Интеграция с сервисом обмена Сфера Документы

Бизнес-контекст

В компании на базе Directum RX реализованы процессы согласования договорных, первичных финансовых документов, интеграция по контрагентам и проводкам с SAP, выгрузка данных в налоговую витрину. Кейсы представлена на конкурсе Awards Автоматизация документооборота с поставщиками услуг. Секреты успешного перехода, Автоматизация процесса выпуска доверенностей.

Заказчику требовалось реализовать загрузку в Directum финансовых и договорных документов, которые подписываются в сервисе "Сфера Документы" для создания единого архива финансовых и договорных документов в одной системе.

Первичные финансовые документы в компании создаются и подписываются в разных системах: входящие финансовые документы от большинства поставщиков поступают через сервис обмена Диадок и обрабатываются в Directum RX, исходящие документы по поставщикам создаются в SAP, отправляются в сервис обмена Диадок, а оттуда загружаются в Directum RX, в то время как исходящие по покупателям и небольшое количество входящих первичных документов от поставщиков обрабатываются через сервис обмена Сфера документы и эти документы не попадали в Directum RX.

В рамках взаимодействия с ФНС (Сервис ФНС № 15) в компании ведутся работы по реализации выгрузки проводок в разрезе договорных документов, для проведения и учета бухгалтерских операций компанией используется система SAP, однако в ней не ведется учет по договорным документам, и т.к. учет договорных документов ведется в Directum RX появилась необходимость создания связей всех финансовых документов с договорными в системе Directum RX, что в дальнейшем позволит выгружать данные в налоговую витрину в разрезе договорных документов в рамках Сервиса ФНС №15. И также т.к. в Directum RX уже реализована выгрузка в налоговую витрину было принято решение отказаться от выгрузки в налоговую витрину из сервиса Сфера Документы и настроить выгрузку всех документов из Directum RX одним потоком в едином формате.

Цели и задачи проекта

Исходя из предпосылок, были определены следующие цели и задачи проекта.

Цели проекта

• Анализ возможностей и ограничений обмена данными по API с сервисом Сфера Документы;
• Создание решения, которое позволит гибко управлять загрузкой документов из сервиса Сфера Документы.

Задачи

Разработать

• справочник для хранения авторизационных данных, даты, маппинга типов документов;
• модуль интеграции, включающий журнал отслеживания статусов документов и результатов загрузки;
• функции запроса документов, печатных форм, квитанций, подписей и МЧД подписантов;
• фоновые процессы отслеживания событий, создания документов, создания связей;
• механизм отображения пакетов документов;
• функцию для точечной загрузки документов по ИД документа в сервисе обмена Сфера Документы;
• функцию для загрузки документов из сервиса Сфера Документы по дате документа по заданному периоду;

А также 

• доработать механизм выгрузки документов в налоговую витрину, добавить новые виды документов;
• импортировать исторические документы из сервиса Сфера Документы.

Описание проекта

Используемые решения и подходы

Проект реализован на базе системы Directum RX версии 4.11.

Используемые модули и решения:

• Модуль «Финансовый архив»;
• Модуль «Договоры»;
• решение «Прикладные константы» Directum;
• решение «Журнал запросов» Софт Лайн.

История проекта

Сроки реализации: 01.11.2025 – 23.01.2026 (3 мес).

1. Подготовка ТЗ: 01.11.2025-21.11.2025. На данном этапе было составлено подробное ТЗ с описанием процесса и модификаций.
2. Разработка интеграции, первичное тестирование на машине разработки: 21.11.25 – 10.12.25. На данном этапе были выполнены первичные модификации системы, настройка и первичное тестирование.
3. Тестирование: 10.12.2025-20.01.2026. На данном этапе проводилось тестирование с заказчиком на препроде. В процессе тестирования выявлены были некоторые особенности загрузки отдельных типов документов, дорабатывались методы загрузки документов. Также было выяснено, что по умолчанию в сервисе Сфера Документы отключен метод, возвращающий печатную форму неформализованных документов, в связи с чем дополнительно была направлена заявка в сервис Сфера Документы для подключения метода для компании заказчика.
4. Ввод в промышленную эксплуатацию 23.01.26.

Описание процесса

Схема взаимодействия "Как было"

Схема взаимодействия "Как стало"

Описание и возможности решения

В рамках данного проекта реализованы исходящие запросы в сервис обмена Сфера Документы и получение документов по событиям, периоду и ИД документа.

Диаграмма потока данных

1. Настроена подписка на события сервиса Сфера Документы

Для интеграции Сервиса СД с системой Directum RX используется интеграционное API. Со стороны Directum RX реализована подписка на события, разработаны методы, получение данных и последующая их обработка.

Для загрузки документов только в статусе «Документооборот завершен» добавлена проверка признака при загрузке и настроена подписка на события:

• Signed - Документ подписан получателем
• Accepted - Документ принят получателем
• Received - Документ переведен в статус "Получен". Для сф, ксф, документов, полученных по роумингу, подписано извещение о получении документа (ИОП)
• AcceptedAvoidance - Документ аннулирован.

