Комплексная система КЭДО и цифровых бизнес-процессов для MWS AI
на 20%
сокращены трудозатраты на процессы
100%
сотрудников охватил проект
на 30–40%
сократились сроки согласования
более 85%
пользователей отметили удобство работы в системе
на 80%
использован коробочная функциональность
Следующий проект
Автор заявки
Исполнитель
Бизнес-контекст
До внедрения системы ключевые бизнес-процессы компании, связанные с управлением персоналом и кадровым документооборотом, не были централизованно автоматизированы и не находились под единым управлением. Это приводило к существенным временным затратам, низкой скорости обработки документов, отсутствию прозрачности при согласовании заявок на отпуска, командировки, приёме новых сотрудников.
Основным вызовом стала необходимость не просто оптимизировать отдельные участки работы, а провести полноценную цифровую трансформацию кадровых процессов в сжатые сроки.
Руководство компании, в лице руководителя кадрового блока, поставило амбициозную задачу: «сделать хорошо максимально оперативно». Дополнительным ускоряющим фактором стал переезд компании в апреле, к которому требовалось обеспечить работу всех кадровых процессов в новом формате.
Ключевые ограничения заключались в жёстких временных рамках (основной функционал необходимо было запустить за три месяца), а также в необходимости преодолеть естественное сопротивление сотрудников, поскольку новая система кардинально отличалась от привычных инструментов и требовала перестройки рабочих процедур.
Цели и задачи проекта
- Автоматизации процессов компании, возможность цифровой трансформации компании и оптимизации процессов
- Приемы сотрудников, прием заявлений, отпуска, командировка и т.д.
- Главным бизнес-заказчиком был руководитель кадрового блока. Задача была сделать хорошо максимально оперативно.
Описание проекта
Используемые решения и подходы
При выборе платформы для автоматизации кадровых процессов и электронного документооборота мы руководствовались несколькими ключевыми критериями:
- Скорость внедрения – перед нами стояла задача максимально оперативно запустить систему к переезду компании. Directum HR Pro предлагает типовую коробочную конфигурацию, что позволяло существенно сократить сроки.
- Комплексность – решение должно было покрывать не только кадровый электронный документооборот (КЭДО), но и смежные процессы: отпуска, командировки, служебные записки, закупочную деятельность. Directum HR Pro из коробки содержит широкий набор готовых бизнес-процессов.
- Гибкость и возможность адаптации – важным критерием была возможность силами компании (без глубокой доработки) настраивать процессы под специфику работы. Опыт коллег из других организаций показывал, что Directum позволяет это делать с минимальным привлечением разработчиков.
- Наличие успешных практик – мы ориентировались на кейсы компаний из библиотеки Directum Awards, а также на отзывы коллег по отрасли, которые уже внедрили решение. Положительный опыт и тиражируемость решений стали дополнительным аргументом.
Сравнение проводилось с несколькими системами, представленными на рынке КЭДО и HRM (включая отечественные платформы и зарубежные аналоги). Directum HR Pro выиграл по соотношению «функциональность – стоимость – сроки внедрения», а также по наличию экспертизы у выбранного партнёра внедрения.
Состав продуктов
На проекте использовалась актуальная на момент старта версия Directum HR Pro 2.4, входящая в линейку продуктов Directum. В рамках внедрения были задействованы следующие компоненты и модули:
- Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – основное ядро системы, обеспечивающее перевод кадровых документов (приказы, заявления, договоры) в электронный вид.
- Модуль управления отпусками и командировками – автоматизация планирования, согласования и учёта.
- Модуль служебных записок и внутренних согласований – для оперативного взаимодействия между подразделениями.
- Процессы закупок и авансовые отчёты – реализованы в рамках расширения функционала на смежные бизнес-единицы.
- Личный кабинет сотрудника – единая точка доступа для всех пользователей к заявлениям, документам и справочной информации.
Принцип "коробочного" внедрения
В основе проекта лежало коробочное решение Directum HR Pro. Выбор в пользу коробочной версии был обусловлен следующими факторами:
- Необходимость быстрого старта – коробка позволила начать пилотную эксплуатацию уже через несколько недель.
- Наличие типовых бизнес-процессов, которые покрывали 80% потребностей компании: приём и увольнение сотрудников, оформление отпусков и командировок, согласование заявок.
- Предсказуемость бюджета и сроков – коробочное решение минимизировало риски, связанные с долгой разработкой.
- Возможность последующей адаптации силами внутренней команды.
Коробочная конфигурация закрыла базовые потребности компании на момент старта. Однако в процессе эксплуатации, когда сотрудники и руководители начали активно использовать систему и увидели её возможности, появились запросы на доработки. В основном они касались:
- настройки специфических маршрутов согласования, характерных для отдельных подразделений;
- расширения состава полей в заявлениях и приказах;
- интеграции с учётными системами (об этом ниже);
- адаптации интерфейса под корпоративные стандарты.
Таким образом, примерно 20% функциональности было адаптировано под уникальные требования компании.
При этом ключевое ядро осталось в рамках коробочного продукта, что позволило сохранить преимущества типового решения и упростить обновления.
Кроме того, в рамках проекта использовались стандартные инструменты платформы Directum: конструктор бизнес-процессов, маршрутизация, система прав доступа и встроенные средства для создания отчётов.
Интеграция в ИТ-ландшафт
Для обеспечения комплексной автоматизации и интеграции с существующей ИТ-инфраструктурой в проекте использовались следующие системы:
- База знаний Confluence – на ней были размещены все учебные материалы, инструкции, регламенты работы в Directum HR Pro. Это позволило централизованно хранить документацию и обеспечить доступ сотрудников к актуальным материалам.
- Служба каталогов Active Directory – использовалась для синхронизации учётных записей и единой авторизации, чтобы сотрудники могли входить в систему под своими корпоративными учётными записями.
- Корпоративная почтовая система (Microsoft Exchange / Outlook) – задействована для отправки уведомлений о задачах и событиях, дублирующих внутрисистемные уведомления, что повысило скорость реакции пользователей на начальном этапе.
- Бухгалтерская система и 1С – на этапе доработок была настроена выгрузка данных по кадровым приказам и авансовым отчётам для минимизации двойного ввода информации.
В дальнейших планах – углубление интеграции с учётными системами и, возможно, подключение модуля электронной отчётности.
История проекта
Старт проекта был объявлен в январе, а основной функционал системы электронного оборота был реализован к моменту переезда компании в апреле. Доработки и оптимизация процессов продолжались после переезда до декабря. Таким образом, срок выполнения работ составил 3 месяца для основного функционала и дополнительные 9 месяца для доработок, что в сумме составляет 12 месяцев.
Проект включал в себя следующие этапы:
- Анализ текущих бизнес-процессов и определение потребностей компании.
- Разработка технического задания и выбор технологий для реализации системы.
- Разработка и тестирование прототипа системы.
- Внедрение системы и обучение сотрудников.
- Оптимизация и доработка системы после переезда.
Описание процессов (как было)
До внедрения системы электронного оборота бизнес-процессы компании не были под управлением компании, а головной компании и не соответствовали предъявляемым требованиям и скорости решения задач. Это приводило к значительным трудозатратам.
После внедрения системы электронного оборота бизнес-процессы стали автоматизированными и более эффективными. Документы теперь обрабатываются в электронном виде, что ускоряет их обработку и снижает риск ошибок. Также удалось оптимизировать процессы и таким образом усилить контроль и сроки решения.
Как стало
Изменения коснулись всех сотрудников компании, включая бухгалтеров, менеджеров по продажам, специалистов по закупкам.
Для бухгалтеров внедрение системы электронного оборота означало переход к созданию структурированного электронного финансового архива компании, необходимая отчетность для контроля.
Менеджеры по продажам теперь могут быстрее получать информацию по согласованию коммерческих предложений и договоров/заказов, что улучшает их взаимодействие с клиентами.
Специалисты по закупкам могут оперативно получать информацию о потребностях компании и более эффективно планировать закупки, вести весь закупочный процесс в системе и сохранять артефакты.
Таким образом, внедрение системы электронного оборота привело к улучшению эффективности работы всех сотрудников компании.
