Самоизоляция бизнеса: как развиваться в цифровом пространстве

Первый вопрос, который волнует всех: болен ли я или мои близкие коронавирусом? Второй -- вернемся ли мы к привычной жизни, или мир уже никогда не будет прежним? Офисы начали отмирать задолго до введения режима самоизоляции, правда, в России этот процесс шел почти незаметно. Сложившаяся ситуация с пандемией вынуждает компании перестраивать формат работы.

На самом деле, нет ничего страшного в удаленной работе, и история стремительного развития российской ИТ-компании Акелон – тому пример. 30% сотрудников работали вне офиса практически с момента основания компании, а она в прошлом году отметила свой 10-летний юбилей. Специалисты сервисной поддержки в Самаре, разработчики по всей России, а головной офис - в Москве. Успешный опыт Акелона по управлению распределенными командами, организации удаленной работы и дистанционного обучения доказывает: если взаимодействие среди сотрудников строится на ответственности, честности, ориентации на результат каждого, то неважно, какой тип занятости или график работы принят в компании.

Современные ИТ-инструменты позволяют наладить эффективное взаимодействие между сотрудниками за пределами офиса в короткие сроки и без каких-либо трудностей. И речь сейчас не только о видеоконференциях, таск-менеджерах и мессенджерах, а о полном цикле всех бизнес-процессов. Тема существования и развития бизнеса в цифровом пространстве была актуальна и до пандемии коронавируса, а сейчас — это необходимый шаг для большинства компаний. Для его реализации важно использовать подходящие ИТ-инструменты, которые способны предоставить разработчики отечественного ПО.

Одно из профильных направлений Акелона - внедрение ECM-систем Directum и DirectumRX.

Что такое ECM?

ECM — это комплекс программного обеспечения для управления контентом компании. Частично ECM присутствует сейчас в любой компании. В нашей стране этот англоязычный термин часто заменяют аббревиатурой СЭД – система электронного документооборота. Но это не совсем верно, потому что СЭД – это лишь часть корпоративного контента. Понятие ECM (Enterprise Content Management) намного шире, и включает не только работу с документами, но и управление бизнес-процессами как внутри компании, так и во внешней среде. Конечно, с таким широким кругом задач справится не каждая система, особенно, если учесть всё разнообразие контента, с которым приходится иметь дело, и функционал, который постоянно растет в зависимости от требований компаний.

Согласно независимым данным базы проектов TAdviser на российском рынке СЭД/ECM-систем по количеству внедрений последние несколько лет лидируют отечественные решения Directum. Они отвечают за слаженность внутренних цифровых процессов в правительственных и банковских структурах, крупнейших компаниях нефтегазового, металлургического, машиностроительного и энергетического сектора, фармацевтических, сельскохозяйственных предприятий, а также в среднем и малом бизнесе – всего свыше 2600 российских компаний.

Связанные одной сетью

Сколько сотрудников одной компании могут эффективно работать в едином информационном контуре Directum? От нескольких человек до нескольких тысяч. Точнее - десятки тысяч сотрудников могут создавать, согласовывать, сохранять и уничтожать миллионы документов в одной надежно зашифрованной информационной сети и главное - делать это упорядоченно. Например, в одной из крупнейших российских энергетических компаний «Т Плюс» свыше 10 тысяч пользователей ежедневно обрабатывают около 1 миллиона электронных документов и заводят около 50 тысяч заданий. Только представьте, сколько времени займет бумажная обработка такого количества документов, а через сколько рук пройдет и сколько вирусов передаст?

Помните все эти стеллажи в бухгалтерии, юридической службе, HR и других подразделениях, полки которых заставлены толстыми папками с подписями на корешках? Каждый бумажный документ неизбежно подвергается десяткам проверок и идентификационных процедур, прежде чем попадает на полку. Но сейчас в любом подразделении компании это может сделать искусственный интеллект Directum Ario, включающий машинную настройку сотни операций по распознаванию, заполнению реквизитов, сравнению, регистрации и так далее. Программа даже предложит руководителю, кого назначить исполнителем по документу, и создаст проект поручения из текста протокола или приказа. А для того, чтобы найти нужный документ достаточно ввести в строку поиска запрос в свободной форме. Современный ECM-инструментарий способен на интеллектуальную обработку документов с точностью 98% -- этот процент выше, чем в работе с человеческим фактором.

