Что нового в DirectumRX 3.0 для делопроизводителей?

Опубликовано:
21 января в 09:30
  • 0

В прошлых статьях мы рассказывали о новинках в веб-клиенте, об изменениях в согласовании документов, а теперь поговорим о том, что нового появилось в системе в части делопроизводства. Быстрое создание составных поручений с большим числом исполнителей, отправка писем сразу нескольким адресатам, печать проектов резолюций и поручений – все изменения упрощают повседневную рутину и экономят время делопроизводителей, особенно в крупных компаниях.

Составное поручение с общей темой и сроком

Если в исполнении документа участвует большое число сотрудников, которые выполняют работы независимо друг от друга, то для выдачи заданий и контроля их исполнения удобно использовать составные поручения. В новой версии системы такие поручения создаются за считанные секунды. Посмотрим, что же изменилось.

Предположим, нам нужно отправить поручение сотрудникам отдела снабжения для завершения поставок по договору, а также секретарю для подготовки ответного письма контрагенту, с которым заключен договор.

Для этого создадим карточку поручения и нажмем на кнопку Равноправные исполнители (раньше она называлась Составное поручение). При этом вид карточки меняется и становится доступен для заполнения список исполнителей составного поручения. Прежде в списке каждый исполнитель указывался только вручную, теперь по новой кнопке Добавить исполнителей есть возможность выбрать роль, подразделение или группу. Выберем отдел снабжения, чтобы добавить всех его сотрудников в список, а секретаря добавим в список вручную:

В нашем случае для большинства исполнителей срок и текст поручения совпадают, поэтому их достаточно указать один раз в полях Поручение и Общий срок. В результате на создание поручения даже с большим числом исполнителей делопроизводитель тратит минимум времени.

Ну, а если для некоторых исполнителей нужно поставить другой срок и написать индивидуальное поручение, то они указываются в полях Пункт поручения и Срок, как для секретаря в нашем примере.

Исходящие письма с несколькими адресатами

Теперь в DirectumRX можно создать исходящее письмо и отправить сразу нескольким адресатам. В качестве примера возьмем рассылку письма для главных бухгалтеров филиалов компании.

Для начала создадим исходящее письмо и заполним в карточке основную информацию. Чтобы указать получателей письма, воспользуемся новой кнопкой Несколько адресатов. Если кнопка нажата, то исходящее письмо превращается в многоадресное: становится доступна для изменения новая закладка «Адресаты». На закладке перечисляются все получатели письма, в нашем случае главные бухгалтеры филиалов, и способ доставки для каждого из них.

Кроме того, на закладке есть действия:

  • Сохранить список, чтобы при следующих отправках повторно использовать список рассылки. Например, в нашем случае при следующей рассылке делопроизводителю уже не придется указывать главных бухгалтеров филиалов вручную. Список адресатов сохраняется в новом справочнике «Списки рассылки». В нем также сотрудник может заранее настроить списки рассылки для себя, а администратор для всей организации;
  • Заполнить из списка, чтобы быстро добавить адресатов из ранее сохраненного списка рассылки;
  • Печать листа рассылки, чтобы сформировать документ с перечнем адресатов. Его принято составлять, если адресатов письма больше четырех:

В новой версии обновлен и шаблон исходящего письма. Теперь если получателей письма меньше четырех, то все они перечисляются в тексте письма в реквизите Адресат. Если же получателей больше четырех, то в реквизите указывается «По списку рассылки».

Многоадресное письмо легко найти в списке исходящих документов. Для таких писем в столбце «Корреспондент» отображается значение «По списку рассылки». При этом если список отфильтрован по организации, которая есть среди адресатов, то письмо отобразится в списке.

Если письмо рассылается в бумажном виде, то для каждого адресата можно сформировать заполненный бланк конверта, который остается только распечатать. Адресатам, с которыми установлен электронный обмен документами, письмо можно отправить через сервис обмена.

Печать проектов резолюций и поручений

Поговорим о ситуации, когда руководитель рассматривает входящие документы в бумажном виде. Теперь его помощник может распечатать ранее подготовленный в системе проект резолюции, приложить к входящему документу и передать руководителю. Для печати формируется документ в формате А6. После того, как руководитель утвердит проект резолюции, помощнику остается лишь отправить поручения в работу.

А если сотруднику, который не работает в системе, нужно исполнить поручение, то теперь для него также можно распечатать поручения прямо из карточки задания на исполнение. Сформируется документ в формате А5. Остается приложить распечатанное поручение к копии документа и отдать исполнителю.

После выполнения работ исполнитель заполняет отчет в печатной форме поручения и возвращает документ сотруднику, который передал поручение. Необходимо только перенести текст отчета в задание или приложить скан-копию документа с поручением, после чего выполнить задание на исполнение поручения.

А также в DirectumRX

  • стало удобнее создавать, обрабатывать и искать распоряжения, так как для них выделен свой тип документа. Аналогично приказу, распоряжение в системе – регистрируемый документ. Для него есть свой шаблон, доступна отправка на согласование, ознакомление, исполнение и остальные возможности работы с документами;
  • можно отражать в регистрационном номере документов код контрагента, если это принято в организации. Для этого код контрагента добавляется в формат номера журнала регистрации.

    Код для контрагента указывается в карточках справочников Организации, Банки и Персоны. Как правило, его заполняют только для организаций, с которыми активно ведется переписка, например, для вышестоящей организации и филиалов компании. Если код для контрагента не указан, то при регистрации документа в номере он пропускается;
  • из карточки входящего, внутреннего документа и совещания доступен быстрый поиск всех поручений, которые выданы по документу или совещанию:

Еще больше о новых возможностях вы узнаете справке, которая открывается из вашей системы, и в справке на сайте DIRECTUM Club, которая доступна зарегистрированным пользователям. Также следите за статьями по тегу DirectumRX. Оценить новую версию системы лично можно на нашем демостенде.

15
Подписаться

Комментарии

Пока комментариев нет
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий