Мобильный межкорпоративный документооборот

В системах DIRECTUM и DirectumRX активно развивается часть, отвечающая за электронный обмен с контрагентами (также известная как МКДО или Межкорпоративный документооборот), призванная ускорить и упростить взаимодействие между организациями. Например, в DirectumRX 2.6 появилась возможность работы с формализованными документами и модуль «Финансовый архив», взаимодействующий с системами обмена и учетной системой 1C.

Органично вписываются в данную тему и мобильные решения, ведь их задача – также ускорение и упрощение работы. В новых версиях приложений и сервера NOMAD реализован просмотр и подписание формализованных документов. В данной статье рассмотрим пример согласования документа, пришедшего из системы обмена, в приложении DIRECTUM Solo.

Взгляд «сверху»

Электронный документооборот с контрагентами состоит из нескольких этапов:

Создание, хранение и обмен с контрагентом – удел учетных систем и сервисов обмена. А вот внутреннее согласование и подписание проходит в системе электронного документооборота, и здесь могут пригодиться мобильные решения. Чаще всего согласовывают и подписывают документы руководители, поэтому посмотрим работу с МКДО на примере приложения DIRECTUM Solo для платформы iOS.

Документ, поступивший в организацию, заносится в систему и отправляется на рассмотрение. Однако руководителю бывает не удобно работать в системе, и процесс получается полубумажный: документ распечатывают, несут руководителю, тот подписывает на бумаге, затем секретарь ставит ЭП в системе за руководителя (что не совсем правильно) или реализуется автоматические подписание на сервере (что не совсем безопасно).

С мобильным приложением все должно стать проще. Интерфейс упрощен, для подписания требуется 3 действия: открыть задание, посмотреть документ и нажать на кнопку Подписать:

При этом для пользователя нет разницы, формализованный документ перед ним или нет. Работа идет «в потоке», без разделения на тип документа. XML-версия, в которой формализованные документы передаются в системы обмена, на пользователя никак не выходит.

Стоит отметить, что на листе согласования (для DirectumRX) отображаются все подписи – как подписантов нашей организации, так и контрагентов:

Взгляд «изнутри»

Что же изменилось в решениях с технической точки зрения.

Во-первых, сделали возможность просмотра формализованных документов. В приложении документ отобразится в формате PDF c возможностью просмотра, экспорта и подписания, как можно видеть выше на скриншоте.

Дальше самое интересное – подписание ЭП. При подписании документа в нашем случае необходимо заполнить информацию покупателя. Если руководитель работает в Solo, она будет заполнена автоматически при получении задания на утверждение документа (если не была заполнена ранее, например, помощником руководителя). Визуально на документе появляются штампы электронных подписей нашей организации и контрагента.

Итого для работы с формализованными документами нужно:

1. Обновить версию приложения Solo или Jazz.
2. Обновить версию сервера:
   1. NOMAD 2.5.1 для DIRECTUM 5.4.1. По умолчанию работа с формализованными документами уже настроена (для «коробочной» версии). Если же у вас используются нестандартные типовые маршруты для согласования и подписания документов, то нужно будет указать их в конфигурационном файле сервера NOMAD, подробнее настройка описана в инструкции по серверу;
   2. NOMAD 2.6 для DirectumRX 2.6.