Трудности и успехи
Во время проекта мы столкнулись с несколькими сложностями, которые были связаны с переходом на новую систему. В первую очередь, это было связано с тем, что новая система сильно отличалась от предыдущей, что вызывало трудности у сотрудников в процессе привыкания к новым функциям и интерфейсу. Также, изменение процессов привело к необходимости переработки рабочих процедур и обучению сотрудников новым методам работы.
Для преодоления этих сложностей мы подготовили информационную базу и команду поддержки, которая была доступна для сотрудников на протяжении всего процесса. Это позволило быстро решать возникающие вопросы и помогать сотрудникам адаптироваться к новой системе. Мы также провели серию обучающих сессий и вводных курсов, чтобы помочь сотрудникам понять, как использовать новую систему и какие преимущества она может им дать.
Что касается сопротивления, то оно было, но мы смогли его преодолеть благодаря открытому общению и убеждению сотрудников в необходимости перехода на новую систему. Мы объяснили им, как это улучшит их работу и сделает процесс более эффективным. Также мы поддержали сотрудников, предоставив им все необходимые инструменты и помощь для успешного перехода.
На начальном этапе внедрения процесс проходил непросто. Наблюдались сложности, связанные с незавершенностью внедрения отдельных модулей: некоторые функции работали некорректно или были временно недоступны, что требовало адаптации со стороны коллектива. На текущий момент ситуация стабилизировалась. Система доказала свою эффективность, став основой для прозрачности и единых стандартов работы, что в совокупности и позволило вывести корпоративную культуру на качественно новый уровень.
Методика обучения и освоения
На начальном этапе внедрения системы проводилось активное обучение сотрудников:
- Вебинары для различных групп персонала.
- Очные встречи, на которых детально разбирались разные модули системы:
- кадровый электронный документооборот (КЭДО);
- другие внедряемые функциональные блоки.
Все учебные материалы по системе Directum централизованно размещены на базе Confluence. Каждый сотрудник имеет возможность зайти и ознакомиться с ними в любое удобное время.
Так по факту HR Pro был единственным инструмент - сотрудникам пришлось активно вовлекаться в использование нового продукта.
Ключевые пользователи сами максимально заинтересованы в развитии системы и процессов и сами приходят с теми или иными идеями по улучшению системы
Однозначно количество обращений становится меньше по мере выстраивания бизнес-процессов и более качественного тестирования новых модулей или обновлений.
Выводы и рекомендации
Из этого проекта мы извлекли несколько уроков. Прежде всего, мы поняли, что важно иметь четкий план и стратегию цифровой трансформации. Важно также обеспечить поддержку и обучение сотрудников на протяжении всего процесса.
Мы советуем организациям на пути цифровой трансформации быть готовыми к тому, что процесс может быть сложным и потребовать времени для адаптации. Важно обеспечить поддержку и обучение сотрудников, а также быть готовыми к тому, что могут возникнуть трудности и сопротивление. Также важно не забывать о том, что цифровая трансформация - это не только внедрение новой системы, но и изменение рабочих процессов и культуры организации.
Что касается предостережений, то мы бы предостерегли организации от того, чтобы переходить на новую систему слишком быстро и без должной подготовки. Это может привести к проблемам и сопротивлению со стороны сотрудников. Также важно не забывать о том, что цифровая трансформация - это не только внедрение новой системы, но и изменение рабочих процессов и культуры организации.
При должной организации на выходе вы получите минимум 15% оптимизации трудозатрат и 100% контроля по всем процессам компании.
Результаты
Система сделала процессы более открытыми, все инструменты находятся в одном пространстве. Масштаб внедрения охватывает практически весь периметр деятельности компании:
- Полный цикл управления персоналом: от найма кандидата до его увольнения.
- Кадровый электронный документооборот (КЭДО): большинство процессов переведены в цифровой формат, отработаны и успешно реализованы.
- Бизнес-процессы и согласования: служебные записки, командировки, авансовые отчеты, процесс закупок и многие другие.
Внедрение новой системы оказалось очень эффективным. Благодаря тщательной подготовке и поддержке сотрудников, мы смогли минимизировать негативные последствия перехода.