Экономия и окупаемость: Программа экономит 5-8 рабочих часов в день на трудоемких рутинных операциях. А рассчитать срок её окупаемости можно самостоятельно на сайте.

Веб-клиент и мобильный доступ – офис вне офиса

Ещё совсем недавно веб-клиент был сравнительно узкопрофильным продуктом, его использовали в основном для сотрудников, работающих в командировках или в офисе клиента. Сейчас веб-клиент используют во сотни раз чаще, чем десктоп. С его помощью с корпоративными данными можно работать через браузер, без установки десктоп-клиента. Злодей из серии «СкайФолл» саги про Джеймса Бонда использовал именно такой инструмент, говоря, что устроить переворот можно и сидя в пижаме за ноутбуком. Те, кто уже внедрил ECM-системы с поддержкой веб-клиента, сегодня не чувствуют особых изменений в работе и могут без пауз и адаптации выполнять задачи и идти к ранее поставленным целям. Поменялась обстановка, но процесс выполнения рабочих операций остался прежним. Сотрудники получили полный доступ к возможностям ECM-системы за пределами офиса, дома, в режиме самоизоляции.

Веб-клиент не предъявляет дополнительных системных требований к клиентским компьютерам и программному обеспечению. Все, что нужно пользователю для начала работы, — это доступ в интернет и любой удобный браузер (Internet Explorer, Google Chrome, Firefox), в том числе на планшетном компьютере. Разработчик может дополнить и изменить функциональность веб-клиента, чтобы он как можно более полно соответствовал специфике компании, например, добавить новые кнопки на панель действий, создать закладки в карточках объектов или разработать собственный веб-модуль на базе стандартного. Веб-клиент незаменим как для крупных территориально-распределенных компаний с множеством филиалов и холдингов, так и для небольших компаний без развитой ИТ-инфраструктуры.

Ещё один вариант присутствия в едином информационном пространстве — работа через смартфоны и планшеты. Компания Акелон предлагает два приложения, работающих в формате мобильного доступа: Directum Jazz — приложение для широкого круга пользователей; и Directum Solo — это мобильное рабочее место для руководителей государственных и коммерческих организаций. В нём удобно исполнять основные задачи топ-менеджеров: рассмотрение, согласование и подписание документов, выдача и контроль за исполнением поручений. Возможно использование электронной подписи и защита от утечки информации. Оба приложения доступны на смартфонах и планшетах на базе iOS и Android и могут работать в онлайн и офлайн-режиме.

Экономия и окупаемость: преимущества веб-клиента и мобильных приложений в период работы «на удаленке» очевидны: низкая стоимость оборудования рабочих мест для пользователей, простое администрирование и обновление системы.

Поменьше перекуров! Как контролировать режим работы онлайн

Самоконтроль — черта зрелой личности. Но ИТ-инструменты, позволяющие отслеживать исполнительскую дисциплину, значительно добавляют эффективности и позволяют сократить длительность перекуров и количество кофе-брейков сотрудников «на удалёнке». Такой инструмент — ещё одна разработка компании Directum, проверенная, прежде всего, «на своих» в компании Акелон, а затем в контроле за удаленной и распределенной работой сотрудников сотни других российских компаний.

Directum RX предлагает функционал для прозрачного управления взаимодействием сотрудников, отправки поручений и отслеживания результата, а также контроля внутренних процессов. После старта поручения указанный исполнитель получает задание с назначенным сроком. При необходимости инициатор может запросить у исполнителя промежуточный отчет, продлить срок поручения или прекратить его. Отправлять задачи в системе может любой пользователь — нужно только указать исполнителей и сроки. А руководитель может получить сводный отчет по исполнительской дисциплине в компании, в котором будет показан статус всех задач с указанием процента выполненных в срок. Автоматическое разделение задач по потокам работ повышает личную эффективность сотрудников: сокращается время на отслеживание и выполнение однотипных операций в системе. Например, в задачах секретаря есть разделы: «на регистрацию», «на печать», «на исполнение». То есть для выполнения однотипных задач сотруднику достаточно открыть соответствующую подпапку и выполнить все задачи разом, а не искать их вручную в общем списке входящих.

