Крупная нефтегазовая компания перевела процессы делопроизводства на платформу Directum RX

Бизнес-контекст

Компания-заказчик является одной из ключевых структур в нефтегазовом секторе на Дальнем Востоке, а также оператором крупного проекта по добыче нефти.

В 2023 году после смены головной организации компании потребовалась новая система электронного документооборота, соответствующая требованиям импортозамещения. Руководство понимало, что нормальное функционирование бизнес-процессов просто невозможно без удобной и гибкой системы.

Как выбирали решение для делопроизводства

В первую очередь компании требовалось выбрать отечественную платформу для закрытия задач делопроизводства. После демонстрации Directum RX заказчика заинтересовали интеллектуальные возможности платформы в варианте поставки Intelligence.

Почему выбрали Directum RX:

• накопленный вендором опыт внедрений платформы в других нефтегазовых компаниях;
• гибкость адаптации достигается при помощи low/no-code;
• широкие возможности платформы.

Цели проекта

Ключевой целью стала оптимизация документооборота и бизнес-процессов за счет перевода документов в электронный вид и автоматизации работы с ними при помощи системы Directum RX с использованием встроенных интеллектуальных сервисов.

Ход проекта

Между выбором системы и её внедрением в оргструктуре компании произошли важные изменения, повлиявшие на реализацию проекта. Поэтому изначальные планы были скорректированы, а работы на проекте разделены на два этапа.

1. Коробочное внедрение модуля «Делопроизводство» со встроенными интеллектуальными сервисами Ario.
2. Автоматизация бизнес-процессов. Разработка и внедрение модулей «Кадровые служебные записки», «Локальные нормативные документы», «Безопасность», а также модификации по Делопроизводству.

Весь проект занял 12 месяцев: с 01.07.2024 по 27.06.2025. Опытно-промышленная эксплуатация заняла 6 недель.

На первом этапе внедрили коробочные модули (работу с входящими и исходящими документами, поручениями, приказами, распоряжениями) и сразу запустили обучение пользователей. Сотрудники параллельно осваивали новую систему и формулировали пожелания по функциональности, которые легли в основу доработок процессов делопроизводства.

Команда проекта зафиксировала все пожелания в ходе ОПЭ первого этапа в журнале пожеланий (80). Далее перешли во 2 этап: начали с проведения обновления системы до новой версии, параллельно проводили анализ и реализацию доработок. После этого перешли к реализации трех бизнес-процессов: «КСЗ», «ЛНД», «Безопасность».

Модуль «Кадровые служебные записки»

Из-за специфики компании внедрение полноценного КЭДО пока не рассматривается, но потребность в цифровизации служебных записок очень высокая. Поэтому в отдельный модуль вывели «Кадровые служебные записки», который охватывает всех сотрудников компании и позволяет работать с документами:

• КСЗ по приему, переводам, повышению;
• КСЗ по организационным изменениям;
• КСЗ по обучению;
• обходными листами;
• кадровыми заявлениями;
• заявлениями по отпускам.

Для реализации модуля доработали карточки документов и маршруты согласования. Документы по направлениям обучения, организационным изменениям (штатные перемещения), обходные листы и др. подписываются внутри системы простой электронной подписью.

Только за время ОПЭ в системе создана 2851 кадровая служебная записка.

Модуль «Безопасность»

Службе экономической безопасности требовалось автоматизировать процесс выдачи заявок на пропуска для доступа на территорию организации. В систему добавили 6 новых видов записок:

• Оформление пропуска на парковку общества
• Заявка на автотранспорт (въезд, выезд)
• Заявка на «Материальный пропуск» сотрудника при выносе Заявка на перемещение ТМЦ подрядчиком/сотрудником при ввозе
• Заявка на получение пропуска/дубликата пропуска
• Заявка на открытие дополнительного доступа в помещения сотруднику/подрядчику
• Заявка о прибытии делегации

Модуль «Локальные нормативные документы»

Регламентирующие документы создаются как внутри общества, так и приходят из компании. По разным маршрутам и процессам идут проработка ЛНД Компании, открытое обсуждение ЛНД Общества, открытое обсуждение ЛНД Компании. Поэтому на базе решения Directum «Регламентирующие документы» разработали модуль для работы с локальными нормативными документами с учетом специфики структуры компании.

Локальные нормативные документы перенесли из текущей системы хранения (Microsoft SharePoint) и реестров Excel в систему Directum RX. Автоматизировали процесс создания карточек документов ЛНД в Directum RX с импортом сопутствующих данных и файлов.

Как проводили обучение на более чем 2000 сотрудников

Для пользователей проводили вебинары по внедренным бизнес-процессам. Обучение прошли более 50 групп сотрудников: ведущих пользователей, администраторов, руководителей.

Сначала проводили живые обучения, готовили контент с учетом специфики подразделений. Но высокой эффективности от офлайн-обучения не было.

На втором этапе приняли решение сделать обучение дистанционным. Детально проработали сценарии по каждому бизнес-процессу, полностью проходили путь пользователя. Обучающихся сегментировали по категориям, поскольку работе в системе нужно было обучать как офисных сотрудников, так и тех, кто работает вахтовым методом. Удачная сегментация и разделение кейсов по сценариям пользователей принесло свои плоды. Пользователи оставили положительную обратную связь и продолжили использовать записи с обучения в качестве подробных интерактивных инструкций.

Результаты

1. На платформу Directum RX перевели процессы делопроизводства:

• Входящие письма
• Исходящие письма
• Внутренние документы
• Поручения
• Протоколы
• Кадровые служебные записки
• Локальные нормативные документы
• Заявки службы экономической безопасности

2. Заказчик получил масштабируемую, импортозамещенную, надежную платформу для автоматизации бизнес-процессов с учетом требований и специфики конкретных подразделений.

3. Настроили интеллектуальные сервисы для распознавания и классификации документов.

4. Разработали 4 новых типа документов, 11 справочников, 41 вариант процесса, 1 фоновый процесс, 2 отчета по ЛНД.

5. Провели миграцию 2500 документов из исторической системы.

Планы по развитию

Для компании-заказчика важно развитие системы по направлениям:

• управление проектами;
• конфиденциальное делопроизводство;
• внутренний портал с организацией доступа к базе знаний;
• согласование доверенностей.

Эти работы запланированы на следующий этап внедрения.

Команда проекта

Проект внедрения выполнялся силами специалистов Directum. В рабочую группу входили представители ИТ и представители части бизнеса делопроизводственного блока, ЛПР – генеральный директор.

• Виктор Лишманов — менеджер по работе с ключевыми клиентами региона Восточная Сибирь и Дальний Восток
• Губаев Азат Зуфарович/Долгова Елена Петровна — РП
• Касаткин Михаил Александрович/Занин Артём Вячеславович — бизнес-аналитики
• Дресвянникова Юлия Михайловна, Осипенко Алексей Александрович/Бородулина Мария Романовна — консультанты
• Ардашев Андрей Васильевич — тимлид разработки
• Чирков Роман Олегович, Рунова Алена Михайловна/Лазарев Дмитрий Александрович — разработчики