В итоге, все сотрудники привыкли к новой системе, и теперь они активно используют ее в своей работе. Оперативность и эффективность работы значительно улучшились, что подтверждается данными по оптимизации трудозатрат на уровне 20%.
Внедрение новой системы оказало положительное влияние на операционные и стратегические показатели компании. Улучшился контроль над процессами, что привело к повышению эффективности работы и снижению издержек.
Внедрение системы оказало положительное влияние на производительность труда в компании. Благодаря цифровым инструментам ускорилось выполнение задач и повысилось качество работы.
Были и неожиданные позитивные эффекты от внедрения новой системы.
Например, сотрудники стали более активно использовать цифровые инструменты для общения и координации работы, что улучшило взаимодействие между отделами и повысило общую эффективность работы. Сотрудники, которые больше всего сопротивлялись, теперь не променяют СЭД ни на какую другую) Они стали самыми лояльными пользователями, отмечая удобство и гибкость инструмента.
Ожидания, связанные с улучшением контроля над процессами и оптимизацией трудозатрат, полностью оправдались. Мы достигли запланированных показателей по уменьшению времени на выполнение задач и повышению эффективности работы. Однако, не все ожидания были полностью оправданы. Ожидали меньшее количество доработок, но когда сотрудники поняли, что систему можно адаптировать под себя, то запросов стало намного больше, чем было спрогнозировано, все оценили гибкость системы.
Результаты по стратегии устойчивого развития
Внедрение системы позволило сформировать новую корпоративную культуру. Ключевым фактором здесь стала универсальность и удобство инструмента — он органично вошел в повседневную жизнь как руководителей, так и сотрудников.
Ключевым результатом стало изменение внутренней репутации проекта: по итогам инициатива была воспринята персоналом позитивно, хотя на начальном этапе отмечалось определенное напряжение и необходимость разъяснения целей. По мере реализации проекта отношение сменилось на вовлеченное, так как сотрудники увидели конкретные улучшения.
Система стала для сотрудников «единым окном» для решения большинства операционных задач. Пользователи не только адаптировались к новому интерфейсу, но и начали активно предлагать идеи по дальнейшему развитию.
Лидерство и инновационность
Во-первых, внедрение носило комплексный характер: система охватила не только кадровый электронный документооборот (КЭДО), но и полный цикл управления персоналом – от найма до увольнения, а также смежные бизнес-процессы (командировки, авансовые отчёты, закупочную деятельность). Такая интеграция в едином цифровом пространстве встречается нечасто и обеспечивает сквозную прозрачность.
Во-вторых, значимость проекта для отрасли и других компаний видится в том, что он демонстрирует успешный пример ускоренного внедрения комплексной системы КЭДО и HR-процессов с минимальным использованием доработок (в основном коробочное решение), а также эффективную работу с сопротивлением персонала через обучение, открытую коммуникацию и создание внутренней поддержки. Такой подход может быть тиражирован в организациях, которые стремятся к быстрой цифровой трансформации без длительных и дорогостоящих кастомизаций.
Показатели
1. Сокращение трудозатрат – по итогам проекта оптимизация трудозатрат сотрудников, вовлечённых в кадровые и смежные процессы, составила 20%. Плановый показатель составлял 15%, таким образом, результат превысил ожидания за счёт эффекта масштабирования и дополнительной автоматизации, инициированной самими пользователями.
2. Охват автоматизацией – системой охвачено 100% сотрудников. В периметр автоматизации вошли все категории персонала: бухгалтерия, менеджеры по продажам, специалисты по закупкам, руководители всех уровней. Топ-менеджмент компании активно использует систему для согласования заявок и контроля исполнения задач.
3. Контроль процессов и прозрачность – достигнут 100% контроль над ключевыми кадровыми процессами и процессами согласования. Все служебные записки, заявки на отпуска и командировки, кадровые приказы проходят в электронном виде с фиксацией сроков и ответственных. Время прохождения типовых маршрутов согласования сократилось в среднем на 30–40% (от нескольких дней до нескольких часов в зависимости от типа документа).
4. Снижение административной нагрузки – зафиксировано значительное сокращение обращений в службу поддержки по мере стабилизации системы (динамика устойчиво отрицательная). Это свидетельствует о повышении уверенности пользователей и эффективности встроенных обучающих материалов.
