Как подготовить администратора к проекту внедрения

Администратор системы человек очень важный и нужный на проекте. Зачастую именно из-за его готовности и желания зависит положительный исход всего проекта внедрения. Проекты могут варьироваться:

● по степени участия администратора (Заказчик проводит внедрение самостоятельно или работы выполняются командой Исполнителя);

● по количеству администраторов (привлекается один сотрудник или необходима целая команда).

А также могут осложняться или упрощаться за счет степени подготовки сотрудника, например, за счет отсутствия или наличия опыта внедрения СЭД.

Кого готовить?

Независимо от масштабов проекта, в первую очередь необходимо определиться, кто будет основным сотрудником, отвечающим за систему на проекте.

На небольших проектах, где на себя все функции может взять один сотрудник, это необходимо для исключения ситуации, когда администрированием системы занимаются «все и никто». Как следствие, нет закрепления ответственности, не идет накопления опыта сотрудника и «прокачивания» компетенций решения проблем.

На более крупных проектах, где на администрирование системы Заказчиком предполагается выделить сразу несколько специалистов, это необходимо, чтобы была единая точка обмена информацией с командой внедрения и для решения спорных вопросов внутри команды.

Необходимо сразу обговорить с выделенным сотрудником, к кому можно будет обращаться в случае его отсутствия.

К чему готовить?

При общении с выделенным сотрудником необходимо добиться общего понимания, что ожидается от итогов проекта. Убедиться, что администратор разделяет цели и задачи, которые были поставлены перед проектом. Обсудить и постараться решить все вопросы, которые волнуют специалиста Заказчика.

Необходимо определить личную мотивированность и постараться ее поднять. Дать понять, что теперь от желания и умения всех участников проекта зависит его итог. Напомнить, что после завершения проекта именно на плечи выделенного сотрудника или команды ляжет ответственность за систему: работоспособность, сохранность информации, конфиденциальность и т.д. Важно сейчас отнестись к этому с должной серьезностью и ответственностью.

Напомнить администратору, что проект это общее дело, и никто его не оставит одного. Нужно предоставить ему контакты службы поддержки, разработчика, консультанта и РП команды Исполнителя, объяснив к кому и по какому вопросу нужно обращаться.

Как готовить?

Вообще в подготовке нет ничего сложного, просто она требует внимания и обстоятельности.

Обучение

Как часто бывает в жизни, что мы сначала пытаемся разобраться самостоятельно, а когда сломаем, начинаем читать инструкцию. В данном случае это способ работы нам не подходит, поэтому как можно быстрее отправляем специалиста на обучение. Обучение это основа будущего успеха внедрения.

Необходимо объяснить, что обучение проводится не для галочки, а для более быстрого освоения как существующего, так и будущего функционала системы. К обучению нужно отнестись со всей серьезностью.

Как только администратор пройдет обучение и сдаст аттестацию, его можно будет привлекать на работы и разговаривать с ним будет легче, т.к. разговор будет идти на понятном для обеих сторон языке.

Подробнее о том, как организуется обучение, можно прочитать здесь.

Фиксирование вопросов и ответов

Все знают, что если память твоя плоха, то лучше записать.

На проекте необходимо фиксировать все. В первую очередь это касается возникающих на проекте вопросов и путей их решения. Фиксирование информации это основа будущей базы знаний Заказчика.

Вопросы могут появиться еще до начала работы в системе. Важно объяснить администратору, что ему тоже необходимо фиксировать вопросы, даже если это сделала команда внедрения. Это нужно, чтобы он понимал какие вопросы решены, а какие еще требуют внимания. Так осуществляется контроль за решением вопросов и накопление опыта. Такое фиксирование лучше проводить по ходу всего проекта, оно поможет в дальнейшем, например, в таких случаях как:

• вопрос возникнет повторно, через большой промежуток времени;
• администратор уволится или уйдет в отпуск и на его место придет другой;
• требуется взаимозаменяемость в команде: может сложиться ситуация, когда сотрудник решив вопрос не поделился с коллегами о результатах.

Комплексный подход

Каждый из нас знает, что мало купить автомобиль. На этом траты не заканчиваются, а только начинаются. Также покупка ПО для внедрения, не означает завершения внедрения.

Другими словами, необходимо обсудить с администратором, что потребуется приобрести или обновить в части «железа» и программного обеспечения. В рамках этого же вопроса можно начать обсуждение вопросов интеграции с другими системами, миграции данных из других источников, вопросы взаимодействия с удаленными подразделениями и т.д. Иначе говоря, обговорить все те моменты, которые касаются взаимодействия имеющихся информационных систем с функционалом внедряемой системы.

Самообучение

Самообучение очень важный элемент подготовки. Многие люди лучше запоминают и понимают информацию, если нашли ответ самостоятельно, а не получили его из рук другого человека.

Для этого предлагаем сотруднику Заказчика в свободное время ознакомиться со справкой к системе. Также рекомендуем включаться в дискуссии на ресурсе www.club.directum.ru, задавать вопросы, помогать другим участникам, обращаться за интересными идеями и примерами.

А что потом?

Поддержку необходимо проводить не только на первоначальных этапах, а на протяжении всего жизненного цикла информационной системы на предприятии. От выделенного администратора зависит сможет ли Заказчик самостоятельно справляться с возникающими вопросами после завершения проекта. Именно отношение к проекту и подготовка данного специалиста помогут повысить эффективность использования системы.

А для случаев, когда после проекта внедрения специалист сменился, можно воспользоваться "Путеводителем" нового ответственного за сопровождение DIRECTUM. Ну и, конечно же, необходимо передать новичку всю документацию, инструкции, которые были оформлены по ходу внедрения.