2. Доработан Модуль интеграции с внешними системами, добавлен маппинг типов документов

Настройка маппинга видов документов и условий загрузки

В таблицу вносятся:

• Вид документа – вид документа в Директум, которым нужно создать карточку;
• Код типа документа в сервисе Сфера Документы;
• Документопоток – документопоток для загрузки (входящий, исходящий, входящий/исходящий), определяется по получателю и отправителю, если получатель – наша орг., то документопоток входящий, если отправитель – наша орг., то документопоток исходящий;
• Тип информации продавца – номер квитанции, в которой в сервисе Сфера Документы содержится XML титула продавца, подписи этого титула и МЧД;
• Тип информации покупателя – номер квитанции, в которой в сервисе Сфера Документы содержится XML титула покупателя, подписи этого титула и МЧД;
• Исключающие статусы – номера статусов, которые не нужно загружать в Директум;
• Спец. условие – добавлены некоторые специальные условия загрузки по требованию заказчика, например, если в примечании к документу есть UPD, то создавать карточку вида Счет фактура на аванс, а если нет, то Счет фактура выставленный или Счет фактура полученный.

3. Доработана карточка контрагента

В карточке контрагента добавлено поле «ИД контрагента в сервисе Сфера Документы», которое заполняется автоматически при нахождении совпадения по ИНН + КПП. Если по ИНН + КПП найдено несколько записей или не совпадает КПП, создается уведомление администратору для проверки и ручного внесения ИД контрагента в сервисе Сфера Документы в нужную карточку контрагента.

4. Настроен модуль «Сфера Документы» для управления загрузкой документов

Модуль интеграции с сервисом "Сфера Документы"

5. Разработан справочник отслеживания документов

Записи в справочнике создаются:

• при получении события подписания, принятия документа;
• при создании запроса загрузки документов по периоду;
• при создании запроса загрузки документа по ИД в сервисе Сфера Документы без ограничения по статусам.

Карточка записи справочника отслеживания загрузки документов

По созданным записям в статусе «В обработке» и без признака «Признак остановки попыток загрузки» фоновый процесс направляет запрос в сервис Сфера Документы, получает данные и проводит проверку необходимости загрузки:

• проверяет наличие признака «Документооборот завершен»;
• если нет признака «Документооборот завершен» оставляет в статусе «В обработке»;
• если есть признак «Документооборот завершен», проверяет статус документа в сервисе Сфера Документы и условия по таблице маппинга типов документов;
• если есть соответствие по таблице маппинга создает нужного вида карточку;
• если нет соответствия по таблице маппинга переводит запись в статус «Не требует загрузки».

При получении события аннулирования AcceptedAvoidance производится поиск документа по «ИД во внешней системе» и в карточке проставляются статусы аннулирования.

6. Разработан справочник загрузки связей документов

Карточка записи справочника загрузки связей документов

7. Разработана вычисляемая папка с группировкой по полю «ИД пакета в сервисе Сфера Документы»

Вычисляемая папка отображения пакетов документов

8. Доработаны карточки финансовых и договорных документов

• добавлены поля «ИД в сервисе Сфера Документы», «ИД пакета в сервисе Сфера Документы», доработано проставление данных в поле «Местонахождение»;
• для открытия списка документов пакета в карточках документов добавлена кнопка «Открыть пакет», при нажатии на которую открывается список документов, у которых значение поля «ИД пакета в сервисе Сфера Документы» равна значению в текущей карточке.
• для возможности ручной загрузки печатных версий, подписей и МЧД добавлены кнопки загрузки «Загрузить печатную форму», «Загрузить подписи».

Отображение кнопок загрузки в карточке УПД

К загруженному документу создаются документы с видами (тип документа «Простой документ»): «МЧД контрагента» и «МЧД нашей орг», «Протокол передачи». Созданные документы связываются с основным связью «Приложение» для того, чтобы они добавлялись в стандартную выгрузку по кнопке «Выгрузить из архива». В результате выгрузка, например, по УДП содержит полный набор данных:

• XML титула покупателя;
• XML титула продавца;
• подписи контрагента;
• подписи нашей орг.;
• печатная форма с визуализированными подписями из сервиса Сфера Документы;
• МЧД контрагента;
• МЧД нашей орг.
• протокол передачи;
• список выгруженных документов.

Результаты

Разработанное решение позволяет гибко настраивать и осуществлять загрузку любых документов из сервиса "Сфера Документы".

Основными результатами использования решения у заказчика стали:

• создан единый архив электронных финансовых документов компании в системе Directum RX;
• настроена выгрузка всех первичных документов в налоговую витрину в едином формате;
• более 75 000 исторических финансовых и договорных документов загружено в систему Directum RX и более 230 000 приложений (протоколов обмена, МЧД) загружено в систему Directum RX;
• 500 объектов в день в среднем синхронизируется между системами;
• 100 документов и 300 приложений к ним в день в среднем загружается в систему Directum RX.

Перспективы развития решения

Решение возможно масштабировать до полноценного коннектора, который позволит настроить загрузку, обработку и отправку документов между Directum RX и сервисом обмена Сфера Документы

Решение может быть легко адаптировано для любой организации при необходимости загрузки документов из сервиса Сфера Документы.

Состав команды проекта

Со стороны заказчика:

• представители отдела ЭДО;
• представители ИТ-службы.

 Со стороны исполнителя ООО «Алиал Групп»

• Татьяна Киселева, ведущий бизнес-аналитик;
• Александр Лаптев, разработчик.