогам каждой из них ответственным сотрудникам приходят задания с конкретными сроками исполнения, что обеспечивает контроль за реализацией принятых решений.

Модуль «Договоры» используется для оформления договоров, протоколов закупок и услуг. На сегодняшний день юристы АГМК не регистрируют договоры без штрихкода и в обязательном порядке требуют лист согласования — это стало частью внутреннего стандарта работы.

Доработки системы под особенности компании

В ходе эксплуатации систему адаптировали под задачи АГМК:

1. Решения Directum поддерживают 3 языка: узбекский (на латинице), русский и английский.

2. При сканировании исходящих писем копия автоматически сохраняется в облачном хранилище на сервере. Это важно, поскольку АГМК — категорированный объект с закрытой базой данных.

3. В модуль «Делопроизводство» внедрили собственную разработку АГМК — систему «AI-Kadr» для работы с кадровыми процессами.

Также при необходимости на основании служебных записок создаются новые типы документов.

Модуль «Проекты»

С помощью цифровой платформы Directum RX ведется учет различных проектов: инвестиционных, социальных, по капитальному строительству и по цифровизации. У каждого заместителя председателя правления есть доступ к проектам по своему направлению, и он может контролировать ход их реализации. Средние и небольшие проекты отслеживаются с помощью диаграммы Ганта.

Ключевые преимущества Directum RX:

1. Вся документация хранится внутри проекта, каждый ответственный имеет доступ к нужным материалам.
2. Привязка к виджетам позволяет контролировать KPI по проектам.
3. В электронном архиве сохраняется полная история проектов для будущих поколений сотрудников.

Оптимизация работы офис-менеджмента

Разработаны электронные журналы для службы офис-менеджмента и структурных подразделений, регламенты на все документы исходя из специфики АГМК. Также созданы виртуальные регистраторы и приемные, чтобы сохранить историю каждой ветки предприятия.

Обучение сотрудников

В ходе внедрения проекта в 2022-2023 годах обучение проходило усиленными темпами: за день в режиме ВКС приходилось обучать примерно 300-400 человек. Также было подготовлено руководство для пользователей и записаны обучающие ролики.

На сегодняшний день выделен отдельный сотрудник кол-центра, который отвечает на вопросы о работе системы по телефону или подключается удаленно.

Итоги промышленной эксплуатации

На сегодняшний день комплекс внедренных решений Directum — стратегически важный объект ИТ-инфраструктуры АГМК. Все документы, в том числе производственные, автоматически регистрируются в системе. Это помогло:

• ускорить оформление и обработку документов, так как сотрудникам не приходится заниматься этим вручную;
• исключить задержки на различных этапах и повысить исполнительскую дисциплину;
• повысить прозрачность процессов, упростить контроль за выполнением задач, поскольку в системе фиксируется история работы с документом;
• ускорить процессы благодаря использованию сотрудниками и руководителями мобильного приложения;
• значительно снизить расходы на бумагу, раньше ее выдавали по разнарядке;
• сэкономить время сотрудников, которым больше не нужно ходить по кабинетам и вручную собирать визы;
• упростить работу службы офис-менеджмента.

Если говорить о количественных результатах, то к 2025 году:

• Более 3851 пользователей охвачены системой, среди них около 1500 руководителей. Количество базовых лицензий — 1000.
• На 90% ускорились рабочие процессы за счет того, что с помощью системы удалось объединить подразделения, находящиеся по всему Узбекистану.
• На 99% снизились временные расходы всех сотрудников.
• На 88% удалось оптимизировать материальные расходы с помощью внедрения системы.
• В системе создано более 242 видов документов, и 528 журналов регистрации.

Планы по развитию

Планируется настроить интеграцию с 1С и Oracle Primavera P6, чтобы ускорить бизнес-процессы.

Команда проекта

Значительных результатов удалось достичь благодаря слаженной команде:

• Азизов Абдулл Абдусаломович — бывший заместитель председателя правления по цифровизации, благодаря его поддержке и опыт проект был успешно реализован;

• Абдуллаева Шахноза Арифджановна — Ведущий инженер сектора по координации и проведению тендерных торгов, заключению, экспертизе и регистрации контрактов департамента инвестиций и капитального строительства АО «Алмалыкский ГМК»; Докторант.

• Надиров Агзам Абдумаликович — бывший руководитель Службы информационных технологий;

• Розикулов Азиз Носирович — и.о. директора департамента цифровизации;

• Эшмурадов Норкизил Нурматович — бывший руководитель службы офис-менеджера;

• Асраева Нигора Анарбаевна — и.о. руководителя службы офис-менеджера;

• Инамова Фируза Фарход кизи — инженер-программист Службы информационных технологий Управления автоматизации управления.

Исполнитель

АГМК силами собственного штата разработчиков и администраторов настраивал систему, на сегодняшний день они же ведут техническую поддержку Directum RX. Консультационную поддержку оказывает компания Micros.

Группа компаний Micros — действует на рынке Республики Узбекистана более 30 лет, является лидером в отрасли информационных технологий и партнером более 100 мировых производителей оборудования и программных решений.

Компании группы предоставляют комплекс услуг как в сфере информационно-коммуникационных технологий, так и в производстве и поставке технологического оборудования для различных отраслей экономики.

Об авторе заявки

Абдуллаева Шахноза Арифджановна — ведущий инженер сектора по координации и проведению тендерных торгов, заключению, экспертизе и регистрации контрактов департамента инвестиций и капитального строительства АО «Алмалыкский ГМК»; Докторант.