Особенность отечественного бизнеса такова, что функционал инструмента DirectumRX по контролю исполнительской дисциплины был востребован и до массовой работы «на удаленке», а сейчас он особенно актуален.

В 2018 году компания Акелон полностью автоматизировала контроль исполнительской дисциплины для крупнейшей российской энергетической компании «Т Плюс».

Экономия и окупаемость: время – деньги. Процесс постановки и исполнения задач в DirectumRX четко структурирован. А анализ эффективности сотрудников можно использовать как дополнительный инструмент при распределении премий.

Работа с клиентами и контрагентами

Пока вы откладываете подписание договора до лучших времен, его может подписать кто-то другой. Сейчас самое подходящее время для того, чтобы перейти на цифровое взаимодействие с клиентами и контрагентами. Оформление сделок, ведение реестра договоров с соблюдением нормативных сроков хранения, согласование и отправка документов контрагентам, контроль их возврата – это основные функции по управлению договорами в DirectumRX. Процедура создания и подготовки договора в значительной степени автоматизирована и занимает несколько минут, даже в том случае, если контрагент ранее не был зарегистрирован в системе, а все сопроводительные документы автоматически подшиваются к договору. Договоры согласуются в рамках задач по типовым регламентам с четкими сроками и участниками процесса, чтобы каждый занимался конкретно своим делом, а договорная информация была доступна ограниченному числу лиц. Руководитель подписывает договор квалифицированной ЭП, обеспечивая юридическую значимость и неизменность содержания документа. После подписания, система заранее оповещает о сроках исполнения этапов работ, снижая риски нарушений условий договора. Все договоры и сопроводительные документы: счета, акты, гарантийные письма, хранятся в единой базе.

Экономия и окупаемость: в 4-6 раз сокращаются сроки подготовки и подписания договоров, и в 8-10 раз меньше времени уходит на поиск сопроводительных документов.  

 «Эффективность договорной работы напрямую влияет на прибыльность бизнеса, особенно в рознице. Любые задержки в согласовании договора и проведении оплаты по нему приводят к упущенной выгоде. Именно поэтому одна из первых решаемых задач для нас стала - автоматизация договорного документооборота. Благодаря DirectumRX мы смогли упорядочить весь огромный поток наших документов, которые теперь очень легко найти в системе. Система помогает исключить риски потери документов, что, несомненно, положительно сказывается на работе всей компании».

Александра Ковальчук, руководитель проекта внедрения DirectumRX, Леви Штраусс Москва.

Фантомные трудности перевода

Это время, когда лидеры могут поменяться ролями с аутсайдерами. Многие, боясь трудностей перехода компании в единое цифровое пространство, откладывают этот процесс «до лучших времен», тем самым откладывая неизбежное, исключая ещё один проверенный инструмент по повышению эффективности, да и просто теряя время. Работа – не место, работа – дело! Перевести же целиком деловые процессы в цифровую среду под силу профессионалам. Специалисты Акелон готовы в режиме онлайн проводить встречи с клиентами, внедрять ИТ-решения, консультировать и помогать.

ДЛЯ СПРАВКИ И ПРИМЕРА

Акелон в 2018 году реализовал масштабный проект для издательского дома Condé Nast. Сотрудники офисов Condé Nast одни из первых перешли на удаленную работу. Благодаря ранее автоматизированным процессам переход на «удаленку» был безболезненным и быстрым.

«Directum очень помогает при организации удаленной работы нашим коллегам. Один из ключевых процессов для нас – работа с поставщиками. У нас непросто происходит процесс согласования счетов на оплату поставщикам, благодаря Directum коллеги из отдела закупок продолжают бесперебойную работу, находясь при этом дома».

Михаил Степанов, IT-директор Condé Nast.