5. Удовлетворённость сотрудников – по результатам внутреннего опроса, проведённого через 6 месяцев после запуска, более 85% пользователей отметили удобство работы в системе и положительное влияние на скорость решения рабочих вопросов. Особенно высокие оценки получены от тех, кто изначально относился к внедрению скептически.
Планы по развитию проекта
В настоящее время компания не ограничивается достигнутым уровнем автоматизации. Дальнейшее развитие проекта будет направлено на углубление использования системы в следующих направлениях:
- Расширение функциональных блоков. Планируется внедрение дополнительных модулей Directum HR Pro, связанных с адаптацией новых сотрудников, управлением эффективностью (оценка KPI) и развитием компетенций. Это позволит замкнуть полный цикл управления персоналом в единой среде.
- Автоматизация смежных процессов. В фокусе – процессы внутреннего контроля, управление договорной базой и интеграция с учётными системами для исключения двойного ввода данных.
- Развитие самообслуживания сотрудников. Будет усилен функционал личного кабинета для предоставления ещё большего числа сервисов в цифровом формате (справки, заявления, доступ к личным данным) без участия кадровой службы.
Ожидаемые результаты: дальнейшее снижение трудозатрат кадровых и бухгалтерских подразделений, повышение скорости обработки запросов сотрудников, укрепление единой корпоративной культуры на основе цифровых стандартов работы.
Команда проекта
Проект реализовывался совместными усилиями заказчика и исполнителя. Со стороны компании-заказчика ключевые роли:
- Руководитель проекта – представитель кадрового блока, осуществлял общую координацию, постановку задач бизнес-заказчика, контроль сроков.
- Внутренний администратор системы – специалист ИТ-службы, отвечал за техническую инфраструктуру, настройку прав доступа, поддержку пользователей.
- Бизнес-аналитик – сотрудник, занимавшийся сбором требований, описанием бизнес-процессов «как есть» и «как должно быть», участвовал в тестировании.
- Группа ключевых пользователей – представители кадровой службы, бухгалтерии, отдела закупок, которые принимали участие в приёмке решений, обучении коллег и сборе обратной связи.
Со стороны компании-исполнителя (партнёра по внедрению) в проекте были задействованы менеджер проекта, разработчики (для значительных доработок).
Благодарность за содействие выражается руководителю кадрового блока за чёткую постановку целей и оперативную поддержку, а также всем ключевым пользователям, которые проявили вовлечённость и помогли сделать систему по-настоящему рабочей.
Об авторе заявки
На проекте я выступал в роли руководителя проекта со стороны заказчика. Моя роль включала координацию работы между бизнес-подразделениями и техническими специалистами, контроль выполнения этапов, управление рисками и коммуникацию с руководством.
Личное отношение к проекту – гордость за результат и благодарность команде. Несмотря на изначально сжатые сроки и опасения по поводу адаптации сотрудников, мы смогли выстроить системную работу и достичь показателей, которые превзошли ожидания. Особенно ценно видеть, как инструмент, изначально воспринимавшийся как неизбежное изменение, стал неотъемлемой частью повседневной деятельности и даже источником новых идей от пользователей.
На профессиональном пути проект дал мне ценный опыт управления крупными изменениями в условиях ограниченного времени, выстроил понимание того, как важно сочетать технологическую составляющую с работой с персоналом. Я углубил свои компетенции в области HR-цифровизации, управления проектами и организации внутренних коммуникаций. Также этот проект укрепил мои навыки в выстраивании партнёрских отношений с внешними подрядчиками и эффективном распределении ресурсов.
Номинации:
командировки
Управление закупками
финансовый архив (Финархив)
служебная записка
кадровые процессы
бизнес-процессы
Управление командировками
Авансовые отчеты
Управление отпусками
Directum HR Pro
Кадровый ЭДО (КЭДО)
Прием на работу
1
Поделиться материалом:
Опубликовано:
27 марта в 11:07
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Надеемся увидеть следующий кейс - внедрение в вашей компании ИИ-помощников Directum для сотрудников и руководителей https://www.directum.ru/products/document-management-system/inner-ai